事業(yè)單位檔案管理的現狀及對策探析

劉雙

摘 要：檔案管理工作是一項具有系統(tǒng)性、專業(yè)性、保密性和政策性的復雜工作，隨著信息化時代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經不再適應當前社會發(fā)展的需求，亟需檔案管理人員轉變管理理念，提高科學化管理水平。因此，對提高檔案管理科學化水平的路徑選擇進行研究就顯得尤為重要?；诖?，本文就事業(yè)單位檔案管理的現狀進行分析，并提出一些解決對策，希望能促進我國檔案管理水平的提升。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;現狀;對策

引言：

當前，檔案對人們的社會生活和國家的經濟建設有著重要的作用，通過對檔案的有效利用，能促進各行各業(yè)有效的發(fā)展，為社會帶來巨大的效益。隨著時代的發(fā)展和網絡信息技術的日新月異，檔案管理已經呈現出全新的模式，現代檔案管理就是利用現代化的手段和管理理念對檔案進行管理的過程，現代檔案管理具有規(guī)范性強和現代化程度高等特點，對于事業(yè)單位進行高效的管理具有一定的促進作用，因此，事業(yè)單位要對檔案管理中存在的問題及時的進行解決，提高檔案管理的有效性。

一、當前事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1、缺少完善的檔案管理制度。相當長的一段時間內事業(yè)單位都缺少對檔案管理工作的重視，盡管隨著我國的《歸檔文件整理規(guī)則》、《檔案保管期限表》、《國家檔案法》等法律文件頒布，使得事業(yè)單位的檔案管理工作有了一定的法律依據，但在實際的管理過程中還存在著檔案管理制度不完善的問題，檔案材料的收集、整理、分類、保存和查閱等方面缺少一系列完善的管理制度，影響到了檔案管理工作效率的提升。

2、檔案管理設備較為陳舊，缺少及時的更新。近年來我國的社會經濟發(fā)展迅速，但相應的事業(yè)單位檔案管理的軟硬件設備更新速度較為緩慢，尤其是大多數的事業(yè)單位都注重單位的基本工作，忽視了檔案管理工作的重要性。大多數的檔案管理設備無法得到及時的更新與完善，使得檔案管理部門的工作一直處于恒溫和恒濕的狀況，檔案信息收集不全，檔案管理質量不高。

3、檔案管理的信息化進程較為緩慢。大多數的事業(yè)單位檔案管理工作依舊以紙質檔案為主，信息化水平不高，信息技術設備應用也不夠深入。盡管網絡信息化時代的到來，使得“互聯網+”成為時代的主流趨勢，但信息化技術在事業(yè)單位檔案管理工作中的應用不夠深入，紙質檔案管理與信息化檔案管理相互交織和沖突，嚴重制約了檔案管理工作質量和效率的提升[1]。

4、檔案管理專業(yè)團隊的素質薄弱。由于在相當長的一段時間內事業(yè)單位都忽視了檔案管理工作的重要性，嚴重影響到了高素質專業(yè)化的檔案管理團隊建設，使得事業(yè)單位的檔案管理工作大多有其他工作人員兼任，檔案管理工作的效率和質量得不到保障，同時檔案管理人員的流動性較大，極易造成檔案管理工作的滯后性。

二、提高事業(yè)單位檔案管理的有效對策探析

1、更新檔案管理觀念

事業(yè)單位檔案管理工作涉及到事業(yè)單位管理的諸多方面，重視檔案管理工作，樹立法治意識是做好檔案管理工作的必要條件。首先，事業(yè)單位領導要認識到事業(yè)單位檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作的一項基礎性工作，并對檔案管理工作難過置以高度重視，將檔案管理工作納入日常事務性工作范圍[2]。只有事業(yè)單位領導從觀念上重視檔案管理工作，才能轉變單位全體成員對檔案管理工作的觀念意識，從而做好事業(yè)單位檔案管理。其次，作為一名合格的檔案管理人員應該對《檔案法》有個正確的認識和理解，并在日常檔案管理工作重，時刻做到有法可依、有章可循。在《檔案法》的約束下，規(guī)范事業(yè)單位檔案管理各項工作，定期對人事檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發(fā)現其中存在的不足并及時改進提高檔案管理效率。最后，加強對檔案管理人員的宣教，鼓勵檔案管理人員努力學習相關法律知識和專業(yè)知識，保證檔案管理工作的安全、穩(wěn)定開展，進一步推動人事檔案管理制度化、規(guī)范化發(fā)展，切實保證檔案的真實性和安全性，加強事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化。

