信息化背景下事業(yè)單位檔案管理科學化的思考

李小龍

中圖分類號：F272 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）5-115-01

摘 要 信息化背景下，信息技術(shù)在辦公中的范圍不斷擴大，在事業(yè)單位檔案管理環(huán)節(jié)，應加強對現(xiàn)代化信息技術(shù)的科學利用，保障信息技術(shù)與檔案管理工作的科學結(jié)合，從而利用信息技術(shù)提升檔案管理工作的效率?；诖耍恼聦π畔⒒尘跋率聵I(yè)單位檔案管理科學化實踐進行了思考分析。

關(guān)鍵詞 信息化背景 事業(yè)單位 檔案管理 科學化

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計算機網(wǎng)絡技術(shù)、云計算、大數(shù)據(jù)等快速發(fā)展，為社會經(jīng)濟發(fā)展及生產(chǎn)力的進步注入了新力量，也帶來了各領(lǐng)域、各行業(yè)的轉(zhuǎn)型、變革，對事業(yè)單位檔案管理提出了更高要求。事業(yè)單位檔案管理工作業(yè)務量越來越繁重，信息化背景下事業(yè)單位檔案管理科學化建設需更上層樓，但在當前的建設中仍然存在不足，還需要深入思考信息化背景下事業(yè)單位檔案管理科學化實踐之路，以便促進檔案管理工作朝著信息化、科學化方向穩(wěn)定發(fā)展。

一、信息化背景下事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

大環(huán)境導勢下事業(yè)單位逐步將信息化建設提上了日程，而信息化建設中檔案管理是非常重要的環(huán)節(jié)，其關(guān)系到事業(yè)單位內(nèi)部的穩(wěn)定。但是從當前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀來看，檔案管理的科學化水平仍有待提升，尚存在一些不足，主要體現(xiàn)在：一是檔案專業(yè)管理人員短缺，很多檔案管理人員是一人多職，缺乏及時有效的專業(yè)培訓，造成檔案人員缺乏專業(yè)知識、操作能力，尤其是信息化素質(zhì)較差；二是對檔案工作重視不夠，缺乏有效的制度支撐，領(lǐng)導者、檔案員思維落后，檔案意識淡薄，檔案管理制度不完善，對檔案缺乏有效的監(jiān)督管理；三是管理硬件設施落后，現(xiàn)代化設備和技術(shù)應用率低，制約檔案管理科學化發(fā)展，從而影響信息化檔案管理的效率與效果，無法充分發(fā)揮出信息化檔案管理的價值。

二、信息化背景下事業(yè)單位檔案科學化管理策略

（一）實現(xiàn)思維意識的與時俱進，提升對檔案管理信息化建設的重視

事業(yè)單位信息化建設過程中，思維意識的先進性對于建設結(jié)果有著重要的影響，尤其是領(lǐng)導層對信息化建設工作的重視能夠使其站在社會發(fā)展的前端，加速信息化建設步伐、完善管理制度，并積極的投入財力與物力，使事業(yè)單位的信息化建設始終緊跟技術(shù)潮流。因此，為了推動信息化背景下檔案管理科學化落實，應始終堅持先進的思想作為指導，從事業(yè)單位內(nèi)部出發(fā)，提高對檔案信息化管理的重視，由領(lǐng)導層諸層級落實責任，做好單位內(nèi)部的協(xié)調(diào)工作，解決信息化建設上出現(xiàn)的問題，以便提升檔案管理信息化建設的效率與效果，充分發(fā)揮信息技術(shù)提升檔案管理效率與質(zhì)量的作用。

（二）提升檔案管理人員能力與素質(zhì)，建設專業(yè)的檔案管理人員隊伍

事業(yè)單位在建設發(fā)展過程中，應始終樹立正確的人才觀，利用高素質(zhì)人才為單位內(nèi)部提供源源不斷的智力支持。現(xiàn)階段，信息化建設以及信息化檔案管理對于管理人員的素質(zhì)與能力有了更高的要求，管理人員對于信息化知識的掌握程度直接決定著信息化建設的質(zhì)量。一方面，應積極引進專業(yè)的檔案技術(shù)人才，建立專業(yè)的檔案管理隊伍，為檔案信息化、科學化管理提供人才支撐；另一方面，要加強對檔案人員素質(zhì)教育，定期開展檔案專業(yè)知識培訓，提升檔案人員的職業(yè)道德、創(chuàng)新能力，讓檔案管理人員認識到自身肩負的重要責任；同時，還要嚴格檔案管理工作的評估與考核，以量化考核手段強化管理人員的責任意識和質(zhì)量意識，以檔案管理目標為依據(jù)劃分工作崗位和建立組織結(jié)構(gòu)，保障工作任務與工作人員直接對應，將管理人員的工作成果與考核結(jié)果掛鉤，按照統(tǒng)一的標準對管理人員進行評估與考核，減少人為因素對檔案管理工作效果與工作質(zhì)量的影響。

（三）健全檔案管理制度，建立科學的檔案管理體系

信息化背景下，事業(yè)單位若想實現(xiàn)檔案管理工作科學化，需要完善的管理制度做保障，確保檔案管理工作滿足事業(yè)單位的實際發(fā)展需要。因此，要結(jié)合事業(yè)單位未來發(fā)展趨勢以及現(xiàn)階段的切實需要制定有針對性的管理制度，建立統(tǒng)一領(lǐng)導、統(tǒng)一制度、分級管理、集分結(jié)合的檔案管理體系，明確檔案管理工作的目標、工作內(nèi)容、方法與手段、工作標準等，并基于法律法規(guī)對管理制度的內(nèi)容進行細致規(guī)范，保障其每項內(nèi)容都滿足國家法律規(guī)定。依照完善的管理制度，可以針對檔案管理工作的實際需要調(diào)整管理部門組織結(jié)構(gòu)，保障所有管理人員對自身的工作范疇與責任范疇有清楚的認知，從而實現(xiàn)管理工作的及時有效落實，以此提升信息化檔案管理的科學化、標準化、規(guī)范化水平。

（四）借助現(xiàn)代化技術(shù)手段，實現(xiàn)檔案信息資源的科學有效利用

現(xiàn)階段，檔案劃分門類更加細化、管理要求更加科學，需要事業(yè)單位充分利用信息資源，借助信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計算機技術(shù)、大數(shù)據(jù)等手段實現(xiàn)檔案信息的全面數(shù)字化，并將其按照類別保存到數(shù)據(jù)庫中，利用檔案管理軟件，形成單位內(nèi)部網(wǎng)絡檔案系統(tǒng)。借助現(xiàn)代技術(shù)，通過信息整合，可以使單位內(nèi)部靈活地進行檔案信息查詢，保障檔案內(nèi)容的全面性與完整性，使檔案資源易于查詢、便于管理，從而發(fā)揮檔案的最大價值。

三、結(jié)語

綜上所述，信息化背景下，事業(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展趨勢不可避免，從而需要從更科學的角度考慮檔案管理工作與信息技術(shù)的結(jié)合，文章對此做出了具體的分析，希望可以為事業(yè)單位提供有益的參考。

參考文獻：

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