基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的高校工會財務(wù)信息化建設(shè)研究

趙瑜 周亦杉 李代萍

[摘 要]高校工會財務(wù)管理以“手工為主，計算機為輔”的工作模式進行對外服務(wù)和對內(nèi)管理，在準確性、可靠性、便捷性方面存在較多問題。本文以“校工會信息化綜合服務(wù)平臺”為依托，梳理優(yōu)化工會財務(wù)管理各類業(yè)務(wù)流程，利用“互聯(lián)網(wǎng)+”的技術(shù)手段，構(gòu)建了校級工會與校內(nèi)各工會分會在預(yù)決算申報、“無等候”預(yù)約報銷、經(jīng)費報銷審批、執(zhí)行進度查詢等業(yè)務(wù)的協(xié)同辦公體系，創(chuàng)新了財務(wù)管理機制，提高了工作效能。

[關(guān)鍵詞]互聯(lián)網(wǎng)+;財務(wù)信息化;協(xié)同辦公

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.14.029

[中圖分類號]G647.5[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）14-00-02

1? ? ?基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的高校工會財務(wù)信息化建設(shè)概述

1.1? ?以“互聯(lián)網(wǎng)+”為基礎(chǔ)的工會工作新格局

2015年11月9日，習(xí)近平總書記主持召開了中央全面深化改革領(lǐng)導(dǎo)小組第18次會議，審議通過了《全國總工會改革試點方案》，創(chuàng)新性地提出了“以建設(shè)‘互聯(lián)網(wǎng)+工會工作新格局為手段，實現(xiàn)工會聯(lián)系網(wǎng)、工作網(wǎng)、服務(wù)網(wǎng)整體合一、工作線上線下互動融合，實體和虛擬兩大空間共同開展工作，提高建網(wǎng)、用網(wǎng)、占網(wǎng)能力?！?016年下發(fā)的《全國工會網(wǎng)上工作綱要（2017-2020年）》中也提出要建成工會網(wǎng)上工作平臺和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，打造網(wǎng)上“職工之家”，實現(xiàn)職工入會服務(wù)和工會管理網(wǎng)絡(luò)化。全新的工作格局使工會組織建設(shè)更加全面規(guī)范、工作人員履職效力更加便捷高效、群團工作朝著科學(xué)化、精準化、專業(yè)化的方向發(fā)展，形成“全方位、全天候”服務(wù)廣大職工的良性循環(huán)。

1.2? ?高校工會財務(wù)信息化建設(shè)現(xiàn)狀

高校工會是具有獨立法人資格的群團組織，執(zhí)行一套獨立于高校教學(xué)行政財務(wù)管理的規(guī)章制度和規(guī)范，但又在高校財務(wù)管理的框架和范疇之內(nèi)運行，是一種集高校財務(wù)通識化管理和社會團體特殊化管理為一體的財務(wù)管理模式。以四川大學(xué)工會為例，財務(wù)管理采用“手工為主，計算機為輔”的工作方式，存在網(wǎng)絡(luò)辦公平臺搭建不足、賬務(wù)系統(tǒng)功能不完善、各項業(yè)務(wù)聯(lián)動程度較低的現(xiàn)象;財經(jīng)政策制度宣傳“基本靠口”，即通過電話咨詢和現(xiàn)場咨詢的方式進行宣傳;對外服務(wù)“基本靠走”，即在上級工會和基層工會之間辦理業(yè)務(wù);賬務(wù)處理“基本靠手”，即手工記賬、財務(wù)報表手工填制、收入支出流水依靠“查賬本”這種傳統(tǒng)的管理模式，不僅要做很多重復(fù)工作，而且數(shù)據(jù)處理差錯率高，辦事環(huán)節(jié)冗余，無法科學(xué)、合理地編制預(yù)決算，很難形成高質(zhì)量的對外服務(wù)和對內(nèi)管理機制。因此，建立一套安全可靠、流程清晰、高效運轉(zhuǎn)的“線上”財務(wù)管理機制勢在必行。

1.3? ?“互聯(lián)網(wǎng)+工會”環(huán)境下的高校工會財務(wù)管理機制創(chuàng)新

“互聯(lián)網(wǎng)+工會”是把大數(shù)據(jù)、云計算、智能化、移動互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用在工會領(lǐng)域，運用現(xiàn)代信息技術(shù)手段創(chuàng)新工會業(yè)務(wù)流程，給工會工作加上信息化的翅膀。高校要充分利用信息技術(shù)手段，從頂層開始設(shè)計，將“線下”財務(wù)業(yè)務(wù)過程管理轉(zhuǎn)化為“線上”管理模式，通過“互聯(lián)網(wǎng)”搭建網(wǎng)絡(luò)化辦公環(huán)境，以會員大數(shù)據(jù)作為財務(wù)源頭數(shù)據(jù)，將源頭數(shù)據(jù)融合到財務(wù)管理的各個環(huán)節(jié)，例如預(yù)決算管理、報銷服務(wù)、查詢服務(wù)等，在業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中加載財務(wù)控制節(jié)點，形成一體化協(xié)同辦公體系，實現(xiàn)點對點、“7（天）×24（小時）”精準、不間斷、高效的對外服務(wù)和可靠、準確、嚴謹、科學(xué)的對內(nèi)財務(wù)管理，從而創(chuàng)新傳統(tǒng)工會財務(wù)管理運行機制。

