淺談事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及解決對策

摘要：人事檔案是人才信息的重要載體，也是人才的主要信息來源，更是知人善任、選賢舉能的重要工具。而管好用好人事檔案，對人力資源開發(fā)起著重要的作用，本文就人事檔案管理中存在的問題及建議，談些淺見。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;管理問題;建議

事業(yè)單位中的人事檔案是其整體檔案管理中的重要組成內(nèi)容，人事檔案在人事管理工作中也占據(jù)著關(guān)鍵的位置，現(xiàn)階段，事業(yè)單位的人事制度發(fā)生了很大的改變與創(chuàng)新，人事檔案在其中發(fā)揮的作用也更加重要，事業(yè)單位相關(guān)人員應該認識到人事檔案管理的重要性，對其中存在的不足盡快地找出解決對策，讓人事檔案管理工作更好地為事業(yè)單位的發(fā)展服務(wù)。

一、 事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

（一） 人事檔案能夠在人事管理工作中發(fā)揮基礎(chǔ)性的作用

可以對單位內(nèi)人才的聘任等工作提供幫助，在人事管理中既需要通過職員的實際工作情況去進行評判，也需要通過其個人的人事檔案對其過去的工作經(jīng)歷進行掌握，做到綜合分析，這樣才能實現(xiàn)單位內(nèi)的知人善用。

（二） 在事業(yè)單位的一些重要決策制定過程中人事檔案也能發(fā)揮重要的作用

通常事業(yè)單位中存在績效考核、員工考核等多方面的考核內(nèi)容，這些工作與職工的利益有著直接的關(guān)系。職工的業(yè)績、工作成效等內(nèi)容都會記錄在人事檔案之中，事業(yè)單位通過調(diào)閱人事檔案就能對職工做出更加客觀的評價，可以增強決策的科學性。人事檔案對職工不同時期的情況能夠進行準確、全面的記錄，所以，事業(yè)單位在進行相關(guān)政策以及信息更改等過程中，人事檔案仍然屬于重要的憑證，尤其在單位內(nèi)進行干部提拔時，通過人事檔案可以清晰地了解到干部的內(nèi)在及外在各項條件，從而獲得較全面的真實信息參考。

（三） 事業(yè)單位可以通過人事檔案了解職工的成長歷程

充分發(fā)掘職工具備的優(yōu)點，這對于人才的培養(yǎng)與分配是非常有利的，也能更好地實現(xiàn)人才價值的利用。事業(yè)單位人事檔案管理還有利于人力資源的優(yōu)化，通過人事檔案可以做到人力資源信息的共享，使得相關(guān)人事調(diào)配工作做到科學的預測與調(diào)整，使得人才能夠在地區(qū)之間進行合理的流動，從事使得人力資源實現(xiàn)最優(yōu)的配置。

二、 人事檔案管理工作中存在的問題

（一） 缺乏規(guī)范性

當前許多企事業(yè)單位中人事檔案管理硬件設(shè)施還未得到落實，甚至有部分單位并未設(shè)置專門的人事檔案管理部門。而有些單位雖有設(shè)置人事檔案部門，但由于空間較小且環(huán)境較為惡劣，加上相關(guān)防護設(shè)施欠缺，致使大量檔案材料出現(xiàn)霉變現(xiàn)象，對人事檔案的完整性造成嚴重的影響。另外，由于相關(guān)設(shè)施的欠缺，造成人事檔案無法進行合理的分類，這對人事檔案的保管以及查閱都造成一定的影響。最后，在人事檔案制作材料的選取方面，部分企事業(yè)單位未能按照標準材料進行制作，為人事檔案材料的整理以及裝訂帶來了許多的麻煩。

