談醫(yī)院檔案管理存在問題及對策

張金波

摘 要：醫(yī)院檔案記載了醫(yī)院歷史發(fā)展的過程，是醫(yī)院管工作中的一個重要組成部分，醫(yī)院檔案不僅涉及到醫(yī)院本身歷史發(fā)展的全貌，更涉及到廣大人民群眾就醫(yī)看病的醫(yī)療文書等檔案資料，關(guān)系到人民群眾的健康和醫(yī)學科學的發(fā)展。全民公益性的醫(yī)療服務(wù)與患者以消費者身份出現(xiàn)的醫(yī)患矛盾，使醫(yī)院病案成為雙方?jīng)_突爭執(zhí)的焦點。醫(yī)院的管理水平，一方面靠醫(yī)務(wù)工作者業(yè)務(wù)水平的提高和工作經(jīng)驗的積累，另一方面就是取決于臨床及各類檔案資料的齊全與完整。因此，加強醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院管理中有著非常重要的意義。現(xiàn)就醫(yī)院檔案管理中存在的問題，談?wù)勛约旱目捶ā?/p>

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；檔案管理；問題對策

一、醫(yī)院檔案管理中存在的問題

（一）檔案格局管理混亂，管理機構(gòu)不健全，管理職能不明確。醫(yī)院檔案管理一般由設(shè)在行政辦公室的綜合檔案室負責。由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案和部分實物檔案等，而醫(yī)療文書、各種檢查、膠片、影像圖文等各種檔案分屬備個科室部門管理，在一個單位內(nèi)形成多部門管理檔案的格局。

（二）檔案管理制度不健全，檢查督促考核不落實。在醫(yī)院管理中，一般都按衛(wèi)生主管部門要求制定了適用于本院的、較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責較少，沒有相關(guān)的制度和檢查考核措施。在醫(yī)院目標管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納人目標考核。

（三）檔案專業(yè)人員素質(zhì)參差不齊。目前，檔案專業(yè)人員隊伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時代發(fā)展的要求懸殊較大。在醫(yī)院人才培養(yǎng)中重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和教育，對檔案管理人員的素質(zhì)提高和教育沒納入計劃和要求，許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統(tǒng)的經(jīng)驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。

（四）對醫(yī)院檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明。隨著科技的進步，社會的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生變化。特別是在醫(yī)院，檔案的范圍由當初的文書檔案、照片檔案、病歷檔案、人事檔案等發(fā)展到今天的科研檔案、膠片檔案、各種設(shè)備檢查圖文檔案、實物檔案、聲像檔案、計算機磁盤檔案、計算機數(shù)據(jù)檔案等等。由于對納入管理的內(nèi)容沒有明確的要求，各醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實踐再進行管理，許多應(yīng)納入管理的檔案沒有納入管理。

（五）醫(yī)患關(guān)系的變化，使病案受到前所未有的重視。一方面由于醫(yī)療費用的普遍上漲，超出了普通群眾的承受能力，患者對醫(yī)院存在戒心；另一方面，常規(guī)意義的消費者觀念被引到醫(yī)療活動中，當治療效果不甚理想時，就怪罪醫(yī)院，要求賠償。這其中病案往往成為雙方爭奪控制的焦點。病歷的質(zhì)量尚存在很大的缺陷，提高病案書寫質(zhì)量，完善病案管理也就成了迫切的任務(wù)。

（六）未將檔案管理與醫(yī)療建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展、在醫(yī)院近期和遠期規(guī)劃中，一般對醫(yī)院規(guī)模、醫(yī)療設(shè)備、技術(shù)水平、人員結(jié)構(gòu)等都做了比較詳盡的規(guī)劃。面對檔案管理、檔案設(shè)備投人等考慮較少或完全未納入規(guī)劃中，造成檔案管理水平不能與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步發(fā)展。檔案管理水平的滯后，必將影響醫(yī)院管理水平的提高，影響業(yè)務(wù)技術(shù)的發(fā)展。

（七）醫(yī)院檔案管理水平不高，現(xiàn)代化管理手段應(yīng)用較差。隨著科學技術(shù)的進步，計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中的廣泛運用，醫(yī)院管理手段不斷進步。而運用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的少，基本還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。

