打通信息孤島，防控企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)

尹明香

中圖分類號(hào)：F271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）5-147-02

摘 要 多地域、多領(lǐng)域發(fā)展的集團(tuán)化企業(yè)信息化發(fā)展現(xiàn)狀描述，對(duì)多系統(tǒng)下的信息化孤島帶來的企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行系統(tǒng)分析，并結(jié)合企業(yè)實(shí)踐，分享企業(yè)實(shí)際解決方案。對(duì)信息化如何解決企業(yè)問題、提高用戶體驗(yàn)進(jìn)行了分析和闡述。

關(guān)鍵詞 信息孤島 企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)

山東金城醫(yī)藥集團(tuán)股份有限公司（簡(jiǎn)稱“金城醫(yī)藥”，股票代碼：300233）成立于2004年，國(guó)家高新技術(shù)企業(yè)、創(chuàng)業(yè)板上市企業(yè)。目前，公司擁有三大業(yè)務(wù)板塊，參控股子公司10余家，業(yè)務(wù)范圍涉及化工、原料藥、制劑，地域覆蓋山東、北京、上海、杭州、廣東。是典型的多業(yè)態(tài)、多子公司跨地域的綜合性公司。公司自2004年實(shí)施信息化建設(shè)以來，先后實(shí)施了金蝶K3、用友NC、安全管理、環(huán)保管理、培訓(xùn)管理、云之家等系統(tǒng)，業(yè)務(wù)模塊包含財(cái)務(wù)、供應(yīng)鏈、費(fèi)用管理、資產(chǎn)管理、人力資源、產(chǎn)品質(zhì)檢等主要業(yè)務(wù)領(lǐng)域。由于各系統(tǒng)來自不同的廠家，而且都是成品軟件，各系統(tǒng)相對(duì)獨(dú)立，信息互不相通，數(shù)據(jù)不能共享，彼此形成信息孤島。在很大程度上影響了用戶體驗(yàn)和信息系統(tǒng)作用的發(fā)揮。

1.數(shù)據(jù)交互渠道不暢，數(shù)據(jù)不能共享，帶來操作繁瑣，效率低下。如，研發(fā)過程管理與項(xiàng)目管理數(shù)據(jù)不同步，項(xiàng)目管理不能自動(dòng)獲取到研發(fā)過程信息，項(xiàng)目管理數(shù)據(jù)需要手工錄入；產(chǎn)品全生命周期中的顧客使用問題等很難自動(dòng)反饋到工藝部門，從而進(jìn)行及時(shí)處理與跟進(jìn)等等。

2.數(shù)據(jù)源頭眾多，易造成數(shù)據(jù)失真，核對(duì)困難。同一管理需求，管理者從不同系統(tǒng)中獲取到的數(shù)據(jù)不同，短時(shí)間內(nèi)無法判斷哪個(gè)信息更為準(zhǔn)確，造成企業(yè)內(nèi)部管理困擾，嚴(yán)重的引起管理誤判，造成企業(yè)損失。

3.系統(tǒng)數(shù)據(jù)不能互聯(lián)，致使部分?jǐn)?shù)據(jù)源頭缺失，成為“空中樓閣”。公司在信息化的建設(shè)過程中，通過財(cái)務(wù)、預(yù)算、資產(chǎn)、供應(yīng)鏈、質(zhì)檢、人力資源等模塊使大部分管理業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)信息化，但此部分主要服務(wù)對(duì)象為中層管理者及業(yè)務(wù)人員，而為高層管理人員決策提供的信息少之又少，信息系統(tǒng)能夠支撐企業(yè)運(yùn)營(yíng)，但不能支撐企業(yè)高層決策。同時(shí)信息化應(yīng)用未能深入到車間層面，對(duì)底層生產(chǎn)信息的獲取和管理缺乏。如，生產(chǎn)信息不能與財(cái)務(wù)成本核算有效互通，財(cái)務(wù)成本核算需要手工錄入，成本核算成了“無源之水”，容易造成數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、核對(duì)困難、甚至無源可查。主要原因還是目前信息孤島的存在帶來的信息關(guān)聯(lián)性困難、決策分析數(shù)據(jù)開發(fā)上的欠缺。

4.信息孤島導(dǎo)致基礎(chǔ)數(shù)據(jù)重復(fù)錄入，管理難度加大。各系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，如人員信息、供應(yīng)商信息、客戶信息、物料信息等在NC、K3、生產(chǎn)系統(tǒng)、安全系統(tǒng)、環(huán)保系統(tǒng)、云之家等系統(tǒng)中需要分別維護(hù)，其維度、標(biāo)準(zhǔn)、名稱各不相同，一是造成資源、時(shí)間浪費(fèi)。二來容易造成數(shù)據(jù)出錯(cuò)，同樣的信息在不同系統(tǒng)中名稱、描述都不一樣，很難有統(tǒng)一的外鍵進(jìn)行匹配，對(duì)后期數(shù)據(jù)分析、流程審批、系統(tǒng)集成、管理決策造成極大的困難。

