淺析高職院校學(xué)生檔案管理存在的問題及對策

謝曉光

【摘要】高校學(xué)生檔案管理是教學(xué)檔案管理的重要組成部分，具有很強(qiáng)的政策性、原則性和服務(wù)性。隨著我國高等教育改革的深入發(fā)展，高校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理已越來越難以適應(yīng)形勢發(fā)展的需要，因而高職院校對學(xué)生的學(xué)籍檔案管理也就有了更高的要求。文章針對新形勢下高校學(xué)生檔案管理工作的特點(diǎn)，闡述了學(xué)生檔案的主要內(nèi)容、作用、存在的問題、解決措施。

【關(guān)鍵詞】高職院校 學(xué)生檔案 問題 對策

高職院校學(xué)生檔案的主要內(nèi)容是學(xué)籍檔案，它記錄了高職院校的學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)與生活情況。隨著高職院校的不斷發(fā)展和企事業(yè)單位對用人提出的新的要求，高校學(xué)生檔案就顯得越來越重要。為更的好把學(xué)生檔案服務(wù)于學(xué)生的就業(yè)和高校的發(fā)展，高校必須要加強(qiáng)學(xué)生檔案的收集、整理，保證檔案的真實(shí)性。

1.高職學(xué)生檔案的主要內(nèi)容及作用

高職院校學(xué)生檔案的主要內(nèi)容包括：錄取檔案、高等學(xué)校畢業(yè)生登記表、成績單、實(shí)習(xí)鑒定表、就業(yè)通知書副本、學(xué)年考評表、體檢表、軍訓(xùn)登記表、獎懲材料等。它的主要作用：1.1促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量的提高，利用檔案可以及時跟蹤反饋學(xué)生的就業(yè)信息，從而調(diào)整高校所設(shè)學(xué)科、專業(yè)和課程、改革教學(xué)內(nèi)容和方法、使學(xué)校的辦學(xué)目標(biāo)、管理體制、運(yùn)行機(jī)制緊跟經(jīng)濟(jì)、社會和教育市場的發(fā)展形勢;利用檔案，可以請?jiān)谏鐣献龀鲐暙I(xiàn)的優(yōu)秀畢業(yè)生回校傳經(jīng)送寶，把他們的信息、經(jīng)驗(yàn)帶回學(xué)校，開闊在校學(xué)生眼界，為提高在校生的社會適應(yīng)能力和綜合競爭能力打下基礎(chǔ)。1.2具有服務(wù)作用，檔案記載著一個人在校期間的學(xué)籍卡、考評材料、畢業(yè)生登記表、獲獎證明、黨團(tuán)材料等，這些都是不可復(fù)制的珍貴資料。在個人職業(yè)發(fā)展過程中，無論是就業(yè)、考研、公招、公考、出國留學(xué)政審、或是職稱評審、社會保險、入黨入團(tuán)、工作調(diào)動、退休手續(xù)辦理以及各項(xiàng)證明的出具等手續(xù)都將以個人檔案材料的審核為重要依據(jù)。

2.高職院校學(xué)生檔案管理存在的問題

2.1學(xué)生檔案管理人員整體素質(zhì)偏低

就目前各個高職院校的檔案管理隊(duì)伍來看，整體素質(zhì)就比較低。檔案管理工作看似簡單的工作，其實(shí)它是一門綜合性的邊緣學(xué)科，它涉及的知識面很廣，不僅要有檔案管理知識，情報學(xué)方面的知識，還要具有計(jì)算機(jī)方面的知識。而現(xiàn)在高職院校的檔案管理管理隊(duì)伍普遍存在很多問題，表現(xiàn)在：專職檔案管理人員的學(xué)歷、年齡、職稱不是很合理;兼職檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，檔案管理信息建設(shè)的基本理論、基本知識和基本技能都不知道。

2.2對學(xué)生的檔案管理手段落后

大多數(shù)高職院的檔案管理設(shè)施簡陋，對檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施幾乎無資金投入，管理手段十分落后。主要表現(xiàn)在：有的高職院校的管理還是手工操作，檔案數(shù)字化管理幾乎為零;有的高職院校看似進(jìn)行了計(jì)算機(jī)管理，實(shí)則就是將名字與檔案號輸入、輸出與檢索管理，沒有實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案數(shù)字化管理;有的高職院校看似實(shí)現(xiàn)的數(shù)值化管理，但沒有與外界聯(lián)網(wǎng)，不能實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。

