物資采購中對(duì)成本的有效管理手段分析

王志華

【摘 要】現(xiàn)階段，在企業(yè)迅速發(fā)展的背景下，對(duì)企業(yè)的成本管理水平也提出了更為嚴(yán)格的要求。物資采購成本對(duì)于企業(yè)的發(fā)展有著一定的影響，而加強(qiáng)對(duì)物資采購成本的控制與管理，是提高企業(yè)市場競爭力的有效手段。文章分析了物資采購成本管理中存在的主要問題，針對(duì)這些問題，重點(diǎn)提出了一些控制措施，以期為企業(yè)的采購人員提供參考。

【關(guān)鍵詞】物資采購；成本管理；管理措施

引言

物資采購是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的首要環(huán)節(jié)，關(guān)于采購成本的管控也是如今企業(yè)發(fā)展的一大難題。采購觀念、行為、戰(zhàn)略等的落后，采購人員的綜合素質(zhì)低下和不規(guī)范的采購流程管理以及不科學(xué)的采購制度等都將會(huì)使得很多企業(yè)中存在著巨大的采購風(fēng)險(xiǎn)，這可能會(huì)縮小企業(yè)的利潤以及發(fā)展空間，甚至可能導(dǎo)致企業(yè)破產(chǎn)。由此可見，在競爭日益激烈的現(xiàn)代市場中，采購不僅僅是一個(gè)對(duì)物資成本的把控問題，它也是當(dāng)今企業(yè)提高企業(yè)核心競爭力，取得競爭優(yōu)勢的關(guān)鍵之一。

1企業(yè)采購成本的特點(diǎn)

從企業(yè)采購實(shí)際來說，具有以下特點(diǎn)：（1）采購效率低下。一般來說，采購流程通常為信息收集 - 商品采購，對(duì)各項(xiàng)物料的供貨渠道，以及市場價(jià)格行情進(jìn)行調(diào)查，經(jīng)過詢價(jià)和報(bào)價(jià)以及競價(jià)談判等流程，把控難度較大，采購效率低下。（2）成本高。在進(jìn)行采購時(shí)，需要投入大量的資源，包括人力和物力等，采購效率低下，成本較高。除此之外，采購數(shù)量小并且品類稀缺，存在著議價(jià)力弱以及采購困難等問題，若把控不足，則無法實(shí)現(xiàn)成本控制。（3）管理難。因?yàn)橥度氘a(chǎn)出比例不對(duì)稱，增加了管理難度，企業(yè)投入的資源有限，不注重管理，出現(xiàn)耗人工和重復(fù)采購等問題，則會(huì)增加采購成本。

2企業(yè)物資采購成本管理中存在的主要問題

2.1采購流程中出現(xiàn)的問題

從物資采購的管理而言，采購流程的設(shè)置和成本管理之間有著一定的聯(lián)系。當(dāng)前企業(yè)的采購流程中，存在著計(jì)劃性編制和審核的問題，不規(guī)范的采購流程不利于企業(yè)的發(fā)展。通過相關(guān)的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段部分企業(yè)為了能夠快速地為生產(chǎn)配置資源，主要是以分散自由采購的方式，而不是根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行的集體性采購。這種采購方式，雖然能夠提高部分資源的配置速度，但是會(huì)造成大量的浪費(fèi)，也提高了生產(chǎn)成本。同時(shí)，在缺乏有效監(jiān)管和約束的情況下，會(huì)出現(xiàn)一些金錢方面的腐敗問題。

2.2企業(yè)缺乏科學(xué)的采購崗位配置，成本管控不到位

許多企業(yè)針對(duì)采購環(huán)節(jié)，為了分散采購權(quán)力，防止權(quán)力濫用，需要設(shè)置不同的崗位，這樣不僅有利于企業(yè)職員之間互相制約和監(jiān)督，同時(shí)還能在一定程度上提高各崗位人員工作積極性。一般來說，在采購環(huán)節(jié)主要配置的崗位主要是采購總負(fù)責(zé)人、詢價(jià)員、合同員、采購員和庫管員等崗位，還要根據(jù)材料需用計(jì)劃和崗位目標(biāo)責(zé)任成本的管理規(guī)定等來執(zhí)行采購工作，履行自己的職責(zé)。此外，大多數(shù)企業(yè)還缺乏關(guān)于物資采購成本管控的戰(zhàn)略指導(dǎo)，成本管控難以到位。

