創(chuàng)建企業(yè)檔案管理新模式的思路分析

袁媛

中圖分類號：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2019）5-108-03

摘 要 檔案管理部門是企業(yè)的主要組成部門之一，其主要工作內(nèi)容是對目前企業(yè)內(nèi)部的各種檔案資料以及歷史檔案行進(jìn)歸檔、整理、保存。有效的檔案管理對一個完整企業(yè)的發(fā)展來說，有著重要的作用。本文將對企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，探討創(chuàng)建企業(yè)檔案管理新模式的思路，有效的提高企業(yè)檔案管理水平，促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞 檔案管理 新模式 思路

檔案管理工作在企業(yè)中看似不顯眼，但是卻發(fā)揮著重要的作用。檔案管理部門為企業(yè)管理著所有的歷史資料，包括財務(wù)原始賬簿、人力資源檔案信息、企業(yè)重要的原始文件、企業(yè)往來合同等。這些所有的信息和資料，都是構(gòu)成企業(yè)的重要組成部分，是企業(yè)發(fā)展的參考基礎(chǔ)，讓企業(yè)內(nèi)部工作做到有跡可循，有物可查。檔案管理如今已成為系統(tǒng)化的管理，但隨著時代的發(fā)展，科技的進(jìn)步，傳統(tǒng)檔案管理已不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要，因此，在企業(yè)的發(fā)展過程中，必須重視檔案管理工作，積極的應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，應(yīng)用檔案管理新模式，提高檔案管理水平。

一、企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

隨著企業(yè)的改革發(fā)展，新建項目的陸續(xù)建成，企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，企業(yè)檔案數(shù)量急劇增加，傳統(tǒng)檔案管理模式存在的問題也日益突出。其主要問題包括以下幾個方面：

（一）對檔案管理工作重視不足

在市場經(jīng)濟(jì)體制不斷完善的過程中，企業(yè)在市場中面臨的競爭更加激烈，在這種背景下，企業(yè)為了提高自身的市場競爭力，將發(fā)展重點(diǎn)放在生產(chǎn)活動與經(jīng)營活動中，大部分企業(yè)忽略了檔案管理對于企業(yè)發(fā)展的作用，對檔案管理工作的重視程度不足，造成檔案管理工作中存在較多的漏洞，甚至出現(xiàn)檔案丟失、信息泄漏、檔案破損等方面的問題。

（二）檔案管理形式不完善

現(xiàn)階段，實(shí)體檔案管理依然是檔案管理的主要形式，但由于紙質(zhì)等實(shí)體檔案不利于保存，不利于查閱，且在一定程度上增加了企業(yè)成本，所以存在很大的弊端。很多企業(yè)為了更好的管理檔案，都開始建立電子數(shù)據(jù)。但是，建立的電子檔案都屬于片段式的。而且，由于對檔案數(shù)據(jù)沒有進(jìn)行統(tǒng)一的歸納整理，使得電子檔案的建立形同虛設(shè)，并沒有起到電子數(shù)據(jù)應(yīng)有的作用。在進(jìn)行檔案查詢時，仍然依賴于傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料，或者簡單的電子片段檔案，對于相隔年限較長的檔案，依然使用原始的查詢方式進(jìn)行查找。這樣一來，不僅增加了檔案管理人員的工作量，而且拖延了工作時間，影響了企業(yè)的工作效率，對于現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展沒有起到任何積極的輔助作用。

（三）檔案管理方法相對落后

在目前大部分企業(yè)的檔案管理工作中，采用的管理方法仍然為傳統(tǒng)的手工式管理，這種管理方法存在嚴(yán)重的缺陷。雖然一些企業(yè)已經(jīng)開始應(yīng)用計算機(jī)進(jìn)行檔案管理，但仍然停留在使用目錄編制、統(tǒng)計以及檢索等基本功能的狀態(tài)，無法有效的提高綜合處理能力。此外，隨著企業(yè)檔案數(shù)量的增加，這種檔案管理方法無法滿足企業(yè)發(fā)展的需求，造成檔案對于企業(yè)發(fā)展的作用無法充分發(fā)揮。

