檔案管理工作在新形勢(shì)下的規(guī)范化

官昌龍

摘 要：隨著科技與社會(huì)的飛速發(fā)展，新形勢(shì)下對(duì)檔案管理工作的要求也越來(lái)越規(guī)范化。造成檔案管理工作相對(duì)不規(guī)范，存在檔案丟失、存放不規(guī)范等問(wèn)題，影響了管理工作的實(shí)用性，制約著單位的發(fā)展與進(jìn)步，因此檔案管理工作人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視。本文對(duì)于檔案管理工作在新形勢(shì)下的規(guī)范化進(jìn)行了探討和分析，希望為以后的具體工作起到實(shí)際的參考作用。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)下；檔案管理；規(guī)范

一、檔案管理的必要性與重要性

檔案管理反映了一個(gè)單位或企業(yè)的發(fā)展歷史，是重大事件的見證者。尤其對(duì)于我國(guó)黨政機(jī)關(guān)與企事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，檔案記載了他們?cè)诓煌l(fā)展階段的不同密級(jí)的資料與信息。這些資料與信息都涉及重大決策的實(shí)行與重大事項(xiàng)的公布。另外，檔案管理也是衡量工作人員辦事效率的關(guān)鍵指標(biāo)，是促進(jìn)辦事人員提高工作質(zhì)量的有利武器。檔案作為重要信息的記錄載體，記載了重大的歷史事實(shí)與事件，是還原歷史真相，保證公平公正的重要憑證，因此，科學(xué)規(guī)范地對(duì)檔案進(jìn)行管理，有益于單位或企業(yè)乃至于國(guó)家的協(xié)調(diào)與發(fā)展。

二、新形勢(shì)下檔案管理的現(xiàn)狀

隨著科技的發(fā)展與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的逐步成熟，辦公形式也逐步向現(xiàn)代化、自動(dòng)化、無(wú)紙化靠攏。這些變化都對(duì)檔案管理工作形成了巨大的影響。當(dāng)計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及涉及到了檔案管理，它豐富了以往檔案以紙質(zhì)文件保存的管理形式，開辟了計(jì)算機(jī)保管檔案的新形式。同時(shí)，由于源檔案是用計(jì)算機(jī)進(jìn)行存儲(chǔ)、管理的，因此諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過(guò)程都需要在計(jì)算機(jī)和通信線路中完成。這種管理方式在一定程度上避免了人工處理在檔案管理中產(chǎn)生的偏差與錯(cuò)誤，保證了檔案的正確性與科學(xué)性。在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行檔案管理也防止了紙質(zhì)檔案對(duì)時(shí)間的流逝出現(xiàn)的破損、侵蝕等情況，實(shí)現(xiàn)了檔案的永久保存。

三、新形勢(shì)下檔案管理面臨的問(wèn)題

1.檔案管理工作制度的不完善

檔案管理工作制度的不完善是目前，諸多企事業(yè)單位中常有的現(xiàn)象。信息技術(shù)的發(fā)展也帶動(dòng)了檔案管理工作的突破，但少數(shù)單位并沒(méi)有意識(shí)到這一情況，對(duì)檔案管理工作呈現(xiàn)出不重視的現(xiàn)象，主要體現(xiàn)在管理者并沒(méi)有做出符合時(shí)代發(fā)展要求的制度改進(jìn)方案。許多單位的檔案管理?xiàng)l約都有著“千篇一律”的特點(diǎn)。事業(yè)單位沒(méi)有結(jié)合實(shí)際情況，進(jìn)行檔案管理工作的靈活性變通。從檔案管理的執(zhí)行性來(lái)講，工作人員沒(méi)有一個(gè)合理的約束機(jī)制與工作標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案管理方式受到了阻礙。

2.檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)不高

許多檔案管理人員仍然采用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行管理，并沒(méi)有體現(xiàn)出新形勢(shì)下的要求。甚至有一些人認(rèn)為，檔案管理工作不需要任何技術(shù)，它只是單純的對(duì)單位人員的相關(guān)信息進(jìn)行保存與整合，沒(méi)有更高的要求。這樣的思想是極其錯(cuò)誤的。新形勢(shì)下的檔案管理人員不僅要有縝密的思維與高度的工作耐心，還應(yīng)該對(duì)現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行掌握，達(dá)到能夠利用科學(xué)方式進(jìn)行管理的目的。

