電網(wǎng)企業(yè)檔案管理創(chuàng)新研究

李樹偉

摘 要：工程檔案是電網(wǎng)工程建設的重要組成部分，是工程建設成果和工程建設軟實力的綜合體現(xiàn)。文章指出了目前國內(nèi)電網(wǎng)工程建設檔案的管理現(xiàn)狀。通過分析存在的問題，以特高壓工程為例，提出要采取“全員全過程”的檔案管理方法，運用“誰形成、誰負責”及“誰建管、誰組織移交”的歸檔模式，實行檔案管理標準化、分階段移交策略，以達到全面提升電網(wǎng)工程建設的檔案管理水平及檔案資料質(zhì)量。

關鍵詞：電網(wǎng)建設；檔案管理；特高壓

電網(wǎng)建設檔案是在電網(wǎng)建設過程中形成的，且有保存價值的各種載體的文件材料。它是電網(wǎng)建設和發(fā)展的重要依據(jù)，是各供電企業(yè)維護電網(wǎng)正常運行的必備條件。近年來，電網(wǎng)建設迅猛發(fā)展，電網(wǎng)建設的基建工程、技術改造工程、農(nóng)網(wǎng)改造升級工程、小型基建工程數(shù)量日益增加，同時，新技術、新工藝、新管理方式的出現(xiàn)，使以工程項目為核心的業(yè)務檔案歸檔文件數(shù)量迅速增長；工程各參建單位檔案管理薄弱，兼職檔案員更換頻繁，社會化單位人員對電力企業(yè)歸檔標準不夠熟悉，制作的文件質(zhì)量未能達到預期效果；工程管理人員忙于項目建設，對歸檔文件的收集管控不夠及時。因此，檔案管理人員必須要做好電網(wǎng)建設的工程檔案管理工作。

一、創(chuàng)新電網(wǎng)建設項目檔案管理的必要性

隨著“大電網(wǎng)”建設進程的強力推進，各項業(yè)務工作節(jié)奏明顯加快，不少電網(wǎng)建設工程項目存在搶建趕工現(xiàn)象，檔案人員在項目檔案管理過程中協(xié)調(diào)工作量加大，工作內(nèi)容和強度明顯增加，項目檔案管理工作顯得滯后和被動。國家標準、行業(yè)標準和國家電網(wǎng)公司、省檔案局等上級單位均對重大項目建設檔案管理提出了嚴格要求，浙江公司也建立了相關的項目檔案文件材料形成、積累、整理和歸檔制度，但在實際操作過程中，仍然困難重重口工程項目檔案在維護企業(yè)權(quán)益、支撐管理、保障運行、儲備知識等方面具有舉足輕重的作用，保障電網(wǎng)建設項目檔案達標評優(yōu)創(chuàng)精品檔案的任務相當繁重。電網(wǎng)建設項目檔案管理過程中存在的矛盾主要體現(xiàn)在：

1.1標準規(guī)范難以執(zhí)行到位

電網(wǎng)建設項目絕大多數(shù)屬于省級以上重大建設項目，對這部分項目檔案的管理，國家檔案局、國家電網(wǎng)公司、省檔案局等均有相應的規(guī)范和標準，但在執(zhí)行過程中沒有很好的管控措施，人為因素突出，普遍存在事后控制、文件材料收集不全等現(xiàn)象，很難確保辦法和制度不折不扣地執(zhí)行，沒有形成有效全程監(jiān)控檔案的管理體系。

1.2協(xié)調(diào)工作量大

電網(wǎng)建設項目參建單位多，建設周期長，單項工程完工時間也有早有遲，各單位往往重建設，輕檔案，檔案管理和項目建設很難同步進行。重大建設項目檔案一般要求在竣工投產(chǎn)3個月內(nèi)完成，由于各參建單位對項目檔案管理的職責不明確，工作界面分工不清晰，業(yè)主單位（建設單位）檔案管理中的協(xié)調(diào)工作量大。往往是德下葫蘆起了瓢，這個項目協(xié)調(diào)好，另一個項目又會有扯皮、推誘現(xiàn)象發(fā)生。

1.3項目檔案質(zhì)量難以保證

各參建單位檔案管理員的業(yè)務水平參差不齊，認識和做法不統(tǒng)一，不能有效地控制檔案的形成質(zhì)量，經(jīng)常出現(xiàn)對標準的理解不統(tǒng)一或執(zhí)行不到位而造成的返工工作量；項目檔案管理各環(huán)節(jié)銜接不流暢，影響整體項目檔案的管理效率和質(zhì)量。

1.4業(yè)務培訓指導難以持久有效

各參建單位往往沒有固定的專業(yè)的檔案管理員，兼職檔案員或資料員經(jīng)常更換，業(yè)務指導的工作量很大，檔案專業(yè)培訓效果不理想，且難以持久有效。

