檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)管理體系的建立和有效運(yùn)行

摘要：面臨新形勢(shì)和新要求，檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，提高質(zhì)量管理意識(shí)，明確質(zhì)量管理的核心就是建立、有效運(yùn)行一套與其相適應(yīng)的管理體系，從而實(shí)現(xiàn)檢驗(yàn)檢測(cè)水平的不斷提高，保障結(jié)果的真實(shí)、客觀、準(zhǔn)確，為社會(huì)和客戶提供更好的服務(wù)，且在競爭中立于不敗之地。該文簡要介紹了管理體系的概念及重要性，針對(duì)可能影響體系運(yùn)行的因素提出了一些建議，為檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)建立和有效運(yùn)行管理體系提供了一定幫助。

關(guān)鍵詞：檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu);管理體系;建立和有效運(yùn)行

中圖分類號(hào)：X3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2095-672X（2019）05-0-02

DOI：10.16647/j.cnki.cn15-1369/X.2019.05.142

Abstract：Facing the new situation and new requirements， inspection inspection agencies should keep pace with The Times， improve the quality management consciousness， clear quality management core is to establish and effective operation of a set of fit and its management system， so as to realize the examination level unceasing enhancement， guarantee the results of the real， objective and accurate， and provide better service for society and customers， and in an impregnable position in the competition. This paper briefly introduces the concept and importance of the management system， and puts forward some Suggestions for the factors that may affect the operation of the system.

Keywords：Inspection and testing institutions;Management system;Setup and effective operation

1 檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)管理體系概念及意義

檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)管理體系是系統(tǒng)地把可能影響檢驗(yàn)檢測(cè)質(zhì)量的技術(shù)、人員、資源等因素及其質(zhì)量形成過程中各個(gè)活動(dòng)進(jìn)行全面控制，實(shí)際上就是執(zhí)行管理體系文件、貫徹質(zhì)量方針、實(shí)現(xiàn)質(zhì)量目標(biāo)、保持管理體系持續(xù)有效和不斷完善的過程。2017年10月16日，中國國家認(rèn)證認(rèn)可監(jiān)督管理委員會(huì)發(fā)布了《檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定能力評(píng)價(jià) 檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)通用要求》（RB/T 214-2017）（以下簡稱“通用要求”），其中明確規(guī)定，檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立、實(shí)施和保持與其活動(dòng)范圍相適應(yīng)的管理體系，應(yīng)將其政策、制度、計(jì)劃、程序和指導(dǎo)書制定成文件，傳達(dá)至有關(guān)人員，并被其獲取、理解和執(zhí)行。

2 建立管理體系的總體要求

2.1 建立管理體系的要求

首先，應(yīng)遵循《檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定管理辦法》《通用要求》及相應(yīng)領(lǐng)域的補(bǔ)充要求，逐一對(duì)照條款，確保做到各個(gè)要素的全覆蓋。其次，應(yīng)充分結(jié)合機(jī)構(gòu)自身實(shí)際情況，建立與其工作范圍、工作類型、工作量相適應(yīng)的管理體系。再次，建立的管理體系應(yīng)使其能夠達(dá)到確保檢測(cè)和/或校準(zhǔn)結(jié)果質(zhì)量所需程序的目的。第四，建立的管理體系應(yīng)具有系統(tǒng)性、全面性、有效性和適應(yīng)性。第五，應(yīng)將管理體系所涉及的政策、制度、規(guī)范、程序、方法、標(biāo)準(zhǔn)及所用記錄等制定成文件，形成管理體系文件。第六，管理體系至少應(yīng)包括：管理體系文件、管理體系文件的控制、記錄控制、應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇的措施、改進(jìn)、措施，內(nèi)部審核和管理評(píng)審。

