高校檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展研究

李榕

摘 要：本文主要針對高校檔案管理信息化建設(shè)展開深入研究，先闡述了高校檔案管理信息化建設(shè)的重要性，比如有利于更好地保存紙質(zhì)檔案、有利于將檔案管理工作效率提升上來，然后重點對檔案管理信息化建設(shè)的建議進行了論述，比如高度重視檔案管理信息化、加強高校檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施、制定完善的檔案信息資源管理制度、加強檔案管理信息化建設(shè)的安全水平、加強專業(yè)人才的培養(yǎng)建設(shè)等，確保高校檔案管理信息化建設(shè)水平的穩(wěn)步提升，實現(xiàn)高校檔案管理和信息化建設(shè)的有機整合，確保良好的實施效果。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；信息化建設(shè)；建議

在信息化時代的強大推動下，這已經(jīng)在高校檔案管理中得到了充分的體現(xiàn)，極大地促進了檔案管理信息化建設(shè)的應(yīng)用，已經(jīng)成為了高校管理工作的重中之重。通過加強高校檔案管理信息化建設(shè)，可以不斷提高高校檔案管理水平，將信息化建設(shè)的作用充分發(fā)揮出來，實現(xiàn)高校檔案管理模式的順利轉(zhuǎn)型和升級，促進高校檔案管理健康發(fā)展和進步，更好地順應(yīng)高校改革發(fā)展趨勢。

1 高校檔案管理信息化建設(shè)的重要性

1.1 有利于更好地保存紙質(zhì)檔案

檔案，在高校發(fā)展和建設(shè)中發(fā)揮著極大的作用，對于以往傳統(tǒng)的檔案管理來說，主要圍繞手工操作方式來進行，這樣極容易損壞和丟失紙質(zhì)檔案資料，影響到檔案材料的完整性，不利于學(xué)校管理工作的順利進行?；谛畔⒒瘯r代的發(fā)展，檔案管理實現(xiàn)了向電子文檔的順利轉(zhuǎn)變，在這信息化的影響下，不會影響到紙質(zhì)檔案材料查詢、閱讀和保存，更不斷提高了檔案材料的安全性，將檔案的作用更充分的發(fā)揮了出來。

1.2 有利于將檔案管理工作效率提升上來

在高校規(guī)模不斷擴張的影響下，大大豐富了檔案內(nèi)容，其數(shù)量越來越多，進一步擴張了服務(wù)范圍，如果借助手工操作方法，加強檔案管理，極容易導(dǎo)致問題的出現(xiàn)，比如檔案編號保存的合理性，而且也極容易導(dǎo)致檢索效率出現(xiàn)滯后現(xiàn)象。通過應(yīng)用信息化管理，可以有效處理好上述問題[1]，將檔案資源的應(yīng)用效率提升上來，不斷提高檔案使用的便利性，進而促使信息資源共享目標的實現(xiàn)。

2 高校檔案管理信息化建設(shè)的建議

2.1 高度重視檔案管理信息化

高校領(lǐng)導(dǎo)要樹立全新的檔案管理全局觀，積極深入開展檔案管理工作，對檔案管理的價值進行充分掌握，并提高對檔案管理信息化建設(shè)的高度重視，密切關(guān)注時代發(fā)展需求，將這項工作落實到位，將檔案管理信息化提升至全新的高度和深度。同時，還要注重先進技術(shù)設(shè)備的購置，并將檔案管理人員的素質(zhì)提升上來。所以高校要將檔案意識提升上來，將宣傳范圍拓展開來，確保良好的宣傳效果，將檔案管理信息化建設(shè)，納入到校園文化建設(shè)工作之中，提高對檔案管理的認識。同時，還要對工作進程進行充分了解，結(jié)合實際情況，加強配套管理制度的構(gòu)建，不斷提高檔案管理的規(guī)范化水平。

2.2 加強高校檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

要想將高校檔案管理工作的信息化建設(shè)落實到位，必須要加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，所以對于高校領(lǐng)導(dǎo)來說，要提高對檔案管理信息化建設(shè)的高度重視，比如基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備采購和檢索等問題。首先，要注重信息化基礎(chǔ)建設(shè)的資金投入，給予基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)資金的給予一定的保障茖實。其次，要注重開發(fā)和創(chuàng)新檔案管理軟件設(shè)備的先進性，確保檔案管理軟件與高校發(fā)展局勢相符合[2]，并將各種硬件設(shè)備的采購和安裝等工作落實到位，創(chuàng)造良好的硬件環(huán)境，進而科學(xué)合理的規(guī)范高校檔案管理信息化建設(shè)之路。

