淺談基層醫(yī)院檔案管理存在問題及對策

李峰

關鍵詞：基層醫(yī)院 ? 檔案管理 ? 問題 ? 對策

從理論上分析，醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展進程之中所形成的一系列文件，包括圖片、文字、磁盤等，是醫(yī)院后期決策以及管理的重要載體。在新時期，為進一步推動醫(yī)院的創(chuàng)新發(fā)展，那么則需要對歷史記錄與所積累的數(shù)據(jù)信息管理加以重視，樹立正確的醫(yī)院檔案管理意識，多角度分析，對問題加以研究，并針對性的制定完善的解決對策。筆者結合自身單位的實際情況，于下文中對其展開討論與分析。

一、當前基層醫(yī)院檔案管理中所存在的問題

在基層醫(yī)院的發(fā)展中，檔案管理工作發(fā)揮了極其重要的作用，與醫(yī)療、科研、教學相互結合，但是當前在受到外部因素與內(nèi)在環(huán)境的影響，其檔案管理問題不斷，筆者經(jīng)過歸納與總結，將其概述為以下幾點。

（一）缺乏對檔案管理的重視

毋庸置疑，要想真正推動基層醫(yī)院檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，則離不開領導者與管理者的重視，但是在受到傳統(tǒng)因素的影響下，醫(yī)院的部分管理者并沒有從本質上認識到檔案管理的重要性，甚至認為檔案管理比較簡單，無非便是收集收集資料，保存保存文件等，無法為醫(yī)院的發(fā)展創(chuàng)造經(jīng)濟效益，正是這一錯誤的認知導致醫(yī)院缺乏對檔案管理進行考核，也沒有針對性的制定各項制度，其執(zhí)行力不足，無法推動檔案管理的創(chuàng)新。

（二）缺乏完善的檔案管理制度

就目前而言，當前在諸多基層醫(yī)院已經(jīng)紛紛構建了規(guī)章制度，包括醫(yī)療制度、護理制度等，但是對于檔案管理制度而言卻存在一定的缺陷，絕大多數(shù)醫(yī)院沒有在這一方面下功夫，而產(chǎn)生這一現(xiàn)象的原因則是缺乏對檔案管理的認識，甚至有一部分基層醫(yī)院放任檔案管理自行發(fā)展，檔案還會存在在多個部門，這種情況不僅導致醫(yī)護人員查閱檔案受到影響，并且也無法發(fā)揮出檔案管理的作用與價值。同時，在檔案借閱方面所構建的制度同樣存在漏洞，借而不換的現(xiàn)象十分明顯。

（三）基層醫(yī)院檔案內(nèi)容界定不清晰

部分基層醫(yī)院在檔案管理方面存在管理不規(guī)范的現(xiàn)象，具有代表性的則是缺乏明確的管理職責，特別是在檔案管理機構設置以及管理職能上存在漏洞，在醫(yī)院檔案管理中，所涉及到的內(nèi)容比較多，比如文書檔案、科技檔案、基建檔案、會計檔案等均需要由綜合檔案室進行管理，對于醫(yī)療病歷資料則需要由病案室加以管理，以此則形成了多種部門管理的職責，無法實現(xiàn)檔案資源的共享。同時因為檔案管理不當，所以檔案的整體利用率比較低，特別是在諸多基層醫(yī)院沒有結合時代發(fā)展的要求構建信息檢索系統(tǒng)，所以目前仍舊存在管大于用的現(xiàn)象。

（四）檔案管理缺乏信息化

自邁入21世紀之后，社會已經(jīng)發(fā)展成為了信息化社會，對于基層醫(yī)院而言，在檔案管理方面也需要融入信息化，但是根據(jù)筆者的調(diào)查與分析，現(xiàn)階段仍舊有諸多基層醫(yī)院未做到與時俱進，沒有認識到信息化的作用，其檔案管理還停留在傳統(tǒng)紙質管理之上。嚴格意義上分析，紙質管理往往會受到空氣以及其他因素的影響，無法保證其安全性。此外醫(yī)護人員在查閱檔案的時候可以通過計算機查閱，只需輸入關鍵詞便可以找到所需的檔案資料，因此需要對檔案管理信息化加以重視。

（五）檔案管理人員素養(yǎng)過低

當前同樣在受到傳統(tǒng)因素的影響下，大多數(shù)檔案管理人員素養(yǎng)過低，不符合檔案管理的基本要求，比如年齡比較大的檔案管理人員雖然工作經(jīng)驗豐富，但是卻缺乏對信息化的認識，年齡比較小的檔案管理人員雖然掌握豐富的信息化檔案管理技能，但是卻缺乏經(jīng)驗，除此之外，大多數(shù)檔案管理者在受到不確定因素的干擾下，沒有了解到檔案管理的重要性，并且也沒有在工作中遵循規(guī)章制度，而產(chǎn)生這一現(xiàn)象的原因則是檔案管理人員素養(yǎng)過低，對此需要加以分析與研究。

二、基層醫(yī)院檔案管理的發(fā)展策略

誠如上文所言，現(xiàn)階段在基層醫(yī)院的發(fā)展中，其檔案管理存在眾多的問題，如不加以改善則嚴重制約醫(yī)院的發(fā)展，對此可以從以下幾點出發(fā)。

