云會(huì)計(jì)環(huán)境下行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理探析

李偉郴?

摘要：從當(dāng)前我國(guó)行政事業(yè)單位發(fā)展情況來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足其發(fā)展需求，應(yīng)該結(jié)合時(shí)代發(fā)展，優(yōu)化檔案管理方式，并把電子化管理理念運(yùn)用其中。只有這樣，才能有效的提升檔案管理效率，減少不必要問(wèn)題出現(xiàn)，并引導(dǎo)我國(guó)行政事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展。基于此，本文通過(guò)對(duì)云會(huì)計(jì)環(huán)境下行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理的必要性的闡述，意識(shí)到電子化管理在行政事業(yè)發(fā)展中起到的作用，并以此為依據(jù)，提出云會(huì)計(jì)環(huán)境下行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理措施。希望在提升行政事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量的同時(shí)，可以助力行政事業(yè)單位長(zhǎng)效發(fā)展。

關(guān)鍵詞：云會(huì)計(jì);行政事業(yè)單位;會(huì)計(jì)檔案;電子化管理

隨著信息化時(shí)代的來(lái)臨，傳統(tǒng)檔案管理方式逐漸朝著信息化管理方向發(fā)展，電子化檔案管理對(duì)行政事業(yè)單位檔案管理發(fā)展有著重要意義，電子化檔案管理可以把文字信息轉(zhuǎn)換成電子信息，有效的提升了信息應(yīng)用效率，延長(zhǎng)檔案存儲(chǔ)期限，把行政事業(yè)單位檔案歸集到統(tǒng)一系統(tǒng)中，便于檔案信息應(yīng)用和核查，利于提升行政事業(yè)單位檔案管理水平和效率。在云會(huì)計(jì)環(huán)境下，行政事業(yè)單位應(yīng)該嚴(yán)格按照自身管理要求，優(yōu)化檔案管理方式，加強(qiáng)檔案電子化管理，極大限度的提升檔案管理質(zhì)量，給行政事業(yè)單位健康發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持。

一、云會(huì)計(jì)環(huán)境下行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理的必要性

（一）節(jié)約成本

在云會(huì)計(jì)環(huán)境下，其憑借自身強(qiáng)化計(jì)算及保存功能，讓用戶不用投放諸多資金用于服務(wù)設(shè)施建設(shè)，單位人員可以把更多時(shí)間和精力放在其他業(yè)務(wù)上，減少成本投放，提升工作效率。傳統(tǒng)行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理采用的方式主要以由下至上為主，管理不全面。而隨著云會(huì)計(jì)時(shí)代的來(lái)臨，會(huì)計(jì)人員能夠借助云端核算等設(shè)施，降低中間環(huán)節(jié)的影響及各個(gè)部門的干預(yù)，防止中間層舞弊行為出現(xiàn)，讓單位各項(xiàng)事務(wù)得到充分處理。所以，云會(huì)計(jì)的應(yīng)用，在減少成本投放，給單位發(fā)展提供服務(wù)上起到了重要意義。

（二）安全需要

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理是采用人工方式實(shí)現(xiàn)，相關(guān)人員對(duì)計(jì)算機(jī)操作技能認(rèn)識(shí)不全面，使得檔案管理不徹底，行政事業(yè)單位各項(xiàng)信息大量流失，影響單位今后發(fā)展。所以，構(gòu)建完善的云會(huì)計(jì)管理體系是行政事業(yè)單位更好發(fā)展的重要舉措。云會(huì)計(jì)背景下會(huì)計(jì)檔案管理人員可以把檔案信息保存在云端中，安排專業(yè)人員進(jìn)行安全管理，有效地防止因?yàn)闀?huì)計(jì)工作安全意識(shí)不高而導(dǎo)致的安全問(wèn)題，并且還能有效的緩解會(huì)計(jì)人員工作強(qiáng)度，讓其把更多精力和時(shí)間放在財(cái)務(wù)管理和財(cái)務(wù)分析等業(yè)務(wù)上。云會(huì)計(jì)下的檔案管理體系，更具安全性和保密性，能夠有效的保證行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案信息安全。

