提高認(rèn)識，掌握技術(shù)，全面做好檔案管理工作

李燕

摘要：本文強(qiáng)調(diào)檔案管理人員必須樹立科學(xué)發(fā)展觀，提高認(rèn)識，掌握技術(shù)，才能做好檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：檔案管理;科學(xué)發(fā)展觀;新技術(shù)

一、從觀念入手，解決好對檔案管理工作的認(rèn)識問題

在改革開放和市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，如何使檔案管理工作主動為黨的中心工作服務(wù)，必須對檔案管理工作重新加以認(rèn)識，要進(jìn)一步解放思想，克服已有的思想定式，大膽樹立創(chuàng)新意識，力爭在不斷發(fā)展變化的新形勢下努力尋求和確立檔案管理工作的路徑和辦法，堅(jiān)持與時俱進(jìn)。當(dāng)前，我國的改革開放取得四十年偉大成就的基礎(chǔ)上，經(jīng)濟(jì)突飛猛進(jìn)，社會和科學(xué)進(jìn)步飛快發(fā)展，要使我們的檔案管理工作直接為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展服務(wù)，不論是文明城市建設(shè)，還是鄉(xiāng)村全面實(shí)現(xiàn)小康，還有企業(yè)發(fā)展，這些都需要大量的服務(wù)工作，包括我們檔案管理工作能夠直接為之服務(wù)，要求我們要進(jìn)一步解放思想，從思想觀念上樹立堅(jiān)定的科學(xué)發(fā)展觀，敢于破除舊觀念，從思想認(rèn)識來一個飛躍。要結(jié)合實(shí)踐，充分認(rèn)識經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展對檔案管理工作提出的新要求，敢于大膽排除工作中的一切干擾和障礙，在求真務(wù)實(shí)的過程中，振奮精神，把握規(guī)律，增強(qiáng)開拓創(chuàng)新意識，使檔案管理工作扎實(shí)前進(jìn)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)發(fā)展。

應(yīng)當(dāng)看到，檔案工作具有社會性和開放性，它可以做為政府、機(jī)關(guān)和各單位科學(xué)決策實(shí)現(xiàn)工作高效的輔助工作，在開展政治、經(jīng)濟(jì)、思想、文化教育等各項(xiàng)活動中是生動的教材，是推動兩個文明建設(shè)的手段，做為檔案資源也是一種社會生產(chǎn)力，做好檔案工作，發(fā)揮好檔案的服務(wù)中心作用，有利于提高執(zhí)政黨的執(zhí)政能力。因?yàn)檫@項(xiàng)工作不僅可以為領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)管理工作服務(wù)，同時也為各企業(yè)單位和公民切身利益服務(wù)，為促進(jìn)生產(chǎn)、科學(xué)研究、知識創(chuàng)新提供良好的有效服務(wù)。這里包括民生檔案，長期積累大量與群眾利益密切相關(guān)的內(nèi)容，如能加以科學(xué)理解和有效利用，對于保護(hù)人民群眾的合法利益，化解各種矛盾和紛爭、維護(hù)社會安定團(tuán)結(jié)都會起到積極的推動作用。

二、掌握新技術(shù)，在檔案管理工作中發(fā)揮好計(jì)算機(jī)作用

1、努力做好檔案文件整理工作。文件整理是在登記編號基礎(chǔ)上，按相應(yīng)順序把文件號、責(zé)任人、標(biāo)題、文號、形成時間、主題詞等及時錄入微機(jī)，使文件原件與所存文件內(nèi)容相同，形成對應(yīng)關(guān)系，這樣登錄完畢文件就會發(fā)給各部門閱辦，并定期回收閱辦完的文件，再按件號順序裝入卷盒，在卷盒脊背打上編號、年度號和盒內(nèi)文件起止號，在此基礎(chǔ)上再用微機(jī)軟件進(jìn)行分類，模擬人工分類將類別下面的目錄條的內(nèi)容參照時間順序打印出來。這樣，整理工作在文件登錄次年裝訂、裝盒過程中就將完成。

2、利用好微機(jī)。由于微機(jī)通過檢索已經(jīng)把有關(guān)方面內(nèi)容，如文件號，形成時間及主題詞等，包括正文在內(nèi)等信息輸入微機(jī)，同時也能將符合需求的文件調(diào)出，因此使用者可以利用微機(jī)就能達(dá)到查閱目的，還可將自己需要的內(nèi)容打印出來。需要什么文件原件，只要根據(jù)編號，就可將所需文件調(diào)出，查閱，文件調(diào)出不僅速度快，而且相當(dāng)準(zhǔn)確。為了對使用者方便起見，可在綜合檔案館建立一個網(wǎng)站，通過信息上網(wǎng)，從信息時代的需求就可以看出其價(jià)值如何。這種結(jié)合檔案館建立網(wǎng)站可以接收到開放檔案，尤其是政策法規(guī)等檔案信息，利用者只要有一臺聯(lián)網(wǎng)微機(jī)接收，其中不受時間、地點(diǎn)的限制，接收的方式簡便而且靈活。還可以設(shè)立銀行賬戶，根據(jù)某些需要有償服務(wù)的內(nèi)容，按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)由利用者匯入該銀行后再提供服務(wù)。注意在檔案移交過程，應(yīng)將錄入微機(jī)的東西制成光盤，在本單位留存的基礎(chǔ)上，再送一式兩式光盤裝盒后原件一起移交給檔案館。這種在光盤上進(jìn)行查閱原件，對單位一般情況下都能滿足，如有需要利用原件，只要及時與檔案館聯(lián)系即可查閱到。