四、新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化策略

1.完善檔案管理工作規(guī)章制度

隨著社會(huì)的快速發(fā)展，人們逐漸意識(shí)到檔案管理工作的重要性，為了使其滿足社會(huì)的要求，檔案管理部門首先應(yīng)該完善檔案管理工作規(guī)章制度，保證檔案管理工作有章可循有法可依。在制定檔案管理工作規(guī)章制度時(shí)，檔案館應(yīng)該聯(lián)系到自身檔案管理現(xiàn)狀和自身檔案的重要內(nèi)容，由于在發(fā)展過(guò)程中，檔案內(nèi)容相對(duì)繁多且復(fù)雜，涉及到的既有人員管理方面內(nèi)容，也有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)內(nèi)容，還有一些與其他單位的活動(dòng)內(nèi)容，增加了管理難度，因此，應(yīng)該根據(jù)自身發(fā)展現(xiàn)狀和未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)制定檔案管理工作規(guī)章制度，使其盡可能地滿足社會(huì)形勢(shì)。檔案管理工作規(guī)章制度需要包含以下幾方面內(nèi)容：根據(jù)檔案內(nèi)容實(shí)現(xiàn)檔案管理工作人員的分配；檔案管理工作的主要內(nèi)容；對(duì)檔案管理工作的要求；對(duì)檔案管理工作者的獎(jiǎng)懲制度；對(duì)檔案管理相關(guān)設(shè)施的管理辦法。

2.實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化

隨著社會(huì)的發(fā)展與科技水平的提高，現(xiàn)階段很多行業(yè)和工作都實(shí)現(xiàn)了信息化，為了保證檔案管理工作能夠適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，提高檔案管理工作效率，就要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化，在檔案管理工作過(guò)程中，要積極引入一些檔案管理軟件，通過(guò)管理人員的使用，找出最適合單位使用的管理軟件。在以往的檔案管理工作中，通常是由人工進(jìn)行記錄工作，管理人員利用紙、筆等實(shí)現(xiàn)檔案的記錄工作，紙質(zhì)記錄不僅容易丟失，而且時(shí)間較長(zhǎng)的記錄會(huì)發(fā)生模糊看不清等問(wèn)題，影響檔案管理工作的有效性。實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，不僅能夠減少管理工作中人為處理檔案的工作，使計(jì)算機(jī)發(fā)揮出更大的優(yōu)勢(shì)，提高工作效率，還能夠更加清晰地做好檔案管理記錄工作，當(dāng)單位需要哪年哪類檔案時(shí)，可以通過(guò)查找信息管理軟件快速地找到檔案存儲(chǔ)位置，這樣檔案管理工作者就能夠?qū)⒏嗟臅r(shí)間花費(fèi)在檔案收集與處理工作上，保證檔案管理的全面性。

3.提高檔案管理工作人員管理能力

工作人員是檔案管理過(guò)程中最重要的一項(xiàng)組成部分，只有提高檔案管理工作人員的管理能力，才能不斷規(guī)范其工作方法，做好管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化。要提高檔案管理人員的管理能力，就要重點(diǎn)做好以下幾方面工作：一是為管理工作者提供更多的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，檔案館可以通過(guò)邀請(qǐng)專業(yè)檔案管理人員為本單位人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其掌握到更加規(guī)范的管理技巧，同時(shí)不同單位之間還可以開展檔案管理工作交流會(huì)，使工作人員能夠在交流會(huì)中更好地溝通工作方法，找到解決自身在工作中存在問(wèn)題的辦法，保證管理工作的規(guī)范化。二是檔案館要明確對(duì)檔案管理人員的管理機(jī)制和方法，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員工作的監(jiān)督，使檔案管理人員能夠在制度的約束下，規(guī)范自身的工作方法和流程，在新形勢(shì)下實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化。

五、結(jié)語(yǔ)

總而言之，新形勢(shì)下檔案管理人員的管理方式也應(yīng)該進(jìn)行提升，我們要以電子記錄的方法為主，在完善檔案制度的前提下對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，不斷提升自身的學(xué)習(xí)能力，為規(guī)范化策略的形成奠定良好基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]連紅宇.探究新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，07：59.

[2]王靜倫.新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化探討[J].黑龍江史志，2015，09：154.

[3]顧雅麗.淺析新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2015，07：281.

[4]朱喬芙.探究新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化[J].環(huán)球市場(chǎng)信息導(dǎo)報(bào)，2016，42：97.endprint