2? ? ?構(gòu)建“協(xié)同辦公”的財務(wù)管理平臺

2.1? ?頂層設(shè)計，夯實業(yè)務(wù)流程管理基礎(chǔ)

四川大學(xué)校工會的財務(wù)管理主要包含4個方面：制度建設(shè)、賬務(wù)處理、報銷及查詢服務(wù)、向上級主管部門報送報表。財務(wù)管理機制的基礎(chǔ)和關(guān)鍵是制度建設(shè)，從各類規(guī)章制度的解讀可以發(fā)現(xiàn)，建立流程、分離流程、管控流程是構(gòu)建“協(xié)同辦公”財務(wù)管理平臺的切入點。目前，從我?，F(xiàn)有財經(jīng)規(guī)章制度中分離出兩大類業(yè)務(wù)流程：預(yù)決算業(yè)務(wù)和報銷查詢業(yè)務(wù)，這兩類業(yè)務(wù)構(gòu)成了校工會對外業(yè)務(wù)的主要部分，規(guī)章制度主要起到對各個流程節(jié)點的全方位控制與方向的指引作用。

預(yù)算類業(yè)務(wù)是財務(wù)業(yè)務(wù)流程的起點，主要實現(xiàn)校級工會收入支出部分和校內(nèi)各工會分會支出部分年度預(yù)算、群團特色工作及各類文體項目支出預(yù)算的申報、審批、撥付、調(diào)整管理，申報時按照“量入為出、統(tǒng)籌兼顧”的制度要求，利用信息技術(shù)對申報中涉及收支范圍和金額上限的節(jié)點進行控制，防范超預(yù)算申報;審批時分權(quán)限、分步驟進行，遵循財務(wù)人員錄入→分工會負責人初審→校級工會負責人復(fù)審→工會法人終審簽批的順序，落實“崗位分離制約”的制度要求;撥付是以系統(tǒng)審批結(jié)果為依據(jù)執(zhí)行最終劃撥到戶的動作，通過信息化手段一鍵執(zhí)行“線上劃撥”，最終打印報表作為原始憑證留存?zhèn)洳?，既滿足了流程化管理的制度要求，又給工作開展提供了便捷高效的渠道。

報銷查詢類業(yè)務(wù)以預(yù)算業(yè)務(wù)為基礎(chǔ)，執(zhí)行經(jīng)費收支工作。平臺提供“7（天）×24（小時）”不間斷無等候網(wǎng)上預(yù)約報銷申請業(yè)務(wù)，將預(yù)算控制加載到各類報銷項目中，并實時統(tǒng)計執(zhí)行進度，嚴控超支使用經(jīng)費，報銷申請按照活動開展的要求由工會分會負責人及校級相關(guān)負責人雙重審批后提交校工會財務(wù)人員進行賬務(wù)處理，最終將賬務(wù)處理結(jié)果反饋到各工會分會。在報銷申請中，利用信息技術(shù)將預(yù)算申報項與報銷項目統(tǒng)一聯(lián)動，以“預(yù)算什么報銷什么”為原則，規(guī)范會計審核要素的填寫內(nèi)容，給予“一類項目填寫一次報銷所有內(nèi)容”的便捷服務(wù)，提高結(jié)算效率，減輕報銷人員的制單負擔，同時規(guī)避“多張報銷單據(jù)只有一張附件”的審計風險。

2.2? ?分層管理，構(gòu)建院校兩級業(yè)務(wù)管理模式

四川大學(xué)工會是四川省教科文衛(wèi)工會的基層工會，校內(nèi)學(xué)院、辦學(xué)實體單位、華西附屬醫(yī)院、獨立法人運行單位等均屬于校級工會下屬的部門工會，學(xué)校悠久的歷史造就了各工會分會自有的特色和較多的層級結(jié)構(gòu)，因此，按照該校財務(wù)管理遵循的“統(tǒng)一核算、分級管理”原則，校工會將賬務(wù)處理按照單位劃分為獨立法人部門工會、非獨立法人部門工會、獨立法人基層工會3種類型進行核算。