2.2 管理體系文件的要求

管理體系很大程度上是通過文件化的形式表現(xiàn)出來的，建立文件化的管理體系，也是管理體系存在的基礎(chǔ)和證據(jù)。管理體系文件一般包括四個(gè)方面的內(nèi)容：質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書和記錄表格。質(zhì)量手冊(cè)是第一層次文件，一般按照《通用要求》和各領(lǐng)域的補(bǔ)充要求以及規(guī)定的質(zhì)量方針、目標(biāo)描述管理體系要素、職責(zé)和途徑，也是檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)內(nèi)部質(zhì)量管理的綱領(lǐng)性文件和行為準(zhǔn)則，具有指導(dǎo)全局的作用，主要是管理層使用。程序文件是第二層次文件，是質(zhì)量手冊(cè)的支持性文件。它將質(zhì)量手冊(cè)的綱領(lǐng)性內(nèi)容轉(zhuǎn)化為各部門具體職能活動(dòng)形成文字規(guī)定下來，在質(zhì)量手冊(cè)和作業(yè)指導(dǎo)書之間起到承上啟下的作用，主要是各部門使用。作業(yè)指導(dǎo)書是第三層次文件，是程序文件的支持性文件。它是指導(dǎo)某項(xiàng)具體活動(dòng)或過程的文件，比如設(shè)備分析方法、操作規(guī)程或細(xì)則等，主要是一線人員使用。統(tǒng)一記錄是第四層次文件，是用以記錄活動(dòng)的狀態(tài)和所達(dá)到的結(jié)果的文件，也是證明檢驗(yàn)檢測(cè)活動(dòng)和追溯檢驗(yàn)檢測(cè)全過程的最直接、最有效的方式。對(duì)于大、中型機(jī)構(gòu)一般需采用四個(gè)文件層次，而中、小型機(jī)構(gòu)也可以將作業(yè)指導(dǎo)書與統(tǒng)一記錄合并為第三層次文件的三個(gè)層次。

2.3 編寫管理體系文件的要求

管理體系文件一般應(yīng)具備規(guī)范性、唯一性和適用性的特點(diǎn)，在符合《通用要求》的前提下，檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)結(jié)合相應(yīng)領(lǐng)域補(bǔ)充要求、自身業(yè)務(wù)領(lǐng)域和特點(diǎn)，進(jìn)行轉(zhuǎn)換，不能將條款全套照搬過來，也不能簡單套用其他機(jī)構(gòu)的模式，更不要將不切實(shí)際的做法寫入文件。一定要“寫你要做的，做你所寫的，記你所做的”，也就是說要求的要寫到，文件寫到的要做到，實(shí)際做到的要有記錄，這是編寫管理體系文件的基本要求。檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)可本著“系統(tǒng)全面、科學(xué)合理、有效協(xié)調(diào)、簡便適用、全員參與”的原則，成立專門的編寫小組，并鼓勵(lì)每一位員工積極參與進(jìn)來，目標(biāo)明確、突出重點(diǎn)、合理分工來編寫管理體系文件，這樣才能保證文件的科學(xué)性、可操作性和有效性，并以最簡單、易懂、易行的形式確定下來，便于今后的實(shí)施、檢查、記錄和追溯。因此，檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)保證在編寫文件時(shí)滿足上述三個(gè)特點(diǎn)、一個(gè)基本要求和五大原則的前提下進(jìn)行。

管理體系文件的編寫有自上而下、自下而上和兩邊擴(kuò)展三種方法，各個(gè)檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)可根據(jù)情況靈活選用。自上而下的編寫方法，即按質(zhì)量方針和目標(biāo)、質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、統(tǒng)一記錄的順序編寫，此方法有利于上一層次文件與下一層次文件的銜接，但對(duì)編寫人員的能力要求較高，編寫所需時(shí)間較長;自下而上的編寫方法，即按基礎(chǔ)性文件、程序文件、質(zhì)量手冊(cè)的順序編寫，此方法對(duì)于原管理基礎(chǔ)較好的機(jī)構(gòu)比較適用;兩邊擴(kuò)展的編寫方法，即先編寫程序文件，再對(duì)質(zhì)量手冊(cè)和作業(yè)指導(dǎo)書等文件進(jìn)行編寫，此方法有利于將《通用要求》及補(bǔ)充要求與機(jī)構(gòu)實(shí)際緊密結(jié)合，也能縮短編寫所需時(shí)間。

