廣西動物防疫物資信息管理系統(tǒng)的構建與應用

黃張玲，李 軍，鄭 敏，鄭列豐

（廣西壯族自治區(qū)動物疫病預防控制中心，廣西南寧 530001）

畜禽強制免疫是我國重大動物疫病防控中的一項重要措施[1]。目前我國將高致病性禽流感、口蹄疫、小反芻獸疫等3 種動物疫病列入強制免疫計劃，在每年的春秋兩季進行集中免疫。廣西對強制免疫所需要的獸用生物制品（包括疫苗）、消毒藥等，實行政府統(tǒng)一采購，無償調撥，逐級分發(fā)。此外，對畜禽標識、應急用尸體袋、防護服等（統(tǒng)稱為動物防疫物資）也采取同樣的采購、調撥和分發(fā)方式。因此大量動物防疫物資的入庫、出庫、發(fā)放、使用等數(shù)據(jù)的適時管理工作異常繁重；物資從自治區(qū)調撥到養(yǎng)殖場（戶）和村防疫員，整個流轉過程實時監(jiān)控困難；各層級間物資數(shù)據(jù)流轉斷層，物資臺帳因手工記錄而費時、費力、易出錯。

經(jīng)過多年探索，廣西壯族自治區(qū)動物疫病預防控制中心建立了“廣西壯族自治區(qū)動物防疫物資信息管理系統(tǒng)”（以下簡稱系統(tǒng)），實現(xiàn)了自治區(qū)、市、縣和鄉(xiāng)鎮(zhèn)動物防疫物資的四級聯(lián)網(wǎng)管理，可以實時監(jiān)控和了解物資在各層級的流轉動態(tài)，記錄入出庫和發(fā)放數(shù)據(jù)，自動生成物資臺帳，實現(xiàn)數(shù)據(jù)流轉的同步化、標準化和準確化。同時也減輕了基層工作量，提高了工作效率，節(jié)約了管理成本，降低了工作中的錯誤率，從而為管理部門及時了解物資流轉動態(tài)，制定重大動物疫病防控決策提供了基礎數(shù)據(jù)。

1 系統(tǒng)設計目標

該系統(tǒng)采用B/S 架構設計，搭建一個基于互聯(lián)網(wǎng)的協(xié)同辦公和業(yè)務處理平臺[2]。通過該平臺實現(xiàn)自治區(qū)和14 個地級市、113 個縣（市、區(qū)）、1 162 個鄉(xiāng)鎮(zhèn)（含街道辦）物資數(shù)據(jù)的實時流轉。該平臺使用工作流技術，自定義物資管理工作的各種流程，通過上下級單位之間的流轉，生成各類物資入出庫單據(jù)，再通過單據(jù)的流轉，自動生成物資臺帳、明細賬、流水賬、入庫匯總、出庫匯總、各級單位發(fā)放情況和領用情況等各類報表，并對物資現(xiàn)有量和庫存物資保質期自動預警，同時利用數(shù)據(jù)庫的綜合分析功能，按照多種條件、多種維度，對各個時間段的物資采購、出庫、倉儲和使用等數(shù)據(jù)進行同比或環(huán)比分析，從而準確、及時地反映出物資的流轉動態(tài)和使用情況，直觀反映動物免疫工作狀態(tài)和進度，為重大動物疫病防控決策提供基礎信息，最大程度地減輕基層工作量，提高物資管理的工作效率，為重大動物疫病防控工作做好后勤保障。

2 系統(tǒng)管理方式

該系統(tǒng)通過設置不同層級用戶（制單人和審核人）的不同權限進行工作流管理。制單人為系統(tǒng)基礎信息的錄入者，通過系統(tǒng)錄入物資采購信息后，系統(tǒng)自動生成采購入庫單，由審核人審核后生成庫存數(shù)據(jù)，之后通過系統(tǒng)出庫流轉到市級單位。各級單位的調撥出庫單，經(jīng)過系統(tǒng)流轉到下級單位，自動生成下級單位的調撥入庫單，經(jīng)審核后生成庫存數(shù)據(jù)。自治區(qū)、市、縣三級單位的單據(jù)層層流轉，最后至鄉(xiāng)鎮(zhèn)級單位。鄉(xiāng)鎮(zhèn)級單位為系統(tǒng)的末級用戶，其出庫單為末級單據(jù)，不再流轉。

