淺議加強(qiáng)大學(xué)系部資料室的管理和使用

劉秀芬

【摘 要】為了加強(qiáng)大學(xué)系部資料室的有效使用和規(guī)范管理，本文從設(shè)置全職資料員、集中力量整理圖書加快資料室建設(shè)、完善各項(xiàng)制度三方面結(jié)合自己工作實(shí)際進(jìn)行了闡述。

【關(guān)鍵詞】大學(xué)系部資料室建設(shè)；完善制度

在大學(xué)里，圖書資料的主要來源是圖書館，但是為了更好的方便本系或本部專業(yè)的老師進(jìn)行科研和教學(xué)的查閱資料和學(xué)生進(jìn)行課程設(shè)計(jì)和畢業(yè)設(shè)計(jì)，每個(gè)系部根據(jù)本系部的大小和專業(yè)的特點(diǎn)，都有自己的資料室，那么，如何才能使本系部的資料室規(guī)范性管理并得到有效的利用呢？下面就這個(gè)問題談幾點(diǎn)自己的意見和建議。

一、設(shè)置全職資料員

因?yàn)榇髮W(xué)里各系部大小不同，圖書期刊數(shù)量不一樣，好多系部資料員是兼職的，一般由教務(wù)員或辦公室老師兼任，好多資料員老師缺乏專業(yè)知識(shí)，或者說根本不懂，資料員歸系部所屬，但是他們的工作還有不少直接對(duì)應(yīng)圖書館，所以，應(yīng)該設(shè)置全職資料員，圖書館對(duì)資料員要進(jìn)行定期專業(yè)方面的培訓(xùn)，以便能更好的勝任和服務(wù)系部教師的資料使用。

二、集中力量整理圖書 加快資料室建設(shè)

第一、為使資料室更加便利教師和學(xué)生查閱資料和借閱使用，實(shí)現(xiàn)圖書資料的規(guī)范借閱，同時(shí)進(jìn)行規(guī)范化和信息化管理。

在系里領(lǐng)導(dǎo)高度重視、大力支持和在人財(cái)物方面提供了有力保障的情況下，再有就是作為圖書資料員的自己在單位走訪咨詢、網(wǎng)上查詢資料后，首先購買了適合系部資料室特點(diǎn)的鼎豐圖書管理軟件，還有規(guī)范的書標(biāo)和保護(hù)膜，定制了帶有本系字樣的條形碼等相關(guān)用品。

硬件設(shè)備到位的同時(shí)，積極聯(lián)系勤工儉學(xué)的學(xué)生，組織同學(xué)們對(duì)圖書進(jìn)行清理除灰除塵，撕掉原來的書簽，貼上統(tǒng)一的條形碼，然后錄入圖書軟件，錄入內(nèi)容包括書籍編號(hào)、標(biāo)準(zhǔn)ISBN、書籍名稱、出版社名、作者信息、書記價(jià)格、實(shí)際頁碼、書籍開本、所屬語種、書籍版次、印刷版面、 分類號(hào)、 分類名稱、 種次號(hào) 、索書號(hào)、 存放位置、 內(nèi)容簡(jiǎn)介 、備注信息、 在館狀態(tài)、 入庫時(shí)間、出版地點(diǎn)、出版日期等。錄完以后開始打印書標(biāo)，再貼新的書標(biāo)和保護(hù)膜，最后按照?qǐng)D書的大類分出區(qū)域，再按具體書標(biāo)的不同類別進(jìn)行詳細(xì)分類擺放?，F(xiàn)在我們系資料室9808冊(cè)書已經(jīng)按照?qǐng)D書管理規(guī)范建檔整理，將其分類歸檔，有序擺放，基本實(shí)現(xiàn)了正常借閱和規(guī)范化管理，只要把書名輸入軟件，找到自己需要的作者、出版社和出版日期的書，看一下索書號(hào)，找到大類區(qū)域，根據(jù)具體索書號(hào)就可以很快找到所需要的書。經(jīng)過集中力量的統(tǒng)一整理，資料室面貌煥然一新，整齊干凈。

第二、系里統(tǒng)一定制借閱卡，每個(gè)教師人手一卡。每個(gè)教師按照編號(hào)錄入圖書管理系統(tǒng)，借閱圖書進(jìn)行了信息化管理。

三、完善各項(xiàng)制度

第一、本系圖書資料室管理制度

1、本系圖書資料只對(duì)本系教師開放、借閱，還有就是本系課程設(shè)計(jì)學(xué)生班統(tǒng)一借閱，統(tǒng)一歸還，借閱時(shí)每班交付押金，如有丟失或損壞學(xué)生自己購買圖書歸還，再退回押金；畢業(yè)班學(xué)生搞畢業(yè)設(shè)計(jì)，學(xué)生需要拿指導(dǎo)教師的卡借閱圖書，因?yàn)楫厴I(yè)設(shè)計(jì)情況的特殊性，不再收取押金，借閱數(shù)量也不做限制，但是只能借指導(dǎo)教師指定的圖書，借閱時(shí)間為畢業(yè)設(shè)計(jì)的計(jì)劃學(xué)時(shí)，借閱登記需要留下電話號(hào)碼。必須用完隨時(shí)歸還，有損壞和丟失者，買書歸還，領(lǐng)取畢業(yè)證前需資料室老師簽字蓋章，拿此憑證領(lǐng)取畢業(yè)證，否則全班畢業(yè)證不得按時(shí)領(lǐng)取。