（二） 管理水平偏弱

隨著我國電子信息技術(shù)的不斷進步，各事業(yè)單位人事檔案也逐漸實現(xiàn)信息化管理。但在實際工作過程中，人事檔案管理的信息化水平普遍較低，主要體現(xiàn)在兩方面：第一，檔案管理人員的計算機水平較弱，對先進的檔案管理系統(tǒng)缺乏必要的了解，因而造成人事檔案管理工作無法順利地開展;第二，多數(shù)單位人事檔案管理工作過程中，現(xiàn)代化信息技術(shù)手段未能得到充分的運用，計算機功能無法得到有力的發(fā)揮。

（三） 人員素質(zhì)偏低

人事檔案管理措施落后，缺乏健全的檔案管理制度是當前各事業(yè)單位人事管理當中普遍存在的缺陷，但這與檔案管理人員的素質(zhì)差異有著一定的聯(lián)系。大部分事業(yè)單位中檔案管理人員并未接受過專業(yè)的培訓，在檔案管理工作過程中難以保證各項工作的準確性。除此之外，當其他人員需要對檔案進行提取時，管理人員無法充分意識到人事檔案的重要性，直接讓其他人員自行進行提取，導致出現(xiàn)檔案的密封性遭受到破壞、檔案未能在規(guī)定時間內(nèi)得到歸還、檔案被涂改等現(xiàn)象，這對各單位人事檔案的真實性以及可靠性造成了嚴重的影響。

三、 完善事業(yè)單位人事檔案管理的對策

（一） 貫徹落實管理責任制

事業(yè)單位人事檔案管理工作的完善，首先需要制定健全的檔案管理制度，全面貫徹落實管理責任制，并且對人事檔案的接收、查閱以及調(diào)動等做好詳細的記錄。具體措施有以下幾點：首先，在其他人員需對人事檔案進行借閱時，應由相關(guān)人員持單位證明至檔案管理部門進行申請，由檔案管理部門領(lǐng)導批準后方能進行借閱。其次，相關(guān)部門之間做好溝通與協(xié)調(diào)工作，除特殊情況之外，任何部門需對人事檔案進行借調(diào)時，必須由相關(guān)人員親自前往檔案管理部門，并且不能由檔案本人進行借調(diào)，也不能將人事檔案材料進行復印或備份等情況。最后，在人事檔案進行轉(zhuǎn)入或者轉(zhuǎn)出時，必須將其進行密封，并且蓋定密封章。

（二） 加強建設(shè)信息化管理

隨著社會的不斷發(fā)展，人事檔案信息的數(shù)量逐漸增多，對檔案信息管理的需求日益增高，為此，事業(yè)單位須盡快建立電子檔案管理系統(tǒng)。首先，應全面采用計算機技術(shù)對人事檔案進行管理，通過現(xiàn)代化信息技術(shù)以及相關(guān)設(shè)施，將人事檔案材料錄入電子系統(tǒng)，通過計算機技術(shù)將圖像材料轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)材料，實現(xiàn)紙質(zhì)與數(shù)據(jù)并存的檔案形式。另外，為實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新，管理人員還應對計算機技術(shù)進行充分的利用，將不在保密范圍內(nèi)的檔案信息進行資源共享，為社會提供更加優(yōu)質(zhì)的人才信息，如此一來，既能為檔案管理工作提供有效的便利，還能合理提升檔案管理的工作質(zhì)量以及人事檔案的利用率。

（三） 強化管理隊伍

為實現(xiàn)人事管理隊伍的強化，首先，單位應定期對檔案管理人員開展專業(yè)的培訓，使其能夠深刻地認識到檔案管理工作的重要性，并且能夠熟練掌握檔案管理的各項工作。其次，將檔案管理的專職人員與兼職人員進行合理的配置，將相關(guān)福利待遇等進行落實。建立高素質(zhì)、高質(zhì)量的檔案管理隊伍，能夠有效保證人事檔案的真實性以及完整性，也為人事檔案的實用性提供有效的保障。

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作者簡介：

關(guān)松，山東省濱州市，濱州市工商業(yè)聯(lián)合會。