社保檔案的重要性及其管理措施

孫叢玲

【摘 要】社會保障檔案是社會保障工作的重要管理對象，是社會保障效益廣泛享受的重要基礎(chǔ)。加強(qiáng)檔案管理不僅是維護(hù)社會保障的重要基礎(chǔ)和平臺，也是促進(jìn)社會保障發(fā)展進(jìn)步的重要支撐。社會保險檔案作為社會保障的中心，其有效管理是社會保障活動的重要基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】社保檔案；重要性；問題；管理措施

為進(jìn)一步發(fā)揮社會保障的作用，使社會保障更好地惠及廣大人民群眾，有必要為納入社會保障范圍的所有人建立完善的檔案。但在現(xiàn)階段，由于種種原因，我國社會保障檔案管理沒有跟上社會保障的發(fā)展步伐，逐漸成為影響我國社會保障發(fā)展的重要因素。為了進(jìn)一步促進(jìn)我國社會保障事業(yè)的發(fā)展，加強(qiáng)社會保障檔案管理的研究顯得尤為重要和緊迫。

1、社保檔案管理的重要性

1.1維護(hù)參保人利益

社會保障檔案管理的最終目的是維護(hù)被保險人的利益。對于被保險人，從保險開始到保險結(jié)束，必須有社會保障檔案的支持。完整的社會保障檔案主要包括以下內(nèi)容：①保險卡②個人資料③繳納社會保障費(fèi)④支付基礎(chǔ)⑤養(yǎng)老金支付標(biāo)準(zhǔn)⑥保險關(guān)系的轉(zhuǎn)移⑦資金轉(zhuǎn)移手續(xù)。只有做好管理工作，才能有效保障被保險人的利益。

1.2記載參保人員原始信息

社會保障檔案的主要內(nèi)容包括被保險人的個人信息、資料和圖表，以及被保險人或者單位的形象資料。因?yàn)閷I(yè)的特點(diǎn)、數(shù)據(jù)真實(shí)性和科學(xué)性，它也可以證明真實(shí)的記錄和參與保險的重要憑證，可用于社會保障的有關(guān)單位和機(jī)構(gòu)，或者直接調(diào)用原始信息資源為雇主和參與者提供重要的參考和使用價值。

1.3加強(qiáng)辦事效率

通過對社會保障檔案的管理，可以提高社會保障部門的工作效率和社會保障服務(wù)的質(zhì)量。從管理工作的內(nèi)容來看，主要是收集、整理、保管、咨詢等工作。每一個環(huán)節(jié)都會影響檔案的完整性和安全性。對于管理者來說，要總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，規(guī)范管理流程，提高管理水平，為各項(xiàng)工作的開展提供準(zhǔn)確的依據(jù)。

1.4發(fā)揮社保檔案管理、確保保險計劃實(shí)施效果

社會保障事業(yè)檔案是國家檔案系統(tǒng)資源的重要組成部分。有必要加強(qiáng)對社會保險檔案管理的重要性的理解，組織和實(shí)施根據(jù)計劃，一步一步加強(qiáng)社會保障的管理檔案的基本責(zé)任操作機(jī)構(gòu)，主要反映了社會保險管理的水平和能力。只有保障參保人的合法權(quán)益，加快規(guī)范和規(guī)范管理，才能促進(jìn)社會保險事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

事實(shí)上，社會保障涉及到許多方面，幾乎涉及經(jīng)濟(jì)、政治、社會和法律方面，可以說，它涉及各個領(lǐng)域，而且還涉及到不同的交叉領(lǐng)域，和社會保險涉及更復(fù)雜的內(nèi)容，包括工人的實(shí)際利益，所以社保檔案的管理是加強(qiáng)社會保障。保險計劃的實(shí)施效果起著決定性的作用，對實(shí)現(xiàn)社會保障目標(biāo)具有重要意義。

1.5為落實(shí)政府利民政策提供便利

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，為了改善民生，讓更多的基層群眾享受改革發(fā)展的成果，各級政府每年都會出臺和實(shí)施一些民生政策。但在這些政策的具體實(shí)施過程，為了實(shí)現(xiàn)這些政策，需要提供相關(guān)的支持社保檔案，以便為有關(guān)部門和企業(yè)提供重要的證據(jù)進(jìn)行他們的工作和實(shí)施相關(guān)政策，這些政策可以順利實(shí)現(xiàn)。

2、社保檔案管理現(xiàn)狀

當(dāng)前，社會保障檔案管理存在著管理力量薄弱、管理水平低下、管理手段落后、檔案意識淡薄、檔案工作參與人少等問題。具體來說，雖然各級機(jī)關(guān)統(tǒng)一認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，組織專班，加大對檔案工作的投入，但由于檔案宣傳力度不夠，檔案管理的整體意識還比較薄弱。部分領(lǐng)導(dǎo)對業(yè)務(wù)工作重視程度高于檔案管理，社會保險代理人對社會保險重視程度較低。對企業(yè)檔案管理及相關(guān)文件的了解甚少。大部分工作人員沒有接受過檔案知識的培訓(xùn)，對檔案的重要性、檔案的要求、檔案資料的收集、整理、歸檔、裝訂不熟悉，檔案收集意識淡薄。