2.4 與時(shí)俱進(jìn)，關(guān)注新要求，及時(shí)修訂現(xiàn)行管理體系

對(duì)于已經(jīng)建立有管理體系的機(jī)構(gòu)，要想確保管理體系能夠持續(xù)符合資質(zhì)認(rèn)定條件和要求，質(zhì)量管理人員必須做到與時(shí)俱進(jìn)，時(shí)刻關(guān)注新動(dòng)態(tài)。2017年《通用要求》與2016版《檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》比較，變化主要體現(xiàn)在八個(gè)方面：可使用聘用人員、可使用租用儀器設(shè)備、分包要求有變、使用新方法要求有變、分析不確定度要求有變、增加多項(xiàng)質(zhì)量控制手段、簽發(fā)人簽字形式多樣化、檢測(cè)報(bào)告標(biāo)注和聲明內(nèi)容要求有變。在熟知、掌握這些新要求的基礎(chǔ)上，及時(shí)修訂現(xiàn)行管理體系，確保其適應(yīng)性和持續(xù)性。

3 如何確保管理體系的有效運(yùn)行

3.1 管理層的重視與支持

建立管理體系的最終目的是建立一套科學(xué)合理的管理機(jī)制，提高產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量，進(jìn)而提升自己在社會(huì)上的競爭力，取得最好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，保證機(jī)構(gòu)的持續(xù)發(fā)展和提高。機(jī)構(gòu)的管理層是機(jī)構(gòu)的決策者和領(lǐng)導(dǎo)核心，他們必須統(tǒng)一思想，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，步調(diào)一致，強(qiáng)調(diào)管理體系文件一經(jīng)頒布，必須不打折扣的堅(jiān)決執(zhí)行，并在執(zhí)行過程中起到帶頭表率作用，積極承擔(dān)責(zé)任和履行相應(yīng)職責(zé)，杜絕出現(xiàn)違反規(guī)定的行為，更不能有違法犯罪的現(xiàn)象出現(xiàn)，確保管理體系實(shí)施起來無阻礙。

3.2 組織宣貫培訓(xùn)，強(qiáng)調(diào)全員參與

各級(jí)人員是檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的根本，只有他們充分了解建立管理體系的重要性，熟悉在建立管理體系工作中的職責(zé)和作用，認(rèn)識(shí)到管理體系運(yùn)行過程中人人有責(zé)，而并非是機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)層或幾個(gè)質(zhì)量管理人員的事情，無論在思想上，還是行動(dòng)上都能積極響應(yīng)和參與進(jìn)來，且具備較高的質(zhì)量意識(shí)，能自覺遵守相關(guān)規(guī)定，按照本機(jī)構(gòu)管理體系文件所寫的去做，將文件內(nèi)容和要求落實(shí)到日常工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，這樣才能推動(dòng)管理體系的良好運(yùn)行和持續(xù)改進(jìn)。

3.3 重在日常質(zhì)量監(jiān)督——做與記

做所寫的，記所做的。為保證抽樣、檢測(cè)、校準(zhǔn)結(jié)果的準(zhǔn)確可靠，有效運(yùn)行管理體系，應(yīng)重點(diǎn)加大對(duì)檢驗(yàn)檢測(cè)各個(gè)環(huán)節(jié)的把控，做好日常質(zhì)量監(jiān)督工作，把好質(zhì)量關(guān)，做到全程序質(zhì)量控制。日常質(zhì)量監(jiān)督的側(cè)重點(diǎn)可以圍繞“人、機(jī)、料、法、環(huán)、測(cè)”六個(gè)方面查驗(yàn)檢驗(yàn)檢測(cè)人員的初始和持續(xù)技術(shù)能力，將內(nèi)部質(zhì)量控制和外部質(zhì)量控制相結(jié)合。也可以在各科室內(nèi)任命質(zhì)量監(jiān)督員，具體從資源保障、實(shí)驗(yàn)室環(huán)境條件、實(shí)驗(yàn)用水和試劑、儀器設(shè)備管理、人員管理、樣品采集分析與管理、標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)管理、儀器及標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的期間核查、量值溯源、原始記錄及報(bào)告的規(guī)范與三級(jí)審核、儀器設(shè)備檔案與人員檔案管理、文件控制與管理等方面出發(fā)，認(rèn)真對(duì)照管理體系文件所寫去做、去記。