2.3企業(yè)采購人員的綜合素質(zhì)低

對(duì)于企業(yè)的管理者、采購人員和財(cái)務(wù)人員而言，他們同企業(yè)物資采購成本之間有著非常緊密的聯(lián)系。如果企業(yè)的采購人員缺乏專業(yè)性的采購知識(shí)，在數(shù)據(jù)的比較和處理中缺乏實(shí)質(zhì)性的分析能力，也不具備一定的寫作功底，缺乏寫作過程的嚴(yán)謹(jǐn)性，這些都會(huì)給企業(yè)的采購工作帶來不利影響。企業(yè)的管理人員如果沒有從企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營情況出發(fā)，沒有制訂詳細(xì)的采購計(jì)劃，就會(huì)出現(xiàn)采購效率低下的問題。

3企業(yè)物資采購成本管理的控制措施

3.1建立科學(xué)的采購制度，做好采購成本控制工作

（1）建立嚴(yán)格的采購制度，提高采購效率。建立嚴(yán)格、完善的采購制度，不僅有利于規(guī)范企業(yè)的采購活動(dòng)、提高采購效率、還能有效避免采購人員出現(xiàn)濫用權(quán)力等不良行為。建立嚴(yán)格的采購制度首先要規(guī)范物料采購的申請(qǐng)程序、明確授權(quán)人的批準(zhǔn)權(quán)限、嚴(yán)格執(zhí)行物料采購的流程，還要明確財(cái)務(wù)等相關(guān)部門的職責(zé)，最后對(duì)于各種材料采購的規(guī)定和方式、報(bào)價(jià)和價(jià)格審批等等也要做出嚴(yán)格要求。（2）強(qiáng)化對(duì)采購數(shù)量的控制，減少企業(yè)損失。如果沒有有效把控采購數(shù)量，從而造成企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中出現(xiàn)生產(chǎn)缺料或物料過剩的情況，這會(huì)使企業(yè)遭受嚴(yán)重?fù)p失。因此企業(yè)必須要從生產(chǎn)狀況出發(fā)，根據(jù)計(jì)劃用量以及庫存量的變化進(jìn)行合理調(diào)控，還要對(duì)產(chǎn)品市場進(jìn)行科學(xué)預(yù)測，合理控制采購量，減少企業(yè)損失。

3.2加強(qiáng)對(duì)采購人員的培訓(xùn)工作，增強(qiáng)他們的專業(yè)素養(yǎng)

企業(yè)可以開展相應(yīng)的培訓(xùn)工作，適當(dāng)?shù)馗淖內(nèi)藛T的角色定位，提高他們的成本分析能力以及職業(yè)素養(yǎng)。規(guī)定物資人員定期對(duì)外部信息進(jìn)行采集，無論是國內(nèi)的價(jià)格信息，還是國際上的價(jià)格信息，對(duì)原材料信息進(jìn)行相應(yīng)的整理和匯總，這樣更方便采集和控制。除此之外，物資人員還要積極地和審計(jì)部門溝通、交流，將反映出來的問題進(jìn)行糾正。某企業(yè)舉辦的2018年第一期采購與物資管理業(yè)務(wù)技能專業(yè)培訓(xùn)，培訓(xùn)的目的在于讓采購人員熟悉采購的工作流程，增強(qiáng)采購計(jì)劃的前瞻性，以此來提高采購的質(zhì)量和效率，進(jìn)而更好地服務(wù)于企業(yè)。

