醫(yī)院院內資產采購會議紀要管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)

劉亞杰，范品榮，王曉燕，黃俊濤，姚瑞晗，周杰，柳安雨，洪千人，張興強，鄭艷珠

1. 昆明醫(yī)科大學第三附屬醫(yī)院（云南省腫瘤醫(yī)院） 資產管理部，云南 昆明 650118；2. 昆明醫(yī)科大學第二附屬醫(yī)院 藥學部，云南 昆明 650032

引言

根據會議記錄加工整理而形成的公務文書稱為會議紀要[1]。醫(yī)院資產采購會議紀要是醫(yī)院采購管理部門在舉行院內招標、談判、論證等業(yè)務活動中形成的一種公務文書，具有及時性、準確性、概括性、條理性、指導性、紀實性等特點[2]。采購談判會議紀要形成后，院內擬購置科室本著客觀、公正和節(jié)約的原則選擇所需產品，經參會人員簽字確認及分管院領導批示同意后形成正式的會議紀要[3-4]。正式的資產采購會議紀要是醫(yī)院采購部門簽訂商品供貨協(xié)議、合同的主要依據，是監(jiān)察審計部門審查的重點內容，是醫(yī)院黨委和行政做出有關決策的參考依據，也是相關部門執(zhí)行資產信息變動的指導性文書。

傳統(tǒng)意義上的醫(yī)院采購談判會議紀要往往以會議記錄的形式由相關科室參與人員各自記錄和保存，多采用手工書寫，無統(tǒng)一模板，不利于存檔和查閱。信息化辦公推行后，醫(yī)院采購談判會議紀要多由專人使用辦公軟件記錄，確認無誤后執(zhí)行會簽和存檔，參與人員需仔細逐一核對記錄信息，導致會簽流轉效率低、時效性差。同時，使用紙質資料存檔方式易導致查閱不便，即便后期使用掃描件存檔也不利于快速檢索[5]。更為關鍵之處在于，紙質存檔資料存在較大的信息篡改、丟失等風險，無法最大限度保障信息記錄的安全性和有效性[6]。

隨著醫(yī)院規(guī)模的逐步擴大，資產管理部門采購量劇增，院內招標、談判、論證等業(yè)務工作成倍增加[7]。同時，等級醫(yī)院評審工作的持續(xù)推進[8-9]，現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的逐步推行[10-11]，使得監(jiān)察審計工作進一步細化[12]，醫(yī)院內部控制進一步加強[13]，采購信息查閱和檢索量劇增，信息安全也被提升到一個較高層級[14-15]。醫(yī)院現(xiàn)有的采購談判會議紀要管理模式已難以適應醫(yī)院的高速發(fā)展和監(jiān)管需求，因此，迫切需要借助信息化手段建立一種新的管理模式及平臺，以提高采購談判信息的安全性、時效性以及存檔和查閱的便捷性，進一步簡化工作流程、提高效率，提升采購質量[16]。

1 需求分析

為解決以上問題，提高采購和監(jiān)察審計工作效率，做到“合規(guī)采購、程序優(yōu)化、統(tǒng)一格式、方便查詢、科學管理”，醫(yī)院資產管理部門開展了細致的需求分析，梳理資產管理部門各業(yè)務模塊，調研監(jiān)察、審計、財務以及各臨床醫(yī)技科室需求，充分聽取意見建議。在現(xiàn)代醫(yī)院管理制度推行和醫(yī)院信息化建設的大趨勢下，根據醫(yī)院資產管理制度，醫(yī)院資產購置會議紀要管理系統(tǒng)應涵蓋以下業(yè)務需求和功能模塊。

（1）會議類型。根據醫(yī)院資產管理部門現(xiàn)有工作要求，可分為招標談判和論證商議兩種，招標談判涉及醫(yī)療設備、通用設備、醫(yī)用耗材、通用耗材、維修及維修配件等，論證商議包括新品介紹、擬購產品論證和其他一般性事務會議。招標談判會議紀要應包括明確的采購建議和批示，論證商議會議紀要則以會議記錄為主。

（2）基本功能。便于資產管理部門使用，操作性強，基于B/S 構架，可在醫(yī)院所有內網電腦使用；便于日常檢索查詢，查詢條件包括日期、申請科室、會議名稱等；便于電子存檔，可上傳簽字確認后的掃描件；便于會簽流轉，可按照工作流程實現(xiàn)會簽審核；便于安全管理，可根據不同人事崗位設置使用人員的信息錄入、修改和查詢權限，杜絕信息篡改；便于信息共享，與醫(yī)院資產購置申報及合同管理等子模塊實現(xiàn)部分數據共享和無縫銜接，避免供應商及產品信息重復錄入。

