基于W ord表單的構(gòu)建與數(shù)據(jù)收集

楊 建

（廣西柳工機(jī)械股份有限公司，廣西 柳州545007）

0 引言

在無紙化辦公中，利用表單制作調(diào)查問卷、電子考卷等，通過表單收集問卷、答案數(shù)據(jù)以便處理。目前制作表單的軟件有Microsoft InfoPath Designer、Adobe LiveCycle Designer等軟件，填寫這些表單需要使用相應(yīng)的軟件，而在一般的計(jì)算機(jī)中缺乏安裝相應(yīng)的軟件，使填寫表單成為困難。Microsoft Word作為最常用的辦公軟件在每臺(tái)計(jì)算機(jī)上基本都有安裝，其強(qiáng)大的功能可以容易構(gòu)建、填寫表單，結(jié)合VBA、Excel對(duì)表單數(shù)據(jù)進(jìn)行收集，很方便快捷。本文通過實(shí)例詳細(xì)講解Word表單的構(gòu)建和數(shù)據(jù)收集方法，讓讀者可以通過常見的辦公軟件輕松制作出專業(yè)的調(diào)查問卷、電子考卷等，并能方便快捷地回收數(shù)據(jù)，以實(shí)現(xiàn)無紙化辦公、減少錯(cuò)誤、提高工作效率。

1 表單制作環(huán)境

在Word的環(huán)境下構(gòu)建表單要用到內(nèi)容控件，要求Word為2007及以上版本。下文以Word 2013為說明如何構(gòu)建表單，其它Word版本的操作類同。

2 構(gòu)建表單

2.1 添加“開發(fā)工具”選項(xiàng)卡

單擊Word功能區(qū)“文件”選項(xiàng)卡，然后單擊“選項(xiàng)”，打開“Word選項(xiàng)”窗口。點(diǎn)擊窗口左則“自定義功能區(qū)”項(xiàng)，然后在窗口右則“自定義功能區(qū)”下的組合框中選擇“主選項(xiàng)卡”，在下面的“主選項(xiàng)卡”列表中勾選“開發(fā)工具”項(xiàng)，點(diǎn)擊“確定”。Word功能區(qū)出現(xiàn)“開發(fā)工具”選項(xiàng)卡，如圖1所示。

圖1 “開發(fā)工具”選項(xiàng)卡

2.2 內(nèi)容控件介紹

如圖2所示框內(nèi)為構(gòu)建表單的內(nèi)容控件組。內(nèi)容控件不同于舊式窗體控件和ActiveX控件。

圖2 內(nèi)容控件組

2.2.1 格式文本內(nèi)容控件

格式文本內(nèi)容控件位于內(nèi)容控件組中的第1行第1列，其可以輸入文本、表格、圖片等對(duì)象，并能對(duì)其中的對(duì)象進(jìn)行格式化設(shè)置。

在文檔中把光標(biāo)定位到需要插入內(nèi)容控件的位置，點(diǎn)擊“格式文本內(nèi)容控件”，格式文本內(nèi)容控件插入到光標(biāo)所在位置。

選中文檔中的格式文本內(nèi)容控件，點(diǎn)擊“開發(fā)工具”選項(xiàng)卡上的“屬性”按鈕，打開內(nèi)容控件屬性窗口，如圖3所示。

圖3 格式文本內(nèi)容控件屬性窗口

“標(biāo)題”是控件標(biāo)題欄顯示的內(nèi)容?！皹?biāo)記”是控件的“Tag”標(biāo)簽屬性?！帮@示為”設(shè)置控件在文檔中的顯示樣式?！邦伾痹O(shè)置控件顯示樣式的顏色?！笆褂脴邮皆O(shè)置鍵入空控件中的文本格式”設(shè)置控件中的對(duì)象的共性格式。勾選“內(nèi)容被編輯后刪除內(nèi)容控件”后，當(dāng)控件中的對(duì)象被編輯時(shí)內(nèi)容控件會(huì)自動(dòng)刪除。勾選“無法刪除內(nèi)容控件”后，內(nèi)容控件不能刪除，但其中的對(duì)象能編輯。勾選“無法編輯內(nèi)容”后，內(nèi)容控件中的對(duì)象不能編輯，但整個(gè)內(nèi)容控件能刪除。

2.2.2 組合框內(nèi)容控件

組合框內(nèi)容控件位于內(nèi)容控件組中的第2行第2列。組合框內(nèi)容控件可以輸入或從下拉選項(xiàng)中選擇文本。組合框內(nèi)容控件通常用于單選項(xiàng)。組合框內(nèi)容控件屬性窗口如圖4所示。

圖4 組合框內(nèi)容控件屬性窗口

單擊“添加”按鈕可以添加下拉列表選項(xiàng)，如圖5。其中“顯示名稱”是下拉列表顯示的文本，“值”是下拉列表顯示名稱對(duì)應(yīng)的“Value”屬性值。

圖5 下拉列表添加選項(xiàng)窗口

通過“修改”、“刪除”等按鈕可以對(duì)下拉列表的選項(xiàng)進(jìn)行編輯。

其它屬性的設(shè)置與格式文本內(nèi)容控件屬性設(shè)置相同。

2.2.3 其它內(nèi)容控件

其它內(nèi)容控件使用方法、屬性設(shè)置與上述兩個(gè)內(nèi)容控件基本相同，這里不再闡述。

2.3 表單制作

以圖6的表單為例說明表單制作過程。

圖6 表單實(shí)例

先制作表格，在需要填表人填寫的地方插入內(nèi)容控件。“單位”、“聯(lián)系人”、“聯(lián)系電話”、“聯(lián)系地址”、“需求數(shù)量”、“填表人”使用純文本內(nèi)容控件，“產(chǎn)品配置”使用格式文本內(nèi)容控件，“需求產(chǎn)品型號(hào)”使用組合框內(nèi)容控件，“交貨日期”、“填表日期”使用日期選取器內(nèi)容控件，“是否特殊訂單”使用復(fù)選框內(nèi)容控件。

