信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用

李琳

[摘? ? 要] 在學(xué)校規(guī)模越來越大、學(xué)校日?；顒幼兊迷絹碓截S富的今天，學(xué)校遇到了很多的管理問題。黨政機(jī)關(guān)任務(wù)的匯報、教習(xí)活動的匯報等工作都需要立刻收入學(xué)校檔案。以當(dāng)前的環(huán)境與實際效果來看，學(xué)校檔案管理問題十分突出。為了改善這一問題，同時也是為了實現(xiàn)社會的可持續(xù)發(fā)展，文章進(jìn)行了深度的探討，分析檔案管理與信息技術(shù)充分融合思路與提高校園管理效率的具體舉措。

[關(guān)鍵詞] 信息技術(shù);學(xué)校管理;檔案管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 11. 066

[中圖分類號] G271? ? [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]? A? ? ? [文章編號]? 1673 - 0194（2019）11- 0154- 02

0? ? ? 前? ? 言

在社會發(fā)展的過程中，素質(zhì)高、技能強(qiáng)的人才成為社會最需要的人才類型，學(xué)校面對這一問題不得不不斷提升自身管理能力，加強(qiáng)校園管理建設(shè)。學(xué)校檔案管理對于提高學(xué)校管理水平來說影響重大，這其中包括很多的學(xué)校資料。能否將這些資料進(jìn)行實時更新、整合與準(zhǔn)確保存已經(jīng)成為判斷學(xué)校管理水平的核心要素。信息技術(shù)管理學(xué)校檔案能夠讓學(xué)校管理變得更加智能，能夠為師生提供大量正確有用的資料。智能管理可以有效降低管理難度與管理成本，這對保障檔案管理效率來說意義重大。

1? ? ? 校園檔案管理問題

1.1? ?效率低閱讀率低

學(xué)校檔案部門負(fù)責(zé)的工作與內(nèi)容很多，檔案部門需要記錄好學(xué)校所有信息，這些信息中包括師生資料、日?；顒淤Y料。也就是說學(xué)校檔案部門有著非常多的管理工作量[1]。采用人力處理的方式顯然并不能滿足全部的管理任務(wù)要求，有限的人力在復(fù)雜、繁重的操作中會出現(xiàn)很多的失誤，導(dǎo)致管理效率低問題的發(fā)生。如果在檔案記錄、更新與管理過程中管理者出現(xiàn)了失誤，不僅會影響到檔案真實性與有效性，同時也會影響檔案查閱率。

1.2? ?維護(hù)困難

在學(xué)校檔案管理中，檔案管理、檔案維護(hù)、檔案更新都是非常重要的工作，這些工作影響著檔案本身的價值，影響著學(xué)校決策能力與學(xué)校管理有效性。傳統(tǒng)檔案管理中，人力模式并不能滿足檔案管理要求。人力管理不僅效率低下，同時也會因人為操作失誤導(dǎo)致檔案出現(xiàn)腐蝕、折舊、破損的問題。以上種種問題都會導(dǎo)致材料維護(hù)、材料更新出現(xiàn)不好的影響，這會增加不必要的檔案管理成本、維護(hù)成本，浪費(fèi)學(xué)校有限的資源。

1.3? ?不保密、不安全

學(xué)校檔案涉及很多內(nèi)容，比較熟悉的包括學(xué)校師生身份信息，這些信息需要嚴(yán)格的保密處理。不過人力管理檔案總是會遇到問題，比如忘記鎖檔案柜、檔案室，導(dǎo)致檔案資料的泄露。或是管理者在搬運(yùn)檔案的過程中，將資料遺漏在外面，都會導(dǎo)致檔案資料泄露。人力管理檔案的方式很難做好安全保密工作，除非有非常專業(yè)的管理者管理檔案保密性才能夠得到控制。但在許多因素的影響下，時常會有一些檔案泄露出去[2]。這些檔案的泄漏對于師生的影響是非常突出的，對于學(xué)校檔案部門的名聲也是非常不利的。

2? ? ? 信息技術(shù)管理學(xué)校檔案可行性分析

在提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量以后，學(xué)校的管理效率、管理水平、服務(wù)能力都得到了很好的加強(qiáng)。信息技術(shù)本身的優(yōu)勢恰好能夠滿足檔案管理效率提升的全部要求。