5.個(gè)性化需求實(shí)現(xiàn)困難。隨著公司業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展、管理的升級(jí)與精細(xì)化，標(biāo)準(zhǔn)的軟件功能已不能滿足企業(yè)個(gè)性化的需求，新產(chǎn)生的管理需求往往需要跨組織、跨系統(tǒng)才能完成，僅在原來系統(tǒng)上進(jìn)行二次開發(fā)一來不能滿足數(shù)據(jù)共享需求，二來會(huì)帶來系統(tǒng)偶合度升高，原系統(tǒng)升級(jí)困難。信息孤島的存在嚴(yán)重影響了流程、數(shù)據(jù)的穿行。

6.移動(dòng)應(yīng)用體驗(yàn)極差。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人與人之間、人與物之間、物與物之間的溝通方式、信息傳遞方式也在發(fā)生大的變化，人們對(duì)信息獲取的便捷性、及時(shí)性要求更高，在企業(yè)管理中，審核審批、數(shù)據(jù)獲取的及時(shí)性成為關(guān)注焦點(diǎn)。各應(yīng)用系統(tǒng)所自帶的APP無法滿足管理者對(duì)于社交、文件傳輸、公司新聞動(dòng)態(tài)展示、應(yīng)用集成等方面的需求，且各系統(tǒng)均配備各自移動(dòng)端APP，不能形成統(tǒng)一入口，導(dǎo)致手機(jī)上的APP越裝越多，嚴(yán)重影響用戶體驗(yàn)。

綜上分析，企業(yè)信息化系統(tǒng)只有具備集成性，才能發(fā)揮出最大價(jià)值，否則反而會(huì)對(duì)原有運(yùn)營(yíng)體系帶來負(fù)作用，甚至成為企業(yè)的負(fù)擔(dān)。為了解決信息孤島，打通數(shù)據(jù)渠道，提升用戶體驗(yàn)，公司于2017年以BPM為基礎(chǔ)平臺(tái)，以云之家為移動(dòng)端，實(shí)現(xiàn)協(xié)同管理、K3、NC、安全、環(huán)保等系統(tǒng)的集成，有效解決各系統(tǒng)之間的信息孤島、實(shí)現(xiàn)信息共享及個(gè)性化需求。

BPM平臺(tái)是以業(yè)務(wù)流程管理為中心，兼顧協(xié)同辦公、系統(tǒng)開發(fā)集成的綜合管理平臺(tái)，是公司PC端及后臺(tái)的綜合集成平臺(tái)。云之家是公司的移動(dòng)辦公和移動(dòng)端集成平臺(tái)，以組織、消息、社交為核心，提供協(xié)同系統(tǒng)、移動(dòng)審批、考勤、會(huì)議等移動(dòng)辦公功能。

1.重新規(guī)劃、選擇合適的架構(gòu).。以BPM為平臺(tái)實(shí)現(xiàn)各系統(tǒng)之間的業(yè)務(wù)集成，實(shí)現(xiàn)個(gè)性化開發(fā)。實(shí)現(xiàn)分組織分權(quán)限有效管控。如圖：

2.以BPM為協(xié)同平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)公司門戶，實(shí)現(xiàn)PC端流程審批、消息提醒，實(shí)現(xiàn)其他系統(tǒng)單點(diǎn)登錄，作為公司所有系統(tǒng)的統(tǒng)一入口，方便高效。

3.以BPM為集成平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)云之家、NC等系統(tǒng)數(shù)據(jù)互通共享。系統(tǒng)各基礎(chǔ)數(shù)據(jù)在NC中進(jìn)行維護(hù)，做為數(shù)據(jù)的統(tǒng)一入口，數(shù)據(jù)自動(dòng)同步BPM和云之家，實(shí)現(xiàn)人員和其他基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的共享，極大的提高了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)效率，減少了數(shù)據(jù)偏差。

例：NC與BPM業(yè)務(wù)集成方案：

4.以云之家為公司移動(dòng)端唯一APP。實(shí)現(xiàn)與NC人事系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)BPM業(yè)務(wù)流程、新聞消息、通知公告等自動(dòng)同步云之家并根據(jù)權(quán)限發(fā)送消息提醒，使集團(tuán)所有人員不分地域、不分地點(diǎn)、不分時(shí)段根據(jù)管理要求，在移動(dòng)端隨時(shí)了解公司動(dòng)態(tài)及工作任務(wù)。同時(shí)云之家實(shí)現(xiàn)簽到、社交等功能，實(shí)現(xiàn)信息永久保存。完成一款A(yù)PP綜合實(shí)現(xiàn)社交、審批、管理、消息查看、提醒等功能。