二、云會(huì)計(jì)環(huán)境下行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理措施

（一）健全安全制度

首先，在云會(huì)計(jì)環(huán)境下，行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該明確會(huì)計(jì)檔案管理的必要性，深刻認(rèn)識(shí)檔案信息中蘊(yùn)藏的價(jià)值，及檔案在行政事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)發(fā)展中發(fā)揮的潛力。在此情況下，掌握各種會(huì)計(jì)信息檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化檔案管理人員思想意識(shí)，采用一系列方式，營(yíng)造良好的會(huì)計(jì)檔案管理環(huán)境。建設(shè)完善的會(huì)計(jì)檔案電子化管理體系，把管理職責(zé)分配給每個(gè)工作人員，合理分配管理職責(zé)及范疇。會(huì)計(jì)工作人員應(yīng)該做好自身管理工作，加強(qiáng)檔案核查，在單位內(nèi)部設(shè)定安全管理部門，優(yōu)化安全管理框架，在內(nèi)部組建安全管理小組，相互引導(dǎo)和監(jiān)管。根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》要求，把檔案信息立卷、管理等內(nèi)容和工作職責(zé)體系充分結(jié)合，從而引導(dǎo)人員工作行為。要想避免發(fā)生檔案信息丟失現(xiàn)象，單位領(lǐng)導(dǎo)人員還要轉(zhuǎn)變檔案管理思路，根據(jù)可能出現(xiàn)的問(wèn)題提出應(yīng)急預(yù)案和對(duì)策。

其次，行政事業(yè)單位還要把新的會(huì)計(jì)檔案管理方案當(dāng)作主體，結(jié)合行政事業(yè)單位實(shí)際狀況設(shè)定對(duì)應(yīng)的安全管理體系，落實(shí)職責(zé)機(jī)制，從而規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理人員工作行為。在此過(guò)程中，行政事業(yè)單位還要全面落實(shí)好會(huì)計(jì)檔案管理流程，例如，行政事業(yè)單位應(yīng)該根據(jù)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案銷毀流程，由之前因職責(zé)承擔(dān)問(wèn)題而導(dǎo)致的不銷毀等現(xiàn)象轉(zhuǎn)變成規(guī)范性銷毀，有效提升會(huì)計(jì)檔案管理的合理性和安全性，防止由于其他因素使得會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)丟失或者損壞。以廣東為例，2018年1-12月，廣東省直各行政事業(yè)單位及下屬單位共有659家在省級(jí)財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)進(jìn)行會(huì)計(jì)記賬核算，實(shí)時(shí)監(jiān)管。每季度對(duì)各單位記賬情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和通報(bào)。結(jié)合《廣東省省級(jí)財(cái)務(wù)核算信息集中監(jiān)管改革管理實(shí)施細(xì)則》得知，根據(jù)國(guó)家預(yù)算管理及會(huì)計(jì)管理相關(guān)法律法規(guī)，并在總結(jié)改革經(jīng)驗(yàn)與征求專家意見(jiàn)的基礎(chǔ)上，省財(cái)政廳制訂并印發(fā)《廣東省省級(jí)財(cái)務(wù)核算信息集中監(jiān)管改革管理實(shí)施細(xì)則》，明確了改革實(shí)施原則、業(yè)務(wù)操作流程、會(huì)計(jì)科目使用規(guī)定及綜合考評(píng)辦法等，通過(guò)統(tǒng)一會(huì)計(jì)核算規(guī)程和會(huì)計(jì)科目體系，既滿足了改革單位的會(huì)計(jì)核算需求，也規(guī)范了預(yù)算單位財(cái)務(wù)管理工作。通過(guò)優(yōu)化完善財(cái)務(wù)監(jiān)管系統(tǒng)功能，將電子會(huì)計(jì)檔案納入財(cái)務(wù)監(jiān)管系統(tǒng)，設(shè)定電子檔案?jìng)浞蒹w系，讓會(huì)計(jì)檔案和云會(huì)計(jì)充分結(jié)合，及時(shí)做好電子檔案信息備份工作，在特殊條件下網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)檔案需要和其讀取平臺(tái)一同備份，加強(qiáng)磁盤管理，防止出現(xiàn)不必要的安全問(wèn)題。應(yīng)用規(guī)范的電子會(huì)計(jì)檔案模板，保證其滿足電子檔案管理要求，設(shè)定電子會(huì)計(jì)檔案和相關(guān)聯(lián)其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案核查關(guān)系的電子檔案管理系統(tǒng)，從而保證電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)用安全。