3.3制定完善的采購計(jì)劃

首先，要精準(zhǔn)計(jì)算物資采購數(shù)量。在進(jìn)行采購計(jì)劃的制定時(shí)，經(jīng)濟(jì)師要始終堅(jiān)持適量原則，數(shù)量越多往往價(jià)格就越優(yōu)惠，不過并非數(shù)量越多就越好，因?yàn)椴少彸杀具€會(huì)受到庫存成本以及資金周轉(zhuǎn)率等的影響。在具體實(shí)踐中，采購部門必須要和經(jīng)濟(jì)師進(jìn)行溝通，核對(duì)并且審核采購清單，合理控制物資采購的數(shù)量。同時(shí)做好商品的核對(duì)，看部門領(lǐng)導(dǎo)是否簽字確認(rèn)。采購需求量很大的原材料時(shí)，經(jīng)濟(jì)師必須要做好數(shù)量對(duì)采購成本的影響分析。一般來說，成本分析是通過歸類各類采購項(xiàng)目，采取經(jīng)濟(jì)指法，開展成本測算。若采購數(shù)量很少的物品時(shí)，通過對(duì)照資金的方式，進(jìn)行成本控制分析。其次，精準(zhǔn)定位供應(yīng)商。開展采購作業(yè)時(shí)，采購部門要將購貨單及時(shí)發(fā)送給供應(yīng)商，同時(shí)索要商品的供應(yīng)價(jià)格和付款條件等。接著，依據(jù)質(zhì)量指標(biāo)和折扣標(biāo)準(zhǔn)等，對(duì)物資供應(yīng)商，進(jìn)行綜合對(duì)比分析，優(yōu)選供應(yīng)商。除此之外，在采購時(shí)，堅(jiān)持適地的原則，優(yōu)選本地企業(yè)或供貨距離較近的供應(yīng)商，減少運(yùn)輸成本，進(jìn)而便于溝通和協(xié)調(diào)，促使合作成功，降低采購成本。最后，創(chuàng)新采購?fù)緩揭约胺椒ā，F(xiàn)階段，信息技術(shù)快速發(fā)展，帶動(dòng)著電子商務(wù)平臺(tái)的發(fā)展，為企業(yè)采購提供了更多的渠道。經(jīng)濟(jì)師要具有戰(zhàn)略意識(shí)，能夠充分發(fā)揮電子商務(wù)平臺(tái)的作用，提高物資采購的效率，降低采購成本。基于采購平臺(tái)，經(jīng)濟(jì)師能夠了解供應(yīng)商的相關(guān)信息，進(jìn)而從用戶評(píng)價(jià)和商品庫存等方面，進(jìn)行綜合對(duì)比分析，進(jìn)而優(yōu)選供應(yīng)商，實(shí)現(xiàn)采購成本控制的目標(biāo)。

3.4優(yōu)化企業(yè)物資采購績效考核方式

采購行為績效考核辦法實(shí)施，為盡可能保證公平，可邀請(qǐng)第三方專業(yè)人士代為把控，確定定量分析、定性分析各項(xiàng)評(píng)價(jià)指標(biāo)，嚴(yán)格考核，確?？己私Y(jié)果公開、公平、公正。針對(duì)考核結(jié)果過程中發(fā)現(xiàn)的突出問題，需進(jìn)一步完善績效考核計(jì)劃、績效考核實(shí)施以及績效考核補(bǔ)充辦法，形成良性循環(huán)，展現(xiàn)績效考核方式的權(quán)威性及執(zhí)行力，最終實(shí)現(xiàn)有效減少采購成本支出、降低采購資金占用的目標(biāo)。

結(jié)語

綜上所述，控制采購成本直接關(guān)系到一個(gè)企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展業(yè)績，控制好采購成本并使之不斷降低，是一個(gè)企業(yè)不斷降低產(chǎn)品成本、增加利潤的重要和直接手段之一。有效的采購管理有利于企業(yè)在價(jià)格、質(zhì)量、品種、服務(wù)和時(shí)間這五大方面取得極大的競爭優(yōu)勢、發(fā)揮重大作用；利用一套科學(xué)、系統(tǒng)、有效的成本控制體系或管理方法去指導(dǎo)、改善和實(shí)施采購運(yùn)作，可以使企業(yè)在保障供應(yīng)中形成企業(yè)特有的競爭新優(yōu)勢，讓企業(yè)能夠在激烈的市場競爭中獲得持久發(fā)展的動(dòng)力。

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（作者單位：山東電力工程咨詢院有限公司）