養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案電子信息化建設(shè)的具體方式與實(shí)踐意義研究

章朝云

[摘 要]隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子信息被普遍使用，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化成為必然，這也是互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代辦公高效化的重大體現(xiàn)。信息化技術(shù)使用的高效性對(duì)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)電子信息化具有巨大的推動(dòng)作用，對(duì)辦公室信息化管理工作具有積極的影響作用。筆者就養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理中存在的問(wèn)題、養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化建設(shè)具體實(shí)施辦法以及快速推進(jìn)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化的重要意義3方面進(jìn)行了分析，希望對(duì)相關(guān)研究人員有所幫助。

[關(guān)鍵詞]養(yǎng)老保險(xiǎn);檔案管理;信息化建設(shè)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.14.085

[中圖分類(lèi)號(hào)]F842.67;G270.7[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194（2019）14-0-02

0? ? ?引 言

養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案指把具有保存意義和利用價(jià)值的電子文檔、文字圖形、圖表和聲音等資料通過(guò)整理、收集、歸檔保存，真實(shí)記錄參保人員的參保全過(guò)程，時(shí)代發(fā)展加速了養(yǎng)老保險(xiǎn)信息化技術(shù)的進(jìn)程，提高了當(dāng)今政府部門(mén)的工作效率。隨著信息化技術(shù)不斷深入，工作人員應(yīng)對(duì)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理產(chǎn)生新思路，確立符合當(dāng)今國(guó)情的檔案管理思路，同時(shí)確立出社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)管理的基本框架和基本方法，實(shí)現(xiàn)社保檔案管理科學(xué)化、社會(huì)化、全民化。

1? ? ?養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

相關(guān)部門(mén)在以往的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理過(guò)程中會(huì)存在許多問(wèn)題，例如在業(yè)務(wù)辦理前的準(zhǔn)備工作、業(yè)務(wù)辦理中的持續(xù)活動(dòng)、業(yè)務(wù)辦理完的歸檔工作等。

1.1? ?檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

一些基層領(lǐng)導(dǎo)在思想上忽視了養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案整理工作，認(rèn)為檔案整理工作是一件勞民傷財(cái)?shù)氖虑?，無(wú)法從中獲得效益。如此一來(lái)，用于檔案管理上的投入經(jīng)費(fèi)較少，各種硬件設(shè)施無(wú)法及時(shí)更新，不利于持續(xù)開(kāi)展檔案管理工作。部分鎮(zhèn)（街道）沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案室，加之業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員對(duì)檔案資料保管認(rèn)識(shí)不到位，許多涉及參保、變更等資料只存放在臨時(shí)檔案柜保管，無(wú)法保證檔案的安全與完整。

1.2? ?管理人員的專(zhuān)業(yè)水平參差不齊

從社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員的現(xiàn)狀來(lái)看，大部分檔案管理人員都是兼職人員，就算是專(zhuān)職檔案管理人員，大部分也都是“半路出家”，很少接受專(zhuān)業(yè)、系統(tǒng)的知識(shí)培訓(xùn)，缺乏正規(guī)的檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，尤其是信息技術(shù)應(yīng)用能力不強(qiáng)、業(yè)務(wù)不熟練導(dǎo)致檔案整理、收集、歸檔、保存工作不能規(guī)范化。

1.3? ?業(yè)務(wù)辦理效率低

辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)所需材料比較多，且需要一一上傳比對(duì)，經(jīng)過(guò)當(dāng)事人確認(rèn)后，再投入到下一個(gè)程序中，有時(shí)在進(jìn)行比對(duì)時(shí)會(huì)花費(fèi)很長(zhǎng)時(shí)間，辦公效率比較低。

1.4? ?投入設(shè)備不足

檔案管理需要保管設(shè)備，由于相關(guān)部門(mén)提供的設(shè)備比較陳舊，對(duì)檔案儲(chǔ)存十分不利，有的設(shè)備已經(jīng)不具備防潮、防蛀能力，在防盜和存儲(chǔ)上顯得吃力。已投入信息化的一些設(shè)備由于設(shè)備問(wèn)題會(huì)出現(xiàn)死機(jī)、連不上內(nèi)部網(wǎng)、電腦程序無(wú)法啟動(dòng)的問(wèn)題，導(dǎo)致工作效率降低，這對(duì)檔案管理工作非常不利。此外，信息收集方面的設(shè)備幾乎是個(gè)空白領(lǐng)域，沒(méi)有對(duì)信息采集和材料提示的設(shè)備，對(duì)要辦業(yè)務(wù)人員的工作帶來(lái)了不便。