各級單位用戶通過用戶名和密碼登錄系統(tǒng)，確認并審核數(shù)據(jù)，完成系統(tǒng)單據(jù)流轉后自動生成各類報表。目前，獲得授權的單位用戶包括自治區(qū)和全區(qū)14 個地級市、113 個縣（市、區(qū)）、1 162 個鄉(xiāng)鎮(zhèn)（含街道辦）的動物疫病預防控制機構。

3 系統(tǒng)模塊架構及功能分類

系統(tǒng)共分為3 個模塊：基礎信息、倉庫管理、報表查詢（圖1）?；A信息是系統(tǒng)的中樞，主要功能是管理各層級單位的單位信息、倉庫信息、商品信息、安全庫存設置；除期初錄入和領用單位信息由各級單位自行錄入外，其他信息由負責系統(tǒng)運行維護的公司管理和維護，無授權錄入端口無法對信息進行修改或增減。倉庫管理模塊的主要功能是各類單據(jù)的錄入、生成和流轉，包括分配指標計劃單、采購入庫單、調撥出庫單等。全區(qū)各級單位用戶可通過該模塊的端口錄入或審核單據(jù)信息。報表查詢模塊的主要功能是匯總物資的使用情況，也就是將入庫和出庫單據(jù)的信息生成各類報表，得出指定時間段內(nèi)物資的臺賬、明細賬、流水賬、各級單位發(fā)放情況表和領用情況表，庫存現(xiàn)有量、現(xiàn)有量報警和保質期報警等。

3.1 基礎信息設置

圖1 系統(tǒng)的模塊架構

行政區(qū)域和單位管理：按照行政區(qū)劃先后順序，設置各級單位的上下級歸屬關系。倉庫信息：每個單位對應一個倉庫，以倉庫來接收和流轉物資的入出庫信息。商品信息：設置了強制免疫疫苗、常規(guī)疫苗、動物標識和應急防護裝備幾個品類，每個品類下根據(jù)物資名稱和生產(chǎn)廠家進行編碼分類，每個物資對應一個編碼，為單據(jù)的錄入提供基礎信息。供應商信息：參照商品信息設置的品類進行分類，每個供應商全稱對應一個簡稱和一個編碼，與商品信息組合成一個物資名稱，作為單據(jù)錄入的基礎信息。領用單位信息：領用單位是系統(tǒng)單據(jù)流轉的最末級，用于各級單位做領用出庫單的接收對象。期初錄入：是系統(tǒng)各單位用戶在使用系統(tǒng)之初對倉庫實物進行盤點后，錄進系統(tǒng)的倉儲數(shù)據(jù)，是系統(tǒng)數(shù)據(jù)的初始化。安全庫存設置：各單位對自己的倉儲庫存設置一個預警數(shù)值，當物資陸續(xù)出庫，庫存達到設置的數(shù)值時，系統(tǒng)便會做出預警，提示庫存緊張。

3.2 倉庫管理設置

分配指標計劃單：由于物資是按計劃調撥，每年初自治區(qū)獸醫(yī)行政主管部門會下發(fā)當年的物資調撥指標數(shù)，此數(shù)據(jù)被直接錄入分配指標計劃單，當調撥出庫的數(shù)據(jù)大于指標數(shù)時，系統(tǒng)會以赤字提示。采購入庫單：當年采購的動物防疫物資發(fā)貨到自治區(qū)倉庫或各市倉庫的，除動物標識（標識的采購入庫單由各縣級單位錄入）以外的其他采購入庫單，由自治區(qū)級制單人錄入。采購入庫單是系統(tǒng)流轉數(shù)據(jù)的基礎單據(jù)，只有完成了采購入庫單的錄入和審核，物資才會有庫存，自治區(qū)才能對市級單位進行物資調撥出庫。調撥出庫單：市縣鄉(xiāng)三級單位到上級單位領取物資，上級單位開具的單據(jù)經(jīng)過系統(tǒng)流轉后，成為下級單位的調撥入庫單。調撥入庫單：市縣鄉(xiāng)三級單位到上級單位領取物資，上級單位開具調撥出庫單，經(jīng)過系統(tǒng)流轉后生成的單據(jù)，其信息無法編輯，經(jīng)審核后，物資庫存才能產(chǎn)生變化。領用出庫單：為系統(tǒng)的末級單據(jù)，數(shù)據(jù)無法再次流轉，主要是鄉(xiāng)鎮(zhèn)級用戶給村防員或散養(yǎng)戶開具的出庫單據(jù)。另外，規(guī)模養(yǎng)殖場直接到縣級單位領取物資，縣級單位要開具領用出庫單。出庫申領單：下級單位到上級單位領取物資，必須先在系統(tǒng)填制申領單，上級單位才能在系統(tǒng)中開具調撥出庫單，每份申領單和調撥出庫單一一對應。入庫驗收報告：下級單位到上級領取物資入庫后，要在系統(tǒng)中填制入庫驗收報告，否則調撥入庫單無法進行數(shù)據(jù)審核入庫，每份入庫驗收報告和調撥入庫單一一對應。同級調撥單：同級單位之間因物資流轉而開具的出庫單，其單據(jù)由物資調出單位開具，經(jīng)系統(tǒng)流轉后成為物資調入單位的調撥入庫單。倉庫管理模塊各單據(jù)的流轉見圖2。