2.1? ?儲量大

傳統(tǒng)檔案大多以紙質(zhì)模式為主，這種檔案存儲模式不僅會占用大量空間，同時也需要投入大量的人力資源用于保護(hù)檔案。紙質(zhì)檔案很容易受到環(huán)境影響出現(xiàn)如發(fā)霉、破損的問題[3]。甚至許多檔案在長時間的翻閱與使用后會出現(xiàn)字跡模糊的情況。信息技術(shù)檔案和紙質(zhì)檔案區(qū)別很大。數(shù)字檔案利用計算機(jī)技術(shù)將檔案資源存放在電腦磁盤，當(dāng)然網(wǎng)絡(luò)云盤也是可以存放的地點，存放量得到了大大提高，解決了很多學(xué)校檔案部門空間有限的問題。在信息技術(shù)的支持下，不論學(xué)校需要管理多少檔案，檔案部門都能夠有效處理[4]。

2.2? ?查閱方便人力成本低

傳統(tǒng)檔案管理最大的問題就是查詢難度較高，很多檔案使用者要想獲得資料需要一個柜子、一個柜子翻，然后再翻找一個又一個檔案袋。這么做會浪費(fèi)大量的時間和精力，影響了檔案應(yīng)用效率。信息技術(shù)的出現(xiàn)大幅提高了檔案管理查詢效率。利用信息技術(shù)的時候，檔案查詢者只需要直接檢索關(guān)鍵詞、編號就能在幾秒查詢到自己所需要的檔案資料，便捷的查詢條件極大地改善了檔案資料使用水平和效果。

2.3? ?更新快

信息技術(shù)的出現(xiàn)改變了過去的檔案資料補(bǔ)充模式。過去為補(bǔ)全檔案資料往往需要由管理者先行找到學(xué)校資料，之后通過對比找到資料的補(bǔ)充點。檔案更新效率極度低下，尤其是面對海量資料的時候還會遇到操作難度大的問題。信息技術(shù)出現(xiàn)以后這種問題得到了很好的改善。檔案使用者在查詢資料的時候可以直接搜索資料的關(guān)鍵詞或者編碼，檔案管理者同樣如此。更新材料信息的時候，檔案管理者只需要直接搜索關(guān)鍵詞或是材料編碼就能夠找到對應(yīng)資料，之后仍舊是搜索關(guān)鍵詞就能夠第一時間找到需要補(bǔ)充材料的位置，將新材料復(fù)制或是敲入進(jìn)去。便捷的數(shù)據(jù)材料更新不僅效率高，同時任務(wù)量也變得非常少，大大提高了更新效率與更新能力。

2.4? ?共享效果好

信息技術(shù)本身有著開放的特性，信息技術(shù)的應(yīng)用能夠打破檔案使用者對檔案查詢時候的空間、時間限制。也就是說使用檔案者此時不用再親自來到檔案庫查詢所需資料，檔案使用者可以直接在家、學(xué)校、宿舍用網(wǎng)絡(luò)查詢自己所需要的信息。應(yīng)用信息技術(shù)前很多實用檔案再被借走以后就會陷入后續(xù)成員只能排隊等待借閱的問題，浪費(fèi)人們的寶貴時間。信息技術(shù)的出現(xiàn)可以有效規(guī)避這一問題。信息技術(shù)使得人們可以多人一同共享同一個資源，有效提高了工作效率、學(xué)習(xí)效率，體現(xiàn)了現(xiàn)代技術(shù)的優(yōu)勢與價值，提高了檔案管理工作對檔案材料的管理效果。

3? ? ? 校園檔案管理對信息技術(shù)的應(yīng)用

3.1? ?提高重視度

如果缺少了領(lǐng)導(dǎo)層面的支持、認(rèn)可與理解，那么檔案管理的價值將得不到體現(xiàn)。為了保障檔案管理工作的有效性與價值充分發(fā)揮就需要得到全學(xué)校的支持。意識決定工作形態(tài)。意識的方向影響著政策、措施是否能夠落到實處。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子應(yīng)當(dāng)予以足夠的關(guān)注，確保檔案管理的價值能夠體現(xiàn)在提高教師教學(xué)水平，推動學(xué)校教育改革的深入，營造新時期學(xué)校良好風(fēng)貌。領(lǐng)導(dǎo)班子需要意識到檔案管理價值，這樣才能投入更多的資源用于檔案管理，將檔案管理看作是學(xué)校管理的一部分。

