淺談基層社保檔案規(guī)范化管理

彭冠銘

摘 要：基層社保檔案規(guī)范化管理對保障群眾權(quán)益和規(guī)范社保經(jīng)辦流程有著重要作用。本文結(jié)合南縣基層社保檔案管理存在的問題進行剖析，提出規(guī)范化管理對策，以確保參保人員的合法權(quán)益與檔案的利用效率。

關(guān)鍵詞：基層；社保檔案；規(guī)范化；管理

社保檔案是社保經(jīng)辦機構(gòu)在為群眾辦理養(yǎng)老、醫(yī)療、生育、工傷和失業(yè)保險等業(yè)務(wù)過程中，形成的具有保存價值和利用價值的文字材料、電子文檔、圖表、聲像等多種載體的歷史記錄。黨的十九大明確提出要“著力保障和改善民生”，2020年更要實現(xiàn)全民參保，加強基層社保檔案管理是實現(xiàn)社會保險事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)性工作，對維護參保對象的權(quán)益和規(guī)范五險業(yè)務(wù)流程有著不可替代的作用。

1 南縣基層社保檔案管理存在的問題

南縣共有12個鄉(xiāng)鎮(zhèn)，總?cè)丝?9萬人，是典型的農(nóng)業(yè)大縣。目前，南縣社保業(yè)務(wù)辦理分為縣級、鎮(zhèn)級和村級，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)均建設(shè)有標準的人社服務(wù)中心，全縣133個行政村均聘請了社保協(xié)管員（村干部）。基層社保業(yè)務(wù)主要是養(yǎng)老保險和醫(yī)療保險參保，其一手檔案由村級收集，交由鄉(xiāng)鎮(zhèn)歸檔管理。近兩年來，通過對鄉(xiāng)鎮(zhèn)業(yè)務(wù)檔案管理檢查，歸納出“兩個不高、兩個不完善”問題：

1.1 村級工作人員檔案意識不高

雖然縣級經(jīng)辦機構(gòu)對檔案的收集與管理有著明確的規(guī)定和要求，但鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村組工作人員在主觀上存在不重視檔案收集管理工作的想法。這突出表現(xiàn)在某些村干部和鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社服務(wù)中心主任對搞好檔案工作的意識太薄弱，對立卷歸檔缺少時間觀念，對檔案工作規(guī)范化管理落實不到位。特別是村級社保協(xié)管員認識不到位，認為只要做好了政策宣傳、基金征繳、待遇發(fā)放等業(yè)務(wù)工作，其他的信息采集、檔案整理與歸檔顯得不那么重要。同時由于檔案工作量比較大且繁瑣，檔案工作成為了他們額外的負擔(dān)，對文件材料的立卷歸檔往往是一托再托，或到年底檢查時突擊收集裝訂檔案，導(dǎo)致參保登記檔案存在身份證錯誤、姓名錯誤、日期沒寫、經(jīng)手人沒有簽字等等問題。這些問題反映出基層人員檔案意識的淡薄，責(zé)任心不強，也反映出鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社服務(wù)中心缺少對村級協(xié)管員的指導(dǎo)，管理不到位。

1.2 鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作人員檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

南縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社服務(wù)中心承擔(dān)了21項人社業(yè)務(wù)，工作繁重復(fù)雜，所以，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社服務(wù)中心沒有專職檔案管理人員，一般都是業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員兼職。這些人員中，有的年齡偏大，有的教育程度低，有的不懂電腦操作，在檔案專業(yè)知識方面更是缺乏。同時，由于人事鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社工作的人員均為原“七站八所”事業(yè)編制人員，人員流動性頻繁，人員在崗極不穩(wěn)定，導(dǎo)致工作上被動。加上縣一級主管部門缺少對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)，各個鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理水平均不高，有的甚至出現(xiàn)分類錯誤、立卷不合理，保管期限不對，案卷題名擬寫不準確等問題。特別是紙制目錄缺失嚴重，電子目錄更新不及時，這些都為檔案管理與利用帶來了很大隱患。如城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險參保檔案，很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)沒有及時準確立卷歸檔，導(dǎo)致部分一些村組參保人員檔案積壓嚴重。

1.3 檔案保管配套設(shè)備不完善

受辦公條件的限制，縣、鄉(xiāng)、村三級很多經(jīng)辦機構(gòu)都沒有符合標準的檔案室。社會勞動保險所、醫(yī)療保險管理所、城鄉(xiāng)居民社會保險所由于辦公用房有限，所設(shè)置的檔案室均只有1-2間，遠遠不能滿足龐大的檔案數(shù)量保存，導(dǎo)致各業(yè)務(wù)檔案仍分散保存在各個股室，沒有及時收集歸檔到位。鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社服務(wù)中心更是將各類檔案隨意放置，沒有專門的檔案室和檔案柜。雖然有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)能夠?qū)n案整理收集，但由于沒有專人負責(zé)，檔案無序擺放，極易造成檔案資料的丟失，更不便檔案的查詢與利用。