3.3 報表查詢設置

通過單據(jù)的錄入和流轉，系統(tǒng)在數(shù)據(jù)庫中生成了各類報表。上級單位可以查看下級單位的報表，廣西動物疫病預防控制中心作為整個系統(tǒng)的依托單位，可以對整個系統(tǒng)所有單位的報表進行管理和實時查看，從而能及時掌握和監(jiān)控物資在各層級單位的流轉和使用情況，及時了解全區(qū)主要動物疫病免疫工作的開展情況，可隨時給上級獸醫(yī)行政管理部門提供基礎數(shù)據(jù)，使全區(qū)動物疫病防控工作計劃的制定有據(jù)可循。

圖2 物資單據(jù)的流轉

總體來說，報表查詢模塊的各類報表滿足了物資管理工作的要求。物資入出庫臺賬以電子表格形式導出，打印裝訂后可直接替代之前的手工臺帳，不再需要人工記錄；入出庫流水賬、明細賬、收發(fā)貨匯總同樣可以電子表格形式導出，打印裝訂后給財務入會計賬，不用再手工做賬；各級單位的發(fā)放和領用情況表，全面展示了轄區(qū)內(nèi)各時間段各單位的物資發(fā)放和領用情況；當日庫存現(xiàn)有量直接展現(xiàn)倉庫各類物資庫存數(shù)，足不出戶便可掌握物資情況。

4 系統(tǒng)應用

從2012 年的自治區(qū)、市、縣三級用戶到2016年擴增至鄉(xiāng)鎮(zhèn)用戶，實現(xiàn)了自治區(qū)、14 個地級市、113 個縣（市、區(qū)）和1 162 個鄉(xiāng)鎮(zhèn)（含街道辦）的四級動物疫病預防控制機構的聯(lián)網(wǎng)。

4.1 系統(tǒng)成效

4.1.1 完善了全區(qū)動物防疫物資的臺賬管理 通過單據(jù)的錄入和流轉，系統(tǒng)直接生成臺賬，樣式統(tǒng)一、內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準確，省時省力。

4.1.2 促進了全區(qū)動物防疫物資倉管工作的規(guī)范化管理 系統(tǒng)對錄入物資信息的準確性和關聯(lián)性進行設定，從客觀上要求倉管人員必須按規(guī)定操作，取得相關資料數(shù)據(jù)后方可進行單據(jù)錄入，避免了工作的隨意性和盲目性，使工作更嚴謹、更規(guī)范。

4.1.3 降低了物資臺賬的出錯率 傳統(tǒng)工作狀態(tài)下，物資臺賬采用手工記賬，由于數(shù)據(jù)龐大，不僅效率低，而且經(jīng)常出現(xiàn)錯記或漏記現(xiàn)象，出錯率高。使用系統(tǒng)后，系統(tǒng)通過劃定各用戶的不同權限，實現(xiàn)了多個用戶的分權操作。一人負責制單，另一人負責審核單據(jù)，二人分持不同的用戶名和登錄密碼，各司其職，各負其責，協(xié)同工作。單據(jù)必須經(jīng)過審核后方可進入系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進行流轉并最終實現(xiàn)數(shù)據(jù)的更新，這樣的雙重把關機制，大大降低了倉庫管理中的出錯率。據(jù)統(tǒng)計，利用手工記賬，物資的出庫量易計算出錯，造成負庫存數(shù)，每月出庫差錯率約為0.6%；使用系統(tǒng)后，負庫存無法開具出庫單，出庫差錯率降為0。