5.由原來的結(jié)果傳遞轉(zhuǎn)變?yōu)檫^程控制，使信息不再失真，實(shí)現(xiàn)對(duì)分子公司的有效管控，同時(shí)由原來的客戶端模式轉(zhuǎn)變?yōu)榛ヂ?lián)網(wǎng)及移動(dòng)互聯(lián)模式，實(shí)現(xiàn)信息的隨時(shí)獲取和處理。

例如：在各部門費(fèi)用預(yù)算追加申請(qǐng)時(shí)，會(huì)自動(dòng)關(guān)聯(lián)財(cái)務(wù)年度預(yù)算，系統(tǒng)自動(dòng)顯示NC系統(tǒng)中的資金計(jì)劃項(xiàng)目、已用金額、余額等信息，可以查看使用明細(xì)，業(yè)務(wù)人員可以直接進(jìn)行選擇，節(jié)省手工錄入時(shí)間，同時(shí)避免人員手工錄入帶來的錯(cuò)誤，實(shí)現(xiàn)協(xié)同平臺(tái)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的無縫集成，真正實(shí)現(xiàn)審批過程有理有據(jù)，避免盲目審批，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率。

6.打通各系統(tǒng)信息孤島，實(shí)現(xiàn)流程自由穿行。將流程從業(yè)務(wù)系統(tǒng)中剝離，實(shí)現(xiàn)專業(yè)分工，將所有流程統(tǒng)一于BPM系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)流程梳理、固化、監(jiān)控、績(jī)效分析、流程優(yōu)化等流程閉環(huán)管理。業(yè)務(wù)單據(jù)無論在哪個(gè)系統(tǒng)發(fā)起，均在BPM（PC端）或云之家（移動(dòng)端）進(jìn)行審批，各級(jí)管理人員無需登錄業(yè)務(wù)系統(tǒng)隨時(shí)隨地進(jìn)行業(yè)務(wù)審核及辦理。把“人找事”的工作機(jī)制改為 “事找人”，并實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的全流程監(jiān)控、跟蹤。

7.擴(kuò)展應(yīng)用，解決部分?jǐn)?shù)據(jù)“空中樓閣”問題。通過BPM，開發(fā)生產(chǎn)數(shù)據(jù)時(shí)實(shí)采集系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)與質(zhì)檢、生產(chǎn)與財(cái)務(wù)的有效集成，實(shí)時(shí)采集數(shù)據(jù)可直接傳入質(zhì)檢系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)數(shù)據(jù)的自動(dòng)報(bào)檢，報(bào)檢結(jié)果與庫(kù)存系統(tǒng)管理，有效控制入庫(kù)；生產(chǎn)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)關(guān)系，財(cái)務(wù)自動(dòng)提取生產(chǎn)數(shù)據(jù)進(jìn)行成本核算，實(shí)現(xiàn)成本核算的閉環(huán)管理。開發(fā)項(xiàng)目管理系統(tǒng)，打通項(xiàng)目管理與人力資源、績(jī)效考核系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)月度項(xiàng)目績(jī)效考核的自動(dòng)生成，提高人力資源效率，提高績(jī)效核算準(zhǔn)確性。開發(fā)精益管理、合同管理等系統(tǒng)。通過一系列獨(dú)立于其他系統(tǒng)之外的個(gè)性化開發(fā)，實(shí)現(xiàn)各系統(tǒng)的互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，實(shí)現(xiàn)管控的一體化，提高管理水平，提高業(yè)務(wù)分析與預(yù)警能力，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)的積累。

關(guān)于項(xiàng)目的幾點(diǎn)思考：

信息化是企業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，不上ERP等死，上了ERP找死的時(shí)代慢慢演化成企業(yè)管理離不開信息化。企業(yè)管理與信息化越來越緊密，信息化成為企業(yè)長(zhǎng)期的、系統(tǒng)的問題，國(guó)家兩化融合、智能制造等戰(zhàn)略的提出，也奠定了信息化不可動(dòng)搖的發(fā)展基礎(chǔ)。企業(yè)信息化發(fā)展除了要有足夠的投入外，也要充分考慮內(nèi)部管理現(xiàn)狀，一是要有良好的內(nèi)部管理氛圍，企業(yè)要有一定的管理基礎(chǔ)，靠信息化規(guī)范企業(yè)管理是不現(xiàn)實(shí)的，信息化只能是規(guī)范基礎(chǔ)上的錦上添花，而不可能成為缺乏管理的雪中送炭。二是要有高素質(zhì)的IT團(tuán)隊(duì)，IT部門人員既要是軟件篩選、開發(fā)專家，也是內(nèi)部“業(yè)務(wù)專家”，不僅要熟悉企業(yè)業(yè)務(wù)，還要站在管理角度理解公司業(yè)務(wù)和公司戰(zhàn)略，從而成為一名信息管理者、流程管理者和服務(wù)管理者。IT人員既要懂信息化語言（編程、寫代碼）更要懂管理語言，要理解管理需求，將管理需求轉(zhuǎn)換為系統(tǒng)設(shè)置。

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