（二）創(chuàng)新管理方式

在云會(huì)計(jì)環(huán)境下，社會(huì)資源逐漸朝著信息化趨勢(shì)發(fā)展，行政事業(yè)單位內(nèi)部出現(xiàn)了諸多電子文件及紙質(zhì)文件，檔案管理難度及強(qiáng)度隨之增加，在這種情況下，應(yīng)該迎合時(shí)代發(fā)展需求，優(yōu)化檔案管理方式。首先，科學(xué)設(shè)定檔案管理規(guī)劃，從行政事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展角度入手，優(yōu)化檔案管理方式，根據(jù)檔案管理需求，合理編制檔案管理方案。并且，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，設(shè)定專業(yè)的檔案管理網(wǎng)站，在云會(huì)計(jì)環(huán)境下，檔案電子化水平逐漸提升，需要建設(shè)一個(gè)和行政事業(yè)單位檔案管理要求相迎合的網(wǎng)站。這樣不但能夠便于單位職工信息查詢，同時(shí)還能及時(shí)發(fā)布單位各種公告，讓單位各個(gè)部門人員及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行更改，真正促進(jìn)行政事業(yè)單位檔案信息應(yīng)用水平提升，實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部會(huì)計(jì)資源傳遞和共享。結(jié)合《廣東省省級(jí)財(cái)務(wù)核算信息集中監(jiān)管改革管理實(shí)施細(xì)則》得知，通過(guò)實(shí)現(xiàn)省級(jí)財(cái)務(wù)監(jiān)管改革，促進(jìn)單位財(cái)務(wù)收支與財(cái)政指標(biāo)、國(guó)庫(kù)支付信息之間的掛接和匹配，可以將之前預(yù)算部門會(huì)計(jì)核算和預(yù)算編制脫離問(wèn)題進(jìn)行處理，保證預(yù)算執(zhí)行結(jié)果的合理性和規(guī)范性。并且，借助監(jiān)管系統(tǒng)給出的數(shù)據(jù)，能夠?qū)Ω母飭挝粫?huì)計(jì)核算情況進(jìn)行監(jiān)管，及時(shí)找出問(wèn)題并處理，強(qiáng)化財(cái)政監(jiān)管職責(zé)。

其次，檔案管理自身作為一項(xiàng)為民眾服務(wù)的工作，自身存在較強(qiáng)的服務(wù)性，特別是在云會(huì)計(jì)環(huán)境下，行政事業(yè)單位給會(huì)計(jì)檔案管理提出了新的標(biāo)準(zhǔn)，需要全面提高檔案管理水平。在這種環(huán)境下，行政事業(yè)單位需要培養(yǎng)管理人員良好的創(chuàng)造思路，在落實(shí)檔案管理工作的過(guò)程中，創(chuàng)新思維模式，其不但是檔案管理工作順利進(jìn)行的依據(jù)，更是檔案管理服務(wù)水平提升的重點(diǎn)因素。管理工作人員應(yīng)該具備大數(shù)據(jù)思維，優(yōu)化管理思想，給予行政事業(yè)單位檔案管理工作高度重視。轉(zhuǎn)變檔案管理理念，在電子化環(huán)境引導(dǎo)下，目前檔案管理由內(nèi)部資源管理逐漸朝著共享體系方向邁進(jìn)，需要全面提升和社會(huì)發(fā)展的能力，具備超前思想意識(shí)，給行政事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展提供條件。并且，優(yōu)化檔案管理流程，全面展現(xiàn)出檔案管理服務(wù)特性，明確管理流程，提升檔案管理效率，從而讓服務(wù)更加合理性和規(guī)范性。

最后，新的會(huì)計(jì)檔案管理方式中，應(yīng)該具備明確的電子會(huì)計(jì)檔案法律效力。因此，在云會(huì)計(jì)背景下，需要全面推進(jìn)行政事業(yè)單位電子數(shù)據(jù)深度開(kāi)發(fā)及應(yīng)用工作。一方面，行政事業(yè)單位需要深入普及電子會(huì)計(jì)檔案，引導(dǎo)會(huì)計(jì)工作人員采用電子會(huì)計(jì)方式進(jìn)行業(yè)務(wù)核算。例如，行政事業(yè)單位可以通過(guò)采用電子報(bào)賬體系，從而減少紙質(zhì)發(fā)票、紙質(zhì)憑證的數(shù)量。另一方面，提升電子檔案信息安全性。電子會(huì)計(jì)檔案主要是借助計(jì)算機(jī)等系統(tǒng)進(jìn)行工作，在網(wǎng)絡(luò)背景下，行政事業(yè)單位計(jì)算機(jī)將會(huì)面臨一些風(fēng)險(xiǎn)隱患，所以，行政事業(yè)單位應(yīng)該做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境監(jiān)管工作，例如安裝防火墻和殺毒軟件、加強(qiáng)檔案登陸密碼管理等。

