工會檔案的信息化管理策略探討

陳夢霞

摘 要：在信息技術日益發(fā)達的今天，信息化建設已成為醫(yī)院提高競爭優(yōu)勢的關鍵手段之一，醫(yī)院工會檔案管理工作應順應時代潮流，快速建立高效的信息化管理機制。有鑒于此，本文從管理理念、技術水平、信息安全及規(guī)章制度等方面對醫(yī)院工會檔案的信息化管理策略進行了探討。

關鍵詞：工會檔案;信息化管理;基本素養(yǎng);軟硬件;管理制度

在高度信息化的市場環(huán)境下，以信息化促進醫(yī)院工會檔案制度改革勢在必行。新市場環(huán)境必然帶來新機遇和新挑戰(zhàn)，醫(yī)院不能與市場背道而馳，而要相向而行，最重要的便是抓住前所未有的機遇，迎接種種未知的困難與挑戰(zhàn)，而這些離不開強大的信息化技術支撐[1]。通過信息化建設，醫(yī)院目前已經(jīng)實現(xiàn)了上到院長室，下至臨床科室，均可利用電腦進行無紙化辦公，大大節(jié)約了辦公時間，提高了辦公效率。同時，醫(yī)院還開辦了自己的網(wǎng)站，隨時更新各種信息，員工可以在留言板上留言，為員工交流與醫(yī)患互動提供了便利。醫(yī)院的信息化建設還在逐步完善之中，隨著我們的不斷鉆研和創(chuàng)新，它的優(yōu)勢將會越來越顯著。

一、醫(yī)院工會檔案信息化管理的重要性

做好醫(yī)院工會檔案信息化管理是一件非常有意義的事，絕不是追時髦、趕潮流，它可有效地優(yōu)化醫(yī)院內(nèi)部檔案管理，實現(xiàn)紙質(zhì)信息的電子化管理，帶來更加高效的工作[2]。一般來講，醫(yī)院工會主要受上級工會及醫(yī)院黨組織的共同領導。當前很多屬于工會部門歸檔責任范圍內(nèi)的檔案都是紙質(zhì)形式的，這些紙質(zhì)文件包含著上級部門下發(fā)或者轉發(fā)的文件、衛(wèi)生系統(tǒng)中關于本單位的一些文件等。此外，醫(yī)院還規(guī)定了每個月和每個季度任何一位員工應提交工作總結和工作計劃，還有職工大會的相關資料、日常性會議記錄、員工個人檔案等內(nèi)容，這些在以往均以紙質(zhì)資料存在，歸檔十分麻煩，并且查詢起來非常耗時耗力，往往需要多名人員配合完成。在實現(xiàn)檔案無紙化管理之后，所有內(nèi)容需要進行信息化處理，然后納入到相應的管理體系之中。所以說，工會檔案管理不僅僅是紙質(zhì)化管理，這僅僅是一個方面，更重要的是要實現(xiàn)檔案信息化管理，使原始文件以電子化形式呈現(xiàn)，從而可更加高效地為醫(yī)院提供服務。

二、醫(yī)院工會檔案信息化管理的現(xiàn)狀

（一）信息化管理意識不足

管理意識是在長期的管理中形成的，是一種特殊的智慧，高于實踐，對實踐起指導作用。在醫(yī)院工會檔案信息化管理過程中意識非常重要，有了堅韌的、勇于創(chuàng)新的意識，才能將這項工作做好。實際上大多醫(yī)院缺乏這種意識，大多檔案管理者滿足于收集、保管檔案資料的現(xiàn)狀，很少主動參與到信息化管理中來，創(chuàng)新意識不強。同時，由于其本身年齡偏大，學習動力不足，無法勝任信息化管理工作，所以一直以來醫(yī)院在推進工會檔案信息化管理工作時會面臨諸多問題。

（二）信息化力量薄弱

近年來，許多醫(yī)院規(guī)模不斷擴大，職工數(shù)量日益增多，但進來的多是技術類人才，管理人才較少，尤其從事工會檔案管理的人才更是鳳毛麟角。工會檔案管理崗位長期無法注入新鮮血液，導致員工老齡化現(xiàn)象特別嚴重，雖然檔案管理工作經(jīng)驗比較豐富，但對代表著先進生產(chǎn)力的信息化技術手段了解較少，缺乏相應的工作經(jīng)驗。員工在工會檔案管理過程中常常出現(xiàn)整理不當、資料丟失或錄入不完整的問題。有的醫(yī)院信息化設備較為落后，這些年醫(yī)院只重視經(jīng)濟效益，更加注重對醫(yī)療器材設備投入大量資金，沒有過多資金購置先進的信息化設備，導致信息化管理工作嚴重受阻。