點(diǎn)擊“開發(fā)工具”選項(xiàng)卡的“設(shè)計(jì)模式”命令按鈕，進(jìn)入設(shè)計(jì)模式。在內(nèi)容控件開始/結(jié)束標(biāo)記之間編輯輸入內(nèi)容提示，如圖7所示。編輯完成后再點(diǎn)擊“設(shè)計(jì)模式”命令按鈕，退出設(shè)計(jì)模式。

圖7 編輯輸入內(nèi)容提示

2.4 表單保護(hù)設(shè)置

表單作好后，還對(duì)它進(jìn)行保護(hù)設(shè)置，其目的是保護(hù)非填寫部分不被修改，填表人只能填寫、編輯內(nèi)容控件中的對(duì)象[1]。

點(diǎn)擊“開發(fā)工具”選項(xiàng)卡的“限制編輯”命令按鈕，在“限制編輯”窗中，如圖8所示，勾選“僅允許在文檔中進(jìn)行此類型的編輯”，在下面的組合框中選取“填寫窗體”，點(diǎn)擊“是，啟動(dòng)強(qiáng)制保護(hù)”按鈕，在彈出的“保護(hù)方法”對(duì)話框中可以設(shè)置保護(hù)密碼，密碼留空時(shí)為無密碼保護(hù)。點(diǎn)擊“確定”按鈕，完成表單保護(hù)設(shè)置。

圖8 限制編輯窗

3 表單數(shù)據(jù)的收集

把表單的數(shù)據(jù)導(dǎo)入Excel工作表中，利用Excel的強(qiáng)大功能可對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理。把數(shù)據(jù)導(dǎo)入Excel工作表的方法是使用VBA宏代碼。

打開Excel，添加“開發(fā)工具”選項(xiàng)卡。點(diǎn)擊“開發(fā)工具”選項(xiàng)卡的“Visual Basic”命令按鈕，進(jìn)入宏代碼編寫界面。

點(diǎn)擊宏代碼編寫界面的“插入”菜單，點(diǎn)擊“模塊”，插入一個(gè)模塊。在該模塊的宏代碼編輯窗口輸入下面的代碼。

Sub讀取數(shù)據(jù)（）

Dim i As Integer

Dim j As Integer

Dim R As Integer

Dim WdocName As String

Dim WdocFolder As String

‘打開對(duì)話框，選擇表單所在的文件夾：

With_

Application.FileDialog （msoFileDialogFolderPicker）‘打開對(duì)話框，選擇表單所在的文件夾

If.Show=True Then

WdocFolder=.SelectedItems（1）

End If

End With

If WdocFolder=""Then Exit Sub

'打開表單讀取數(shù)據(jù)：

Dim WordAppl As Word.Application

Dim Wdoc As Document

Dim FileTryp As Variant

FileTryp=Array（"docx"，"docm"）‘設(shè)置表單文檔的兩種文件類型

On Error Resume Next

Set WordAppl=GetObject（，"Word.Application"） '獲取Word對(duì)象

WordAppl.Visible=False

If Err.Number<>0 Then'如果進(jìn)程沒有Word對(duì)象，則創(chuàng)建Word對(duì)象

Set WordAppl= CreateObject（"Word.Application"） '創(chuàng)建Word對(duì)象

我這樣孜孜不倦地尋找白麗筠，一年后傳來了一個(gè)比較靠譜的消息。有人說，在廣東東莞見到了白麗筠。聽到這個(gè)消息，我馬上就去了那座城市。為了找到白麗筠，我必須尋遍花街柳巷，深入一家家娛樂會(huì)所。我沒有錢，穿戴寒酸，人瘦毛長，臉頰都凹陷下去了。這副形象自然不受歡迎。

End If

For i=0 To UBound（FileTryp）'每種文件類型讀取一次

WdocName=Dir（WdocFolder&"*."&FileTryp（i））'獲得文件夾下的第一個(gè)文檔文件名

Do While WdocName<>""

If WdocName=""Then Exit Do

Set Wdoc=WordAppl.Documents.Open（Wdoc－Folder&""&WdocName） '讀取文件夾下的所有表單文檔

'向Excel表導(dǎo)入數(shù)據(jù)：

R=Range（"A"&Rows.Count）.End（xlUp）.Row+1

For j=1 To Wdoc.ContentControls.Count

If R=2 Then Cells（R-1，j）=Wdoc.Content－Controls（j）.Title

Cells （R，j） =Wdoc.ContentControls（j）.Range.Text

Next j

Wdoc.Close

WdocName=Dir（）'移到下一個(gè)表單

Loop

Next i

WordAppl.Quit

End Sub

點(diǎn)擊“工具”菜單，點(diǎn)擊“引用”，打開“引用”窗口。在“可使用的引用”列表中勾選“Microsoft Word 15.0 Object Lybrary”項(xiàng)[2]。

運(yùn)行“讀取數(shù)據(jù)”宏代碼，選擇表單所在的文件夾，該文件夾下的所有表單數(shù)據(jù)就逐行導(dǎo)入到Excel表中，如圖9所示。

圖9 從W ord表單導(dǎo)入的數(shù)據(jù)

4 結(jié)束語

通過Word、VBA、Excel的結(jié)合，使表單的構(gòu)建、填寫、數(shù)據(jù)的收集及分析變得更加便利，容易在無紙化辦公進(jìn)行推廣。