高職院校學(xué)籍檔案管理問題及改進(jìn)策略

摘 要：文章通過對南寧地區(qū)教育學(xué)院學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀調(diào)查，分析當(dāng)前高職院校學(xué)籍檔案管理中普遍存在的問題，結(jié)合檔案管理的要求和實際情況提出解決問題的策略，促進(jìn)學(xué)籍檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、信息化發(fā)展，進(jìn)一步夯實學(xué)籍管理基礎(chǔ)性工作，有效提升教學(xué)管理水平，以適應(yīng)新時代教育發(fā)展的需要。

關(guān)鍵詞：高職院校;學(xué)籍檔案;策略

中圖分類號：G717.24;G270.7

文章編號：2095-624X（2019）10-0077-02

一、學(xué)籍檔案的主要內(nèi)容

通常而言，學(xué)籍檔案主要包括學(xué)生學(xué)籍注冊表、學(xué)歷登記表、學(xué)籍卡，各年級花名冊、成績冊，學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、入伍、提升學(xué)歷等學(xué)籍變動材料，修訂學(xué)籍管理規(guī)定的各類文件，見習(xí)、實習(xí)認(rèn)定表，學(xué)生獎懲文件等，種類繁多，形式多樣，卻均與學(xué)生息息相關(guān)。

二、建立學(xué)籍檔案的意義

學(xué)籍檔案比較客觀地記錄學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、文體、品德、社會實踐等各方面的表現(xiàn)以及教師、同學(xué)、實習(xí)單位等對學(xué)生的真實評價，對學(xué)生本人、學(xué)校和用人單位等都有重要意義。學(xué)籍檔案的建立可以讓學(xué)生對學(xué)校規(guī)章制度心生敬畏，自覺遵守，降低違規(guī)違紀(jì)行為的可能性。學(xué)籍檔案的建立可以讓學(xué)校對學(xué)生進(jìn)行跟蹤管理，也為學(xué)校開具各類證明提供依據(jù)。學(xué)籍檔案的建立可以讓用人單位比較清晰地了解學(xué)生在校期間的總體情況，提高招聘效率。

三、學(xué)籍檔案管理工作中存在的問題

（1）重視程度不夠。學(xué)籍檔案更多是對學(xué)校、學(xué)生行為的客觀記錄，本身具有較高的隱藏價值，但對學(xué)校教學(xué)和管理的直接影響并不明顯，導(dǎo)致部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教師缺乏對學(xué)籍檔案重要性的充分認(rèn)識。學(xué)籍檔案管理工作往往被當(dāng)成一項無關(guān)痛癢的工作無人問津，或者僅僅當(dāng)成學(xué)籍管理員專屬的工作不管不問，甚至有時會被誤解為學(xué)籍管理人員沒事找事不予積極配合，在人員配備、經(jīng)費保障、技術(shù)支撐、資料收集等方面常常得不到理解和支持。

（2）制度規(guī)范欠缺。當(dāng)前學(xué)籍檔案管理工作還沒有一套規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，絕大部分僅靠以往經(jīng)驗口耳相傳和學(xué)籍管理人員自己理解而開展。大部分學(xué)校沒有專門的學(xué)籍檔案管理制度，只把學(xué)籍檔案管理作為教學(xué)檔案中的一小部分，學(xué)籍管理人員無章可循、無規(guī)可依。參與學(xué)籍檔案資料收集的人員開展工作的隨意性、自主性很強，甚至發(fā)現(xiàn)部分學(xué)籍檔案內(nèi)容多處涂改、字跡潦草、沒有編寫目錄索引等情況，極不規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)。

（3）人員業(yè)務(wù)不熟。學(xué)籍檔案資料涉及學(xué)生在校期間方方面面的表現(xiàn)，需要學(xué)籍管理員、學(xué)校各部門、各院系共同努力才能確保檔案材料完整準(zhǔn)確。學(xué)籍檔案直接影響著對學(xué)生的綜合評判，這要求參與學(xué)籍檔案收集管理的人員必須具備足夠的細(xì)心、耐心和責(zé)任心，同時具備檔案管理的基礎(chǔ)知識和基本操作技能。但因重視程度不足、欠缺規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等原因，很大部分參與人員對學(xué)籍檔案管理職責(zé)、內(nèi)容、流程等都不夠熟悉，在資料收集階段難以做到及時、全面和準(zhǔn)確，使后期核對補充更加困難，嚴(yán)重影響工作效率和質(zhì)量。

（4）信息建設(shè)較慢。檔案管理信息化是新形勢發(fā)展的必然要求，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》，將加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)步伐作為今后努力的方向。隨著我國高等教育的發(fā)展，高校學(xué)生逐年增多，教學(xué)和管理手段日益豐富，對學(xué)生的評價方式日趨多元化，學(xué)生檔案資料越來越多。傳統(tǒng)管理方式消耗大、保存難、檢索慢、效率低、易遺漏等弊端凸顯，推進(jìn)學(xué)籍檔案管理信息化刻不容緩。但目前大部分高職院校學(xué)籍檔案管理仍采用傳統(tǒng)模式，信息化程度較低，推進(jìn)信息化建設(shè)的力度仍然不夠。