（三）信息化安全環(huán)境受限

醫(yī)院工會檔案信息化管理工作需要安全的運行環(huán)境，這恰恰是醫(yī)院的薄弱環(huán)節(jié)。醫(yī)院充分利用互聯(lián)網(wǎng)的同時，也受到了來自互聯(lián)網(wǎng)開放性的威脅，不可避免地遇到網(wǎng)絡安全問題，極有可能使自身暴露在網(wǎng)絡攻擊之中，工會檔案信息泄漏的風險大大增加[3]。目前，醫(yī)院在信息化安全方面能力較弱，對信息化攻擊抵御能力比較低，甚至一些醫(yī)院根本沒有網(wǎng)絡信息化的安全意識，這導致工會檔案管理工作時刻處于危險之中，一旦被不法分子所利用，后果將是十分嚴重的。

三、醫(yī)院工會檔案的信息化管理策略

（一）在思想上充分重視工會檔案信息化管理工作

工會檔案信息化管理是一個長期的系統(tǒng)化工程，首先要在意識層面上引起高度重視。醫(yī)院領導及分管檔案工作的領導必須提高信息化管理意識，將這一部分支出劃入年度預算計劃之內(nèi)，加大人、財、物的投入，使工會檔案信息化管理工作得到有力支持，為進一步提升管理水平提供保障條件。加強信息化管理，首要任務是引入專業(yè)人才，配備真正懂信息化技術的檔案管理人員。廣大工會檔案管理工作者要有超強的信息化意識，將信息化管理工作作為未來努力的方向，要有較強的信息化服務意識，逐漸由傳統(tǒng)的手工作業(yè)條件向現(xiàn)代信息化方向轉變。要把工會檔案信息化管理工作落到實處，積極進行相關資料的收集、整理和轉化，應能夠利用信息化技術裝備，迅速將檔案資料信息化，然后充實到信息化管理系統(tǒng)之內(nèi)[4]。

（二）大力提高檔案管理者的基本素養(yǎng)

要改革現(xiàn)有一成不變的工作模式，給予檔案管理者再學習的機會。一成不變的工作沒有任何創(chuàng)新，即便工作幾十年，一樣會碌碌無為，只有不斷學習新知識、新理念、新技術，甚至到更先進的企業(yè)或教育機構再學習，才能適應先進的檔案信息化管理工作，提高信息化處理技能。人才的選擇可以是多方面的，比如吸引年輕有活力的高學歷專業(yè)人才，或?qū)ΜF(xiàn)有管理人員進行知識體系更新，派遣專家來院授課或主動走出去到先進醫(yī)院考察，進而全面提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)[5]。要不斷提高檔案管理人員的安全意識，尤其是向信息化管理過渡的階段，信息化管理工作漏洞非常多，極易成為黑客的攻擊對象。所以檔案管理人員要有高度的安全意識，盡可能避免使用非授權的傳輸介質(zhì)，各項工作應嚴格按照保密規(guī)范執(zhí)行，與有關安全部門合作，最大限度提高軟硬件安全等級，從而為醫(yī)院工會檔案信息化管理工作順利推進打下基礎。

（三）加強工會檔案信息化軟硬件建設

工會檔案信息化系統(tǒng)須有強有力的軟、硬件系統(tǒng)支撐，其全面升級也是基于這兩個方面。從硬件上講，應主要淘汰所有落后的硬件設備，主要解決設備老化、安全的問題，能夠支持最新的軟件系統(tǒng)，為工會檔案信息化管理提供先進的硬件支持。要為檔案信息化管理提供專門的場所，應有必要的計算機、掃描儀、照相機等設備，有完善的局域網(wǎng)系統(tǒng)，能夠方便與醫(yī)院公共網(wǎng)絡進行對接[6]。進一步完善醫(yī)院工會檔案信息化管理技術標準和規(guī)范，明確工會檔案信息化管理的范圍、內(nèi)容和要求，為工會檔案信息化管理提供可操作性強的操作規(guī)范。

（四）不斷完善信息化管理制度

醫(yī)院工會檔案信息化管理工作才剛剛起步，各項工作都處于待完善狀態(tài)。無規(guī)矩不成方圓，工會檔案信息化管理制度建設應持續(xù)完善。要高度重視檔案信息化管理制度建設，具體來講，應初步建立健全《工會電子文件歸檔與管理辦法》、《工會電子文件保密規(guī)定》和《工會檔案數(shù)據(jù)管理維護規(guī)定》，在此基礎上再進行相關制度的修訂和完善，爭取從歸檔、移交、利用的范圍、時間、標準和要求，建立嚴密的規(guī)章制度，從而提高工會檔案信息化管理制度與水平。

四、結語

總之，檔案信息化管理是發(fā)展的趨勢，醫(yī)院相關人員應重視起來，迅速更新觀念，積極推進信息化建設，使醫(yī)院工會檔案信息化管理工作邁上一個新臺階。

參考文獻

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[3] 葛成霞.大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案信息化建設探析[J].科技傳播，2018（24）：124-125.

[4] 焦佳.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代醫(yī)院檔案管理信息化建設策略[J].陜西檔案，2018（3）：29-30.

[5] 楊莉.醫(yī)院工會檔案信息化管理研究[J].蘭臺內(nèi)外，2019（9）：56-57.

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