公安檔案工作規(guī)范化管理探討

摘 要 公安檔案內(nèi)涵豐富、形式多樣，是國家檔案的一部分，具有重要價(jià)值。公安檔案管理工作的規(guī)范化，對提升公安工作質(zhì)效有重大意義。本文將對公安檔案管理工作中存在的問題以及如何規(guī)范化公安檔案管理工作進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞 公安檔案管理 規(guī)范化

一、公安檔案的含義

公安檔案是指公安機(jī)關(guān)各個(gè)部門民警在履行國家法律賦予的職責(zé)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種記錄，包括文字、圖片、音頻、視頻、物品等，經(jīng)過整理后形成檔案進(jìn)行保存。公安檔案是公安機(jī)關(guān)偵查破案、方便廣大群眾和服務(wù)社會(huì)的重要檔案資源，其類型多樣，包含了文書檔案、音頻檔案、視頻檔案、圖片檔案、戶籍檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案等。

二、公安檔案管理存在的問題

（一）檔案管理制度不健全

一是公安機(jī)關(guān)專職檔案員少，檔案的整理工作缺乏監(jiān)督，很多檔案沒有依照制度規(guī)范整理，影響了歸檔資源的連續(xù)性、完整性。二是補(bǔ)齊檔案鑒定工作中的缺位，由于公安檔案大多具有情報(bào)性、保密性，所以公安檔案管理工作處于“只進(jìn)不出”的狀態(tài)，對檔案的鑒定工作總抱著不敢“輕舉妄動(dòng)”的態(tài)度，“庫滿”的現(xiàn)象逐漸突顯。三是公安工作的開展需要根據(jù)案件的發(fā)展產(chǎn)生變化，調(diào)查難度、辦案時(shí)長等無法控制，相關(guān)材料的整理歸檔工作也受到了連帶影響。四是公安機(jī)關(guān)組織機(jī)構(gòu)龐雜，各所隊(duì)室職責(zé)分工不同，檔案形成時(shí)間先后不一，無法保證歸檔及時(shí)率。

（二）檔案庫房管理物資配備不全，管理不規(guī)范

雖然近年來，各地市公安機(jī)關(guān)逐步加大了經(jīng)費(fèi)投入，但是仍存在一些單位對檔案工作不重視的現(xiàn)象。如檔案管理工作中所需的專業(yè)設(shè)備如檔案柜、計(jì)算機(jī)、掃描機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等嚴(yán)重缺乏；一些單位防火、防潮設(shè)備配備不到位，滿足不了檔案保管的安全要求；部分公安機(jī)關(guān)雖然庫房基礎(chǔ)建設(shè)較好，但內(nèi)部管理不夠規(guī)范，仍然存在辦公用品擺放凌亂、雜物亂堆、衛(wèi)生條件不達(dá)標(biāo)等問題。

（三）檔案信息化進(jìn)程慢

公安機(jī)關(guān)管理檔案的方式落后?！按髷?shù)據(jù)”時(shí)代的到來，需要我們盡快普及檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)公安檔案的數(shù)字化加工、無紙化錄入。而從目前情況來看，與公安檔案全文數(shù)字化的建設(shè)目標(biāo)還有很長一段距離。地方財(cái)政能力的差異，導(dǎo)致需求規(guī)劃并不統(tǒng)一，公安檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)功能和標(biāo)準(zhǔn)參差不齊，兼容性低，難以實(shí)現(xiàn)異地檔案信息的有效整合共享。

（四）檔案管理意識(shí)淡薄

部分公安機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不重視，工作重心基本都放在公安業(yè)務(wù)上，民警只能在工作間隙抽空做檔案管理工作，導(dǎo)致一些業(yè)務(wù)檔案卷宗散落在民警個(gè)人手中，檔案沒有應(yīng)收盡收，對檔案的立卷歸檔意識(shí)不強(qiáng)，及時(shí)立卷歸檔比例很低。