（3）報表模板。采購談判會議紀要模板應包括基本信息（主題、時間、地點、參會人員等）、購置理由及要求、供應商資質審核情況、供應商基本信息、產品信息（品名、規(guī)格型號、單價、售后服務等）、使用科室意見（需明確建議購置的產品及規(guī)格型號）、談判小組意見和分管院領導意見簽署欄以及參會人員簽名欄等；論證商議會議紀要模板應包括基本信息（主題、時間、地點、參會人員等）、會議內容以及參會人員簽名欄等。

2 系統(tǒng)設計

系統(tǒng)設計是信息系統(tǒng)開發(fā)最為關鍵的一部分，其優(yōu)劣直接關系到系統(tǒng)的實現(xiàn)及后續(xù)測試的成敗。開發(fā)人員亦能夠更好地把握系統(tǒng)需求，了解各功能模塊。

2.1 架構設計

根據需求分析及實踐經驗，規(guī)劃整理出了一套符合現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的醫(yī)院資產購置會議紀要管理系統(tǒng)，以滿足數據關聯(lián)、業(yè)務關聯(lián)、人員關聯(lián)、部門關聯(lián)等“四個關聯(lián)”為核心，如圖1 所示，有效打通各環(huán)節(jié)，實現(xiàn)采購程序的合理合規(guī)及工作效率的有效提高，做到監(jiān)管和效率的統(tǒng)一。

圖1 醫(yī)院資產購置管理系統(tǒng)關聯(lián)圖

2.2 系統(tǒng)模塊

系統(tǒng)分為兩個模塊，即招標談判會議紀要模塊和論證商議會議紀要模塊，每個模塊下又包含各自子模塊，如圖2 所示。

圖2 醫(yī)院資產購置會議紀要管理系統(tǒng)結構框架

采購談判會議紀要模塊包括會議基本信息管理和會議內容管理。會議基本信息包括會議紀要編號、會議主題、時間、地點、參會人員、資格審核人、申請科室、供應商基本信息等。會議內容管理包括供應商及產品詳細信息，使用科室、談判小組和分管院領導意見簽署欄以及參會人員簽名欄。

論證商議會議紀要模塊包括會議基本信息和會議內容管理。會議基本信息包括會議紀要編號、會議主題、時間、地點、參會人員等，會議內容包括會議議程、會議內容、會議決議以及參會人員簽名欄等。

2.3 系統(tǒng)功能

如圖3 所示，為有效實現(xiàn)“四個關聯(lián)”，醫(yī)院資產購置會議紀要管理系統(tǒng)功能模塊包括信息錄入、修改、刪除等基本操作以及各資產管理模塊數據共享、按權限流轉審核、按權限檢索查詢、報表模板打印和紙質掃描件上傳等六部分。數據共享擬首先實現(xiàn)與合同管理系統(tǒng)的有效關聯(lián)，進一步實現(xiàn)與資產申報管理系統(tǒng)的關聯(lián)，最終打通申報、審批、論證、招標談判及合同簽訂等環(huán)節(jié)。按權限流轉審核需各業(yè)務部門通力配合，完善業(yè)務流程。

圖3 醫(yī)院資產購置會議紀要管理系統(tǒng)功能框圖

2.4 數據流

采購談判會議紀要包括會前基本信息、會議談判記錄和會后意見簽署等三部分內容。原有工作模式，會前基本信息、會中談判記錄均包括需重復錄入的基礎數據信息，信息流按串聯(lián)順序走向，資產管理部門會議紀要管理員依次向各部門及參會人員提交，按順序查看及會簽，會議紀要處理周期較長、效率低。而改進后的信息化管理模式屬于并行模式，如圖4 所示，資產管理部門會議紀要管理員完成信息記錄后，各有關部門工作人員根據權限可實現(xiàn)同步查看、同步會簽、同步查閱、檢索，甚至在會議現(xiàn)場完成核對和會簽工作，極大縮短會議紀要處理周期，有效避免翻閱會議記錄、核實會議內容帶來的時間和精力損耗。同時，也有效打通了資產購置申報平臺及合同管理平臺，實現(xiàn)各信息系統(tǒng)模塊數據關聯(lián)。

圖4 醫(yī)院資產購置會議紀要管理系統(tǒng)業(yè)務數據流框架圖

3 系統(tǒng)實現(xiàn)

根據系統(tǒng)架構、模塊及功能，基于醫(yī)院現(xiàn)有資產管理信息系統(tǒng)平臺，實現(xiàn)了醫(yī)院資產購置會議紀要管理信息系統(tǒng)，按照優(yōu)化后的資產購置談判流程，可將操作流程主要劃分為會前、會中、會后等三個部分，如圖5 所示。