（四）檔案管理信息化水平較低

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作也正在向著信息化的方向發(fā)展，檔案的載體也由紙質(zhì)載體發(fā)展為紙質(zhì)與電子多種載體共存的局面。相對于紙質(zhì)檔案管理模式來說，信息化檔案管理模式具有統(tǒng)籌管理性強(qiáng)、資料查找與傳遞速度快的優(yōu)勢。但是信息化管理模式在現(xiàn)階段來說，依然存在一定的缺陷。由于信息化檔案數(shù)據(jù)依賴于計算機(jī)硬件、軟件系統(tǒng)。所以，需要經(jīng)常備份，否則，一旦出現(xiàn)斷電情況或者計算機(jī)出現(xiàn)硬件問題，很容易造成數(shù)據(jù)丟失或者傳輸失敗等情況。而且，由于現(xiàn)在的檔案管理軟件更新速度過快，使得計算機(jī)硬件系統(tǒng)與新用軟件不能夠很好的兼容，也容易造成數(shù)據(jù)丟失或者無法閱讀等情況。另外，信息化檔案管理模式對檔案管理人員有較強(qiáng)的專業(yè)要求，工作人員如果缺乏一定的信息維護(hù)技術(shù)，很容易造成數(shù)據(jù)的混亂以及缺少等現(xiàn)象，使得電子檔案的優(yōu)勢得不到更好的體現(xiàn)。所以，檔案信息的歸檔以及文件的管理需要進(jìn)一步優(yōu)化，加大電子檔案的利用率，使檔案管理工作的流程更加精簡。

二、創(chuàng)建企業(yè)檔案管理新模式的策略

（一）創(chuàng)新檔案管理服務(wù)意識，提高檔案管理效率

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，由于受到檔案室條件的限制，工作人員在對檔案進(jìn)行查閱的過程中，由于程序過于繁瑣，會造成查閱速度慢的現(xiàn)象，無法滿足快速查閱的要求，不但會影響工作效率，而且會增加相關(guān)工作的難度。因此，在具體的工作中，要加強(qiáng)檔案管理工作人員的服務(wù)意識，緊密的結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用，采用先進(jìn)的工作方法，促進(jìn)檔案管理工作效率的提升，還要端正工作人員的服務(wù)態(tài)度，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，通過良好的服務(wù)意識為企業(yè)提供更好的服務(wù)。要讓員工深刻的意識到，其工作職責(zé)就是為企業(yè)提供更加便捷的服務(wù)，而利用現(xiàn)代科技可以為檔案管理工作開辟出一條全新的通道。所以檔案管理人員要全面加強(qiáng)學(xué)習(xí)信息化檔案管理的知識，利用專業(yè)技能更新工作內(nèi)容、優(yōu)化檔案管理結(jié)構(gòu)、提高檔案查找效率，進(jìn)一步改善檔案管理的整體服務(wù)質(zhì)量，為企業(yè)提供更好的后勤保障。

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，通常將工作重點(diǎn)放在管理方面，工作人員的注意力都在檔案管理上，沒有為查詢者提供良好的服務(wù)。而隨著企業(yè)的發(fā)展，工作理念也不斷更新，檔案工作既是技術(shù)性工作，又是服務(wù)型工作。在這種情況下，對檔案管理工作人員提出了更高的要求，其工作性質(zhì)由被動工作變?yōu)橹鲃庸ぷ?，將更多的注意力放在服?wù)方面，努力增強(qiáng)服務(wù)意識，以“增強(qiáng)服務(wù)意識”和“主動服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿，改變過去你借我拿的被動服務(wù)模式。檔案的信息特征決定檔案必須服務(wù)于社會，服務(wù)于企業(yè)，提供檔案信息服務(wù)是檔案工作的宗旨。檔案人員可以使用現(xiàn)代化的通訊設(shè)備完成資料的傳輸，并與查詢者積極溝通，及時實(shí)現(xiàn)資料的共享，可以有效的節(jié)省查詢時間，提升查詢效率，通過專業(yè)的服務(wù)為企業(yè)的發(fā)展提供足夠的動力，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

