新形勢(shì)下電子檔案管理存在的問(wèn)題及解決對(duì)策

關(guān)震

【摘要】隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，我國(guó)經(jīng)濟(jì)實(shí)力的不斷增強(qiáng)，特別是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的推廣，電子檔案技術(shù)便應(yīng)運(yùn)而生，電子檔案技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)就在于節(jié)能環(huán)保，相比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，電子檔案更便于整理和保存，而且節(jié)省空間，但是凡事要用辯證的眼光看待，電子檔案管理有沒(méi)有問(wèn)題呢？

【關(guān)鍵詞】電子檔案;檔案管理;問(wèn)題與對(duì)策

社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，帶來(lái)了網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的繁榮，在這個(gè)背景下，電子檔案管理展現(xiàn)出比傳統(tǒng)檔案管理更環(huán)保、更簡(jiǎn)便的特點(diǎn)，但是，我們?cè)诿鎸?duì)新形勢(shì)下電子檔案管理技術(shù)時(shí)，不能只看到電子檔案管理技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)，更要辯證的對(duì)待該技術(shù)的缺點(diǎn)，本文將從以下方面展開(kāi)論述。

一、我國(guó)檔案管理技術(shù)的變革

過(guò)去我們?cè)谡頇n案時(shí)，習(xí)慣寫(xiě)到紙上，再把檔案放進(jìn)檔案盒里，最后再把檔案盒放進(jìn)檔案柜里，記得我在看《今日說(shuō)法》時(shí)，看到過(guò)這樣一個(gè)場(chǎng)景，有一個(gè)陳年舊案，需要查閱當(dāng)年卷宗，我看到辦案民警走到了一間檔案室，室內(nèi)全是檔案柜，就像是一間圖書(shū)室一般，辦案民警為了找出當(dāng)年的卷宗，找了好幾個(gè)檔案柜，真是費(fèi)時(shí)、費(fèi)力！

隨著電腦技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案管理技術(shù)傳入中國(guó)，基于電子檔案技術(shù)節(jié)省空間便于管理的特點(diǎn)，該技術(shù)在各行各業(yè)迅速推廣開(kāi)來(lái)。

二、電子檔案管理技術(shù)的概念

電子檔案，顧名思義，是檔案的電子化。具有便于管理、節(jié)約空間、方便保存的特點(diǎn)，是針對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的缺點(diǎn)而發(fā)明的一種新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化和先進(jìn)化，但是，電子檔案管理技術(shù)對(duì)管理人員的要求比較高，最起碼要具備熟練的電腦操作技術(shù)。

三、電子檔案管理技術(shù)存在的問(wèn)題

（一）真實(shí)性不足

電子檔案管理技術(shù)便于管理，就在于它只要一臺(tái)電腦就可以進(jìn)行編輯，在編輯時(shí)很容易發(fā)生數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，由于電腦上的顯示與紙面顯示有很大的區(qū)別，不容易被編輯人員發(fā)現(xiàn)，所以導(dǎo)致了電子檔案管理的真實(shí)性不足的問(wèn)題。

（二）保密性差

電子檔案管理技術(shù)需要網(wǎng)絡(luò)傳輸，在網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)倪^(guò)程中，很容易被不法分子劫持，造成信息泄露。

（三）保存期限不穩(wěn)定

前文提到了，電子檔案管理是基于電腦技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的，其實(shí)，電子檔案保存是存在電腦上的硬盤(pán)里，別看硬盤(pán)有一個(gè)堅(jiān)硬的外殼，但是硬盤(pán)是個(gè)非常脆弱的物品，因?yàn)橛脖P(pán)非常容易被病毒攻擊，甚至被損毀，如果出現(xiàn)這樣的問(wèn)題，就會(huì)致使電子檔案的丟失，造成一定損失;如果管理方法得當(dāng)，還是可以保存相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間的。

（四）管理人員缺失

因?yàn)殡娮訖n案查找相對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案較簡(jiǎn)便，不需要專(zhuān)人查找，所以許多單位的電子檔案可以供人隨意查閱，這樣很容易出現(xiàn)檔案丟失或失真，當(dāng)然，這種現(xiàn)象不會(huì)出現(xiàn)在保密單位。

