高校行政辦公中電子日程軟件應用探討

張羽

[摘? ? 要] 本文結合高校行政辦公現(xiàn)狀及電子日程工具的應用與研究情況，從個人角度出發(fā)，提出時間管理對提升基層行政辦公效率的重要性，探討使用一體化辦公軟件中帶有的電子日程工具進行個人工作時間管理，以達到提升行政辦公效率的最終目的。

[關鍵詞] 高校;行政辦公;電子日程軟件;應用

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 13. 025

[中圖分類號] F272.9? ? [文獻標識碼]? A? ? ? [文章編號]? 1673 - 0194（2019）13- 0056- 02

1? ? ? 高校行政辦公現(xiàn)狀

高校行政工作內(nèi)容多、范圍廣，具有突發(fā)性、臨時性的特點[1]，行政工作量和管理難度都較大[2]，加之很多崗位要求行政人員一崗多能，同時負責多項任務，面對瑣碎繁雜且多具突發(fā)性與時間性的工作任務，行政人員不免容易思維混亂，在工作中被影響干擾，導致效率低下。

諸多學者從行政管理角度對高校行政工作進行研究，提出了很多優(yōu)良建議。尹明[3]認為高校行政人員工作內(nèi)容復雜、普遍存在業(yè)務不精、職權不清、分工不明等問題，進而造成辦事困難、效率低下等后果。對此他結合管理學理論提出高校應采取抽屜式管理模式，明確權責義務，提升工作效率。

鞠亞莉認為事業(yè)單位中存在行政人員責任心不強、分工不清，辦公效率低、工作壓力大和素質(zhì)不均等劣勢問題[4]，提出單位多方面綜合改進，提升員工素質(zhì)，同時設置激勵機制，以進一步提高事業(yè)單位行政部門的工作效率。

上述建議并非無據(jù)可依。南京農(nóng)業(yè)大學的李陽[5]通過實證調(diào)查其學校教務辦公室行政管理人員的工作效率問題，發(fā)現(xiàn)行政人員工作效率較低，提出應大力宣傳“管理科學”的理念，深入思考“效率問題”，同時建議學院應“減員增效”。

從文獻回顧中可以發(fā)現(xiàn)，高校行政工作效率低下問題普遍存在，工作人員除從管理層面尋找解決之道，明確權責義務、提升員工素質(zhì)，也應考慮從個人角度出發(fā)，合理管理時間，提升工作效率。

2? ? ? 電子日程軟件的優(yōu)勢

2.1? ?幫助時間規(guī)劃

個人工作的效率與時間管理直接掛鉤。時間管理大師柯維根據(jù)事情的緊迫性和重要性程度呈現(xiàn)了時間管理矩陣，將我們所做的事情劃分為四個象限：第一象限是緊迫又重要的事情，第二象限是重要但不緊迫的事情，第三象限是緊迫卻不重要的事情，第四象限是既不緊迫又不重要的事情[6]。

在高校行政工作中，行政人員多感到工作被動[1]，日常工作中被任務推著走，時間管理僅限于在截止時限前完成任務并上交。正如柯維所說，大多數(shù)人將主要時間放在了第一和第三象限，無法做到未雨綢繆，導致80%第二象限的任務最終轉變成了第一象限緊迫又重要的任務，致使工作逐漸陷入被動。也因此，科維的四象限法則被大量研究高校行政工作的學者作為時間管理的基礎論引用，并指出高校工作者應進行第二象限日程安排[7]，“將主要事務放在主要位置”[6]。針對于此，柯維提出的主要解決之道便是使用日程表來管理時間。Gothberg H M[8]也早在1991年的文章中便寫到：時間管理專家們建議， 任何人著手有效管理時間之前， 首先必須確立時間安排的日程表。他在文章中詳細描述并建議了個人應如何選擇并使用日程表，這些建議放到今日來看依舊相當有效。

2.2? ?更加便捷高效

在辦公自動化成為主流的今天，辦公軟件被高度開發(fā)，電子日歷作為綜合辦公軟件的一部分被廣泛普及。早在1985年，Kincaid C.M[9]等便評估了電子日歷的功能并對其推廣使用提出很多建議，國內(nèi)學者許平也在二十多年前指出電子日程工具的便捷性。Wu 和Tremaine[10]在他們的研究中發(fā)現(xiàn)，如今專業(yè)的管理人員更傾向于使用電子日程，相較于紙質(zhì)日歷，其具有便于搜索、可視化、可分享、更加便捷高效等特點。如今微軟Outlook，谷歌日歷等電子化日程工具早已作為日常應用普及，然而由于固有觀念或工作習慣等原因，高校行政人員使用電子日程工具的比率并不高。

