醫(yī)院檔案信息管理平臺(tái)建設(shè)的若干思考

鐘巧琴

[摘? ? 要] 隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，當(dāng)前各個(gè)行業(yè)與領(lǐng)域都廣泛應(yīng)用了信息化技術(shù)，醫(yī)院也不例外。由于我國(guó)醫(yī)院檔案信息管理平臺(tái)建設(shè)起步較晚，整體發(fā)展水平偏低，目前仍然處于探索階段，在這個(gè)探索過(guò)程中必將產(chǎn)生諸多問(wèn)題。文章對(duì)醫(yī)院檔案信息平臺(tái)建設(shè)的管理理念、人才培養(yǎng)、投入力度、管理機(jī)制與安全管理等方面存在的不足進(jìn)行分析，旨在為今后的檔案信息化工作提供建議和參考。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院檔案;信息管理;平臺(tái)建設(shè)

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 11. 065

[中圖分類號(hào)] R197.32? ? [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]? A? ? ? [文章編號(hào)]? 1673 - 0194（2019）11- 0152- 02

1? ? ? 引? ? 言

隨著信息技術(shù)的發(fā)展與普及，越來(lái)越多的行業(yè)開始廣泛應(yīng)用該技術(shù)。信息技術(shù)不僅使得工作效率與工作質(zhì)量得到提高，同時(shí)推動(dòng)了整個(gè)行業(yè)的改革與創(chuàng)新。在眾多行業(yè)與領(lǐng)域中，檔案管理的應(yīng)用最為頻繁且重要。醫(yī)院檔案是指醫(yī)院在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的過(guò)程中形成的音頻、視頻、病歷、文件等，檔案可以幫助醫(yī)務(wù)人員對(duì)患者的基本信息、疾病診療過(guò)程等進(jìn)行查詢，同時(shí)也可以幫助醫(yī)院的管理人員了解到某段時(shí)間內(nèi)醫(yī)院的發(fā)展情況，進(jìn)而做出更加合理的決策與規(guī)劃，對(duì)醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展有著十分重要的影響。隨著信息技術(shù)的發(fā)展與就醫(yī)患者的增多，以往的紙質(zhì)檔案及管理模式已經(jīng)不再適用。隨著工作量的增加，醫(yī)院所產(chǎn)生的檔案也越來(lái)越多，且使用也越來(lái)越頻繁，地位越來(lái)越重要。因此，對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行信息化管理以提高其使用效率與質(zhì)量成為必然選擇。筆者根據(jù)工作經(jīng)驗(yàn)與實(shí)際情況，對(duì)當(dāng)前的醫(yī)院檔案信息管理平臺(tái)建設(shè)中存在的問(wèn)題進(jìn)行探討，醫(yī)院應(yīng)采用先進(jìn)的管理方式，重視檔案信息平臺(tái)建設(shè)，進(jìn)一步規(guī)范醫(yī)院日常工作，為醫(yī)院檔案信息化管理提供更好的保障。

2? ? ? 當(dāng)前醫(yī)院檔案信息管理平臺(tái)建設(shè)中存在的不足

醫(yī)院檔案信息平臺(tái)建設(shè)不僅可以提高檔案管理工作的質(zhì)量，同時(shí)可以提高工作效率，提高醫(yī)療服務(wù)水平，給患者帶來(lái)更好的醫(yī)療體驗(yàn)，有利于醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)發(fā)展。當(dāng)前很多醫(yī)院在進(jìn)行檔案信息管理平臺(tái)建設(shè)的過(guò)程中仍存在一些不足，使其應(yīng)有的作用無(wú)法充分發(fā)揮出來(lái)，流于表面。筆者結(jié)合工作經(jīng)驗(yàn)對(duì)這些不足進(jìn)行了總結(jié)，主要有以下幾個(gè)方面：一是缺少完善的管理理念。醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)階層和檔案管理人員的管理理念錯(cuò)誤或不完善，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案信息管理平臺(tái)建設(shè)的重要性;二是缺少完善的設(shè)備與技術(shù)。由于資金、人力、物力投入的不足，醫(yī)院缺少先進(jìn)的計(jì)算機(jī)、軟件、硬件、信息化技術(shù)[1];三是缺少完善的管理機(jī)制。檔案管理人員的工作行為不規(guī)范，缺少約束;四是缺少專業(yè)的人才。醫(yī)院缺少檔案管理的人才，現(xiàn)有工作人員的工作水平與能力不夠，缺少專業(yè)知識(shí)與計(jì)算機(jī)技術(shù)。

3? ? ? 加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息管理平臺(tái)建設(shè)的一些思考與建議