四、做好電子檔案管理工作的對(duì)策

（一）管理人員專(zhuān)業(yè)化

電子檔案管理技術(shù)作為一種新興技術(shù)，就需要適應(yīng)新技術(shù)的管理人員，建議各高等院校開(kāi)設(shè)關(guān)于電子檔案管理的專(zhuān)業(yè)，培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)化的電子檔案管理人員。

（二）嚴(yán)格電子檔案審查

基于電子檔案真實(shí)性低的問(wèn)題，我們要設(shè)立專(zhuān)門(mén)的審查部門(mén)，對(duì)編輯整理的電子檔案進(jìn)行嚴(yán)格的審查，從源頭防止檔案失真，更要激勵(lì)基層工作人員，提高對(duì)工作的認(rèn)真態(tài)度，謹(jǐn)防出錯(cuò);也可以對(duì)電子檔案整理人員進(jìn)行績(jī)效考核，對(duì)工作認(rèn)真的同志，給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)經(jīng)常出錯(cuò)的同志，要提出批評(píng)或處罰。

（三）建立專(zhuān)屬網(wǎng)絡(luò)，防止信息外漏

針對(duì)保密性差的問(wèn)題，我們不妨向公安部門(mén)學(xué)習(xí)，電子檔案能夠共享的單位，可以建立專(zhuān)屬的網(wǎng)絡(luò)，減少被竊密的危險(xiǎn)，或者可以采用U盤(pán)傳輸?shù)姆绞?，但是如果兩地距離較遠(yuǎn)，建議建立專(zhuān)屬網(wǎng)絡(luò)，因?yàn)猷]寄U盤(pán)，會(huì)增加風(fēng)險(xiǎn)性，一旦丟失，損失較大。

（四）定時(shí)檢查、保養(yǎng)存儲(chǔ)設(shè)備

前文說(shuō)到的保存期限的問(wèn)題，并不是絕對(duì)的，只要我們?cè)谑褂?、管理的過(guò)程中，操作合理，是不會(huì)發(fā)生這種現(xiàn)象的，但是，我們管理人員要定時(shí)檢查，一旦發(fā)現(xiàn)異常，要及時(shí)將數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止因?yàn)闄C(jī)器癱瘓而造成數(shù)據(jù)損毀。

（五）嚴(yán)格查閱程序，專(zhuān)人專(zhuān)管，專(zhuān)人專(zhuān)責(zé)

針對(duì)管理人員缺失的問(wèn)題，我們要設(shè)立專(zhuān)門(mén)的管理機(jī)構(gòu)，任何人沒(méi)有擅自查閱電子檔案的權(quán)利，如果確實(shí)要查閱電子檔案，要征得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的同意，出示查閱證明后，征得查閱許可單，然后持檔案查閱許可單到機(jī)器查詢(xún)，沒(méi)有許可單一律不準(zhǔn)查閱，否則，要追究管理人員的相應(yīng)責(zé)任。

五、結(jié)論

總而言之，社會(huì)進(jìn)步帶來(lái)的是科技進(jìn)步，科技進(jìn)步使技術(shù)不斷進(jìn)步，我們?cè)谙硎苌鐣?huì)發(fā)展帶來(lái)的好處的同時(shí)，要辯證看待事物的兩面性，對(duì)積極的一面要正確使用并積極發(fā)揚(yáng)，對(duì)不好的缺點(diǎn)，要辯證對(duì)待，設(shè)法克服。但是，電子檔案管理技術(shù)的推廣，總歸是利大于弊的，本文我主要介紹了存在的這幾種問(wèn)題，但是我相信還有許多問(wèn)題我沒(méi)有看到，希望大家在今后的使用中，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題不要回避，一定要提出意見(jiàn)或建議，只有這樣，電子檔案管理技術(shù)才會(huì)不斷進(jìn)步，才會(huì)為人類(lèi)社會(huì)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

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