（5）管理銜接不暢。學(xué)籍檔案管理通常被認(rèn)為是學(xué)籍管理員的一小塊工作內(nèi)容，絕大部分高職院校沒有專門的學(xué)籍檔案管理人員，大部分由學(xué)籍管理員兼任，而往往每個高職院校也僅配備一名學(xué)籍管理員，而學(xué)籍管理員本身業(yè)務(wù)比較繁重。在學(xué)籍管理員轉(zhuǎn)崗、退休或離職等情況下，常常沒有足夠的時間和精力進(jìn)行全面交接，影響學(xué)籍管理工作的有序推進(jìn)。

四、提升學(xué)籍檔案管理水平的策略

（1）將學(xué)籍檔案管理列入督導(dǎo)內(nèi)容。督查指導(dǎo)是提升工作質(zhì)量的重要手段，將學(xué)籍檔案管理列入檔案工作或教務(wù)工作檢查內(nèi)容，明確檢查內(nèi)容和各單位各部門職責(zé)，定期開展督查指導(dǎo)，對優(yōu)秀單位和個人給予通報表揚，對工作不到位的單位和個人及時批評指正，推動學(xué)校上下自覺重視學(xué)籍檔案，共同重視學(xué)籍檔案管理工作，切實提升學(xué)籍檔案管理水平。

（2）研究出臺管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。無規(guī)矩不成方圓，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)是保障工作持續(xù)向好的方面發(fā)展的必然要求，應(yīng)當(dāng)及時組織人員開展全面調(diào)研評估，精選出最能反映學(xué)生學(xué)習(xí)生活情況和綜合素質(zhì)能力的核心內(nèi)容，形成學(xué)籍檔案管理應(yīng)當(dāng)收錄的規(guī)范材料目錄清單，并針對各類材料明確標(biāo)準(zhǔn)要求，提升檔案資料的有效性、一致性和代表性，利于管理人員快速掌握、高效交接、自學(xué)提升，也利于有關(guān)單位和人員高效掌握核心內(nèi)容，避免無效信息的干擾。

（3）加強學(xué)籍檔案管理隊伍建設(shè)。穩(wěn)定有力的隊伍是工作推進(jìn)的重要保障，學(xué)籍檔案管理工作煩瑣、重要、高壓而又默默無聞，成績很難量化也很難出彩。這需要學(xué)校加強對檔案管理人員的教育引導(dǎo)，提升崗位和事業(yè)認(rèn)同感，充分肯定工作成績，關(guān)愛支持堅守崗位，不斷提升學(xué)籍檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能。對學(xué)籍檔案管理人員在職稱評定、職務(wù)晉升、教育培訓(xùn)上給予適當(dāng)傾斜，解除學(xué)籍檔案管理人員的后顧之憂，這也可吸引更多優(yōu)秀人才關(guān)注學(xué)籍檔案管理工作。將學(xué)籍檔案管理納入年度教育培訓(xùn)內(nèi)容，每年對參與學(xué)籍檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)、教師進(jìn)行專題培訓(xùn)，引導(dǎo)學(xué)校上下更加重視和熟悉學(xué)籍檔案管理工作。做好內(nèi)部人力資源調(diào)配，在學(xué)籍檔案管理崗位上除專人負(fù)責(zé)外，還要明確人員予以配合，共培訓(xùn)、同要求、常交流，保證后備力量及時跟進(jìn)。

（4）推進(jìn)信息化建設(shè)。信息化是當(dāng)今社會各項工作與時俱進(jìn)的必然要求，學(xué)籍檔案管理工作重要、涉及面廣、材料眾多，以信息化的手段提升工作效率是必由之路。信息化技術(shù)是高職院校的一大優(yōu)勢，每個高校都具備一批鉆研能力強、專業(yè)技術(shù)硬的信息建設(shè)隊伍，依托高校的科研水平，提供人力、物力、財力支持，組建團(tuán)隊研發(fā)學(xué)籍檔案管理信息系統(tǒng)或依托檔案管理系統(tǒng)增設(shè)學(xué)籍板塊，實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理信息化，在材料收集、信息共享、數(shù)據(jù)存儲等方面充分利用好互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，全面提高學(xué)籍檔案管理質(zhì)量和效率。

學(xué)籍檔案管理工作平時看起來無關(guān)緊要，需要用到時卻又至關(guān)重要。這需要我們從認(rèn)識上提升、從思想上重視、從業(yè)務(wù)上完善、從制度上保障才能真正把工作做好做實，為學(xué)校的科學(xué)發(fā)展、為學(xué)生的健康成長、為社會的高效選才做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]崔芳芳，王厚兵.高職院校學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)探究[J].科技資訊，2018（17）.

[2]霍奇道.高職院校學(xué)籍檔案管理改革研究[J].宿州教育學(xué)院學(xué)報，2017（3）：83-84.

作者簡介：唐盛榮（1987—），女，廣西桂林人，助理館員，本科，學(xué)籍管理員，研究方向：檔案管理。