新形勢下干部人事檔案工作的思考

何江麗

摘 要：現(xiàn)如今，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展與創(chuàng)新，全世界都在發(fā)生著翻天覆地的變化。在這樣的大環(huán)境下，干部的人事管理工作也要順應(yīng)時代發(fā)展作出創(chuàng)新，建立全新的管理模式，引進(jìn)和利用現(xiàn)代信息化管理技術(shù)，最大化發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的作用。干部人事檔案管理對象工作的參與性與積極性會直接受到管理水平的影響，所以必須要全力創(chuàng)新和完善干部人事檔案管理工作。本文就干部人事檔案工作的現(xiàn)狀和問題進(jìn)行了分析，并提出了相關(guān)解決辦法。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案；現(xiàn)狀；策略

1 干部人事檔案管理現(xiàn)狀

我國政治經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，干部變動范圍和用人制度的不斷擴(kuò)大，出現(xiàn)了干部人事檔案管理與新形勢不相適應(yīng)的問題。在以前的干部人事檔案管理中單位不夠重視，認(rèn)為檔案管理就是資料的裁剪、裝訂和保管，因此對任職員工和機(jī)構(gòu)設(shè)置的配備不完善，讓人事檔案管理工作變得默默無聞，認(rèn)為能應(yīng)付干部調(diào)動和查檔工作就行。而人事檔案管理部門也習(xí)以為常，不主動拓展和進(jìn)行人才建設(shè)工作。據(jù)調(diào)查，從事干部人事檔案管理的工作人員大部分都是兼職人員，缺少專業(yè)知識，對業(yè)務(wù)流程不熟悉，頻繁的更換檔案管理人員，經(jīng)常造成工作擱淺。存在檔案收集不完整、鑒別不準(zhǔn)確、材料缺失的現(xiàn)象，使檔案不能及時整理裝訂等等問題。這些不規(guī)范的情況無法滿足干部任免考察的要求，不能準(zhǔn)確的為組織提供參考依據(jù)。大部分人對檔案管理沒有正確的認(rèn)識，制度與設(shè)施的不完善導(dǎo)致檔案管理工作水平和質(zhì)量不高，與新形勢下對干部人事檔案管理的工作要求有一定的差距，存在思想上的認(rèn)識不足。

2 干部檔案管理工作的問題

1）欠缺規(guī)范性的管理模式。各個工作單位都會涉及到干部人事檔案管理工作，管理工作模式也呈現(xiàn)出顯著的多元化趨勢，但其實(shí)并沒有得到充分的重視，沒有明確的分類管理和統(tǒng)一的規(guī)范要求，干部人事檔案與其他多種檔案混雜在一起，致使干部人事檔案管理效率降低。人事檔案管理工作是技術(shù)性較強(qiáng)的工作，需要管理人員認(rèn)真、細(xì)致，人事檔案規(guī)范化的基本前提是將個人材料歸檔成冊，但部分單位對檔案材料不能及時整理、嚴(yán)格把關(guān)，導(dǎo)致已經(jīng)立卷成冊卻沒有分類處理，為檔案的使用帶來不便。缺少達(dá)到檔案安全管理要求的庫房，借閱檔案的手續(xù)不完善，很多人沒有進(jìn)行借閱登記，經(jīng)常出現(xiàn)擅自轉(zhuǎn)借他人和逾期歸還的問題，庫房缺少防潮、防火、防蟲功能，達(dá)不到檔案保管要求。

2）信息化水平較低。雖然我國已經(jīng)進(jìn)入了信息化大數(shù)據(jù)的時代，但是一些干部人事檔案管理部門依然存在保守陳舊的管理觀念。在一些經(jīng)濟(jì)水平發(fā)展不高的地區(qū)，仍然在采用傳統(tǒng)的人工操作，將檔案管理工作范圍局限在簡單的錄入和統(tǒng)計(jì)范圍之內(nèi)，部門只有接收、保管、歸檔等職能。傳統(tǒng)的管理模式在借閱使用檔案時，查找工作量大，利用率不高，信息化的檔案管理有準(zhǔn)確、高效、及時的特點(diǎn)，大大提高干部人事檔案管理的工作效率。

3）管理工作及時性不高。檔案管理是一項(xiàng)高要求、高標(biāo)準(zhǔn)的工作，其中檔案的分類會涉及到很多如履歷材料、獎勵處分材料、考核考察材料等細(xì)節(jié)性資料。這些是變動概率很大的資料，會隨時更改檔案材料，比如在干部工作的變動和職位晉升等，但是很多人會因?yàn)閷n案的不及時更新和上交到保管部門，造成檔案資料與個人實(shí)際工作經(jīng)歷產(chǎn)生很大出入，時間也無法對應(yīng)，給相關(guān)工作的進(jìn)行帶來困難。