2.3 制定完善的檔案信息資源管理制度

首先，要加強檔案管理和保密制度的構(gòu)建，避免信息違規(guī)使用現(xiàn)象的出現(xiàn)，并防止信息泄漏現(xiàn)象的出現(xiàn)。在檔案管理領(lǐng)域中，加強網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，可以確保諸多類型數(shù)字信息的順利生成，借助網(wǎng)絡(luò)平臺，可以不斷提高檔案信息傳播速度，如果信息安全難以保證，將會導(dǎo)致不必要的經(jīng)濟損失的出現(xiàn)，所以必須要制定完善的制度。其次，要加強檔案安全制的構(gòu)建，將檔案資源利用效率提升上來。在大數(shù)據(jù)時代出現(xiàn)以后，要想不斷提高檔案資源的服務(wù)水平，必須要創(chuàng)新現(xiàn)行的檔案安全使用制度，彌補制度中存在的薄弱點和空白點，不斷提高檔案管理的便捷性、高校性、安全性優(yōu)勢，提高檔案的使用價值。

2.4 加強檔案管理信息化建設(shè)的安全水平

在高校檔案網(wǎng)絡(luò)化不斷推進過程中，大大拓展了的檔案信息的應(yīng)用范圍，而安全性所發(fā)揮的作用也越來越顯著，要想避免黑客攻擊和病毒等問題的出現(xiàn)，必須要加強檔案信息安全管理機制的構(gòu)建。因此，要加強各類信息資源的安全保障體系的構(gòu)建，在檔案信息資源和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)過程中，要將安全意識提升上來，避免出現(xiàn)泄密事件。同時，還要加強防火墻技術(shù)和殺毒軟件系統(tǒng)的應(yīng)用[3]，將安全防護的作用充分發(fā)揮出來，通過多種安全技術(shù)的應(yīng)用，比如身份認證、文件加密等，要不斷提高檔案信息資源的安全性，并促進網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的高效運行。

2.5 加強專業(yè)人才培養(yǎng)建設(shè)

對于檔案管理信息化建設(shè)來說，明確提出了對專業(yè)人才的需求，所以高校必須要注重專業(yè)人才的培養(yǎng)建設(shè)，爭取與新時代的發(fā)展需求相一致。首先，要加強人才引進，踐行高素質(zhì)綜合型專業(yè)人才培養(yǎng)目標的實現(xiàn)，將檔案管理人才隊伍范圍拓展開來。其次，要加強教育培訓(xùn)機制的構(gòu)建，將教育培訓(xùn)落實到位，將檔案管理人員的專業(yè)水平提升上來。最后，要注重檔案管理人員專業(yè)化建設(shè)，如果檔案管理人員非本專業(yè)出身，必須要將專業(yè)教育培訓(xùn)的作用充分發(fā)揮出來，并加強激勵考核機制的構(gòu)建，定期評價和考核檔案管理人員，并與職務(wù)晉升等聯(lián)系在一起，做到獎懲分明，充分調(diào)動檔案管理工作人員的工作熱情。

3 結(jié)束語

總之，在高校檔案管理工作中，加強信息化建設(shè)勢在必行，可以不斷提高高校檔案管理水平，實現(xiàn)檔案管理信息資源的高效利用和整合，為高校各項工作的順利進行提供切實可行的依據(jù)，將高校檔案管理的信息化建設(shè)的實施效能充分發(fā)揮出來。

參考文獻

[1]毛清玉.大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化建設(shè)問題及對策[J].蘭臺世界，2018（11）：50-53.

[2]?？?大數(shù)據(jù)推動高?；n案信息化建設(shè)的應(yīng)用分析[J].城建檔案，2018（10）：15-16.

[3]郭丹.高校檔案信息化管理的研究[J].三峽大學(xué)學(xué)報（人文社會科學(xué)版），2017，39（S2）：96-97.