3.1? ?改變傳統(tǒng)的管理理念

理念是行動(dòng)的先導(dǎo)，指引著實(shí)踐的方向，因此要想使醫(yī)院檔案信息管理平臺(tái)建設(shè)更加完善，就必須要對(duì)理念進(jìn)行更新與改變。破除陳舊的思想觀念，樹立全新的知識(shí)管理理念。筆者認(rèn)為可以從以下三個(gè)方面做起：一是醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)階層要改變理念。領(lǐng)導(dǎo)階層是其管理的工作人員的榜樣與風(fēng)向標(biāo)，其一言一行都會(huì)對(duì)工作人員產(chǎn)生很大的影響，因此只有領(lǐng)導(dǎo)階層改變理念，認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案信息管理平臺(tái)建設(shè)的重要性，并通過(guò)會(huì)議等方式向其他工作人員強(qiáng)調(diào)醫(yī)院與領(lǐng)導(dǎo)階層的重視程度，其他工作人員方可以更好地認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案信息管理平臺(tái)建設(shè)的重要性，進(jìn)而積極的配合[2]。二是改變檔案管理人員的理念。檔案管理人員是進(jìn)行醫(yī)院檔案信息管理平臺(tái)建設(shè)的直接執(zhí)行者，其理念的正確與否會(huì)直接影響到檔案信息管理平臺(tái)建設(shè)的質(zhì)量與效率。三是要改變其他工作人員的理念。醫(yī)院檔案不僅涉及檔案管理部門，同時(shí)對(duì)醫(yī)院的其他部門也有著十分密切的關(guān)系，因此只有使其認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案信息管理平臺(tái)建設(shè)工作對(duì)其日常工作的幫助作用，其方可更加配合該工作，并提供幫助。

3.2? ?加強(qiáng)人才的培養(yǎng)力度

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們的生活質(zhì)量與生活水平顯著提高，在基本需求得到滿足后開始更加注重自身與家人的身體健康，因此進(jìn)入到醫(yī)院進(jìn)行檢查與治療的人越來(lái)越多，醫(yī)院的發(fā)展空間與前景越來(lái)越大，但與此同時(shí)，競(jìng)爭(zhēng)也變得越發(fā)激烈。因此醫(yī)院必須要加強(qiáng)自身的管理，提高服務(wù)質(zhì)量，通過(guò)醫(yī)院檔案信息管理平臺(tái)的建設(shè)可以滿足這種要求。要保證醫(yī)院檔案信息管理平臺(tái)建設(shè)更加完善，就必須要加強(qiáng)對(duì)人才的培養(yǎng)。公立醫(yī)院多為公益性事業(yè)單位，更加關(guān)注患者的情況，而對(duì)自身的經(jīng)營(yíng)則有所忽視，所以對(duì)檔案信息管理平臺(tái)的建設(shè)與相關(guān)人才的培養(yǎng)重視程度不夠。因此醫(yī)院必須要加大對(duì)人才的培養(yǎng)力度，增加物力、財(cái)力與人力上的支持，一方面對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員要加強(qiáng)培養(yǎng)，通過(guò)定期進(jìn)行培訓(xùn)的方法提高檔案人員專業(yè)知識(shí)與專業(yè)能力，同時(shí)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息化技術(shù)的培訓(xùn)。為了保證檔案管理人員參加培訓(xùn)的積極性，同時(shí)為了保證培訓(xùn)的效果，可以在每次培訓(xùn)結(jié)束后對(duì)其進(jìn)行考核，以檢測(cè)培訓(xùn)的結(jié)果。還可以將考核結(jié)果與其職稱評(píng)聘、評(píng)先評(píng)優(yōu)等待遇掛鉤，對(duì)于參加培訓(xùn)積極且考核結(jié)果優(yōu)異的檔案管理人員可以給予其適當(dāng)?shù)木癃?jiǎng)勵(lì)和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)培訓(xùn)考核結(jié)果不達(dá)標(biāo)的檔案管理人員可以給予其適當(dāng)?shù)膽土P，必要時(shí)甚至可以與其解除勞務(wù)合同。另外只有考核達(dá)標(biāo)后方可重新回到工作崗位[3]。另一方面要加強(qiáng)對(duì)專業(yè)人才的引進(jìn)與招聘，適當(dāng)?shù)靥岣咝劫Y待遇以吸引更多的優(yōu)秀人才，同時(shí)適當(dāng)?shù)靥岣唛T檻，在正式應(yīng)聘前對(duì)其進(jìn)行考核，只有達(dá)標(biāo)后方可與其簽署合同。

3.3? ?加大投入力度

要想推動(dòng)醫(yī)院檔案信息管理平臺(tái)的建設(shè)，使之更加完善，就必須要加大投入力度。完善的基礎(chǔ)設(shè)施是保證醫(yī)院檔案信息管理平臺(tái)建設(shè)的基礎(chǔ)條件，檔案信息管理平臺(tái)的建設(shè)必然會(huì)涉及計(jì)算機(jī)，先進(jìn)且效率高的計(jì)算機(jī)可以加快檔案信息管理平臺(tái)的建設(shè)速度，可以將檔案以電子的形式進(jìn)行儲(chǔ)存，更加方便管理。另外相關(guān)的軟件與硬件也需要進(jìn)行購(gòu)買，同時(shí)還需要使用一些信息技術(shù)、交流平臺(tái)等，如此方可推動(dòng)檔案信息管理平臺(tái)的建設(shè)，提高管理質(zhì)量，方便其他工作人員進(jìn)行查閱，提高工作效率。除此之外，網(wǎng)絡(luò)、磁盤、防火墻等技術(shù)也需要使用資金進(jìn)行購(gòu)買和引進(jìn)，因此加大投入力度是必然的。