3 新形勢下提高干部人事檔案管理效率的措施

1）強(qiáng)化干部人事檔案管理的責(zé)任意識。干部人事檔案反映了組織對干部的基本評價(jià)，記錄了干部的基本信息?？己诉x拔任用干部時，需要全面考察干部的個人情況，借助人事檔案歷史的、全面地掌握干部的所有經(jīng)歷過程，在群眾范圍內(nèi)針對干部的表現(xiàn)進(jìn)行民主測評。因此，干部人事檔案是衡量干部德、能、勤、績的重要依據(jù)，體現(xiàn)了干部的基本誠信。要經(jīng)常對人事檔案管理人員進(jìn)行責(zé)任意識和法制意識教育，保證干部人事檔案的真實(shí)性、可靠性、權(quán)威性，嚴(yán)格秉承“誰負(fù)責(zé)、誰管理、誰審核、誰把關(guān)”的原則，嚴(yán)格遵循干部管理權(quán)限。干部人事檔案部門要做好業(yè)務(wù)把關(guān)，干部人選部門做好審核，干部監(jiān)督部門做好核查，做到各司其職、各盡其職、層層傳導(dǎo)。總的來說，干部人事檔案管理工作一定要嚴(yán)格把控，認(rèn)真執(zhí)行，堅(jiān)決不弄虛作假、蒙混過關(guān)，要敢于擔(dān)當(dāng)、敢于碰硬。

2）實(shí)現(xiàn)信息化管理。在現(xiàn)代化時代，干部人事檔案信息化進(jìn)入實(shí)施階段。為實(shí)現(xiàn)檔案信息利用最大化，有條件的單位要建立根部檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時、準(zhǔn)確查詢，改變傳統(tǒng)人事檔案的紙質(zhì)管理方式，創(chuàng)造社會監(jiān)督條件。檔案管理信息化將檔案材料的收集、查詢、臺賬管理的基本流程系統(tǒng)化，大大提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，將被動的檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃庸芾恚芗皶r更新干部檔案信息，為組織任用干部提供依據(jù)。干部人事檔案信息化就是通過計(jì)算機(jī)技術(shù)，將紙質(zhì)的檔案材料轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)源存放于電子檔案庫和互聯(lián)網(wǎng)里，建立全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，對數(shù)字化檔案資源進(jìn)行整理、分類、提取、分析，并且與干部的項(xiàng)目管理、績效評價(jià)、職稱評價(jià)、薪酬管理連接起來，實(shí)現(xiàn)資源共享，為項(xiàng)目管理工作、績效考核和人力資源調(diào)配提供信息依據(jù)。利用掃描儀和記算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，輸入干部檔案資料，通過技術(shù)處理，將圖片與聲像資料轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)資料，完成干部檔案的信息化、數(shù)據(jù)化，微機(jī)化的進(jìn)行檔案的查閱、借閱、歸檔和統(tǒng)計(jì)。通過干部個人電子檔的設(shè)立，有效地減少少棄檔和無檔現(xiàn)象，減少管理員的工作量和紙質(zhì)檔案的毀壞，有效實(shí)施檔案自動化管理。在前期規(guī)范檔案管理流程和檔案數(shù)據(jù)化的基礎(chǔ)上，要逐漸完善干部人事檔案管理信息系統(tǒng)，制定上傳電子檔案-檔案管理員審核、檔案管理員修改、蓋章、分發(fā)-歸檔的統(tǒng)一操作步驟。除此之外，單位可以設(shè)立檔案檢索功能，做到實(shí)時快速查閱，減少人工成本和時間成本，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程互聯(lián)網(wǎng)訪問，發(fā)揮信息化的最大作用。

3）規(guī)范檔案管理流程。每個單位的檔案管理都會制定審批流程，在檔案管理信息化后，還要規(guī)范其管理流程。要清理以前的管理流程并將其規(guī)范化，結(jié)合“計(jì)劃-執(zhí)行-檢查-糾正”的循環(huán)流程制定角色分配、工作流定義和審批權(quán)限工作，保證各項(xiàng)檔案管理工作的有序進(jìn)行，不斷改進(jìn)，最后確立完善、規(guī)范的檔案管理流程。此外，還要進(jìn)行動態(tài)管理和分級管理模式。人事檔案數(shù)據(jù)通過掃描儀、計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)資料，微機(jī)化操作檔案管理的日常工作，建立好數(shù)據(jù)系統(tǒng)后，干部的基本信息管理變化時，可以隨時錄入、改正，保證干部檔案資料的實(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)動態(tài)管理，出了反映干部的基本情況、履歷等固定信息，還能全面反映干部工資、職級和崗位變動等動態(tài)信息，對此要設(shè)立規(guī)范的流程進(jìn)行動態(tài)管理。設(shè)立干部人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系，實(shí)施干部人事檔案的分級管理，通過局域網(wǎng)的互相聯(lián)結(jié)，逐層建立干部人事檔案局域網(wǎng)，建立干部人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，可以實(shí)行分級管理模式，解決好管理權(quán)和使用權(quán)的問題。縣級以上由各級主管部門負(fù)責(zé)，縣級以下由縣統(tǒng)一管理，通過身份和密碼確認(rèn)，提供所需的檔案，嚴(yán)格執(zhí)行管理權(quán)限。干部人事檔案的日常管理和修改維護(hù)工作的網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)有主管部門負(fù)責(zé)，可以保證各級領(lǐng)導(dǎo)干部隨時調(diào)動閱覽檔案資料，密碼和身份確認(rèn)的使用可以有效對干部人事檔案進(jìn)行保密，同時提高信息的利用率。

4 結(jié)語

綜上，新形勢下，信息化建設(shè)推進(jìn)了干部人事檔案管理工作地開展，為人事檔案管理的改革和創(chuàng)新帶來了機(jī)遇。我們要抓住時機(jī)，從觀念上和制度上更新，采取有效措施積極探索干部人事檔案的現(xiàn)代化管理模式，加強(qiáng)檔案管理，提高檔案質(zhì)量，為人事檔案資源的最大化利用而作出不懈努力。

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