3、提高社會保險檔案管理措施

3.1數(shù)字化建設(shè)社保檔案管理

隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和人們思想意識水平的不斷提高，人們對新事物和新方法的接受和接受程度越來越強(qiáng)。網(wǎng)絡(luò)科技引發(fā)的信息時代的快速發(fā)展，促使越來越多的項(xiàng)目和行業(yè)將科技融入信息技術(shù)。在自己的生產(chǎn)開發(fā)和經(jīng)營過程中，我們力求實(shí)現(xiàn)效率的提高和管理的更加方便。在信息化進(jìn)程飛速推進(jìn)的形勢下，加強(qiáng)社會保險檔案管理信息化進(jìn)程已成為一種新趨勢。它不僅可以幫助管理者簡化復(fù)雜性，還可以將雜亂的紙質(zhì)信息檔案轉(zhuǎn)化為電子資源，便于檢索和訪問，更有利于網(wǎng)絡(luò)信息。在這樣一個宏觀的三維平臺上促進(jìn)整個網(wǎng)絡(luò)的資源共享，實(shí)現(xiàn)效率的優(yōu)化。在這方面，社會保險檔案管理人員應(yīng)全面啟動信息化建設(shè)項(xiàng)目，依靠管理制度和操作流程生成的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將沉重的文件轉(zhuǎn)換成電子信息的語言，并使用自動生成的數(shù)據(jù)處理，實(shí)現(xiàn)各個環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容和檔案管理模式。電子信息管理從而為處理業(yè)務(wù)單位和個人提供更高效、更好的服務(wù)。

3.2加強(qiáng)宣傳社保障工作

現(xiàn)階段，要做好社會保障檔案管理工作，需要提高對社會保障檔案管理的認(rèn)識。具體來說：首先，通過各級黨委和政府領(lǐng)導(dǎo)人改善社會保險檔案管理的理解，這樣他們就可以積極支持社會保障的管理檔案，并采取社會保險檔案管理作為政府的日常工作的重要內(nèi)容，因此，社會保障的管理檔案可以得到各級黨委以及政府的有效。其次是加強(qiáng)宣傳，提高社會保障部門對檔案管理的認(rèn)識，切實(shí)樹立檔案意識和責(zé)任意識，確保檔案管理工作能夠順利有序地進(jìn)行。最后還要加強(qiáng)社會保障檔案管理投入。隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會保障檔案管理的難度、強(qiáng)度和復(fù)雜性都有了很大的提高。為了進(jìn)一步提高社會保障檔案管理的質(zhì)量，有必要加大對社會保障檔案管理的投入。

3.3加快社保檔案信息的組織和管理

加快社會保障檔案信息的組織管理，是加強(qiáng)社會保障檔案管理的基礎(chǔ)工作，也是加強(qiáng)社會保障檔案管理的前提工作。為了加快社會保障檔案信息的組織和管理，首先要對原始紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理和分類。同時，要注意利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，完善社會保障檔案信息的信息和數(shù)據(jù)管理，建立完整的電子社會保障檔案信息庫。社會保障檔案信息化可以更好地利用互聯(lián)網(wǎng)平臺收集、整理、分析、分類、歸檔和提取社會保障檔案信息。提高管理者的工作效率和素質(zhì)，更好地利用社會保障檔案信息，提出社會保障方案和建議，促進(jìn)社會保障行業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展。

3.4加強(qiáng)培養(yǎng)管理人才

加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)是提高社會保障檔案管理水平的前提。具體措施有：培訓(xùn)現(xiàn)有員工，學(xué)習(xí)最新的法律法規(guī)、管理知識和經(jīng)營技術(shù)，促進(jìn)業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)的提高。制定優(yōu)秀人才引進(jìn)規(guī)劃，適當(dāng)提高人才準(zhǔn)入門檻，優(yōu)先選擇具有豐富專業(yè)知識和管理經(jīng)驗(yàn)的人才，建設(shè)高素質(zhì)、復(fù)合型管理團(tuán)隊(duì)。對于管理者，要加強(qiáng)自身修養(yǎng)，樹立高度的責(zé)任感，增強(qiáng)檔案管理的認(rèn)知度。在日常工作中，樹立終身學(xué)習(xí)的理念，通過實(shí)際工作提高業(yè)務(wù)能力，為我國社會保障事業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

3.5重視檔案工作、注重潛在風(fēng)險

從社會保障檔案管理嚴(yán)密安全性的角度來看，社會保障檔案資源的高利用率并不意味著所有的檔案資源都應(yīng)該是開放的，不應(yīng)加以甄別和利用。因此，要注意妥善保管好“秘密、機(jī)密、絕密”檔案資源，避免泄露?；谶@種情況，最大化的過程中社會保障檔案資源的利用率，這是一個問題，每一個社會保險檔案管理從業(yè)者應(yīng)該考慮提高檔案資源的信息安全，避免潛在的風(fēng)險，避免檔案資源因被不當(dāng)利用而為國家、集體、公眾帶來損失。

4、結(jié)語

社會保障檔案是在社會保障工作過程中形成的。它們是一種記錄證據(jù)，是領(lǐng)導(dǎo)者決策的依據(jù)，是對事物發(fā)展規(guī)律的科學(xué)記錄，是在工作過程中形成的，具有很高的價值。建立健全社會保障檔案管理，制定合理的職責(zé)制度，為社會保障檔案的存取提供便利。

【參考文獻(xiàn)】

[1]王志平.論加強(qiáng)社保檔案管理的重要性及對策分析[J].智庫時代，2019（19）：234+298.