1.5項目檔案數(shù)字化程度不夠

在電網(wǎng)建設項目檔案的管理過程中，重視實體檔案的收集、整理、歸檔工作，忽視檔案的數(shù)字化工作，照片、視頻等檔案的收集力度不夠，數(shù)字化成果沒有統(tǒng)一載體和統(tǒng)一格式，制約了項目檔案信息快速有效共享。

二、提升檔案管理方法

通過梳理現(xiàn)有工程檔案管理的模式和流程，總結(jié)經(jīng)驗，尋找不足并提升管控水平是項目檔案管理的重點方向，通過以下幾種方式開展。

2.1檔案培訓標準化

以標準化、流程化為抓手，強調(diào)管理力度，努力實現(xiàn)歸檔工作的真實、規(guī)范、及時，編制高質(zhì)量的標準化檔案培訓課件，保持特高壓工程檔案管理的統(tǒng)一標準，僅根據(jù)工程建管模式的不同而調(diào)整相應職責劃分等內(nèi)容。

2.2形成特高壓檔案管理標準化手冊

依托特高壓工程，收集、梳理國家、行業(yè)、國家電網(wǎng)公司各項標準、制度、規(guī)程規(guī)范，形成標準的歸檔范圍、歸檔責任、歸檔流程、管理表單和整理規(guī)則，編寫統(tǒng)一的檔案整理手冊，作為各參建單位資料形成與整理、檔案管理與檢查的依據(jù)和標準。

2.3全方位開展檔案交底培訓

將檔案交底培訓范圍由現(xiàn)在的設計、施工、監(jiān)理、業(yè)主項目部等擴大到工程物資生產(chǎn)廠家、監(jiān)造單位等，宣貫統(tǒng)一的特高壓交流工程檔案管理模式和歸檔標準。

三、創(chuàng)新歸檔模式

3.1 運用“誰形成、誰移交、誰負責”的新模式

由于歷史原因，施工單位一直承擔著“資料移交二傳手”的角色。設計院的施工圖、竣工圖，鐵塔、導線、金具、一次設備、二次設備等生產(chǎn)廠家的資料均由施工單位代收并整理組卷。該工作模式直接導致施工單位資料移交階段工作量大、壓力大；由于對廠家生產(chǎn)資料不熟悉，資料整理效率低、返工率高；不合格的資料需退回廠家整改，但又缺乏有力的催交和管控 手段；生產(chǎn)廠家不親自移交，缺乏責任心，資料形成質(zhì)量不高等問題頻現(xiàn)。為轉(zhuǎn)變在資料移交階段施工單位的被動模式，有效提高工作效率，在浙北 - 福州工程中創(chuàng)新實施“誰形成、誰移交、誰負責”及“誰管理、誰組織移交”的歸檔模式。由建管單位牽頭組織，設計單位、施工單位、材料廠家各自負責整理移交各自的資料，實現(xiàn)“資料質(zhì)量各負其責、歸檔工作責任明確”。嘗試“誰形成、誰移交、誰負責”的資料移交模式，目的在于最大程度降低重復工作量和返工率，提高設計院和線路材料廠家資料整理的條理性、規(guī)范性和完整性，提高資料人員責任心，最終提高各單位歸檔資料質(zhì)量和歸檔效率。

3.2 分階段移交

改變以往在工程竣工投產(chǎn)后集中進行檔案移交的模式，嘗試進行分階段移交，緩解竣工后歸檔壓力。工程建設過程中，通過轉(zhuǎn)序階段中間檢查、監(jiān)督整改閉環(huán)等措施，督促各參建單位盡早形成合格資料，具備條件時及時移交。紙質(zhì)檔案和電子化檔案均合格時，進行數(shù)字化加工。歸檔工作階段性前移，以減輕工程投運后集中歸檔的壓力，加快工程達標投產(chǎn)和創(chuàng)優(yōu)的順利進展。

四、結(jié)語

電網(wǎng)檔案在整個項目中處于重要地位，檔案記錄的準確與規(guī)范，從根本上影響了整個項目的發(fā)展進程，對于電網(wǎng)工程的安全進行有了制約和保證，電網(wǎng)檔案的規(guī)范化記錄還能為將來工程出現(xiàn)問題時的維修提供證據(jù)依據(jù)，從各個方面都起到了重要的作用。電網(wǎng)的長期發(fā)展和提供是城市發(fā)展的必備，也是企業(yè)發(fā)展的保證，在電網(wǎng)項目發(fā)展的同時，提高對電網(wǎng)基本建設項目中的檔案管理，提高檔案更新管理記錄意識，使用規(guī)范化系統(tǒng)的管理方法，確保電網(wǎng)建設項目快速穩(wěn)步的發(fā)展。

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