二維碼在高校計算機(jī)實驗室設(shè)備動態(tài)管理中的應(yīng)用

廣東藥科大學(xué)醫(yī)藥信息工程學(xué)院 廣東廣州 510006

目前，高校規(guī)模不斷擴(kuò)大，固定資產(chǎn)種類繁多，常用的資產(chǎn)管理方式已經(jīng)很難適應(yīng)高校的資產(chǎn)管理[1]。隨著計算機(jī)技術(shù)的不斷進(jìn)步和對計算機(jī)實驗教學(xué)的日益重視，根據(jù)實驗教學(xué)的需要，學(xué)院加大了對計算機(jī)實驗室的建設(shè)力度，投入大量資金，硬件設(shè)施不斷上新的臺階，實驗室規(guī)模迅速擴(kuò)大。與此同時，實驗設(shè)備數(shù)量快速上漲，如何管好、用好這些設(shè)備，提高其使用率，是當(dāng)前計算機(jī)實驗室管理中值得研究和探討的問題之一，也是目前大多計算機(jī)實驗室管理中面臨的亟待解決的難題之一。建立面向使用過程的計算機(jī)實驗室設(shè)備管理的動態(tài)管理系統(tǒng)必將成為實驗室信息化發(fā)展和要求的必然選擇。因此，將二維碼技術(shù)引入計算機(jī)實驗室設(shè)備管理，是實現(xiàn)設(shè)備動態(tài)管理、計算機(jī)實驗室設(shè)備信息化管理的有效途徑之一，對進(jìn)一步提高實驗室現(xiàn)代化管理水平、充分發(fā)實驗室效益，有著十分重要的意義。

1 當(dāng)前計算機(jī)實驗室設(shè)備管理面臨的問題及現(xiàn)狀

目前，學(xué)院計算機(jī)實驗中心只有實驗室設(shè)備的電子賬目，并沒有建立面向使用的設(shè)備信息管理系統(tǒng)，只對新購入的設(shè)備建立電子賬目，然后打印設(shè)備標(biāo)簽和設(shè)備卡，管理人員將設(shè)備標(biāo)簽粘貼到設(shè)備上，作為固定資產(chǎn)的標(biāo)識，而設(shè)備卡用于存檔，以便備查；對實驗設(shè)備領(lǐng)用、借用、流轉(zhuǎn)、修理、報廢的處理仍處于手工處理階段。這種十分落后的手工管理模式，已難以滿足現(xiàn)代化實驗室管理的需求，主要體現(xiàn)在以下幾方面。

(1)實驗設(shè)備手工建卡的管理過程煩瑣，工作量相當(dāng)大，而且容易出錯。

(2)設(shè)備流轉(zhuǎn)信息難以準(zhǔn)確掌握。實驗中心對實驗設(shè)備的領(lǐng)用、借用等都是采用紙質(zhì)登記卡的形式，由于借用情況較多，所以一旦出現(xiàn)問題，查找起來比較困難，不僅費時費力，而且有時影響了設(shè)備的正常使用。另外，學(xué)院進(jìn)行多校區(qū)辦學(xué)，實驗設(shè)備經(jīng)常在不同校區(qū)流轉(zhuǎn)、調(diào)配，更加大了管理的難度。難以實現(xiàn)設(shè)備放置地點、使用人及負(fù)責(zé)人的動態(tài)更新。

(3)不能實現(xiàn)設(shè)備信息的動態(tài)更新。計算機(jī)設(shè)備有別于大多數(shù)的實驗設(shè)備，其更新比較快，但報廢周期較長。一般采用更新內(nèi)存、硬盤等方式，因此，實驗室大多數(shù)機(jī)器的配置都有了較大改變，但設(shè)備卡并沒有得到更新，這種靜態(tài)“卡片—標(biāo)簽”的管理方式無法適應(yīng)于設(shè)備的動態(tài)變化，很難實現(xiàn)“物—卡—賬”真正一致。