2.3學(xué)生檔案內(nèi)容不豐富

大多數(shù)高職院校對學(xué)生的檔案管理不夠重視，他們只注重收集學(xué)生的成績、思想品德考核等材料，全面反映學(xué)生客觀分析性材料較少，用人單位就難以全面的考核一個學(xué)生的真實(shí)情況。導(dǎo)致用人單位對高職學(xué)生的認(rèn)同率很低，加之有的高職院校出于就業(yè)率方面考慮，在學(xué)生畢業(yè)前夕就撤銷了學(xué)生的各種處分，從而影響了學(xué)生檔案的真實(shí)性，無法給用人單位提供可靠的用人依據(jù)。

3.完善高職院校學(xué)生檔案管理的對策

3.1提高學(xué)生檔案管理人員的整體素質(zhì)

3.1.1提高檔案管理人員的政治素養(yǎng)

政治素養(yǎng)是指檔案管理人員的政治理論水平，政治態(tài)度及職業(yè)道德。由于檔案工作是一項(xiàng)機(jī)密性很強(qiáng)的工作，檔案管理人員管理著很多重要的機(jī)密文件，因此檔案管理人員必須政治立場堅(jiān)定，要有高度的組織性、紀(jì)律性、嚴(yán)格遵守檔案管理制度，杜絕泄密的現(xiàn)象發(fā)生。所以，檔案管理人員要積極參加政治學(xué)習(xí)，愛崗、敬業(yè)是每一個檔案管理工作人員最基本的素質(zhì)。

3.1.2提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

業(yè)務(wù)素質(zhì)是指檔案管理人員履行職責(zé)的知識水平和技術(shù)實(shí)踐能力。它是檔案管理工作者從事業(yè)務(wù)工作必須具備的基本素質(zhì)，更是完成檔案管理工作任務(wù)的重要保障。作為檔案管理工作者，應(yīng)該熟練掌握檔案工作的各項(xiàng)法規(guī)和方針政策，熟悉自己的業(yè)務(wù)工作，掌握檔案管理的基礎(chǔ)理論知識;要重視對檔案管理人員的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的素質(zhì)和水平。培訓(xùn)內(nèi)容要與實(shí)際工作相結(jié)合，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)理論知識的學(xué)習(xí)，真正做到實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化。

3.2實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、信息化

隨著電子信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案管理將有傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體過渡到現(xiàn)代的電子載體，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化已勢在必行。自從實(shí)行網(wǎng)上招生以來，學(xué)生的檔案就已經(jīng)電子化了，但電子化的檔案不是很完整，體現(xiàn)出來的是學(xué)生的基本信息，（學(xué)生的報名表、體檢表、高考成績和志愿等等）要確保學(xué)生檔案的真實(shí)性、原始性和完整性，更好的為社會服務(wù)，高職院校必須要開發(fā)新的學(xué)生檔案軟件，真正實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向全文本檔案的轉(zhuǎn)變。這樣既能減輕檔案材料收集、整理的工作強(qiáng)度，又能充分利用電子檔案中的數(shù)據(jù)信息，檔案管理人員就可以在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行瀏覽和查閱，提高工作效率。

3.3豐富學(xué)生檔案內(nèi)容

高職院校培養(yǎng)學(xué)生的目的是培養(yǎng)高技能型人才。檔案的收集也要注重收集學(xué)生動手方面的材料，比如各種技能證書、等級證書等。另外，學(xué)生在校期間的違紀(jì)材料也要如實(shí)歸入檔案。這樣才能全面真實(shí)的反應(yīng)學(xué)生的成長歷程，同時對學(xué)生的不良行為起到一定的制約作用。學(xué)生參加各種活動的獎懲情況，都必須實(shí)事求是的歸入學(xué)生的檔案，只有這樣，才能豐富學(xué)生的檔案內(nèi)容，使學(xué)生檔案真實(shí)的服務(wù)于用人單位和社會。

結(jié)束語：

高職學(xué)生檔案要真正做到為社會選拔、錄用優(yōu)秀人才服務(wù)，就必須加強(qiáng)高職院校檔案工作管理，進(jìn)一步做好學(xué)籍檔案管理工作，規(guī)范學(xué)生檔案的收集、歸檔制度，豐富和完善學(xué)生的檔案內(nèi)容。只有這樣，高校學(xué)生檔案才能真正做到為社會服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]李鳳琴. 高校學(xué)生檔案管理中存在的問題及對策[J]. 檔案，?2008（04）：29-30.

[2]蔡義明. 淺析獨(dú)立學(xué)院檔案管理中存在的問題及對策[J]. 中?國-東盟博覽，2013（02）：74-75.

[3]張明英，高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].廣西右江民族師專學(xué)報，：2006，（6）：122-124