淺談高職院校資產(chǎn)檔案的信息化管理

王永峰 洪堅(jiān) 李偉華

摘要：本文分析高職院校資產(chǎn)檔案管理的信息化需求，認(rèn)為高職院校資產(chǎn)檔案的信息化建設(shè)的重點(diǎn)應(yīng)放在更新資產(chǎn)標(biāo)簽形式，加強(qiáng)資產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，做好資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的功能開發(fā)。

關(guān)鍵詞：高職院校;資產(chǎn)檔案;信息化

中圖分類號(hào)：G717 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2019）015-094-01

一、高職院校資產(chǎn)檔案管理的信息化需求

隨著高職院校的發(fā)展，資產(chǎn)數(shù)量迅速增加，學(xué)院資產(chǎn)管理任務(wù)日益精細(xì)，相應(yīng)的對(duì)資產(chǎn)檔案的管理效率要求提高，檔案管理人員能夠迅速的找到資產(chǎn)檔案，并能隨機(jī)調(diào)取資產(chǎn)的使用情況，當(dāng)前高校資產(chǎn)管理技術(shù)落后，賬本查詢效率低下，設(shè)備的信息性復(fù)雜，當(dāng)面對(duì)針對(duì)性調(diào)查，例如固定資產(chǎn)發(fā)生轉(zhuǎn)移或變動(dòng)時(shí)，賬本或者資產(chǎn)標(biāo)簽的登記、記錄過程繁瑣，而且查詢結(jié)果不方便制作查詢清單，原始文檔不容易保存，使用過程中資產(chǎn)的標(biāo)簽隨時(shí)間推移會(huì)發(fā)生不同程度的磨損，由此可見傳統(tǒng)的資產(chǎn)管理方式已經(jīng)不能滿足資產(chǎn)檔案的管理要求。使用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，要提高資產(chǎn)檔案的管理效率，已經(jīng)成為資產(chǎn)管理的迫切需要。

二、高職院校資產(chǎn)檔案的信息化建設(shè)的重點(diǎn)

隨著信息化在管理系統(tǒng)中的應(yīng)用，高職院校也采用相關(guān)的資產(chǎn)管理軟件系統(tǒng)，但系統(tǒng)模塊的建設(shè)離不開基層管理人員對(duì)資產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。

資產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，成為當(dāng)前高職院校資產(chǎn)管理工作的當(dāng)務(wù)之急。對(duì)于推廣擁有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，具有基礎(chǔ)性建設(shè)價(jià)值。

（一）利用無線射頻技術(shù)更新資產(chǎn)標(biāo)簽

紙質(zhì)標(biāo)簽在資產(chǎn)周轉(zhuǎn)使用過程中信息讀取效率低下，而且磨損丟失更影響了資產(chǎn)檔案管理的連續(xù)性，高職院校的資產(chǎn)范圍較多，包括公房，房屋產(chǎn)權(quán)，房屋修繕工程，設(shè)備采購(gòu)招標(biāo)，教學(xué)儀器，水電費(fèi)收繳及電力運(yùn)行，校園維護(hù)，安全管理，以及多媒體教室的運(yùn)行維護(hù)等方面，因此資產(chǎn)檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，應(yīng)由各職能科室配合，應(yīng)用無線射頻技術(shù)于高職院校的重要資產(chǎn)管理，給資產(chǎn)張貼RFID資產(chǎn)管理標(biāo)簽，真正低成本且多功能的標(biāo)簽。

各職能科室根據(jù)自己使用資產(chǎn)情況，建立資產(chǎn)檔案。后勤管理處收繳各職能科室搜集來的檔案歸檔，到檔案室，對(duì)資產(chǎn)檔案照歸檔原則，進(jìn)行編碼歸檔，建立資產(chǎn)的驗(yàn)收、入庫(kù)、證卡管理、清查、登記、統(tǒng)計(jì)、報(bào)告程序。

（二）做好資產(chǎn)檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)完善整理工作

對(duì)資產(chǎn)管理過程中產(chǎn)生的各類文件，分門別類進(jìn)行收集，按照資產(chǎn)管理的要求，分類編目、登記和加工整理，做好資產(chǎn)檔案的歸檔工作，資產(chǎn)部門建立健全資產(chǎn)文件的形成機(jī)制、整理歸檔制度，保證資產(chǎn)檔案的完整和質(zhì)量?？茖W(xué)對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行分類。在學(xué)校資產(chǎn)檔案中的，學(xué)儀器設(shè)備與基建房產(chǎn)檔案要建立專業(yè)技術(shù)檔案。檔案管理人員應(yīng)該按照資產(chǎn)檔案管理的三級(jí)目錄，分別建立資產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。隨著數(shù)據(jù)軟件與資產(chǎn)管理系統(tǒng)的更新該及時(shí)補(bǔ)充完善資產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，適用綜合管理檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)使用要求，添加完善相關(guān)數(shù)據(jù)備份，包括資產(chǎn)設(shè)備的使用管理規(guī)章制度、設(shè)備工作計(jì)劃、購(gòu)置計(jì)劃、申請(qǐng)報(bào)告及經(jīng)費(fèi)分配，調(diào)撥資產(chǎn)設(shè)備業(yè)務(wù)的綜合性統(tǒng)計(jì)材料，與資產(chǎn)相關(guān)的其他等原始檔案，包括申購(gòu)計(jì)劃，訂貨單合同、到貨驗(yàn)收后形成的接交檔案。補(bǔ)充資產(chǎn)基本信息數(shù)據(jù)庫(kù)，資產(chǎn)設(shè)備的名稱、出廠編號(hào)、型號(hào)、生產(chǎn)廠家、設(shè)備價(jià)格等。建立設(shè)備運(yùn)行檔案，投入使用后設(shè)備的操作、保養(yǎng)、使用記錄、運(yùn)轉(zhuǎn)情況、維修、檢修、改裝記錄以及事故記錄，質(zhì)量鑒定等情況。