3? ? ? 利用電子日程軟件提高高校行政辦公效率探討

3.1? ?日程工具的選擇

如上文所述，高?；鶎有姓藛T工作內(nèi)容多、范圍廣，任務繁雜瑣碎。工作中除了必不可少的校級、部門、院級行政例會、黨團培訓外，各類郵件、通知、文件等各類瑣碎性的材料整理工作也不可避免。因此在日歷選擇方面應優(yōu)先選擇能夠結合郵件、任務功能一體化的電子日歷應用或軟件，如Outlook，F(xiàn)oxmail，谷歌在線日歷等。該類軟件的優(yōu)點是集郵件、日歷、聯(lián)系人、任務為一體，支持多客戶端使用，可同步臺式電腦、筆記本電腦、手機、平板等電子工具，對比單一電子日歷或紙質(zhì)臺式日歷來說更加方便、快捷、安全。

3.2? ?電子日程工具的使用

電子日程的最基礎的功能是日程設置。為了更好地提升個人工作效率，實現(xiàn)事半功倍，使用日程工具時還應注意以下幾點。

一是及時記錄未來日程并設置提醒功能。日程的最核心功能就是幫助個人完成前瞻記憶任務，即幫助日程使用者記住未來將要做的任務并最終實施該任務，電子日程使用者可通過對特定事件設置時間提醒來增強其完成前瞻性記憶任務的可能性。Payne[11]也對電子日歷的優(yōu)勢十分認可，指出電子日歷的提醒最明顯的優(yōu)點就是其對使用者的提醒功能。高校行政辦公人員在使用電子日程工具時，應積極吸納前人文獻中所總結的經(jīng)驗，及時將重要會議、約會、事項等記錄在電子日程中，依重要程度設置提醒功能，摒棄能靠頭腦記憶便舍棄記錄日程的想法，及時有效的完成前瞻性任務。

二是使用電子日程合理規(guī)劃零散時間?；谇拔乃岬降目戮S的四象限理論，人們應該使用日程表做第二象限時間規(guī)劃，將注意力又緊迫性為先轉到注意力為先上。除去工作時間中被會議、培訓等固定事項占據(jù)掉的時間外，其他時間便是可由行政人員自由支配安排的零散時間。在時間規(guī)劃上可參照柯維提出的第二象限日程安排方法，以周為單位，依重要程度列出下周工作任務清單，將重要的任務安排在周日程的前段，從而使得任務完成的從容不迫。

三是創(chuàng)建部門（團隊）共享日程。自電子日程工具問世以來，團隊共享日程議題被大量研究。日程工具不但能夠輔助個人管理時間，還能良好協(xié)調(diào)部門/團隊工作時間，提高團隊工作效率[12]?；鶎有姓藛T的日常工作多涉及與其他行政人員及專任教師的相互溝通協(xié)作，并多需要協(xié)調(diào)人員時間、組織部門會議，安排部門活動等，創(chuàng)建部門工作日歷并共享能幫助行政人員更好地進行安排協(xié)調(diào)，使工作溝通透明化，避免各類會議活動或教師個人的時間沖突。

3.3? ?電子日程工具的延伸

在信息交互的時代，使用單一工具已明顯不能滿足我們的要求?，F(xiàn)階段大多數(shù)日程軟件都支持與其他工作類軟件互相連接。電子日程工具雖然對工作任務規(guī)劃有不可替代的作用，但也并不適合寫入所有工作任務。許多人習慣在日程上標注待辦事項[11]，此種方法雖然可行卻并不是非常實用，也往往不能反映個人真實工作軌跡[13]。在執(zhí)行待辦事項時，可嘗試用更為合適的電子筆記本如OneNote等創(chuàng)建筆記，記錄待辦事項，避免過多的待辦事項占據(jù)電子日程表，造成時間管理的混亂。

4? ? ? 結? ? 語

《老子》中說“合抱之木，生于毫末;九層之臺，起于累土;千里之行，始于足下”，高效對基層行政人員來說就如“毫末、累土、足下”般，為時間管理打造了基礎框架，是非常必要且有實質(zhì)性效果的一部分。也有一些國外學者指出現(xiàn)有電子日歷的不足之處，如Lovett 等[14]人在研究中指出電子日歷上顯示的安排常常不能代表個人真實活動并且偏差較大。盡管如此，使用電子日程工具依舊是現(xiàn)代行政辦公中不可缺少的一環(huán)。雖然提升效率不能全部依賴工具，但善用工具，的確可以有效地幫助個人提升行政工作效率，更好地服務于當代高水平大學建設。

主要參考文獻

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[3]尹明. 抽屜式管理模式在高校行政管理工作中的應用分析[J]. 南京師大學報：社會科學版，2014（A01）：405-407.

[4]鞠亞莉. 淺談如何進一步提高事業(yè)單位機關行政效率[J]. 科學咨詢：科技·管理，2011（12）：13-14.

[5]李陽. IE工作抽樣方法研究行政人員工作效率問題[J]. 煤炭技術， 2011，30（3）：253-254.

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