二、醫(yī)院檔案管理中存在問題的應(yīng)對措施

（一）加強有關(guān)檔案法律法規(guī)的學習，增強醫(yī)院干部、職工的檔案管理意識。醫(yī)院以醫(yī)療服務(wù)為根本任務(wù)，長期以來對醫(yī)院檔案缺乏嚴格的考核，因而實際工作中往往出現(xiàn)檔案管理可有可無的模糊認識。特別是領(lǐng)導干部的檔案管理意識，領(lǐng)導重視是做好檔案管理工作的前提，大力宣傳檔案管理工作，使廣大干部職工充分認識檔案管理的重要性，更好的支持檔案管理工作，把檔案管理納入醫(yī)院管理的重要議事日程，作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來抓。

（二）理順關(guān)系，健全制度，拓展檔案的歸檔范圍。建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的、科學的檔案管理體系。通過建立信息檔案科，明確職能，將醫(yī)院各個類型的檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價，同步發(fā)展。同時，要拓展檔案的范圍。如醫(yī)院經(jīng)營方面，所進行租賃、承包、核算的方案、協(xié)議、合同也應(yīng)進入歸檔材料之中。

（三）重視人才培養(yǎng)，提高人員素質(zhì)。檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平。要將檔案管理人員培養(yǎng)納人醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，通過專業(yè)培訓、知識更新、進修學習等，提高業(yè)務(wù)水平，適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展，推動檔案管理水平的提高。

（四）開發(fā)檔案資源，為醫(yī)院工作服務(wù)。檔案資源的開發(fā)利用是醫(yī)院檔案的主要目的，通過檔案深層開發(fā)，提高檔案的使用價值，為醫(yī)院業(yè)務(wù)、醫(yī)院管理及患者服務(wù)。同時，通過利用檔案為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會效益和經(jīng)濟效益，提高檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用，促進檔案建設(shè)發(fā)展。

（五）加強檔案的規(guī)范化建設(shè)。檔案管理必須強調(diào)制度化，病案是醫(yī)院檔案的重要內(nèi)容。要加強對醫(yī)務(wù)人員病案書寫的教育，提高對病案嚴肅性的認識，使醫(yī)務(wù)人員從思想上予以重視，嚴格要求，養(yǎng)成嚴謹認真的工作作風。落實病案書寫規(guī)章制度，加強病案書寫規(guī)范化的培訓，實行專人負責。當前在病歷書寫中存在代上級醫(yī)師簽名的現(xiàn)象，反映了各級醫(yī)師對病案的嚴肅性缺乏應(yīng)有的認識。要強化管理抓落實。要使職工明確病歷既反映了一個人的敬業(yè)精神和態(tài)度，也反映了醫(yī)療質(zhì)量的好壞。病歷質(zhì)量低下，很可能由此引起醫(yī)患糾紛。

（六）對醫(yī)院檔案使用高科技管理手段。高科技的發(fā)展，也使醫(yī)院檔案增添新的內(nèi)涵。一方面，醫(yī)院檔案門類較多，尤其是較繁忙的醫(yī)療業(yè)務(wù)活動，需保留大量的業(yè)務(wù)歸檔材料，如病案、影像資料等每年要有很多份，全部用傳統(tǒng)的方法儲存，將占有很大的庫房。另一方面，高科技的發(fā)展，也使檔案內(nèi)容更加豐富多樣。如今醫(yī)院計算機管理應(yīng)用已經(jīng)普及，大部分醫(yī)院已應(yīng)用電子病歷。它以數(shù)據(jù)庫的形式，以電子文本進行儲存、調(diào)閱，是一種值得賞識的方法。再則，住院收費實行電腦化管理，消除傳統(tǒng)的出院病人對賬單，所有的出人院明細賬均實行電腦存盤，減少了庫存，規(guī)范了明細賬。雖然，出院病人對賬單不屬于歸檔范圍，但以數(shù)據(jù)庫形式存盤留檔的管理模式，為電子檔案的運用提供了很好的范例，是實行現(xiàn)代檔案管理的一種新趨勢。