新時期行政單位資產信息化管理的探討和分析

肖坤 肖明芳

[摘? ? 要] 我國現(xiàn)有的國有資產當中，行政事業(yè)單位資產占有相當?shù)谋戎亍Ｈ欢S著社會經(jīng)濟的突飛猛進，行政事業(yè)單位資產管理方面的弊端逐步顯現(xiàn)，為此，加快資產管理信息平臺建設的步伐是行政事業(yè)單位目前急切需求的。本文著重于對新時期行政事業(yè)單位資產信息化管理進行探討和分析，針對管理中存在的缺陷提出計劃性的整改方案，以此為行政事業(yè)單位資產信息化管理提供參考依據(jù)。

[關鍵詞] 新時期;行政單位;資產管理;信息化管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 13. 018

[中圖分類號] F273.4? ? [文獻標識碼]? A? ? ? [文章編號]? 1673 - 0194（2019）13- 0040- 02

0? ? ? 引? ? 言

自加入世界貿易組織以來，我國市場經(jīng)濟體制也逐漸改革與深化，為使行政事業(yè)單位總資產逐步增加，國家也逐步加大對行政單位工作的支持力度。但實際生活應用中，行政單位的資產管理無可避免地存在某些問題，極其嚴重地影響了整體資產的保值增值率。因此，基于行政單位資產管理中存在的相關問題，研究如何加大行政事業(yè)單位資產的信息化管理的力度。

1? ? ? 行政單位資產信息化管理的必要性

（1）利于資產管理效率上的提升。長期以來，行政事業(yè)單位大都采用單機版的資產管理信息系統(tǒng)，受網(wǎng)絡連接限制，各部門之間沒有實現(xiàn)互通互聯(lián)，在經(jīng)濟普查資產的相關數(shù)據(jù)及信息時，各部門要從信息系統(tǒng)導出數(shù)據(jù)逐層上報，然后由上級部門匯總，這種管理方法消耗著大量的人工成本和財力資源，管理效率低下。隨著計算機網(wǎng)絡技術的飛速發(fā)展，行政單位的資產管理系統(tǒng)也逐步轉變?yōu)榫W(wǎng)絡版數(shù)字化信息化管理系統(tǒng)，可以實時更新查看資產數(shù)據(jù)，大大降低人力物力的投入。

（2）利于資產管理應用的精細化。行政單位資產種類繁多，具有時間跨度長、變動快等特點，而這些特征易影響數(shù)據(jù)收集的準確有效性。資產管理信息系統(tǒng)可以對資產進行動態(tài)管理，實時查詢和綜合分析，實行精細化管理動態(tài)調配資產和按需采購，既可以總結財務、資產信息，減少手工檢查及審核的時間，又能不斷推進精細化資產管理的應用。

（3）利于資源管理體系的配置優(yōu)化。實施動態(tài)化資產信息管理后，行政單位可實時對資產進行監(jiān)控及管理。一旦發(fā)現(xiàn)有閑置的資產后，即可采取科學有效的方式進行調整和配置，從而提升資產的有效利用。優(yōu)化資產、資源的配置，增強資產、資源配置的合理性和科學性。

2? ? ? 行政事業(yè)單位資產管理的現(xiàn)狀

（1）行政單位內部控制制度的缺乏。我國目前行政單位的資產管理制度中，絕大部分的單位對資產資源的管理不重視，這就使得某些資產資源在進行基礎工作時得不到具體的落實，缺乏內部管理、內控制度。大多數(shù)單位內控制度意識空前缺乏，某些單位在資產的管理制度上沒有一致的標準，反而有些單位在資產資源的管理中加入一些其他的規(guī)章制度，這導致行政單位的資源管理嚴重分布不足。在實際的管理過程中，雖然有些行政單位早已設立了資產資源內控制度，但依舊存在執(zhí)行力度小、執(zhí)法監(jiān)管流程不符合規(guī)章制度等各種問題，監(jiān)管制度的不全面統(tǒng)一，會致使資源管理制度無法發(fā)揮其應有的作用與影響。例如，一些單位未能嚴格執(zhí)行分配標準，特別是經(jīng)常使用的臺式電腦，辦公家具和其他資產的購買，出現(xiàn)超過應有的標準配置及閑置費用的情況， 針對這一現(xiàn)象，下達《關于進一步規(guī)范行政機構資產配置工作通知》的文件，便是為了加強改善及規(guī)范資產資源配置的審批程序。按照“單位報送、主管領導審批、財務部門嚴謹審核”的規(guī)定辦理政府采購手續(xù)，實現(xiàn)資產依法有序、科學、合理、經(jīng)濟、高效的優(yōu)化配置方案。