2、因本系圖書資料有限，只能為教師教學(xué)、科研使用，因此教師借閱圖書總數(shù)不得超過十本，借期最長(zhǎng)為一學(xué)期，然后續(xù)借。

3、期刊一律不外借，只限在資料室內(nèi)閱讀.如需復(fù)印，須經(jīng)工作人員同意后方可帶出室外，復(fù)印后即行歸還。

4、過刊一次限借五冊(cè)（包括合訂本），借期不超過一學(xué)期。

5、借閱報(bào)刊者，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，不得擅自帶出資料室。

6、愛護(hù)圖書資料人人有責(zé)。凡是損壞、涂抹、丟失圖書、期刊的，要按找原來圖書的版本價(jià)錢等買回一模一樣的書，叢書多卷如果丟失一冊(cè)的也是按照原書購買交給資料室。

7、讀者到資料室，請(qǐng)保持室內(nèi)的衛(wèi)生，不得大聲喧嘩，嚴(yán)禁吸煙。

8、學(xué)生自己借書翻閱查找完后把圖書按原位擺放整齊。

第二、把本系部資料室概況和文獻(xiàn)材料總量統(tǒng)計(jì)張貼資料室內(nèi)

1、機(jī)電工程系資料室概況

我系圖書資料室位于唐山學(xué)院河北路校區(qū)，占地面積60平米.目前共有資料員1人。

我系資料室藏書豐富，內(nèi)容合理.截止2019年2月28日，機(jī)電工程系圖書總冊(cè)數(shù)9808冊(cè)，價(jià)值266167.40元，圖書涵蓋了機(jī)械、控制、材料成型、模具、基礎(chǔ)軟件等機(jī)電工程類的各個(gè)專業(yè)，基本滿足了教學(xué)和科研的需要。

近幾年來，我系訂閱期刊30余種，覆蓋了我系材料成型、測(cè)控、實(shí)驗(yàn)室、機(jī)械電子、機(jī)械制造、機(jī)械工學(xué)、數(shù)控技術(shù)、工程圖學(xué)八個(gè)教研室的5個(gè)專業(yè)所涉及的所有學(xué)科，滿足了我系教師的日常教學(xué)使用、科研和學(xué)生的課程設(shè)計(jì)與畢業(yè)設(shè)計(jì)。

我系圖書資料逐步實(shí)現(xiàn)了專業(yè)化、自動(dòng)化管理。2018年10月開始，學(xué)院又對(duì)我系資料室圖書進(jìn)行了規(guī)范化管理，把書錄入了學(xué)校統(tǒng)一的圖書管理軟件，貼好標(biāo)簽，分類歸檔，更方便了老師查閱，各教研室的圖書也統(tǒng)一錄入圖書系統(tǒng)，這樣更方便了統(tǒng)一管理。

在選書方面，全系教師均可提出購書建議，經(jīng)審核后指定專人購買。

以計(jì)算機(jī)的應(yīng)用為中心，以通訊技術(shù)對(duì)計(jì)算機(jī)處理的信息進(jìn)行傳輸手段，利用自動(dòng)或半自動(dòng)數(shù)據(jù)處理設(shè)備來完成諸如圖書采集、編目、檢索和借閱流通等傳統(tǒng)工作，提高了借閱效率。

2、機(jī)電工程系文獻(xiàn)材料總量統(tǒng)計(jì)

<1>截止到2019年2月28日，機(jī)電工程系圖書總冊(cè)數(shù)：9808冊(cè)；

2007年12月31日，機(jī)電工程系圖書總冊(cè)數(shù)：3804冊(cè)；

2008年8月31日，機(jī)電工程系圖書總冊(cè)數(shù)：4201冊(cè)；

2009年6月，29日，機(jī)電工程系圖書總冊(cè)數(shù)4402冊(cè)；

2016年12月31日，機(jī)電工程系圖書總冊(cè)數(shù)：9678冊(cè).

<2>期刊2006年3種，2007年6種，2008年19種，2009年20種，2017年15種。

四、小結(jié)

以上是唐山學(xué)院機(jī)電工程系資料室的基本情況，是本人就自己任職以來關(guān)于系部資料室的建設(shè)和使用過程中的幾點(diǎn)體會(huì)建議，還有好多方面需要進(jìn)一步完善，比如為了增加圖書資料的使用率，增設(shè)學(xué)生閱讀開放日等，系部資料室的管理還有待進(jìn)一步加強(qiáng)。