（五）檔案管理人員工作水平不高

公安工作復(fù)雜多樣，涉及刑事、治安、戶籍、出入境辦理等方方面面，處理起來十分煩瑣，而檔案管理工作的收集、整理、歸檔更為復(fù)雜，對公安檔案管理人員各方面素質(zhì)都有極高的要求。但是一些公安機(jī)關(guān)更重視公安業(yè)務(wù)工作，對檔案工作采取臨時(shí)“突擊”模式，并且檔案工作多是由內(nèi)勤兼職做，檔案管理人員沒有系統(tǒng)地學(xué)習(xí)研究過檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，也沒有機(jī)會(huì)參加專門的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，導(dǎo)致他們并不熟悉檔案管理規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)，在檔案歸檔過程中的整理、分類、編號、裝訂、卷宗填寫等步驟出現(xiàn)錯(cuò)誤，甚至對配備的信息化管理系統(tǒng)、先進(jìn)設(shè)備不會(huì)用、不敢用，整體檔案管理人員工作水平不高。

三、公安檔案規(guī)范化管理對策探究

（一）健全制度，切實(shí)加強(qiáng)規(guī)范化檔案管理工作

要加強(qiáng)公安檔案制度建設(shè)，提高規(guī)范要求。一是加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理的組織領(lǐng)導(dǎo)，提高各級人員對檔案管理工作的重視程度，實(shí)施檔案工作“分級管理”，明確主要領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)和具體負(fù)責(zé)人的工作職責(zé)。二是靠實(shí)管理責(zé)任，依據(jù)《檔案法》等法律法規(guī)以及上級機(jī)關(guān)對檔案工作的規(guī)定要求，強(qiáng)化制度建設(shè)，明確權(quán)責(zé)分工，健全檔案收集、整理、移交、歸檔、鑒定、銷毀、利用、安全保密、調(diào)借閱、保管、崗位責(zé)任等各項(xiàng)制度，加強(qiáng)監(jiān)督及考核，使檔案管理工作有法可依、有章可循。建議建立記錄檔案數(shù)量、人員配備、設(shè)施設(shè)備、借閱利用、編研開發(fā)等檔案基本情況的統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，使各環(huán)節(jié)管理有序、規(guī)范統(tǒng)一。檔案收集初期，工作人員應(yīng)根據(jù)資料的價(jià)值大小進(jìn)行甄別，減少無價(jià)值檔案“濫竽充數(shù)”的情況；公安檔案的保管、查閱要注意保密及維持檔案完整，杜絕檔案丟失、實(shí)體檔案與檔案目錄不一致等問題的發(fā)生；檔案人員應(yīng)定期開展檔案價(jià)值“再鑒定”，由檔案鑒定專項(xiàng)工作組對到期檔案及永久檔案的價(jià)值進(jìn)行再次鑒定會(huì)審，按照規(guī)范的鑒定程序，對檔案做出整卷銷毀、部分留存、整卷調(diào)整保存期限等處理決定并予以落實(shí)。三是緊密結(jié)合檔案管理信息化的需求，對檔案管理信息化制度的落實(shí)情況進(jìn)行有的放矢的管理和監(jiān)督，使檔案管理工作真正規(guī)范起來。

（二）加大資金投入，完善檔案管理物資配置

硬件方面，持續(xù)加大對檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的投入，努力改變檔案裝備落后的狀況，積極征求上級單位的建議，依據(jù)規(guī)范檔案室建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，建成標(biāo)準(zhǔn)化的檔案室和查詢室，強(qiáng)力推進(jìn)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的規(guī)范化建設(shè)，舍得在檔案庫房建設(shè)上花錢，建設(shè)應(yīng)用智能密集架、防磁柜、消毒柜等先進(jìn)的檔案存儲(chǔ)、管理設(shè)施，配備計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、高速掃描儀、復(fù)印機(jī)、報(bào)警裝置、溫濕度計(jì)、滅火器、吸塵器、防光窗簾等設(shè)施，確保各項(xiàng)安全管理設(shè)施應(yīng)有盡有，實(shí)現(xiàn)智能檢測溫濕度、消防自動(dòng)化控制、智能報(bào)警，提高檔案管理工作的智能化水平。不斷提高檔案庫房建設(shè)管理水平，使檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，提高檔案管理的效率。