(4)設(shè)備軟件平臺更新情況難以準(zhǔn)確掌握。計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展日新月異，實驗課程也隨之不斷更新，因此實驗軟件平臺也需要不斷升級和更新?lián)Q代。另外，管理人員應(yīng)實驗需求臨時安裝軟件，對于軟件更新，管理人員有時會記錄在實驗室工作日志上，有時不記錄。因此，對于軟件平臺，管理人員只能憑印象，不能準(zhǔn)確掌握并提供實時查詢，在安排實驗室或調(diào)課等情況時，都要到實驗室開機(jī)查看裝了哪些軟件，這種管理相當(dāng)?shù)托?，有時還會出現(xiàn)差錯，影響實驗教學(xué)等工作的順利開展。

(5)設(shè)備清查相當(dāng)困難。目前我院每年定時對實驗設(shè)備進(jìn)行清查，清查過程完全采用傳統(tǒng)的手工方法。設(shè)備管理人員根據(jù)設(shè)備卡片或賬本查找實物，然后將設(shè)備卡片上的設(shè)備信息和設(shè)備上的標(biāo)簽核對，核實設(shè)備名稱、型號等信息，多個校區(qū)之間經(jīng)常相互調(diào)配，查找起來更是困難；另外，更新、維護(hù)、修理信息沒法掌握，清查工作相當(dāng)費時費力，有時只能對貴重儀器設(shè)備進(jìn)行核實清查，對數(shù)量眾多、放置分散的小設(shè)備只是走過場，并沒有真正核查。因此，難以確保清查結(jié)果真實有效，并出現(xiàn)設(shè)備管理不善、利用率低、重復(fù)購買等問題。

(6)設(shè)備報修及反饋不及時。目前實驗中心在使用過程中，仍然使用紙質(zhì)工作日志，不利于查閱與信息反饋，不同校區(qū)之間的反饋更是難上加難。每個實驗室每次實驗后都要及時查閱，費時費力。而且?guī)缀趺總€實驗室每次實驗后都會有個別機(jī)器需要維護(hù)。由于信息反饋是如此頻繁，根據(jù)情況基本采用紙質(zhì)反饋或電話反饋，這樣很難做到及時有效反饋，有時甚至重復(fù)反饋。導(dǎo)致部分實驗指導(dǎo)教師因未能得到及時反饋，不再填寫工作日志，實驗中心人員忙碌卻不見成效。

2 二維碼簡介

二維碼技術(shù)是在計算機(jī)技術(shù)與信息技術(shù)基礎(chǔ)上發(fā)展起來的一門集編碼、印刷、識別、數(shù)據(jù)采集和處理于一身的新興技術(shù)，它用特定的幾何圖形按規(guī)律以平面分布的黑白相間的圖像記錄信息的條碼，并在圖像被識讀后利用特定圖形與二進(jìn)制的對應(yīng)規(guī)則實現(xiàn)數(shù)據(jù)符號的自動識別處理，同時可以做到對產(chǎn)品實現(xiàn)“描述”[2]，并具有密度大、存儲容量大、信息保密性高、追蹤性高、抗損性強、備援性大、成本低等特性，這些特性特別適用于表單、安全保密、追蹤、證照、存貨盤點、資料備援等方面[3]。利用二維碼將基本屬性、圖片、聲音、文本、指紋等編碼并與數(shù)字化信息捆綁在一起，相較于一維碼，二維碼具有方便識別、信息更新便捷、易智能化等識別系統(tǒng)的優(yōu)點[4]。隨著互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、自動識別技術(shù)以及智能手機(jī)發(fā)展迅速，二維碼作為一種新型的高效信息載體在移動互聯(lián)網(wǎng)中得到了廣泛的應(yīng)用[5]，解決了計算機(jī)應(yīng)用中數(shù)據(jù)采集的瓶頸，實現(xiàn)了信息的快速、準(zhǔn)確獲取與傳輸，為實物流和信息流的同步提供了技術(shù)手段，已經(jīng)深入到運輸業(yè)、物流管理、餐飲服務(wù)、設(shè)備管理等各個領(lǐng)域。二維碼技術(shù)的成熟運用可以大大提高管理的效率和管理的水平。因此，利用二維碼技術(shù)對計算機(jī)實驗室設(shè)備進(jìn)行管理，可以為實驗教學(xué)、行政管理、實驗室的資產(chǎn)管理等帶來極大的方便，對于提高實驗室信息化、現(xiàn)代化管理水平具有重要意義。

