分析檔案管理對(duì)于實(shí)際生活的意義

劉陽(yáng)

【摘要】檔案是指國(guó)家各種機(jī)構(gòu)組織以及個(gè)人在不同社會(huì)活動(dòng)中直接形成的不同形式的原始記錄，它的憑證和參考兩大基本性質(zhì)使其具有很大的保存價(jià)值。本文通過(guò)分析檔案管理對(duì)單位制度的建立、生產(chǎn)建設(shè)的發(fā)展、科學(xué)研究的依據(jù)、宣傳教育的素材、歷史財(cái)富的傳承的重要性，體現(xiàn)出在迅速發(fā)展的時(shí)代中，檔案對(duì)我們的工作生活都有著重要作用。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;實(shí)際生活

《檔案法》中對(duì)檔案的定義是：“檔案指的是國(guó)家各種機(jī)構(gòu)組織以及個(gè)人在不同社會(huì)活動(dòng)中直接形成的不同形式的原始記錄，是具有保存價(jià)值的歷史記錄?！边@表示這種在社會(huì)實(shí)踐中直接形成的原始的記錄擁有法律效力。檔案作為重要的載體和方法，幫助各種國(guó)家機(jī)構(gòu)組織以及個(gè)人進(jìn)行工作、履行職責(zé)等，通過(guò)各種文件的分發(fā)及整理幫助人們快速搜索查找和文件的保存。這些文件在人們不同的社會(huì)實(shí)踐中，作為最直接的原始記載，也體現(xiàn)了一個(gè)文件、書本或其他文學(xué)作品的特點(diǎn)。

在人們的日常工作學(xué)習(xí)生活中，往往會(huì)把檔案當(dāng)做紙制版文件而忽略，再保存起來(lái)。對(duì)于一個(gè)學(xué)生而言，學(xué)生的檔案中裝有各個(gè)學(xué)習(xí)階段的學(xué)生身份依據(jù)、各種證書、獲獎(jiǎng)記錄、黨團(tuán)資料以及學(xué)校對(duì)學(xué)生的評(píng)價(jià)意見等，這些能夠證明學(xué)生經(jīng)歷，都是不可復(fù)制的最原始的個(gè)人材料。但是大多高校學(xué)生畢業(yè)后沒(méi)有重視檔案的轉(zhuǎn)移和保存問(wèn)題，卻忙著先找工作，殊不知這才是大忌。根據(jù)最近調(diào)查顯示，許多高學(xué)歷人才在畢業(yè)求職時(shí)不知道自己的檔案問(wèn)題，不知道處理不好檔案歸屬會(huì)有很多不便之處。其實(shí)在畢業(yè)入職后，面對(duì)人事調(diào)整、工齡計(jì)算等問(wèn)題，檔案就起到了很重要的作用。如果檔案不知何處，就代表工作后你的檔案還處于學(xué)生階段沒(méi)有變化，會(huì)大大影響切身利益。從以上學(xué)生的例子中可以得出，檔案對(duì)不論是機(jī)構(gòu)組織還是個(gè)人都起著重要的作用?？偨Y(jié)來(lái)說(shuō)有以下幾個(gè)方面：

一、促進(jìn)單位管理者建立規(guī)章制度

在以前檔案作為政府機(jī)關(guān)組織行使權(quán)力、行政事務(wù)、管理活動(dòng)的而進(jìn)行搜索的憑證。從過(guò)去到現(xiàn)在，不乏各種方式來(lái)保存原始記錄。我國(guó)一直重視強(qiáng)調(diào)從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是，檔案是各個(gè)單位為了進(jìn)行有效管理、建立威望而需要采用的資料。檔案文件可以在不同場(chǎng)合地點(diǎn)幫助單位管理負(fù)責(zé)人進(jìn)行業(yè)務(wù)管理，為工作進(jìn)一步發(fā)展提供證明和數(shù)據(jù)內(nèi)容，使管理者了解熟悉情況后總結(jié)出經(jīng)驗(yàn)，制定相應(yīng)的計(jì)劃，解決后續(xù)可能會(huì)出現(xiàn)的各種問(wèn)題。因?yàn)橹豢績(jī)?nèi)存處理工作會(huì)有時(shí)間間隔導(dǎo)致忘記，內(nèi)存是沒(méi)有思想性的，常常不夠精細(xì)準(zhǔn)確。舉個(gè)例子來(lái)說(shuō)，例如，很多機(jī)關(guān)單位通過(guò)搜索檔案內(nèi)容完善改革工作制度，建立活動(dòng)規(guī)則等，使得順利進(jìn)行工作。檔案作為一種管理的工具，促進(jìn)國(guó)家機(jī)構(gòu)組織以及個(gè)人提高辦事效率，有助于工作制度的完善。

二、促進(jìn)生產(chǎn)建設(shè)