這里還要特別強(qiáng)調(diào)“記”的重要性。記錄是闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動(dòng)的證實(shí)性文件，所有工作均應(yīng)當(dāng)時(shí)予以記錄，即滿足“原始性”的特點(diǎn)，并保證信息的完整與充分，能夠滿足客觀證據(jù)性、可追溯性和可重復(fù)性的要求，一定做到“做有痕、追有蹤、查有據(jù)”。

3.4 有效的內(nèi)部審核與管理評(píng)審——查與改

查所記的，改做錯(cuò)的。管理體系核查主要包括檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)內(nèi)部審核和管理評(píng)審。內(nèi)部審核的重點(diǎn)是對(duì)管理體系進(jìn)行符合性檢查，主要檢查管理體系文件與《通用要求》及相應(yīng)領(lǐng)域補(bǔ)充要求之間的“文-文符合性”和機(jī)構(gòu)實(shí)際運(yùn)作與其管理體系文件規(guī)定之間的“文-行符合性”，是一種自我約束、自我診斷、自我完善的活動(dòng)，重點(diǎn)突出一個(gè)“查”字，其結(jié)果之一是對(duì)管理體系的改進(jìn)提出建議。管理評(píng)審的重點(diǎn)是對(duì)管理體系進(jìn)行適應(yīng)性和充分性評(píng)價(jià)，即評(píng)價(jià)管理體系適應(yīng)內(nèi)外環(huán)境變化的能力和滿足客戶與相關(guān)方要求及期望的能力等，重點(diǎn)突出一個(gè)“評(píng)”字，其結(jié)果往往形成決策性意見，對(duì)管理體系改進(jìn)起著決定性作用。所以，只有通過開展切實(shí)、高效的內(nèi)部審核和管理評(píng)審，才能及時(shí)發(fā)現(xiàn)不符合工作項(xiàng)或潛在的風(fēng)險(xiǎn)因素，盡快采取糾正措施或預(yù)防措施，做到“標(biāo)本兼治”，并“防患于未然”，杜絕類似現(xiàn)象的再發(fā)生，真正確保管理體系得以良好運(yùn)行及持續(xù)改進(jìn)。

4 結(jié)語

檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的產(chǎn)品是數(shù)據(jù)，抓數(shù)據(jù)質(zhì)量，歸根結(jié)底就是抓管理體系的執(zhí)行。目前，大多數(shù)檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)都建立有管理體系，但在實(shí)際運(yùn)行過程中，會(huì)受到一些主觀、客觀等因素的影響，不能保證其運(yùn)行效果。檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)要想取信于公眾，在激烈的社會(huì)競爭中立于不敗之地，就必須嚴(yán)格按照管理體系文件所寫去做，所做去記，所記去查，所查去改，使檢驗(yàn)檢測(cè)活動(dòng)各個(gè)環(huán)節(jié)始終處于滿意的受控狀態(tài)，保證機(jī)構(gòu)基本條件和技術(shù)能力能夠持續(xù)符合資質(zhì)認(rèn)定條件和要求，確保管理體系得到有效運(yùn)行和持續(xù)改進(jìn)，具備良好的有效性和適應(yīng)性，從而有信心、有能力出具真實(shí)、客觀、準(zhǔn)確的檢驗(yàn)檢測(cè)數(shù)據(jù)。

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收稿日期：2019-04-12

作者簡介：郭蘇平（1979-），女，本科，工程師，研究方向?yàn)榄h(huán)境監(jiān)測(cè)質(zhì)量管理。