圖5 業(yè)務流程圖

3.1 信息錄入

為提高工作效率，會前可做部分準備工作，一般由資產管理部會議紀要撰寫人將供應商和產品基本信息預先錄入系統(tǒng)。會議過程中，資產管理部工作人員需準確錄入供應商、產品信息等會議內容，根據會議類型的不同，主要分為招標談判會議紀要錄入和論證商議會議紀要錄入，如圖6 所示，招標談判需詳細記錄產品信息，論證商議則以文字記錄為主。

圖6 會議紀要信息錄入界面

3.2 報表模板打印

會議或項目談判結束前工作人員打印報表模板，使用科室和談判小組成員現(xiàn)場依次簽署意見（特殊情況可會后簽署），參會人員簽名確認，報表打印模板如圖7a 和7b所示。

3.3 檢索查詢

會議結束后，資產管理部工作人員應將原件掃描上傳并提交，嚴格杜絕記錄信息的變動，招標談判會議紀要須附分管院領導簽署的意見及簽名。資產管理部及相關科室工作人員可以按權限進行條件檢索，檢索條件包括會議召開日期、擬購置產品科室以及會議名稱，如圖8 所示。

圖7 報表打印模板

圖8 醫(yī)院資產購置會議紀要管理系統(tǒng)主界面

4 應用效果

資產采購會議紀要管理系統(tǒng)上線運行后，各項工作效率均得到大幅提升，會前資格審核、議程制作因涉及基本信息錄入未有較大改進，但會議紀要寫作時間、會簽周期均成倍縮短，查詢檢索和信息統(tǒng)計工作效率也大幅提升，因采用電子存檔+紙質存檔模式，更重要之處在于信息安全性得到有效保障，見表1。

表1 資產采購會議紀要管理系統(tǒng)應用效果對比表

5 討論

醫(yī)院資產采購會議紀要管理系統(tǒng)上線運行后，會議紀要撰寫者及檔案管理人員工作效率得以大幅提升，資產管理及相關部門工作效率也得到較大提升。

會議紀要格式更加清晰規(guī)范，寫作者不再因格式問題而產生煩惱，可更專注會議記錄的準確性。信息錄入效率也得以大幅提升，采購申報、會議紀要和合同管理系統(tǒng)全部打通后，可實現(xiàn)資產數據一次錄入、各模塊通用的管理模式。信息安全管理也得以深入落實，有效杜絕了紙質存檔資料丟失或年久損耗導致的關鍵采購數據缺失等問題。

資產采購周期得以有效縮短，原有管理模式中，撰寫會議紀要、與參會人員逐一核對、會簽流轉等工作占用較多時間，現(xiàn)可在會議當場完成。檢索查詢的效率也得到較大提升，改變了此前審計、醫(yī)院檢查、評審工作開展后，資產管理部門忙于查找資料疲于應付的工作困境。采購等相關崗位的工作可替代性得以增強，工作人員簡單培訓后即可使用該信息系統(tǒng)。

資產管理部門各業(yè)務模塊銜接更趨緊密，資產購置、耗材購置、維修維保談判等業(yè)務工作更加協(xié)調，人員配合更加順暢。各相關部門的工作銜接更趨流暢，按權限管理的系統(tǒng)運行模式，相關崗位工作人員可自行調取查閱采購數據，減少了此前全手工模式導致的等候時間過長及繁瑣復雜的程序，談判人員亦有更高積極性參與到招標談判及論證工作中。

通過細致觀察，還需進一步優(yōu)化工作流程及系統(tǒng)結構，如因產品信息量和參與廠商數量不同導致會議紀要報表差異較大，為保障紙張的有效利用，每次均需調整報表模板。另外，因供應商和產品名稱不準確導致各子系統(tǒng)間數據共享存在一定的困難，特別是產品的常用名與醫(yī)療器械注冊證名稱差異導致的數據不統(tǒng)一問題。其次，會議紀要系統(tǒng)上線后工作效率明顯提升，每次會議均增加談判品種而壓縮會議時間，無法保證談判后可及時完成會簽確認。下一步工作中，將逐步改進以上存在問題并優(yōu)化升級。

醫(yī)院資產購置會議紀要管理系統(tǒng)的開發(fā)及上線運行，僅是醫(yī)院信息化建設大潮中的一項，在當前推行現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的大背景下，醫(yī)院紀監(jiān)審工作持續(xù)推進，醫(yī)院資產購置程序標準化持續(xù)加強，資產管理部門唯有不斷適應新形勢、不斷創(chuàng)新管理模式、不斷提高信息化管理水平才能更好地服務臨床、醫(yī)技及醫(yī)院各部門。