3 二維碼在計算機(jī)實驗室設(shè)備管理中的應(yīng)用設(shè)計

3.1 需求定義及操作流程

系統(tǒng)的功能模塊主要包括系統(tǒng)管理與維護(hù)、設(shè)備入庫、借出與調(diào)配、維護(hù)更新、清查與報廢、查詢與報表等實驗設(shè)備的整個生命周期(如圖1所示)。

圖1 功能模塊圖

(1)實驗設(shè)備入庫。首先為所有需要管理的設(shè)備編號、打印并粘貼二維碼。將設(shè)備的二維碼信息加入到原有設(shè)備信息數(shù)據(jù)庫。采用原有設(shè)備采用二維碼與原有設(shè)備編號相對應(yīng)的方法進(jìn)行自動查找錄入；對于新購入設(shè)備可以手工錄入，也可以對大量相同型號的設(shè)備進(jìn)行批量錄入，其工作流程如圖2所示。

(2)實驗設(shè)備的借用、歸還與調(diào)配等設(shè)備流轉(zhuǎn)。根據(jù)實驗中心的實際情況，系統(tǒng)應(yīng)滿足實驗課借用，教師借用，學(xué)生借用，部門借用以及實驗室之間、校區(qū)之間的設(shè)備調(diào)配等多種借用與調(diào)配需要，不同的借用和調(diào)配其對應(yīng)的操作流程也不完全相同。如教學(xué)計劃內(nèi)實驗課借用，只需要設(shè)備管理人員掃描設(shè)備二維碼，然后查找電子課程表，若找到課程計劃則由設(shè)備管理人員將設(shè)備分配給實驗課指導(dǎo)教師，若找不到則取消借用或者按教師借用處理；教師個人借用時只需要設(shè)備管理人員掃描設(shè)備二維碼，然后與實驗課程表對照，若與計劃內(nèi)實驗有沖突則取消借出或更改借用時間；學(xué)生借用時則需要相關(guān)教師同意，設(shè)備管理人員才可以進(jìn)行借用處理；實驗室之間甚至校區(qū)之間進(jìn)行調(diào)配時，只需要設(shè)備管理人員掃描設(shè)備二維碼，然后對設(shè)備存放地點、負(fù)責(zé)人等信息進(jìn)行添加或修改。歸還設(shè)備時由設(shè)備管理人員對設(shè)備進(jìn)行檢查，掃描二維碼，根據(jù)設(shè)備狀態(tài)作入庫處理。其工作流程如圖3所示。

(3)實驗設(shè)備的更新、維護(hù)、故障記錄。設(shè)備管理人員對設(shè)備進(jìn)行更新或維護(hù)時，可以在實驗室或維修室內(nèi)，通過智能手機(jī)掃描二維碼，填寫更新或維護(hù)信息表以及設(shè)備目前的狀態(tài)表，通過無線網(wǎng)絡(luò)上傳到設(shè)備信息庫，實時更新設(shè)備軟硬件信息。

