檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)的管理與安全探析

高代玲

摘 要：該文就企業(yè)將檔案整理業(yè)務(wù)委托給社會(huì)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)辦理的利弊進(jìn)行了分析。指出業(yè)務(wù)外包雖然解決了企業(yè)檔案管理資源缺乏的問(wèn)題，但在實(shí)際工作中也給企業(yè)造成一定的安全隱患。企業(yè)應(yīng)堅(jiān)守檔案安全這條紅線，做到警鐘長(zhǎng)鳴。在外包服務(wù)前、中、后期都主動(dòng)參與到整理實(shí)施過(guò)程的進(jìn)度中去，對(duì)檔案整理歸檔上架的全過(guò)程做到“三控制”、“兩管理”、“一協(xié)調(diào)”，確保企業(yè)信息不丟失、不泄密。

關(guān)鍵詞：制度建設(shè)；業(yè)務(wù)外包；檔案安全；監(jiān)督措施

隨著國(guó)家“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃和企業(yè)自身的不斷發(fā)展壯大，檔案數(shù)字化建設(shè)、海量業(yè)務(wù)資料的增加及檔案在為企業(yè)發(fā)展和管理中所創(chuàng)造的經(jīng)濟(jì)效益體現(xiàn)由原來(lái)的潛在價(jià)值變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)價(jià)值后，與原本有限的檔案管理資源形成了鮮明對(duì)比。為促進(jìn)檔案更加便利、高效的為企業(yè)工作服務(wù)，現(xiàn)在各企業(yè)在檔案整理任務(wù)重、人手緊張的情況下，大多選擇將檔案整理業(yè)務(wù)委托社會(huì)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)來(lái)辦理，以彌補(bǔ)自身資源不足、提高本企業(yè)檔案管理效率、提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。但凡事都利弊相隨，檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)的介入雖然取得了一定的效果，但也導(dǎo)致了下一階段危機(jī)出現(xiàn)，檔案信息的保密及實(shí)體安全問(wèn)題突顯出來(lái)，為企業(yè)檔案管理工作帶來(lái)一定風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)應(yīng)以問(wèn)題為導(dǎo)向強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防控管理，嚴(yán)格按照國(guó)家《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》要求，結(jié)合本企業(yè)工作業(yè)務(wù)建立檔案整理服務(wù)管理辦法及制度，在工作中對(duì)社會(huì)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理及全程監(jiān)督指導(dǎo)。有效開(kāi)展本企業(yè)檔案管理工作。

1 健全制度、前端控制原則

企業(yè)在制定檔案整理服務(wù)制度和規(guī)范時(shí)，應(yīng)結(jié)合自身業(yè)務(wù)范圍和本著確保檔案實(shí)體和檔案信息安全為導(dǎo)向，針對(duì)檔案整理服務(wù)過(guò)程中可能出現(xiàn)的問(wèn)題一一提出明確要求，加強(qiáng)對(duì)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)的監(jiān)管力度，建立健全檔案業(yè)務(wù)整理服務(wù)實(shí)體檔案及信息安全制度，建立權(quán)責(zé)分明的崗位責(zé)任制。

在檔案整理服務(wù)過(guò)程中企業(yè)還應(yīng)著重于檔案整理的質(zhì)量管理。明確企業(yè)各類(lèi)業(yè)務(wù)產(chǎn)生的文件材料的歸檔范圍、電子檔案的構(gòu)成要素及整理格式要求等，以確保檔案業(yè)務(wù)整理服務(wù)工作中的有章可循。

2 強(qiáng)化安全，防患未然原則

企業(yè)與檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)不僅僅只是一紙協(xié)議而已，確保檔案安全是每一位檔案工作者的重要政治責(zé)任。企業(yè)要進(jìn)一步明確和細(xì)化檔案安全責(zé)任，始終嚴(yán)格履行檔案管理第一責(zé)任人的職責(zé)。在檔案整理業(yè)務(wù)服務(wù)全過(guò)程中本著“安全第一、預(yù)防為主”的原則，采取實(shí)質(zhì)性的制約措施，著重對(duì)整理業(yè)務(wù)服務(wù)中檔案接收入庫(kù)、整理加工、上架、保管等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督，對(duì)實(shí)體檔案及信息安全采取安全的管理措施和權(quán)限管理。簽訂保密協(xié)議等有效約束機(jī)制， 落實(shí)主體責(zé)任，保障檔案安全、規(guī)范、有序整理。提高檔案服務(wù)質(zhì)量。

1）整理服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)駐企業(yè)前，企業(yè)應(yīng)對(duì)派駐服務(wù)人員進(jìn)行實(shí)名登記，不僅要求有相應(yīng)的資質(zhì)，還應(yīng)與每一位服務(wù)人員簽訂安全防范責(zé)任書(shū)及保密承諾書(shū)，配備專(zhuān)人負(fù)責(zé)安全保密工作。對(duì)派駐服務(wù)人員定期應(yīng)進(jìn)行職業(yè)道德教育，并對(duì)檔案整理質(zhì)量每月進(jìn)行考核和認(rèn)定，通過(guò)考評(píng)后才能進(jìn)行服務(wù)結(jié)算。

2）企業(yè)應(yīng)在企業(yè)獨(dú)立、可封閉的建筑內(nèi)設(shè)立整理場(chǎng)所，所設(shè)立的整理場(chǎng)還應(yīng)符合防檔案“八防”的安全管理要求。對(duì)整理必需的辦公設(shè)備和辦公用品及涉及檔案業(yè)務(wù)服務(wù)相關(guān)材料也應(yīng)由企業(yè)提供，不允許整理服務(wù)機(jī)構(gòu)外帶，以確保數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)安全。以最大的限度來(lái)避免因檔案服務(wù)外包引起的檔案實(shí)體受損毀或造成企業(yè)信息秘密被泄露。