軟件方面，要與時(shí)俱進(jìn)，以科技為抓手，盡快推進(jìn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工，完成檔案的信息化建設(shè)。堅(jiān)持眼下與未來結(jié)合的思維，調(diào)整升級公安檔案系統(tǒng)軟件，為公安檔案數(shù)據(jù)信息納入全省、全國公安大數(shù)據(jù)系統(tǒng)預(yù)留接口，打造公安機(jī)關(guān)內(nèi)部無障礙數(shù)據(jù)傳播和互通共享信息服務(wù)的信息系統(tǒng)，為檔案信息管理系統(tǒng)的深度運(yùn)用奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。針對公安檔案的保密性，要防止其受到惡意攻擊，必須抓實(shí)、抓牢數(shù)據(jù)信息保護(hù)系統(tǒng)的開發(fā)與升級，增強(qiáng)數(shù)據(jù)檔案抗病毒的能力，保證檔案數(shù)據(jù)資料在網(wǎng)絡(luò)中傳遞的安全性，同時(shí)還要重視對檔案數(shù)據(jù)資料的備份工作。

（三）夯實(shí)基礎(chǔ)，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

要想把檔案工作做好，隊(duì)伍建設(shè)是關(guān)鍵。一是要培養(yǎng)隊(duì)伍重視檔案的意識(shí)，每一名民警都要真正知曉開展檔案工作的重要意義，意識(shí)到檔案的重要作用，及時(shí)記錄工作痕跡，留下憑證；二是開展檔案管理業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，積極組織檔案管理人員參加省、市、縣檔案部門舉辦的各類學(xué)習(xí)培訓(xùn)，為檔案管理人員提供更多的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，使檔案管理人員切實(shí)掌握信息化管理檔案的技能，順利進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)；三是及時(shí)調(diào)整檔案工作人員，配齊配強(qiáng)從業(yè)人員，對年齡偏大、知識(shí)結(jié)構(gòu)不全的人進(jìn)行崗位調(diào)整，對責(zé)任過重的人員要減輕其負(fù)擔(dān)；四是進(jìn)行檔案管理工作整體質(zhì)態(tài)等級水平考核，表揚(yáng)表現(xiàn)好的單位，并進(jìn)行示范創(chuàng)建，對積極性不高、檔案管理工作落后的單位要點(diǎn)名批評，以先進(jìn)帶后進(jìn)，強(qiáng)制入軌，不讓任何一支隊(duì)伍掉隊(duì)。

四、結(jié)語

“結(jié)案不能畫句號，歸檔才是最后一道工序。”公安檔案管理是一項(xiàng)嚴(yán)肅的工作，要求嚴(yán)格，過程煩瑣，對檔案管理人員提出了更高的要求，詳細(xì)明確的制度和完善的物資配備要一起抓，這樣才能使公安檔案管理工作規(guī)范化，才能更好地發(fā)揮公安檔案對公安警務(wù)工作、機(jī)關(guān)政務(wù)工作的重要作用。

（作者單位為濮陽市公安局）

[作者簡介：朱玉如（1989—），女，河南濮陽人，湖南大學(xué)新聞傳播學(xué)碩士，研究方向：檔案管理。]

參考文獻(xiàn)

[1] 鄭惠中.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)探討[J].工作指導(dǎo)，2018（08）：57.

[2] 毛改琴.達(dá)標(biāo)助力，常態(tài)發(fā)力——淺談通渭縣公安局如何著力加強(qiáng)檔案規(guī)范管理[C]. 2017-2018年甘肅省檔案學(xué)會(huì)年會(huì)暨學(xué)術(shù)研討會(huì)，2018：350-352.