3.2? ?提高信息化水平

信息技術(shù)與學(xué)校檔案管理的聯(lián)合不是學(xué)校檔案部門一個部門的工作，這是由檔案管理部門在學(xué)校管理中的定位、價值所決定的。有關(guān)部門必須主動與檔案管理部門合作，予以足夠支持與幫助。在共同合作、協(xié)作互通的過程中完成對應(yīng)目標(biāo)。信息技術(shù)單位就是需要主動配合檔案部門的單位之一。技術(shù)部門與檔案部門在合作中需要建立統(tǒng)一戰(zhàn)線、管理中心與數(shù)據(jù)庫。之后將所有的檔案館材料錄入其中，用統(tǒng)一管理的方式處理這些材料。管理者需要認(rèn)真甄別檔案訪問者的IP，所有進(jìn)入館藏者都要有證明自己身份的方式。檔案管理者必須保護(hù)好數(shù)據(jù)庫與管理中心，確保需要資源的人能夠得到相應(yīng)的資源。管理者需要用信息技術(shù)完成文件傳遞與錄入，這么做可以有效減少非必要檔案占用數(shù)據(jù)庫空間，提高網(wǎng)絡(luò)的使用率，是提高檔案檢索效率的必要工作。

3.3? ?科學(xué)合理分類

學(xué)校檔案需要科學(xué)分類、科學(xué)管理，保障檔案的作用與價值能夠得到最大化發(fā)揮。具體操作中可以將檔案以內(nèi)容類別以下述兩個類別劃分。首先將材料目錄看作是最基本的編制前提。管理者需要將特殊檔案用計算機(jī)做信息記錄，這么做能夠迅速幫助檔案管理者取得材料分類序號，保障了檔案錄入速度。在使用這類材料的時候，使用者只需要搜索相應(yīng)序號或是分類編碼就能夠快速找到材料。此外還要做好材料歸檔工作。工作人員需要秉承認(rèn)真的態(tài)度，在遇到材料丟失、材料損壞的時候要第一時間處理，保障檔案完整性，避免其成為歷史遺留問題，影響到后續(xù)工作的進(jìn)行。

3.4? ?分級管理檔案內(nèi)容

因?qū)W校檔案涉及大量的內(nèi)容，這些內(nèi)容在很多方面中都有體現(xiàn)，涉及學(xué)校管理內(nèi)容的方方面面。如果材料過于復(fù)雜、管理過于煩瑣，那么檔案使用者將會遇到很多的問題。為了使檔案使用者能夠順利查詢到自己所需要的資料，就需要分門別類，保障檔案與檔案有著足夠關(guān)聯(lián)性。這樣檔案使用者在應(yīng)用資料的過程中，如果需要查詢相關(guān)資料就能夠第一時間找到類似的內(nèi)容與相關(guān)的內(nèi)容，掌握一手有用信息。檔案歸檔前需要由管理者先行審核與歸類。歸類應(yīng)體現(xiàn)出檔案的分類科學(xué)性、系統(tǒng)性、合理性與有序性。將檔案以能利用的程度、級別等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分級劃分。此外還要將檔案以保密性、可利用性進(jìn)行分級管理，管理中需要以等級要求予以相應(yīng)資金、人力支持，確保檔案管理的規(guī)劃可行性與系統(tǒng)性。對于重要的檔案需要投入更多的人力與資金，對于不是非常重要的檔案則要有所傾斜減少投入資源，保障資源利用率的最大化，減少不必要開支。

5? ? ? 結(jié)? ? 語

當(dāng)前社會背景下，學(xué)校的擴(kuò)招使得學(xué)校的規(guī)模不斷壯大，傳統(tǒng)管理維護(hù)檔案模式顯然已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化發(fā)展要求。傳統(tǒng)管理模式中學(xué)校檔案管理存在效率低下、維護(hù)困難等問題。這些問題對于校園檔案管理來說影響非常突出。信息技術(shù)的應(yīng)用能夠很好的解決這一問題，信息技術(shù)的應(yīng)用提升了材料查詢效率，能夠很好地降低錯誤率。學(xué)校需要重視信息技術(shù)的應(yīng)用，以此提高檔案管理水平與效率，促進(jìn)學(xué)校健康發(fā)展，最大化發(fā)揮信息技術(shù)的價值。

主要參考文獻(xiàn)

[1]王楠.信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的運(yùn)用策略[J].度假旅游，2019（1）：134，138.

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[3]杜玲.電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].民營科技，2018（10）：132.

[4]李志杰.信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用探索[J].中國管理信息化，2018，21（20）：177-178.