4.1.4 節(jié)省了人力物力，提高了工作效率 根據(jù)系統(tǒng)的權限設置，物資從廠家發(fā)貨到位后，由自治區(qū)級制單人在系統(tǒng)填制采購入庫單，市縣鄉(xiāng)三級單位到上級領取物資后，上級單位在系統(tǒng)中填制調撥出庫單，單據(jù)經(jīng)系統(tǒng)流轉為下級單位的調撥入庫單，這樣單據(jù)的自動流轉，減少了下級單位人工二次錄入的環(huán)節(jié)，不僅節(jié)省了人力物力，還大大提高了工作效率，同時避免了人工二次錄入容易出現(xiàn)的錯誤。以2017 年和2018 年春防期間（3 6 月）使用系統(tǒng)前后做對比，使用系統(tǒng)前，每張出庫單手工錄入和審核的時間約為42 s（表1），使用系統(tǒng)后，自治區(qū)的調撥出庫單經(jīng)系統(tǒng)流轉到市級單位審核保存，數(shù)據(jù)便自動累加進市級單位庫存，市級單位給縣級單位發(fā)放物資時，只需用鼠標選擇發(fā)放的物資及相關數(shù)量，系統(tǒng)便自動形成出庫單，流轉到縣級，出庫和審核的時間減少為20 s，工作效率提高了52.38%（表2）。

4.1.5 提高了管理部門相關數(shù)據(jù)的提取效率通過系統(tǒng)的報表查詢，上級單位只要點擊鼠標即可隨時查看下級單位物資入庫、發(fā)放出庫和庫存結余情況。

4.1.6 實現(xiàn)了物資流轉過程的全程監(jiān)控和實時了解各層級單位可通過單位名稱、倉庫名稱、商品名稱等多重條件及指令進行精確或模糊查詢，以了解本單位及下層單位物資從采購入庫到發(fā)放出庫，再到使用的全程數(shù)據(jù)變化，可隨時查看物資數(shù)據(jù)動態(tài)，真正實現(xiàn)一鍵在手，數(shù)據(jù)全有。

表1 2017 年3 6 月市級動物防疫單位手工錄入平均每張物資出庫單處理時間

表2 2018 年3 6 月市級動物防疫單位使用系統(tǒng)平均每張物資出庫單處理時間

4.1.7 增強了主管部門動物防疫工作決策制定的科學性 通過系統(tǒng)的統(tǒng)計及匯總功能，隨時了解各種物資的使用情況，尤其是動物疫苗的使用，可直觀反應出動物疫病免疫的開展情況和進度，為全區(qū)動物疫病防控的科學決策提供了數(shù)據(jù)支持。

4.2 問題與建議

系統(tǒng)使用雖取得了成效，但也碰到一些問題：一是鄉(xiāng)鎮(zhèn)物資發(fā)放頻次高，單據(jù)填制多，簽字頻繁，系統(tǒng)設計應該一步到位使用電子簽名，或者直接與簽名板連接使用，這樣更省時省力。二是系統(tǒng)中畜禽標識的入庫，對于縣級來說是重復做工。如果能在構建之初直接與國家動物標識及動物產(chǎn)品追溯系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)對接，從國家系統(tǒng)導入入庫信息，然后在本系統(tǒng)進行一二次發(fā)放，再將發(fā)放信息導回國家系統(tǒng)，那將更加高效。三是系統(tǒng)如能與動物衛(wèi)生監(jiān)督機構的電子出證系統(tǒng)結合，將已經(jīng)出證的標識在一定工作日后自動注銷，直接省去了標識的注銷環(huán)節(jié)，這樣標識從出廠到發(fā)放再到注銷，整個環(huán)節(jié)清晰明了、溯源方便、統(tǒng)計快捷。

5 展望

近年來，隨著計算機技術快速發(fā)展，物聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)應用等技術越來越普及，將先進的計算機技術應用于動物疫病防控體系建設管理是大勢所趨[3]。如果能結合物聯(lián)網(wǎng)技術，將動物飼養(yǎng)量及出欄和存欄量整合到系統(tǒng)中，以物資發(fā)放信息為引子，結合物資使用情況，融入動物疫苗免疫數(shù)據(jù)、連接動物疫苗免疫效果檢測數(shù)據(jù)、動物疫苗免疫抗體監(jiān)測數(shù)據(jù)，將物資發(fā)放和使用、疫病免疫、免疫效果檢測和監(jiān)測串聯(lián)起來，實現(xiàn)無縫對接，將會大大簡化工作流程，提高數(shù)據(jù)共享率和提取效率，可為動物疫病防控決策提供更全面有效的信息。