如今有很多的技術(shù)性檔案，記載著當(dāng)代生產(chǎn)建設(shè)經(jīng)濟(jì)和科技管理技術(shù)，記錄了多年來(lái)人們實(shí)踐生活中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，作為生產(chǎn)建設(shè)的每個(gè)環(huán)節(jié)參考的科學(xué)依據(jù)。但是不管普通文件檔案還是技術(shù)性科技檔案，對(duì)于生產(chǎn)建設(shè)來(lái)說(shuō)都是很重要的參考資料，它從各個(gè)方面體現(xiàn)了經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的運(yùn)行發(fā)展，總結(jié)了生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的先進(jìn)技術(shù)以及管理方法，促進(jìn)科學(xué)研究、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的完善，使得經(jīng)濟(jì)生產(chǎn)計(jì)劃的順利完成。舉個(gè)例子，為了農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的有效實(shí)施，需要對(duì)長(zhǎng)時(shí)間以內(nèi)的農(nóng)作物的面積產(chǎn)量等分析，根據(jù)氣溫降水量的變化以及農(nóng)場(chǎng)機(jī)械設(shè)備的使用狀況，使得農(nóng)作物適應(yīng)環(huán)境促進(jìn)產(chǎn)量增加。因此就要通過(guò)長(zhǎng)時(shí)間進(jìn)行農(nóng)業(yè)生產(chǎn)不斷總結(jié)記錄形成檔案，分析總結(jié)出采取哪些措施、如何才能更好地促進(jìn)生產(chǎn)，防止災(zāi)害獲得豐收。對(duì)應(yīng)地，一些地區(qū)生產(chǎn)沒(méi)有檔案文件可供參考，沒(méi)有合理的生產(chǎn)計(jì)劃導(dǎo)致管理復(fù)雜混亂，損害了國(guó)家和人民的利益。通過(guò)這些實(shí)踐，利用檔案文件可以促進(jìn)生產(chǎn)建設(shè)，增強(qiáng)效益，加強(qiáng)對(duì)經(jīng)濟(jì)的管理。

三、為科研提高數(shù)據(jù)參考

我們?cè)谘芯渴挛锇l(fā)展規(guī)律的時(shí)候產(chǎn)生了科學(xué)的研究，進(jìn)行科學(xué)研究需要有豐富的資料，文件就滿足了它的這種需求。文件里有著豐富的歷史文化信息，這些信息都是研究的原始資料，可以直接進(jìn)行運(yùn)用;文件的范圍廣泛，內(nèi)容豐富，可以為研究提供大量的相關(guān)內(nèi)容，所以文件對(duì)科研的重要性不言而喻。

四、宣傳教育形式直觀

我們進(jìn)行宣傳教育應(yīng)該通過(guò)一些直觀的形式，像視頻，圖片，音像以及一些數(shù)據(jù)型的檔案，這樣的內(nèi)容比較豐富，生動(dòng)且直觀，不存在虛構(gòu)或者造假的因素，是第一手資料，保證了歷史真實(shí)性，例如我們非常熟悉的南京大屠殺，我們?nèi)绻煌ㄟ^(guò)說(shuō)話的方式去講述，就不能感受到那種憤怒的情感，而通過(guò)視頻和圖片，更能給我們以震撼，對(duì)我們的心靈造成直接的沖擊，讓我們深切感受到當(dāng)時(shí)中華民族人民的悲慘境遇和恐懼，對(duì)我們每個(gè)人起到應(yīng)有的教育作用。

五、傳承的歷史財(cái)富

檔案主要的作用就是記錄我們祖先創(chuàng)造出來(lái)的寶貴財(cái)富，不僅有物質(zhì)財(cái)富，還有精神財(cái)富。檔案對(duì)我們社會(huì)的進(jìn)步，對(duì)文化的繼承與發(fā)展都有著重要的作用。在《我在故宮修文物》這一有名紀(jì)錄片中，記錄了故宮文物的修復(fù)步驟，比如瓷器，名畫，青銅器等等，我們國(guó)家第一次通過(guò)這樣的方式讓我們看到了頂級(jí)的文物修復(fù)技術(shù)和過(guò)程，展示了我們的文物在進(jìn)行收藏時(shí)的整體狀態(tài)，了解了這些專家在修繕時(shí)的心里動(dòng)態(tài)，展示了我們?nèi)祟惿鐣?huì)的發(fā)展進(jìn)程。這部紀(jì)錄片不僅是歷史文化檔案封存，也是對(duì)修復(fù)專家專業(yè)的手藝和對(duì)中國(guó)熱愛(ài)之心的封存，更是我們對(duì)傳統(tǒng)文化敬畏之心的封存。紀(jì)錄片在記錄我們這些歷史文物和手藝人的時(shí)候，也用這種方式影響著我們的中國(guó)同胞們，對(duì)我們文物的保護(hù)，修復(fù)和收藏起到了非常重要的作用。

六、結(jié)語(yǔ)

經(jīng)過(guò)以上五個(gè)方面的闡述，我對(duì)檔案也有了全新的深刻的認(rèn)識(shí)，憑證和參考是檔案的兩個(gè)最基本的作用，時(shí)代發(fā)展更新地越來(lái)越快，檔案對(duì)我們來(lái)說(shuō)也越來(lái)越重要，它作為原始的憑證始終是我們不可忽視部分。所以不管是單位還是我們個(gè)人，都不能忽視對(duì)檔案的管理，都應(yīng)該樹立保護(hù)檔案的觀念，必須重視檔案對(duì)我們的意義，把檔案用到刀刃上，合理利用。

參考文獻(xiàn)：

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