（三）完善人力資源

首先，加強(qiáng)高能力、高素養(yǎng)管理人才的引進(jìn)，行政事業(yè)單位需要做好人力資源管理工作，特別是針對(duì)部分檔案管理人才，更好給予高度注重，保證檔案管理工作能夠順利落實(shí)。并且，根據(jù)行政事業(yè)單位現(xiàn)有人才情況，定期開(kāi)展專業(yè)培訓(xùn)工作，不但要引進(jìn)部分高素養(yǎng)人才，同時(shí)還要對(duì)現(xiàn)有管理人員進(jìn)行專業(yè)繼續(xù)教育，通過(guò)開(kāi)展專業(yè)培訓(xùn)，讓其更好的迎合時(shí)代發(fā)展需求。其次，在新會(huì)計(jì)檔案管理要求下，行政事業(yè)單位不管是會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)容上，還是檔案管理方式上，都發(fā)生了一些改變，所以，針對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員來(lái)說(shuō)，應(yīng)該具備良好的工作態(tài)度，增強(qiáng)自身綜合素養(yǎng)。會(huì)計(jì)檔案管理人員需要全面學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)操作技能，特別是學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)知識(shí)。在互聯(lián)網(wǎng)背景下，實(shí)施無(wú)紙化辦公是當(dāng)前行政事業(yè)單主要工作內(nèi)容。所以，針對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員，應(yīng)該掌握一些計(jì)算機(jī)操作技巧，從而更好的迎合電子會(huì)計(jì)工作要求。

（四）引入先進(jìn)技術(shù)

隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升，檔案管理電子化及信息化已經(jīng)成為可能，大多數(shù)行政事業(yè)單位都設(shè)定了檔案室，要想全面提升檔案應(yīng)用效率，轉(zhuǎn)變檔案注重保存忽視應(yīng)用的狀況，應(yīng)該全面加強(qiáng)檔案管理信息化水平，把基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)逐漸朝著信息化方向發(fā)展。所以，從硬件及軟件等層級(jí)入手，強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案信息化管理。首先，配備充足的檔案設(shè)施，例如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等。其次，給檔案室計(jì)算機(jī)配備電算化軟件，同時(shí)建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，促進(jìn)單位部門之間信息傳遞和共享。最后，連同各個(gè)部門，實(shí)現(xiàn)部門之間的交流，提升單位檔案管理水平。因?yàn)闀?huì)計(jì)檔案管理共組環(huán)境的改變，其電算化方式和傳統(tǒng)工作方式之間無(wú)法充分匹配，甚至發(fā)生沖突狀況。根據(jù)《廣東省省級(jí)財(cái)務(wù)核算信息集中監(jiān)管改革管理實(shí)施細(xì)則》得知，省級(jí)財(cái)務(wù)監(jiān)管改革的初衷的目的在于強(qiáng)化預(yù)算單位財(cái)務(wù)管理，保證財(cái)務(wù)管理結(jié)果的真實(shí)性和合理性。改革通過(guò)建設(shè)統(tǒng)一會(huì)計(jì)規(guī)章和會(huì)計(jì)科目體系，通過(guò)監(jiān)管系統(tǒng)及時(shí)找出違反財(cái)政財(cái)務(wù)政策法規(guī)的現(xiàn)象及行為，減少預(yù)算單位會(huì)計(jì)核算和會(huì)計(jì)科目設(shè)置的隨意性和不合理性，提升了預(yù)算單位財(cái)務(wù)管理與會(huì)計(jì)核算工作水平。在未來(lái)的發(fā)展中，將會(huì)計(jì)在線核算信息和會(huì)計(jì)檔案電子化進(jìn)一步結(jié)合起來(lái)，利用大數(shù)據(jù)，甚至可以實(shí)現(xiàn)在線審計(jì)、實(shí)時(shí)審計(jì)功能，徹底告別審計(jì)時(shí)復(fù)印大批財(cái)務(wù)檔案和憑證、大箱小箱搬運(yùn)原始憑證和賬簿的歷史。在云會(huì)計(jì)和會(huì)計(jì)檔案電子化的基礎(chǔ)上，審計(jì)材料也可以完全電子化，既減少了紙張的使用，也大大減輕會(huì)計(jì)人員和審計(jì)人員的負(fù)擔(dān)。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，隨著科技的穩(wěn)定發(fā)展，信息技術(shù)在社會(huì)發(fā)展中應(yīng)用逐漸普及，在行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案中應(yīng)用更產(chǎn)生了明顯的效果，是今后單位檔案管理發(fā)展主要方向。行政事業(yè)單位應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)檔案管理的必要性，結(jié)合云會(huì)計(jì)發(fā)展需求，給予會(huì)計(jì)檔案管理高度注重，健全安全制度，創(chuàng)新管理方式，完善人力資源，引入先進(jìn)技術(shù)，全面提升行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理水平，引導(dǎo)行政事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展。

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