SQL數(shù)據(jù)庫(kù)作為后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)，資產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)資產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建立起來之后，要有專人負(fù)責(zé)，并維護(hù)及時(shí)，對(duì)學(xué)校以及市場(chǎng)變化情況進(jìn)行錄入、補(bǔ)充保證數(shù)據(jù)庫(kù)的準(zhǔn)確性與及時(shí)性。

（三）適應(yīng)資產(chǎn)檔案管理需求，做好資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的功能開發(fā)

在計(jì)算機(jī)上修改五項(xiàng)數(shù)據(jù)，現(xiàn)在方便快捷，是傳統(tǒng)手工修改數(shù)據(jù)所無法替代的。資產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)該充分發(fā)揮作用，SQL數(shù)據(jù)庫(kù)的優(yōu)點(diǎn)，確實(shí)利用價(jià)值，強(qiáng)化檢索查詢功能，保證數(shù)據(jù)庫(kù)，不僅能夠提供單項(xiàng)查詢，還能進(jìn)行多項(xiàng)，組合查詢。

SQL數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)對(duì)資產(chǎn)檔案進(jìn)行管理，克服傳統(tǒng)賬本、卡片、實(shí)物不統(tǒng)一的缺陷，例如使用數(shù)據(jù)庫(kù)，可以對(duì)所有的資產(chǎn)在數(shù)據(jù)庫(kù)中根據(jù)，數(shù)據(jù)庫(kù)信息中提出設(shè)備的型號(hào)存放地點(diǎn)，按照存放地點(diǎn)的字段名進(jìn)行查詢，使用數(shù)據(jù)庫(kù)共享功能，連接財(cái)務(wù)部門，隨時(shí)查看設(shè)備的折舊、賬面價(jià)值等財(cái)務(wù)信息，同時(shí)完成賬面報(bào)表打印功能，輸出紙質(zhì)檔案，在設(shè)備發(fā)生變動(dòng)時(shí)，在備注中可以注明，以電子文檔的形式存放，保證數(shù)據(jù)的正確性與快捷性。

實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)與資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接。例如可以將數(shù)據(jù)庫(kù)增加資產(chǎn)采購(gòu)模塊功能，增加采購(gòu)管理申請(qǐng)、設(shè)備驗(yàn)收、相對(duì)應(yīng)的采購(gòu)計(jì)劃，審批對(duì)應(yīng)的時(shí)間會(huì)以及財(cái)務(wù)支付，安裝過程，以及材料驗(yàn)收入庫(kù)等內(nèi)部控制程序。通過資產(chǎn)使用模塊查詢?cè)O(shè)備管理使用情況，與高職院校的員工信息數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)接，查詢根據(jù)設(shè)備標(biāo)簽查詢?cè)O(shè)備正在被誰保管使用，教師員工也可以查詢自己名下的所有資產(chǎn)情況，增加資產(chǎn)設(shè)備信息的添加、修改、查詢報(bào)表生成功能。而且根據(jù)工作人員設(shè)置不同的管理權(quán)限，進(jìn)行不同的功能操作。學(xué)校資產(chǎn)的管理人員要熟悉掌握各類資產(chǎn)的信息使用情況，做好詳細(xì)記錄。

資產(chǎn)使用效益評(píng)價(jià)是高職院校資產(chǎn)管理的重要指標(biāo)，資產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)還可以開發(fā)資產(chǎn)使用效益評(píng)價(jià)功能模塊。例如在高校資產(chǎn)管理中，利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，可以建立資產(chǎn)使用效益評(píng)價(jià)功能，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置，從而實(shí)現(xiàn)記錄重要資產(chǎn)的使用情況、資產(chǎn)的產(chǎn)出情況。同時(shí)學(xué)校實(shí)驗(yàn)室的資產(chǎn)是高校的重要資產(chǎn)，可以利用數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建專門實(shí)驗(yàn)室資產(chǎn)管理模塊。該模塊包括實(shí)驗(yàn)設(shè)備的基本信息、使用、設(shè)備維修件以及故障信息，此外實(shí)驗(yàn)室內(nèi)的壓力容器、易爆物品、電磁設(shè)備的存放環(huán)境和條件以及使用或管理人員信息應(yīng)該包括在實(shí)驗(yàn)室環(huán)境里功能模塊中，改變傳統(tǒng)實(shí)驗(yàn)教學(xué)中上課時(shí)間忘記記錄相關(guān)信息，不及時(shí)更新使用專業(yè)、使用人員信息以及實(shí)訓(xùn)設(shè)備維護(hù)信息滯后的拒面。