3.4? ?建立完善的管理機(jī)制

管理的重要基礎(chǔ)在于制度。為使醫(yī)院檔案信息平臺(tái)的建設(shè)更加規(guī)范且有序，必須要根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況建立起完善的管理制度。參考醫(yī)院的實(shí)際情況與存在的不足，借鑒其他醫(yī)院的管理制度，咨詢專家的意見(jiàn)，查閱相關(guān)的資料與文獻(xiàn)，將建設(shè)過(guò)程中涉及的內(nèi)容納入管理制度中。以此約束檔案管理人員與其他工作人員的工作行為，使檔案的借閱與查詢更加規(guī)范，減少該過(guò)程導(dǎo)致的檔案丟失與破損情況發(fā)生。為保證工作人員嚴(yán)格遵守管理制度，可以建立起完善的監(jiān)督制度，以監(jiān)督制度為原則建立起僅對(duì)院長(zhǎng)負(fù)責(zé)的監(jiān)督隊(duì)伍，定期對(duì)醫(yī)院檔案信息平臺(tái)建設(shè)工作進(jìn)行監(jiān)督與檢查，保證其工作質(zhì)量。

3.5? ?加強(qiáng)電子化檔案建設(shè)

醫(yī)院檔案信息管理平臺(tái)建設(shè)的基礎(chǔ)是將醫(yī)院檔案以電子化進(jìn)行儲(chǔ)存與呈現(xiàn)，而當(dāng)前大部分醫(yī)院的檔案仍為紙質(zhì)形式，部分醫(yī)院進(jìn)行了電子化，但并不全面，這種情況將影響醫(yī)院檔案信息管理平臺(tái)的建設(shè)，因此加強(qiáng)電子化檔案的建設(shè)是當(dāng)前醫(yī)院檔案信息管理平臺(tái)建設(shè)的重中之重。一方面醫(yī)院要引進(jìn)更加專業(yè)的人才與設(shè)備以加強(qiáng)檔案電子化建設(shè);另一方面要嚴(yán)格遵守電子化檔案建設(shè)的管理原則，即真實(shí)性原則，保證檔案信息的真實(shí)性;完整性原則，保證檔案的數(shù)量與內(nèi)容完整，不會(huì)出現(xiàn)破損、丟失、更改等情況;全程管理原則，由檔案的形成至銷毀的整個(gè)過(guò)程進(jìn)行管理，確保其一致性。

3.6? ?加強(qiáng)檔案信息安全管理

信息技術(shù)是一把雙刃劍，在提高醫(yī)院檔案的管理效率與管理質(zhì)量的同時(shí)，也帶來(lái)了一些不良影響，其中最為嚴(yán)重且影響最大的就是安全問(wèn)題，信息技術(shù)使得大部分檔案都以電子化的形式儲(chǔ)存于電腦中，因此很容易被不法分子通過(guò)入侵進(jìn)行竊取或損壞，對(duì)醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)造成不良影響。所以，必須加強(qiáng)檔案信息安全管理，筆者認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面做起：一是引進(jìn)更加先進(jìn)的計(jì)算機(jī)保護(hù)軟件，如防火墻等;二是將重要的檔案單獨(dú)儲(chǔ)存于不聯(lián)網(wǎng)的電腦中;三是遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，避免受到磁場(chǎng)的影響而導(dǎo)致計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障[5];四是只允許使用醫(yī)院內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)對(duì)相關(guān)的文檔進(jìn)行瀏覽，且不可帶出醫(yī)院;五是明確工作人員的權(quán)限，其在瀏覽或借閱時(shí)只可以在權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行，超過(guò)權(quán)限范圍的需要相關(guān)的負(fù)責(zé)人審批同意。

4? ? ? 結(jié)? ? 語(yǔ)

在信息化時(shí)代的今天，醫(yī)院要想進(jìn)一步發(fā)展就必須要做到與時(shí)俱進(jìn)，跟上時(shí)代的腳步，積極的應(yīng)用信息化技術(shù)，以此提高工作質(zhì)量與工作效率，提高自身的競(jìng)爭(zhēng)力。醫(yī)院檔案管理必須用開拓創(chuàng)新的管理方式來(lái)迎合市場(chǎng)變化的挑戰(zhàn)，應(yīng)對(duì)各種困難。充分認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案管理的重要性，提高醫(yī)院競(jìng)爭(zhēng)力，確保醫(yī)院朝著健康、可持續(xù)的方向發(fā)展。

主要參考文獻(xiàn)

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