①獨立法人基層工會的會費由校工會統(tǒng)籌安排，統(tǒng)一核算，其余費用按照相關(guān)財經(jīng)制度直接劃撥到對方工會賬戶，他們對財務(wù)管理平臺的使用機會較少，獲得最少的權(quán)限。②非獨立法人部門工會的所有經(jīng)費收支均由校工會統(tǒng)一核算，經(jīng)費類型主要是全額劃撥工會經(jīng)費和會費兩類，他們所有的財務(wù)收支活動均在校級部門完成，校級工會年初按照政策和制度要求在平臺上撥付款項，該部門工會在平臺上申報預(yù)算、做支出報銷申請、經(jīng)費使用查詢等，平臺為這類單位工會干部及工會負責人提供不同權(quán)限的報銷、審批、查詢業(yè)務(wù)。③獨立法人部門工會不同于獨立法人基層工會，這類單位的賬務(wù)處理主要體現(xiàn)在收入、劃撥、分成、支出4個方面，均要在財務(wù)管理平臺上體現(xiàn)業(yè)務(wù)流程，由校工會做撥繳經(jīng)費收入的賬務(wù)處理，然后按照制度要求確定分成比例后通過平臺進行劃撥，其余經(jīng)費與非獨立法人單位劃撥使用一致，他們的工會財務(wù)管理完全依托于校工會的協(xié)同工作平臺，主要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)包括款項撥付、預(yù)算申報、報銷申請、執(zhí)行進度查詢等，這類單位的權(quán)限管理和非獨立法人單位相同。

考慮到高校經(jīng)費管理及運行模式的差異，協(xié)同工作平臺的管控主要體現(xiàn)在與校級部門的融合程度方面，根據(jù)業(yè)務(wù)的多寡分配不同級別的權(quán)限和不同操作角色，權(quán)限自頂向下兼容，校級工會負責人能查看、審批所有部門工會的活動，各部門負責人只查看各部門自有的活動及經(jīng)費，各部門工會之間獨立查詢、獨立申報預(yù)算、申請報銷，從而實現(xiàn)校院兩級業(yè)務(wù)統(tǒng)籌自主兼顧的業(yè)務(wù)模式，進一步細化了“協(xié)同辦公”的平臺結(jié)構(gòu)，為下一步各業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)奠定了基礎(chǔ)。

2.3? ?以“工作流”為關(guān)鍵技術(shù)實現(xiàn)各類業(yè)務(wù)流程有效銜接

“工作流”是一類能夠完全或者部分自動執(zhí)行的經(jīng)營過程，根據(jù)一系列規(guī)則、文檔、信息或任務(wù)，能夠在不同執(zhí)行者之間進行傳遞與執(zhí)行。高校將預(yù)決算流程和報銷查詢流程分解成不同的任務(wù)節(jié)點，在每個任務(wù)節(jié)點中提示不同的崗位角色，分別提交不同的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，并將控制規(guī)則加載到這些業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)中，在不同業(yè)務(wù)流程之間流轉(zhuǎn)、循環(huán)，最終完成每項子業(yè)務(wù)流程，達到校工會與部門工會、基層工會之間的“協(xié)同辦公”。

3? ? ?基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的財務(wù)管理平臺的應(yīng)用

財務(wù)管理平臺以財務(wù)規(guī)章制制度、預(yù)決算管理、報銷與查詢管理、數(shù)據(jù)上報作為業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，在構(gòu)建邏輯框架后，再結(jié)合學(xué)校實際情況理清每項業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)情況，以“互聯(lián)網(wǎng)+”信息技術(shù)手段為輔助，最終實現(xiàn)“協(xié)同辦公”的業(yè)務(wù)辦理模式，這是筆者所在學(xué)校工會財務(wù)信息化建設(shè)的重要成果。目前，這套系統(tǒng)已應(yīng)用到實際工作中，校級本部及部門工會預(yù)算申報量達到300余項，預(yù)算批復(fù)及款項撥付達到230余項，無等候報銷申請及審批達到每日100余項，經(jīng)費查詢達到每日50余次，財務(wù)管理已由過去的“手工為主”變?yōu)椤笆止檩o”，除了必要的原始憑證留存紙質(zhì)版本或手工簽批外，絕大部分業(yè)務(wù)過程管理的賬務(wù)處理已完全實現(xiàn)電子化操作，避免了手工記賬的弊端，受到了廣大師生的一致好評。

4? ? ?結(jié) 語

“互聯(lián)網(wǎng)+”將信息技術(shù)和管理理念轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，轉(zhuǎn)變了工作模式、提高了管理效能、提高了服務(wù)質(zhì)量，為高校工會財務(wù)管理帶來質(zhì)的飛躍。雖然高校在工會財務(wù)信息化建設(shè)上取得了一定成果，但這是階段性的，仍然有很多方面需要完善，比如，前端業(yè)務(wù)流程數(shù)據(jù)與賬務(wù)處理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享與反饋，賬務(wù)系統(tǒng)與結(jié)算系統(tǒng)之間無縫對接，工會各類資產(chǎn)、科研項目等與現(xiàn)有“協(xié)同辦公”系統(tǒng)之間的業(yè)務(wù)對接。在建設(shè)過程中，高校不僅要應(yīng)用最新的信息技術(shù)，還要按照學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃不斷更新管理理念，將兩者有機結(jié)合，實時創(chuàng)新，從而推進工會財務(wù)向更科學(xué)、更全面、更和諧的方向發(fā)展。

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