（二）提高檔案管理法律意識，保證檔案信息安全性

在企業(yè)的運(yùn)行過程中，檔案是十分重要的數(shù)據(jù)資源，在企業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮著關(guān)鍵作用。在檔案管理工作中，一旦出現(xiàn)檔案資料失真的情況，就會對查詢者造成誤導(dǎo)，導(dǎo)致其出現(xiàn)工作失誤，對企業(yè)的利益造成一定的影響。與此同時，在對數(shù)據(jù)資料進(jìn)行信息化采集時，如果存在工作不嚴(yán)謹(jǐn)或操作失誤的問題，就可能會對檔案中數(shù)據(jù)資料的真實(shí)性造成不利影響。因此，為了提高檔案管理水平，促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展，必須提高檔案資料的真實(shí)性。想要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，需要提升檔案管理人員的法律意識，對檔案資料進(jìn)行準(zhǔn)確的采集，提高檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性以及完整性。

由于檔案管理室存放著企業(yè)的重要資料，所以，要全面加強(qiáng)檔案室的安全管理工作，降低檔案室的各類隱患。在信息化檔案管理工作中，安全管理要求與傳統(tǒng)的檔案管理模式不同，為了實(shí)現(xiàn)與管理模式同步，需要采用新型的安全管理方式，根據(jù)目前檔案管理工作的實(shí)際情況來制定合適的安全管理措施，不但要保證檔案的完整性，而且要保證檔案的保密性。

隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息資源可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，不但提升了檔案管理的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，而且對檔案管理的安全性提出了更高的要求。為了保證檔案信息的安全性，不但要提升檔案管理工作人員的責(zé)任感，而且要采取更多的技術(shù)措施來保證檔案的安全。例如，及時更新多媒體電子監(jiān)控設(shè)備，定期更換檔案文件密碼，建立企業(yè)局域網(wǎng)，提升網(wǎng)絡(luò)安全管理力度等。只有這樣，才能在實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享的同時，保證檔案信息的安全性。

此外，不斷提升檔案管理人員的安全管理意識。在企業(yè)的檔案中，一些檔案具有保密性要求，因此，為了保證這些檔案的安全性，需要提升檔案管理工作人員的安全管理意識，使他們在工作中具有較高的警惕性，采取必要的保密措施，保證這些檔案信息不會被泄露。

（三）完善企業(yè)檔案數(shù)字化信息，豐富檢索資源

在檔案管理工作中，只有擁有豐富的資源，才能提高工作質(zhì)量。因此，我們需要對檔案管理的數(shù)字化信息進(jìn)行不斷的完善，形成豐富的資源，避免因資源不足而造成檢索難度增大或檢索失敗的現(xiàn)象，將檔案信息以完整的信息化形式體現(xiàn)出來，從根本上實(shí)現(xiàn)信息化管理。

在企業(yè)不斷發(fā)展的過程中，檔案管理工作模式也隨之發(fā)生了巨大的變化，檔案形式從原有的紙質(zhì)檔案改變?yōu)槟壳暗募堎|(zhì)，電子檔案并存的模式。為了提高檔案管理工作質(zhì)量，必須提升檔案管理信息化的實(shí)用性，通過先進(jìn)設(shè)備的應(yīng)用獲得更多的檔案信息采集手段，采集更加豐富的信息資源，提高檔案信息采集的有效性與完整性。只有這樣，采用數(shù)據(jù)信息化處理技術(shù)對檔案結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，對檔案資源進(jìn)行完善，為檔案檢索提供豐富的資源，保證檢索的有效性，充分發(fā)揮信息化管理在檔案管理工作中的重要作用，提高檔案管理工作人員的專業(yè)能力以及檔案管理服務(wù)質(zhì)量，為企業(yè)的發(fā)展做出巨大的貢獻(xiàn)。

此外，對于一些保存時間較長的檔案，需要對其重新進(jìn)行分類整理，并將其與常規(guī)的檔案做好區(qū)分，這樣能夠在檢索時提高檢索效率。

（四）加強(qiáng)檔案信息化管理，深化電子文件歸檔

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字技術(shù)應(yīng)用越來越廣，促使企業(yè)辦公自動化水平大大提高，應(yīng)用各種高效掃描設(shè)備及各種多媒體技術(shù)使原本的紙質(zhì)化檔案變?yōu)閿?shù)字化進(jìn)行存儲，不僅大大節(jié)約了檔案管理的規(guī)模和空間，也更為直觀高效得顯示企業(yè)檔案信息的內(nèi)容特征，而且可以更加方便、快捷地為企業(yè)提供搜索服務(wù)，檔案信息化已經(jīng)成為檔案管理迫切追求的目標(biāo)。