1.5? ?業(yè)務(wù)信息的查詢(xún)耗時(shí)長(zhǎng)，影響工作效率

在信息查詢(xún)方面，查閱一條信息可能花費(fèi)的時(shí)間比較長(zhǎng)，即便有的單位采用了計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，但由于系統(tǒng)陳舊、檢索功能不完善，查詢(xún)出來(lái)的條目眾多，不能直接達(dá)到目的，在信息查詢(xún)上花費(fèi)的時(shí)間長(zhǎng)。

1.6? ?管理制度不完善

在檔案管理上，雖然國(guó)家有法律法規(guī)，但養(yǎng)老保險(xiǎn)的規(guī)范化管理制度尚處于“初級(jí)階段”，沒(méi)有明確的考核制度和標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有上級(jí)的檢查工作，必然會(huì)影響?zhàn)B老保險(xiǎn)的檔案管理工作，阻礙養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。

1.7? ?信息化技術(shù)發(fā)展不完善

養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化需要以電子信息形式保存文檔，有利于工作人員編輯和查找。但由于信息化程度低，缺乏計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)，給了不法分子可乘之機(jī)進(jìn)行盜取和偽造信息。檔案需要長(zhǎng)久保存，就要求計(jì)算機(jī)軟硬件功能非常強(qiáng)大。

2? ? ?養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案電子信息化建設(shè)的主要措施

在現(xiàn)代化的今天，電子信息技術(shù)應(yīng)用越來(lái)越成熟，許多企業(yè)、行業(yè)都通過(guò)信息化管理系統(tǒng)來(lái)管理企業(yè)、管理各個(gè)行業(yè)。在養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理中運(yùn)用電子信息技術(shù)，對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的業(yè)務(wù)辦理具有推動(dòng)化的意義。

2.1? ?加強(qiáng)對(duì)基礎(chǔ)性工作的設(shè)備使用

辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)在準(zhǔn)備階段需要花費(fèi)很長(zhǎng)時(shí)間，相關(guān)單位通過(guò)使用專(zhuān)業(yè)化設(shè)備讓信息采集工作更加輕松化;在信息化進(jìn)程中，通過(guò)終端設(shè)備采集信息采集、比對(duì)選用材料、確認(rèn)信息。這減輕了業(yè)務(wù)工作中比較耗時(shí)環(huán)節(jié)的壓力，提高了工作效率，對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案管理起到積極意義，同時(shí)將產(chǎn)生的電子信息檔案?jìng)鞯綑n案管理處，幫助部門(mén)工作人員進(jìn)行檔案管理工作。

2.2? ?提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平

在電子信息化管理的進(jìn)程中，政府相關(guān)單位除了培養(yǎng)工作人員傳統(tǒng)檔案管理知識(shí)，還要加強(qiáng)他們的信息技術(shù)收集工作能力、電子計(jì)算機(jī)使用能力及自我創(chuàng)新能力。在電子檔案信息化管理過(guò)程中，管理部門(mén)應(yīng)該注重創(chuàng)新性，幫助業(yè)務(wù)人員熟練業(yè)務(wù)知識(shí)，對(duì)電子信息管理工作提出新看法、新方式，推動(dòng)檔案電子信息化管理發(fā)展。此外，聘用人才方面要注重他們是否具有專(zhuān)業(yè)化技能。

2.3? ?加入檔案電子信息化檢索功能

在檔案電子信息化的進(jìn)程中，政府相關(guān)單位應(yīng)改進(jìn)搜索引擎，從而方便工作人員查閱信息和查看已提交的資料。在電子檔案管理端，工作人員可以利用專(zhuān)業(yè)加密系統(tǒng)，只有在加密密匙和管理密碼全部正確的情況下才有權(quán)查閱和修改信息，對(duì)于信息安全起到了積極的保護(hù)作用;在終端客戶(hù)端，利用居民身份證驗(yàn)證能夠快速進(jìn)入自己的信息頁(yè)，同時(shí)有專(zhuān)門(mén)的檢索功能在檢索框內(nèi)輸入關(guān)鍵詞就能快速找到所要查找的信息，在權(quán)限范圍內(nèi)編輯和修改信息，更有利于保險(xiǎn)業(yè)務(wù)辦理效率。

2.4? ?及時(shí)更新設(shè)備，加大存儲(chǔ)，做好備份

養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理加入了信息化管理技術(shù)，使管理業(yè)務(wù)更加便捷;投入信息化設(shè)備讓信息保留時(shí)間更長(zhǎng)、更加安全，解決了防潮、防蛀、防火、防盜的管理難題，但還要存檔紙質(zhì)檔案，投入新式檔案存儲(chǔ)設(shè)備，存儲(chǔ)檔案原件;將檔案管理的其他部分由電子系統(tǒng)存入大型硬盤(pán)和備份系統(tǒng)，這樣一來(lái)，即使出現(xiàn)斷電、系統(tǒng)不匹配、網(wǎng)絡(luò)問(wèn)題，也會(huì)在最短時(shí)間內(nèi)進(jìn)行修復(fù)。檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)和更新會(huì)定期進(jìn)行，需要專(zhuān)業(yè)人才進(jìn)行專(zhuān)業(yè)操作。