（2）行政單位固有資產的低利用率。我國大部分行政事業(yè)單位的固有資產利用率相對較低，存在著購買不合理、固定資產可行性評估困難、行政事業(yè)單位資金效率低下等問題。因此，固有資產浪費現(xiàn)象頻繁發(fā)生，導致固有資產配置不合理的問題市場發(fā)生。財務部于2016年向全國行政單位進行清查：資產總額9.12億元，凈資產總額6.32億元，占全部資產總額的35.2%，由此可見行政各級單位固有資產的占有比重比較大，而在工作中的工作效率與利用率不成正比。

（3）行政單位管理人員有待提高的素質。人員在行政事業(yè)單位的資源管理中，屬于管理的主體部分，在行政單位的資源管理中發(fā)揮極其重要的作用，然而，我國行政單位的資源管理人員中也存在著管理人員素質低下的問題。兼職行政、業(yè)務人員在工作時會經(jīng)常出現(xiàn)單位資源的管理問題，這些兼職工員往往很難清楚地知道財務方面的知識問題，這導致了資產管理工作的過程中正常工作運行的問題難以解決。此外，行政事業(yè)單位、資產管理的崗位安排也是一個重要問題，主要集中在人員配備有限、兼職工作不一致等方面。資產管理的漏洞在于沒有合理地安放會計人員、處理人員和負責人，保留或放大了員工的崗位職責。

3? ? ? 行政單位資產信息化管理的高效措施

（1）有效監(jiān)督與安全保障之間關系的處理。正確處理安全保障與有效監(jiān)督的關系，三方面的要求需做到：一是進一步完善和加強資產安全管理監(jiān)督體系、應急響應機制、網(wǎng)絡資產信任體系等信息安全基礎設施項目;二是充分運用現(xiàn)有的計算機技術和網(wǎng)絡通信技術，開發(fā)安全可控的信息系統(tǒng)，為資產信息安全提供強有力的保障;三是建立健全資產信息管理安全機制和應急響應體系。

（2）建立安全可靠的信息化資產管理系統(tǒng)。建立安全可靠的信息化資產管理體系，需要各部門把資產盤點清楚，錄入系統(tǒng)，并且要對系統(tǒng)進行定期實時維護，保證數(shù)據(jù)的準確性，三方面的要求需做到：一是行政機構的資產進行全面盤查，書面資產與實物資產的比較，明確數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析;二是及時更新單位資產的更替、購買等信息，方便清查及對賬。三是以有效的措施加強單位資產的日常管理及對數(shù)據(jù)庫內容的管理與維護。

（3）行政單位信息化資產管理人才的培訓。為了培養(yǎng)信息化資產管理人才，以下兩點應該實現(xiàn)：一是對行政機構的資產管理人員及財務人員就專業(yè)知識與技能方面進行定期或不定期的培訓，以提高他們的知識領域的資產管理水平和應對突發(fā)事件能力;二是對行政業(yè)單位資產管理和財務人員的信息技術相關知識加強培訓，努力提高其實踐水準。

（4）設立?？顚Ｓ觅Y金的資產資源管理體系。內部行政事業(yè)單位建立的專用資源管理體系需具備三個功效：首先專用資源數(shù)據(jù)統(tǒng)計管理機構，能夠有效率地完成專用資源信息整理、統(tǒng)計、整合等任務;其次能有效地做好資產管理機構的購入、出、調、批、借、租、換等工作;第三則能高效地處理行政單位專項專管、審核等重要任務。