要想使企業(yè)檔案得到清晰、有效的管理，就要實(shí)行新模式的檔案管理措施，利用新鮮血液的注入和檔案管理的經(jīng)驗(yàn)來建立完整的檔案結(jié)構(gòu)。隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，企業(yè)中的檔案種類與數(shù)量也正在不斷增加，對檔案管理工作提出了更高的要求。為了提高檔案管理工作的有效性，需要積極的應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)對檔案結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，促進(jìn)檔案管理服務(wù)效能的提升，使檔案結(jié)構(gòu)變得更加清晰合理。與此同時，還要對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行進(jìn)一步完善，通過先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備的應(yīng)用保證檔案管理的科學(xué)性，在檔案管理工作中重視檔案的有效利用，為企業(yè)提供更加便利的檔案管理服務(wù)。

要把現(xiàn)代電子數(shù)據(jù)管理體系充分運(yùn)用到檔案管理工作中，利用辦公軟件的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)進(jìn)行高效管理。

數(shù)據(jù)化管理系統(tǒng)是企業(yè)加強(qiáng)管理、實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展不可或缺的工作手段。對于大型企業(yè)來說，建立完整的電子檔案系統(tǒng)意義重大，不僅可以使檔案管理工作更加系統(tǒng)化，實(shí)現(xiàn)提高工作效率的目的，也可以使檔案資料延長保存期限，有效的提升檔案信息資源量。規(guī)范電子文件歸檔后的整理、保管、備份和利用流程，保證電子檔案的安全和有效利用。

（五）建立網(wǎng)絡(luò)化電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案共享

檔案資料管理的新模式要充分利用現(xiàn)代科技來實(shí)現(xiàn)，不僅要在實(shí)體檔案管理的基礎(chǔ)上建立電子檔案，而且要充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更好的實(shí)現(xiàn)企業(yè)的資源共享。

首先，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對企業(yè)內(nèi)部資源共享起到了很大的促進(jìn)作用，也包括檔案資源的共享。對于較大規(guī)模的企業(yè)來說，很多分、子公司處于不同的地區(qū)，在這種情況下，其想要實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理難度較大，而且成本很高，不利于企業(yè)資源的節(jié)約。利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段不僅可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的檔案共享，也可以使企業(yè)檔案管理部門實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程管理，對分公司的檔案資料完成實(shí)時共享，有利于企業(yè)進(jìn)行統(tǒng)一管理和規(guī)劃。

其次，雖然企業(yè)部分檔案屬于企業(yè)機(jī)密，但是對于部分可共享資料來說，想要更好的完成資源傳遞，只有通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段來實(shí)現(xiàn)?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展為信息資源的共享提供了一個良好的平臺，可以進(jìn)一步提升檔案管理、檢索以及傳遞的有效性，改變原有的管理模式，提升檔案管理服務(wù)質(zhì)量，為企業(yè)的發(fā)展提供專業(yè)、高效的信息保障。

三、結(jié)語

在企業(yè)的發(fā)展過程中，檔案管理內(nèi)容不僅多，而且類型復(fù)雜，想要有效的進(jìn)行檔案管理工作，就要積極的應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)與設(shè)備，采集企業(yè)內(nèi)部所有的檔案信息，利用數(shù)據(jù)庫龐大的存儲系統(tǒng)，以及數(shù)據(jù)處理來實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的綜合管理，充分利用絡(luò)平臺，實(shí)現(xiàn)檔案資料的共享。這對大型企業(yè)來說，能夠改變落后的檔案管理模式，提升企業(yè)檔案管理效率，節(jié)省了大量的資金，也縮減了人力，有效的提高了企業(yè)管理機(jī)制，使企業(yè)朝著良好的方向發(fā)展。

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