2、提升檔案管理人員素質，強化檔案管理能力

提升檔案管理人員素質和檔案管理能力是確保檔案管理工作有序開展的前提條件，需要及時改變目前檔案管理人員經轉崗而來的現象，明確檔案管理人員的職責，縮小檔案管理水平還是其他管理素質都與檔案管理工作的差距。第一，加強檔案管理人員對自己工作的認知程度，只有檔案管理人員對自己工作有一個準確的認知和定位，并將檔案管理的各項工作做到細致化管理，真正的融入到檔案管理工作中[3]。第二，對檔案管理工作的工作能力進行培訓，促使事業(yè)單位檔案管理人員具備基本的檔案管理理論知識和政治素養(yǎng)，在掌握檔案管理的基本理論和方法上，逐漸的提升檔案管理能力，使檔案管理工作變得更加系統(tǒng)化、科學化。第三，為了真正的提升檔案管理質量和效率，事業(yè)單位可根據本單位的實際情況，聘請一些業(yè)務能力較強的檔案管理人員，對其進行專業(yè)技能的培訓，使其與本事業(yè)單位檔案管理工作相契合，提高其業(yè)務水平，并努力做好檔案管理的各項工作。

3、加強檔案硬件設備建設

檔案管理工作并不是人工就能完成的，特別是當前新形勢下的檔案管理工作，必須要有先進設備的支持，所以，需要加強檔案硬件設備建設[4]。硬件就是辦公設施與辦公設備，檔案管理工作中，需要計算機網絡的支持，如今，紙質檔案已經逐漸被淘汰，電子檔案已經成為檔案的主要形式，在計算機網絡技術的支持下，電子檔案的管理十分便捷，但是還是存在一些漏洞。因此，做好新形勢下的檔案管理工作，要重視檔案硬件設備建設，加大資金投入，確保檔案管理工作的正常進行[4]。此外，還應該設置檔案安全管理系統(tǒng)，對于現有的紙質檔案，也要采取相關措施對其進行保護，只有加強了檔案管理硬件設備的建設，檔案管理工作才能更上一層樓。

4、全面開發(fā)檔案信息資源，提高檔案管理質量

開發(fā)檔案信息資源就是根據傳統(tǒng)檔案管理理念，對檔案管理理念、方案進行優(yōu)化，最關鍵在于端正事業(yè)單位檔案管理工作理念，重視事業(yè)單位檔案管理工作，全面開發(fā)檔案信息資源，確保在檔案管理工作的基礎上發(fā)揮檔案信息資源的重要作用。首先，在優(yōu)化檔案管理過程中，從事業(yè)單位的現狀出發(fā)，了解事業(yè)單位基本發(fā)展情況與社會組織關系，根據事業(yè)單位具體情況，為事業(yè)單位管理層提供必要的參考依據[5]。只有不斷的優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理模式和手段，才能提高檔案管理質量，從而促進事業(yè)單位檔案管理朝向標準化、規(guī)范化發(fā)展，對提高事業(yè)單位行政效率、提升事業(yè)單位整體形象具有重要意義。

結語：

總而言之，在當前信息化時代背景下，事業(yè)單位檔案管理改革勢在必行，事業(yè)單位在檔案管理的過程中，應大刀闊斧，從根本上做徹底的革新。立足現狀，加強對檔案管理工作的認識，以現在網絡和信息技術為平臺，對檔案進行數字化、虛擬化處理，以便更高效、更深入地履行檔案管理信息化管理的進程，確實將檔案管理工作進行科學化、規(guī)范化管理的道路，開創(chuàng)新時代事業(yè)單位檔案管理工作新局面，產生相應的社會效益，進-步促進社會主義和諧社會的建設。

參考文獻：

[1] 黃芝琴.事業(yè)單位檔案管理的現狀及對策分析[J].現代國企研究，2018（22）：151-152

[2] 呂明.探討事業(yè)單位檔案管理的現狀及對策研究[J].智庫時代，2018（47）：82-83

[3] 羅紅麗.淺談事業(yè)單位檔案管理的現狀及對策研究[J].辦公室業(yè)務，2018（20）：120

[4] 孫永登.淺談事業(yè)單位檔案管理的現狀及對策[J].當代教育實踐與教學研究：1-3

[5] 周瑞.芻議事業(yè)單位檔案管理現狀與優(yōu)化對策[J].傳播力研究，2018，2（21）：213