（5）統(tǒng)一資產信息化管理制度。在行政機構資產資源的信息化管理中，需要全面多角度對單位的全部資產資源進行有效的監(jiān)管。在資產資源的政策支持、業(yè)務審核、查詢詳情等方面進行其統(tǒng)一化管理的有效監(jiān)督管理。

4? ? ? 推動行政事業(yè)單位資產信息化管理的方法

（1）全面高效的資產信息化管理制度。資產信息化監(jiān)管制度的設立，在整體的大局方面來說，它是行政機構規(guī)范化管理的重要組成部分，也是行政單位對資產管理的有效依據(jù)，能使其做到有法可依、執(zhí)法必嚴、違章必究。根據(jù)財政《計法》法案與行政單位《內部控制基礎規(guī)范》條例整合制定出一套適合我國目前資產信息化管理法的制度體系即行政日常工作管理操作、資產核算審核、資產資源盤點清查、規(guī)范操作與處罰及資產監(jiān)督管理責任人等。比如在我國行政單位現(xiàn)有的制度下，借助國外行政機構的成功規(guī)范，高效制定現(xiàn)行的管理辦法及工作日常規(guī)范。針對其單位的特殊性，設立規(guī)范的有關資產資源折損消耗制度，出臺相對應的辦法條例，以此提升行政單位的規(guī)范化管理。為公務員安排相應的工作崗位時，基于各崗之間的分工不同，充分闡述其崗位的工作權限及職責，對于相對較重要的崗位采用兩人及多人分管制度，以此增強行政單位工作的效率性及對工作業(yè)務的責任，從而對行政單位的資產管理做到嚴格把控，完善完備其制度的設立。

（2）細分行政單位資產管理的審核制度。行政單位可根據(jù)財務部的相關會計核算審核制度制定精細的資產管理體系，對現(xiàn)有的資產資源進行高效監(jiān)督，對于其選擇、采購、使用、折損及處理等方面的管理，以方便行政機構定期或不定期的清查。根據(jù)行政單位的人員招聘，要從優(yōu)錄取，在這些崗位選擇上要求其有責任有熱情并有過硬的相關專業(yè)水平及經(jīng)驗;根據(jù)各個崗位的實際情況，建立相應的工作職責，在履行單位工作規(guī)范條例的同時，也要遵守崗位的操作規(guī)范及附加制度;在資產資源的使用過程中，固有設施的應用要明確具體的負責人，認真按照行政單位的內控制度操作，對于設施的折舊、耗損要嚴格把控，建好檔案以便清查。

（3）高效安全的智能資產管理系統(tǒng)。高效安全的智能資產管理系統(tǒng)是資產信息化管理的助推器，建立高效安全的智能資產管理系統(tǒng)，首先在系統(tǒng)頂層設計上要具有開放性，注意與其他系統(tǒng)的開放融合，最大限度提高資產系統(tǒng)的利用率和效益最大化，現(xiàn)在事業(yè)單位一般都有辦公自動化系統(tǒng)，資產管理系統(tǒng)與單位辦公系統(tǒng)對接，可以減少數(shù)據(jù)重復錄入，實現(xiàn)資產流動使用，實現(xiàn)網(wǎng)上審批，采購后自動進入資產庫，提高管理效率。其次要利用新技術，包括互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)等先進技術，提高資產管理系統(tǒng)的智能化，利用條碼技術實現(xiàn)對實物資產的實時盤點，不要讓資產系統(tǒng)僅僅用于數(shù)據(jù)上報，實現(xiàn)對資產的管理、流轉、報廢等環(huán)節(jié)實現(xiàn)全生命周期的智能化管理。

5? ? ? 結? ? 語

綜上所述，在行政事業(yè)單位現(xiàn)有的資產管理基礎上，融合現(xiàn)代信息技術，實行省時有效的監(jiān)督是現(xiàn)今社會經(jīng)濟高速發(fā)展的必然手段。對此既能加強對資產資源的使用率，也能更高效地提升工作效率，更好地為社會公眾服務。再者在全面考慮資產信息化管理的必要性的同時，制定相應的操作規(guī)范及職責規(guī)范也是推動資產信息化管理的又一重要舉措。只有與信息化管理強強融合，才能更好地提升行政單位資產信息化管理的真實有效性。

主要參考文獻

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