論油田企業(yè)檔案管理工作的重要性

馬愛霞

【摘要】本文以油田企業(yè)檔案管理為主題展開論述，首先分析了油田企業(yè)檔案管理的重要性，然后針對油田企業(yè)檔案管理工作的完善提出了建議。

【關(guān)鍵詞】油田企業(yè);檔案管理;重要性

一、油田企業(yè)檔案管理的重要性

（一）能夠為企業(yè)的發(fā)展提供保障

隨著我國油田企業(yè)的快速發(fā)展，油田企業(yè)的規(guī)模在不斷提升，而且企業(yè)業(yè)務(wù)的復(fù)雜程度也在不斷增加，受此影響，油田企業(yè)的檔案管理工作涉及范圍以及工作量會明顯提升，檔案管理人員所承受的工作壓力也會增大。油田企業(yè)的運營管理中，其基礎(chǔ)管理、信息資源以及無形資產(chǎn)等無不體現(xiàn)在檔案之中，所以，檔案管理工作的開展，能夠為油田企業(yè)的穩(wěn)定運行提供良好的保障。

（二）有利于促進企業(yè)文化建設(shè)

企業(yè)文化是企業(yè)員工精神動力的重要源頭，而且，優(yōu)秀的企業(yè)文化能夠幫助企業(yè)實現(xiàn)持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展，在推動企業(yè)文化建設(shè)過程中，能夠幫助企業(yè)員工樹立正確的工作理念，進而高效參與到崗位工作中去。而檔案則是企業(yè)文化保存和延續(xù)的重要載體，通過企業(yè)檔案管理工作的科學(xué)開展，能夠使企業(yè)優(yōu)秀文化在本企業(yè)得到傳承，進而有效推動企業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，因此，檔案管理工作的開展顯得十分重要。

（三）企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)發(fā)展的動力

這一方面的作用主要體現(xiàn)在信息化檔案管理工作方面，油田企業(yè)的運營發(fā)展必須適應(yīng)信息化發(fā)展要求，通過將信息技術(shù)與企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理工作的有效融合，提升油田企業(yè)檔案管理工作效率，進而充分發(fā)揮檔案管理工作的實際作用。在油田企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程，企業(yè)檔案信息得到了共享和充分利用，促使檔案管理工作更好的服務(wù)與企業(yè)的運營管理，進而為企業(yè)的發(fā)展提供了強勁的動力。

二、油田企業(yè)檔案管理完善策略探討

（一）加強檔案管理制度的建設(shè)

對于油田企業(yè)而言，針對檔案管理工作的開展，首先應(yīng)該以制度的形式將企業(yè)檔案工作開展流程予以明確，促使企業(yè)檔案工作者能夠嚴格按照制度要求有序開每一環(huán)節(jié)的工作，以制度的形式促使油田企業(yè)的檔案管理工作逐步走向規(guī)范化。對于油田企業(yè)而言，從檔案信息的建立，到檔案的保存，再到檔案的使用，都應(yīng)該以制度的形式予以明確，通過管理制度的約束，促使企業(yè)檔案管理工作高效開展。值得注意的是，油田企業(yè)應(yīng)該根據(jù)企業(yè)檔案管理工作內(nèi)容的變化，對管理制度內(nèi)容及要求進行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，確保管理制度能夠符合企業(yè)發(fā)展的實際需求。其次，油田企業(yè)針對檔案管理工作的開展，還要建立起責(zé)任制度，以制度的形式對檔案管理部門以及其它部門的責(zé)任予以明確，從而做好本企業(yè)檔案管理工作的科學(xué)分配。而且針對在檔案工作中存在明顯失誤的人員要進行責(zé)任追究，以此來引起工作人員的警醒，并不斷規(guī)范自身工作。再者，油田企業(yè)還應(yīng)該逐步完善其檔案編修制度，根據(jù)企業(yè)發(fā)展進程有計劃的進行檔案編修，以確保企業(yè)檔案信息的完善。

（二）加強檔案管理的信息化建設(shè)