三、針對現(xiàn)代企業(yè)電子文件的出現(xiàn)，檔案管理必然采取新的模式

現(xiàn)在企業(yè)檔案管理實(shí)行雙軌制，即紙制檔案與電子檔案共同存在，兩種檔案管理有異、同。其共性是電子檔案也具有檔案的一般特性和功能，其差異是電子檔案在管理上與紙制檔案管理是不同的。當(dāng)然這種不同也不能是馬上實(shí)現(xiàn)電子檔案會一統(tǒng)天下，同時紙質(zhì)檔案也不上很快全部退出歷史平臺，盡管電子檔案屬于一種新生事物的出現(xiàn)，且具有強(qiáng)大的生命力，它對檔案工作影響也不會完全取締紙質(zhì)檔案，二者將會長期并存，雙軌運(yùn)行。今后只有隨著經(jīng)濟(jì)和社會的發(fā)展及科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，勢必會有越來越多的電子檔案取代紙質(zhì)檔案，進(jìn)而逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。當(dāng)然這個過程還需要一定時間。具體分析主要有以下幾點(diǎn)表現(xiàn)：

1、電子檔案有利于遠(yuǎn)程傳遞和數(shù)據(jù)共享。當(dāng)前國際互聯(lián)網(wǎng)和輔助管理軟件日益成熟，尤其是文件檔案的電子光盤化滿足了供應(yīng)商與業(yè)主之間文件的遠(yuǎn)程傳遞問題，這種傳遞如同打電話一般。舉例說明：一份百頁A4標(biāo)準(zhǔn)的紙張文件從北京利用特快到深圳要兩天的特快專遞，而利用遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)專線系統(tǒng)運(yùn)作只需5分鐘，如果利用因特網(wǎng)電子郵件系統(tǒng)只需幾秒就夠了，可見神速之快。

2、檔案存放量可以逐漸減少紙質(zhì)檔案。這種存量減少的做法有許多優(yōu)越性，不僅為企業(yè)節(jié)省不少行政開支，也節(jié)省了存放資料的空間、設(shè)備，又可減少檔案管理人員的相應(yīng)配置。省人、省工又省錢。

3、電子檔案可以滿足用戶的不同需要。這種滿足表現(xiàn)在科技文件的使用上最為明顯。實(shí)現(xiàn)科技文件檔案電子化以后，企業(yè)的技術(shù)人員就能根據(jù)設(shè)計(jì)或現(xiàn)實(shí)需要，利用微機(jī)就可以對原設(shè)計(jì)圖紙更新進(jìn)行編輯和修改，這就省去了二次繪圖的重復(fù)勞動，節(jié)省了工時，提高了工效，從而真正體現(xiàn)了電子檔案一次信息可多次享用的特殊功能。

綜上所述，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的全面協(xié)調(diào)和可持續(xù)發(fā)展，是一個科學(xué)的歷史過程，不能急于求成，必須堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀，堅(jiān)持統(tǒng)籌兼顧的原則，要將此落實(shí)到檔案發(fā)展的各個環(huán)節(jié)中去，才能利于檔案事業(yè)的健康發(fā)展，所以，在新的工作中，我們檔案管理人員需要抓好部門檔案系統(tǒng)內(nèi)部的各項(xiàng)工作，又要搞好檔案系統(tǒng)與外部方面的聯(lián)系;既要抓好傳統(tǒng)的檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，也要搞好檔案工作為國家工作大局的各項(xiàng)服務(wù)工作;既要充分利用和開發(fā)檔案信息資源，又要保護(hù)好檔案管理和利用中的各種秘密和私人隱私。在檔案管理工作中，我們要運(yùn)用現(xiàn)代科技手段保護(hù)好傳統(tǒng)的檔案，要尊重檔案的形成規(guī)律，保管好原有基礎(chǔ)，要保留并發(fā)揮傳統(tǒng)檔案的統(tǒng)治功能，又要運(yùn)用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化等手段對之系統(tǒng)地開發(fā)和利用?？傊?，要從經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科技進(jìn)步的實(shí)際出發(fā)，結(jié)合本系統(tǒng)本單位檔案工作的具體情況開展管理工作，努力實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的健康、協(xié)調(diào)和可持續(xù)發(fā)展。