（一）加強對基層醫(yī)院檔案管理的重視

加強對基層醫(yī)院檔案管理的重視是實現(xiàn)檔案管理可持續(xù)發(fā)展的關鍵所在，在新時期需要多角度分析與探究，尤其是需要將檔案管理積極提到日程之上，可以在醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務建設同規(guī)劃與同發(fā)展的基礎上適當?shù)慕o予財力的傾斜。同時還需要做好基層醫(yī)院檔案管理工作的宣傳工作，從領導到科室成員都要從本質上認識到檔案管理的現(xiàn)實意義，這樣才能為日后檔案管理奠定基礎。

（二）構建完善的基層醫(yī)院檔案管理制度

制度決定了一切，切實有效的規(guī)章制度是提高醫(yī)院發(fā)展的關鍵所在，所以在檔案管理中需要根據(jù)實際的發(fā)展情況，針對性的構建完善的檔案管理制度，其中醫(yī)院需要成立檔案工作領導小組，構建工作崗位責任、考核評分標準與考核辦法、檔案管理制度。其中需要注意的一點是所構建的檔案管理制度需要滿足三點，第一是要從醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，進一步體現(xiàn)出規(guī)章制度的科學性與合理性;第二是要具有可操作性，能夠將制度的指導作用充分發(fā)揮出來;第三則是要利用制度對員工與領導加以約束。除此之外，還需要完善檔案的手機、利用以及歸檔制度，可以將檔案管理人員積極納入到醫(yī)院的績效考核之中，且還需制定檔案管理責任制，盡可能的將責任落實到個人，在潛移默化中提高工作人員的責任意識。

（三）采用先進的檔案管理方法

為從根本上解決當前基層醫(yī)院檔案管理所存在的問題，筆者建議需要從以下幾點出發(fā)，第一是要做好檔案的幾種統(tǒng)一管理，要應用科學且合理的方法進行檔案的收集、歸檔以及登記，這樣能夠從源頭上控制檔案質量。此外還需要進行全過程控制，簡而言之便是在檔案形成之后可以選派相應的監(jiān)控小組對檔案的形成以及整理過程加以監(jiān)控。第二是要實現(xiàn)檔案管理方法的標準化，可以加強對信息化的應用，比如應用數(shù)據(jù)庫的方式對醫(yī)學影像資料加以管理。第三是采取信息化管理方式，因時代不斷發(fā)展，社會不斷進步，在當前的發(fā)展背景下，信息化已經(jīng)成為了主流趨勢，對于基層醫(yī)院而言需要加大資金的投入，進行信息化建設，購買計算機、掃描儀等硬件設備，并且還需要做好檔案電子文件的技術處理，這樣才能在后期醫(yī)護人員查詢過程中提高其簡便性，還能夠彌補傳統(tǒng)紙質檔案管理所產(chǎn)生的影響。

（四）提高檔案管理人員的素養(yǎng)

在檔案管理中檔案管理人員占據(jù)了重要的比例，扮演了重要的角色，對檔案管理的質量有著一定的影響，但是當前部分檔案管理人員素養(yǎng)過低，對此醫(yī)院則需要配備專門的檔案管理人員，并且要針對檔案管理人員加以培訓與教育。其一是需要抓好人才準入關，在招聘檔案管理人員上需要選擇政治素質高、作風正派、責任心強的檔案人員，提高準入門檻，減少裙帶關系。其二是要把握好人才的質量關，需要不斷提高檔案管理人員的專業(yè)技能與綜合水平，其中醫(yī)院可以根據(jù)檔案管理人員的特點制定完善的培訓與教育，使其掌握當前最新的檔案管理理論知識，并且還可以從現(xiàn)實出發(fā)，實現(xiàn)理論與實踐的相互整合。當然醫(yī)院還可以聘請專家進行講座，或者派遣優(yōu)秀的檔案人員去其他醫(yī)院學習，真正落實好走出去與引進來的政策。其三則是為進一步提高檔案管理人員的積極性，則需要構建競爭激勵機制，其中可以通過評優(yōu)評先或者調(diào)整福利待遇的方式，在無形之中提高檔案人員的主觀能動性。

三、結語

綜上所述，在人們的生活中，醫(yī)院是保障，基層醫(yī)院與人們的生活有著密切的聯(lián)系，在新醫(yī)改的背景下看病難、看病貴的現(xiàn)象有所改善，對于醫(yī)院而言，在當前的發(fā)展趨勢下需要多角度分析與研究，針對性的制定完善的管理機制，特別是要做好基層醫(yī)院檔案管理，分析現(xiàn)階段基層醫(yī)院檔案管理中所存在的問題，從現(xiàn)實出發(fā)解決其問題，提高管理意識，制定管理制度，實現(xiàn)管理的信息化，這樣才能推動醫(yī)院朝著更好更快目標發(fā)展與進步。

參考文獻：

[1]陳亭君.芻議縣市級醫(yī)院病歷檔案管理工作中的主要問題及對策[J].人力資源管理，2018，（02）：205-206.

[2]閆芳.淺析基層醫(yī)院檔案工作的問題及解決對策[J].黑龍江檔案，2018，（04）：105.

[3]殷行行.基層醫(yī)院檔案管理工作的體會[J].辦公室業(yè)務，2018，（18）：65.

[4]衣英強，王楠楠.淺談提升基層醫(yī)院檔案管理水平的對策[J].管理觀察，2017，（11）：154-155.

[5]張琦.試論基層醫(yī)院檔案綜合管理實踐[J].辦公室業(yè)務，2017，（17）：124.

[6]曹麗華.基層醫(yī)院病歷檔案管理存在問題及對策[J].檔案與建設，2015，（09）：87-88.

（作者單位：山東省濟寧市泗水縣星村鎮(zhèn)衛(wèi)生院）