信息技術(shù)的融合，已成為油田企業(yè)檔案管理工作的必然發(fā)展方向，在新形勢下，油田企業(yè)有必要建立起相應(yīng)的檔案信息管理系統(tǒng)。通過信息網(wǎng)絡(luò)公司，建立起本企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，利用這一系統(tǒng)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案信息以數(shù)據(jù)信息的方式進行呈現(xiàn)，并做好相應(yīng)的保存工作，油田企業(yè)還應(yīng)該建立起專門的檔案信息數(shù)據(jù)庫，企業(yè)日常管理工作中所生成的檔案信息要保存到相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫之中，而且在保存過程中需要做好相應(yīng)的檔案信息分類工作，這樣可以幫助工作人員能夠進行準(zhǔn)確查找。針對檔案信息查詢工作的開展，可以在系統(tǒng)中設(shè)立專門的查詢窗口，但是針對企業(yè)檔案信息查詢工作，必須設(shè)置權(quán)限，因為并不是所有人員都能夠隨便訪問檔案信息系統(tǒng)，尤其是涉及到企業(yè)商業(yè)秘密的檔案信息，必須在獲取訪問權(quán)限之后才可以進行查看就，而且，絕不允許私人硬盤連接系統(tǒng)進行檔案信息傳輸或拷貝。為了確保整個檔案信息管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運行，油田企業(yè)應(yīng)該安排技術(shù)人員進行定期維護，并做好系統(tǒng)升級工作。

（三）對檔案管理機制進行適當(dāng)?shù)膭?chuàng)新

對于油田企業(yè)而言，檔案中往往會對企業(yè)各個部門信息進行記載，如人事調(diào)動情況、特殊技術(shù)人才信息等，其中部分信息對機構(gòu)工作的開展具有重要的參考作用。在傳統(tǒng)的管理工作中，檔案管理部門表現(xiàn)出明顯的獨立性，企業(yè)其它部門很少參與到檔案信息的管理工作中，而且，在很多部門看來，檔案管理部門僅僅是企業(yè)的文件保存部門。而在現(xiàn)代化管理模式下，有必要對這一狀態(tài)進行必要的調(diào)整，加大檔案管理部門與其它部門的聯(lián)系程度，只有這樣，才能夠促進檔案管理工作主動參與到企業(yè)的建設(shè)發(fā)展活動中去，為各個部門工作的開展提供必要的指導(dǎo)，緩解部門之間的割裂狀態(tài)，充分發(fā)揮檔案管理工作的服務(wù)與指導(dǎo)作用。

（四）加強現(xiàn)代化檔案管理隊伍的建設(shè)

對于油田企業(yè)而言，為了充分發(fā)揮檔案管理工作人員的主體作用，企業(yè)必須加強檔案管理隊伍的建設(shè)。具體而言，首先要做好專業(yè)化優(yōu)秀人才的引進工作，尤其是專業(yè)檔案信息化管理人才的引進，雖然會增加企業(yè)當(dāng)前的人力資本投入，但是從長遠角度來看，對于企業(yè)的長期穩(wěn)定運行有著重要的意義。其次，要做好企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員的教育培訓(xùn)工作。具體可以從三個階段進行，在第一階段，主要安排檔案管理部門新進人員對本企業(yè)的檔案管理工作內(nèi)容及工作環(huán)境進行全面熟悉，這是后期開展具體檔案工作的重要基礎(chǔ)。在第二階段，圍繞本企業(yè)檔案工作內(nèi)容，對部門工作人員進行必要的技能傳授，在技能傳授過程中，要嚴格按照油田企業(yè)檔案管理工作內(nèi)容開展，而且可以運用老帶新的方式進行培訓(xùn)。在第三階段，重點做好查漏補缺工作，針對那些在檔案管理工作中頻繁失誤的人員，要進行回籠再教育。另外，企業(yè)還可以進行定期篩選考核，優(yōu)中選優(yōu)，進而為企業(yè)培養(yǎng)更多的優(yōu)秀檔案管理人才。

三、總結(jié)

綜上所述，檔案管理工作的開展，對于油田企業(yè)的發(fā)展有著重要的意義，為此，油田企業(yè)管理者必須對檔案管理工作引起足夠的重視，并從多個層面入手對傳統(tǒng)檔案管理工作進行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整和改進。

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