2.5? ?電子信息化分類(lèi)和整理

分類(lèi)和整理是檔案管理工作中必要的工作手段。對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案進(jìn)行科學(xué)化分類(lèi)，能夠?yàn)楹罄m(xù)各項(xiàng)工作開(kāi)展做好服務(wù)。在分類(lèi)操作過(guò)程中，政府相關(guān)單位可以從養(yǎng)老保險(xiǎn)政策、工作相關(guān)信息及參保人員的相關(guān)資料3方面入手，進(jìn)行科學(xué)合理的分類(lèi)工作。在養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理過(guò)程中，需要注意有序整理，注重編號(hào)的重要性，包括個(gè)人身份證號(hào)、養(yǎng)老保險(xiǎn)編號(hào)、單位編碼、社保登記證號(hào)等，整理和規(guī)范養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案，使信息查找變得快捷方便。

2.6? ?優(yōu)化制度，加入考評(píng)制度

政府相關(guān)單位應(yīng)不斷完善養(yǎng)老保險(xiǎn)管理的規(guī)章制度，在遵循國(guó)家法律法規(guī)的前提下，不斷擴(kuò)展業(yè)務(wù)，提高個(gè)人能力。單位在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，大部分檔案都由參保者或者業(yè)務(wù)人員錄入，管理人員需要做到分門(mén)別類(lèi)、把固定文件整理到相應(yīng)位置，方便以后查找、核對(duì)工作，檔案管理人員每天需要完成當(dāng)天的任務(wù)量，同時(shí)通過(guò)系統(tǒng)完成度的分?jǐn)?shù)進(jìn)行考核，考核成績(jī)計(jì)入員工績(jī)效工資，進(jìn)而提高員工的積極性。

2.7? ?掌握信息化技術(shù)

政府相關(guān)單位通過(guò)招聘更加優(yōu)秀的人才，對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用和系統(tǒng)維護(hù)、更新、防御系統(tǒng)全程保駕護(hù)航，采用更加先進(jìn)的密匙系統(tǒng)，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員計(jì)算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn)，提高其工作效率，完善養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)。

3? ? ?養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化的重要意義

養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化建設(shè)，就是將檔案實(shí)體以電子信息化的方式為全社會(huì)提供更好的服務(wù)，主要優(yōu)點(diǎn)是信息處理速度更快，節(jié)省了實(shí)體儲(chǔ)存空間，方便保護(hù)原始檔案，這就意味著事業(yè)單位辦公將更加注重信息化的處理和管理工作，融入信息化技術(shù)能夠促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理正向發(fā)展，融合了自動(dòng)化管理，網(wǎng)絡(luò)化管理、科學(xué)化管理。養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化建設(shè)的重大意義主要體現(xiàn)在以下幾方面。

3.1? ?信息化查閱更加方便

養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化的使用者在使用終端機(jī)器上輸入關(guān)鍵字，在查詢(xún)終端就會(huì)快速顯示出相關(guān)資料信息，大大提高了信息檢索效率。在信息處理上應(yīng)用了信息加密技術(shù)，保護(hù)信息管理的安全，給使用者帶來(lái)了更多便利。

3.2? ?實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的科學(xué)管理

養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化可以使檔案管理部門(mén)工作走向開(kāi)放化，使新型信息采集、管理和服務(wù)職能服務(wù)大眾，讓服務(wù)公開(kāi)化、透明化、可操作化，這不僅體現(xiàn)了時(shí)代發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步，更能給人們帶來(lái)便利。

3.3? ?支持養(yǎng)老保險(xiǎn)決策，縮短檔案管理的編寫(xiě)時(shí)間

養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化建設(shè)，讓檔案信息更加準(zhǔn)確和真實(shí)，提高了信息化技術(shù)的分析能力，確保了養(yǎng)老保險(xiǎn)決策和管理及時(shí)準(zhǔn)確運(yùn)行。養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化可以使檔案信息通過(guò)服務(wù)終端進(jìn)行遠(yuǎn)程服務(wù)，實(shí)現(xiàn)資源共享，提高了便民效率，大大縮短了檔案編著時(shí)間。

4? ? ?結(jié) 語(yǔ)

養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化關(guān)系每個(gè)參保人員的切身利益，關(guān)系養(yǎng)老保險(xiǎn)事業(yè)甚至整個(gè)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r。因此，建立健全養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案多方面管理——實(shí)施信息化管理、快捷化管理、科學(xué)化管理，對(duì)保護(hù)參保對(duì)象信息資料的安全，推動(dòng)養(yǎng)老保險(xiǎn)事業(yè)健康、長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有積極意義。

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