3 加強(qiáng)監(jiān)管，全程管理原則

企業(yè)應(yīng)根據(jù)檔案整理業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，加強(qiáng)合同管理，明確雙方權(quán)利及義務(wù)，對(duì)委托和服務(wù)的內(nèi)容進(jìn)行約束。使各個(gè)工作環(huán)節(jié)的實(shí)施都有法可依，有章可循，有據(jù)可查。

1）企業(yè)應(yīng)對(duì)檔案整理服務(wù)工作進(jìn)行全程監(jiān)督與指導(dǎo)，主動(dòng)參與到整理實(shí)施過(guò)程的進(jìn)度中去，對(duì)檔案整理歸檔上架的全過(guò)程做到“三控制”、“兩管理”、“一協(xié)調(diào)”?，F(xiàn)場(chǎng)督促指導(dǎo)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)對(duì)歸檔文件材料的整理歸檔上架。遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，如同一事件形成了多種類(lèi)別檔案，應(yīng)在其中一類(lèi)檔案中著錄關(guān)聯(lián)關(guān)系，便于保管和利用。

2）企業(yè)應(yīng)對(duì)檔案整理服務(wù)的完整性、及時(shí)性等方面進(jìn)行多重質(zhì)量監(jiān)控和檢查。在抽查中發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤或質(zhì)量問(wèn)題及時(shí)提出限期整改。服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)積極響立即更正或返工，直至滿(mǎn)足企業(yè)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求。最終企業(yè)依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)際需求，對(duì)檔案整理質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收。

3）企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)防范和安全管理，建立檔案業(yè)務(wù)外包工作臺(tái)帳，認(rèn)真研究，對(duì)進(jìn)度、數(shù)量、及響應(yīng)程度等問(wèn)題逐一進(jìn)行分析提出整改措施。按月考核。并制定相應(yīng)的百分制考評(píng)辦法，對(duì)質(zhì)量不符合企業(yè)管理規(guī)范的一律不予驗(yàn)收通過(guò)，如連續(xù)二月考評(píng)得分低于70分，終止協(xié)議。

4 落實(shí)規(guī)范，持續(xù)發(fā)展原則

企業(yè)對(duì)符合檔案規(guī)范要求的文件材料完成移交后，由企業(yè)檔案工作人員根據(jù)保密要求對(duì)文件材料密級(jí)進(jìn)行鑒定，企業(yè)秘密極文件材料應(yīng)由企業(yè)檔案工作人員自行歸檔整理、保管；對(duì)沒(méi)有秘極文件或已脫密的文件材料交由檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)，嚴(yán)格按照企業(yè)制定的檔案業(yè)務(wù)規(guī)范核對(duì)、整理及歸檔上架。在整理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并自覺(jué)接受企業(yè)檔案管理部門(mén)和相關(guān)部門(mén)的日常工作監(jiān)督檢查。切實(shí)保障檔案整理業(yè)務(wù)服務(wù)工作的可持續(xù)發(fā)展。

5 加強(qiáng)培訓(xùn)，提升管理原則

企業(yè)要全面掌握檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)的資質(zhì)和服務(wù)能力等基本情況，加強(qiáng)對(duì)服務(wù)機(jī)構(gòu)的指導(dǎo)力度。結(jié)合本企業(yè)檔案管理規(guī)范組織開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提升檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)人員的服務(wù)質(zhì)量與水平。

1）檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)在入駐企業(yè)前，企業(yè)應(yīng)對(duì)派駐企業(yè)從事一線服務(wù)人員進(jìn)行系統(tǒng)理論培訓(xùn)及現(xiàn)場(chǎng)教育培訓(xùn)工作。對(duì)企業(yè)制定的檔案業(yè)務(wù)規(guī)范進(jìn)行詳細(xì)解讀，重點(diǎn)針對(duì)文書(shū)、招投標(biāo)、合同和工程類(lèi)檔案進(jìn)行講解，并要求對(duì)所收集文件材料按企業(yè)規(guī)范進(jìn)行歸檔整理。在服務(wù)過(guò)程中，根據(jù)服務(wù)臺(tái)賬中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，不定期對(duì)派駐人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)與相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，積極解決問(wèn)題。推進(jìn)技術(shù)創(chuàng)新、專(zhuān)業(yè)拓展。

2）檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)在接受企業(yè)系統(tǒng)培訓(xùn)后，應(yīng)根據(jù)企業(yè)檔案規(guī)范工作要求及保密協(xié)議，加強(qiáng)泒駐工作人員政治、責(zé)任、安全和質(zhì)量意識(shí)學(xué)習(xí)，規(guī)范服務(wù)流程、落實(shí)崗位職責(zé)、明確人員責(zé)任，不斷完善安全和質(zhì)量保障機(jī)制。提高執(zhí)業(yè)能力和服務(wù)水平。

綜上所述，我們?cè)卺槍?duì)檔案整理服務(wù)外包這一工作環(huán)節(jié)時(shí)，本著對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來(lái)著想的原則，堅(jiān)守檔案安全這條紅線，做到警鐘長(zhǎng)鳴，筑牢檔案實(shí)體和信息安全的思想防線，確保企業(yè)信息不丟失、不泄密。有效的發(fā)揮檔案的價(jià)值，為企業(yè)快速推進(jìn)建設(shè)發(fā)展新飛躍打好夯實(shí)基礎(chǔ)。