1.4 檔案管理機制不完善

2009年7月，人社部、國家檔案局3號令《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》下發(fā)后，明確了社會保險業(yè)務(wù)檔案的概念及管理職責(zé)、條件、制度，檔案的形成、分類方法、保管期限及利用、鑒定、銷毀、移交和相關(guān)法律責(zé)任等內(nèi)容。目前，南縣社會保險經(jīng)辦是分散的，有五個機構(gòu)。有的經(jīng)辦機構(gòu)雖然實現(xiàn)了檔案的信息化管理，但因軟硬件、人員、制度沒有實現(xiàn)有機結(jié)合，特別是缺乏專業(yè)人才和管理機制，導(dǎo)致不能發(fā)揮效能。在借閱、利用檔案方面，沒有形成嚴謹?shù)闹贫龋械纳踔岭S意借走檔案，造成檔案資料的流失或其內(nèi)容的修改。在一些退休人員辦理手續(xù)時，經(jīng)常有檔案年齡與實際年齡不符的現(xiàn)象。這都是社保檔案規(guī)范化管理、標準管理存在的突出問題。

2 規(guī)范基層社保檔案管理的對策

針對存在的問題，本人認為可以從以下幾方面來著力解決：

2.1 強化領(lǐng)導(dǎo)，明確責(zé)任，建立齊抓共管機制

社會保險檔案管理涉及的部門多，難度大，需要相關(guān)部門通力合作。鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委政府、縣人社部門要高度重視基層社保檔案管理，切實加強領(lǐng)導(dǎo)和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。要確保人力、資金到位，解決好當(dāng)前檔案室少、專項經(jīng)費少、專業(yè)人才少等突出問題，為基層社保檔案工作規(guī)范化管理夯實基礎(chǔ)。省市人社部門要加強對基層檔案管理的督導(dǎo)，推動縣鄉(xiāng)兩級社保檔案常態(tài)化標準化管理。縣檔案主管部門也要承擔(dān)監(jiān)管責(zé)任，對縣一級社保經(jīng)辦機構(gòu)檔案規(guī)范化管理加強指導(dǎo)?？h人社部門則要加強對鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村一級檔案管理工作的培訓(xùn)與指導(dǎo)督查。

2.2 加強宣傳，提升素質(zhì)，鍛造一支優(yōu)秀隊伍

要利用網(wǎng)站、微信公眾號等宣傳渠道和電視、電子顯示屏、宣傳橫幅等宣傳手段，廣泛宣傳社保檔案的重要性，提高廣大群眾對社會保險檔案的認識。積極爭取鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委政府對社保檔案工作的重視與支持，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社服務(wù)中心檔案管理提供良好的條件和場地。同時，要強化鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級人社工作人員的穩(wěn)定，各經(jīng)辦機構(gòu)要加強對基層人員的培訓(xùn)，特別是要結(jié)合新時期檔案工作新要求開展好信息化、現(xiàn)代化檔案管理培訓(xùn)，提高工作效率。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)一定要配備一名專職或兼職的業(yè)務(wù)檔案管理工作人員，保證檔案工作的連續(xù)性和規(guī)范性。

2.3 建章立制，統(tǒng)一標準，規(guī)范檔案工作流程

作為業(yè)務(wù)主管部門，縣人社局要建立統(tǒng)一的檔案管理辦法，將檔案工作納入到年終目標管理考核。重點是要完善基層社保檔案的工作流程，做到有章可循。各經(jīng)辦機構(gòu)要將社保檔案工作作為一項基礎(chǔ)性工作抓好抓實，建立健全檔案收集、整理、統(tǒng)計、保管、利用、保密、鑒定和銷毀等各項制度。特別是城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險和醫(yī)療保險參保檔案，由于業(yè)務(wù)量大，檔案多，與廣大人民群眾切身利益息息相關(guān)，必須規(guī)范檔案管理，減少安全隱患?？h檔案局應(yīng)根據(jù)各社會保險各險種業(yè)務(wù)檔案指導(dǎo)制定整理細則，包括檔案分類、立卷標準，統(tǒng)一檔案格式。同時要使用最新檔案管理軟件，充分利用信息化、現(xiàn)代化手段來管理檔案，將檔案案卷目錄和卷內(nèi)目標實現(xiàn)電子化，便于查詢與檢索，從而提高檔案利用效率。

2.4 整體推進，及時移交，確?；鶎訖n案安全

目前，南縣基層社保檔案數(shù)量大，且沒有專門的地方保存，可以集中力量，開展檔案移交。特別是對參保繳費名冊一定要做到信息準確無誤，并及時移交縣一級主管部門或縣檔案局統(tǒng)一驗收管理。由專業(yè)人員統(tǒng)一分類、裝訂、編號、錄入和信息化處理。要統(tǒng)籌城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險、城鄉(xiāng)居民醫(yī)療保險、企業(yè)養(yǎng)老保險、工傷保險和失業(yè)保險規(guī)范建檔，全面推進全縣基層社保檔案規(guī)范化管理，從源頭上防止社保檔案的流失和安全等問題。

基層社保檔案規(guī)范化管理的推進不可能一蹴而就，需要多部門集中力量來整治，特別是整理積存檔案是一項復(fù)雜、艱巨的任務(wù)。但相信有我們從事基層檔案管理工作人員的共同努力，一定能探索出更為科學(xué)的管理模式，從而實現(xiàn)基層社保檔案管理便民、安全、高效的目標。