(4)實驗設(shè)備的清查與報廢。清查人員通過智能手機(jī)對所有設(shè)備的二維碼進(jìn)行掃描、檢索設(shè)備信息庫、提取設(shè)備信息。設(shè)備信息主要包括設(shè)備編號、型號規(guī)格、狀態(tài)、存放地點、負(fù)責(zé)人等。清查人員將實物與數(shù)據(jù)庫中的信息進(jìn)行核對，根據(jù)實際情況進(jìn)行清查記錄并建立設(shè)備清查表。如對設(shè)備完好、損壞、存放位置有誤、申請報廢等情況作不同的處理。系統(tǒng)將對設(shè)備清查表和設(shè)備信息表進(jìn)行對比，若清查表中沒有而信息表中有的設(shè)備則說明設(shè)備丟失，最后由系統(tǒng)自動生成盤虧、盤盈、參數(shù)錯誤等清查統(tǒng)計表。具體操作流程如圖4所示。

圖2 實驗設(shè)備入庫流程

圖3 設(shè)備流轉(zhuǎn)處理流程

圖4 設(shè)備清查流程

(5)查詢與報表功能。設(shè)備管理人員可以通過智能手機(jī)掃描設(shè)備二維碼，通過無線通信獲得該設(shè)備的更新、維護(hù)、使用以及目前的狀態(tài)；也可以手動輸入設(shè)備的名稱等進(jìn)行簡單查詢，也可以輸入位置、規(guī)格、型號、負(fù)責(zé)人等信息進(jìn)行聯(lián)合查詢。支持設(shè)備使用率、故障率、維護(hù)工作量等信息的查詢與報表輸出。

3.2 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

二維碼系統(tǒng)主要包括客戶端、服務(wù)器端和通信網(wǎng)絡(luò)等幾個部分。目前采用比較多的C/S(客戶端/服務(wù)器端)和B/S(通信網(wǎng)絡(luò)/服務(wù)器端)兩種體系結(jié)構(gòu)以及這兩種結(jié)構(gòu)融合的混合結(jié)構(gòu)，其結(jié)合方式主要有“內(nèi)外有別”和“查改有別”模型[6]，每種結(jié)構(gòu)都有其自身的優(yōu)點，相比于C/S結(jié)構(gòu)，B/S結(jié)構(gòu)具有跨平臺、容易實現(xiàn)、便于系統(tǒng)維護(hù)和升級改造、可以通過增加應(yīng)用服務(wù)器的數(shù)目、實現(xiàn)負(fù)載均衡、消除數(shù)據(jù)的瓶頸等優(yōu)勢[7,8]。根據(jù)實驗中心現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，并考慮多校區(qū)實際情況以及計算機(jī)實驗設(shè)備動態(tài)管理的需求，應(yīng)采用B/S結(jié)構(gòu)。

4 系統(tǒng)的主要特點

該系統(tǒng)為解決了長期以來計算機(jī)實驗室設(shè)備管理中存在的問題和困難提供了一種可行的方法和手段。其主要特點如下。

(1)二維碼的引入將對計算機(jī)設(shè)備的靜態(tài)管理提升到動態(tài)管理，強化對設(shè)備信息的實時掌握，真正實現(xiàn)對計算機(jī)設(shè)備生命周期的全過程管理。

(2)為設(shè)備清查提供了極大的方便，同時也大大降低出錯率，將設(shè)備管理人員從繁雜、低效、重復(fù)、無價值感的勞動中解放出來，這不僅大大提高了工作效率，提高了設(shè)備管理水平，同時更符合當(dāng)前高校實驗室人性化管理的需求，提升實驗室管理的水平和檔次。

(3)為設(shè)備管理和維護(hù)人員的工作量核算提供了比較可靠的量化支持，為績效考核提供了客觀的數(shù)據(jù)依據(jù)。實現(xiàn)對維護(hù)人員工作量的精細(xì)化管理，真正實現(xiàn)管理中的公平、公正。例如即使更換一條內(nèi)存的工作也可以得到體現(xiàn)，這可大大提高維護(hù)人員的積極性和主動性。

(4)使以單個設(shè)備為單位的設(shè)備管理模式成為可能，從而為設(shè)備的精細(xì)化管理提供數(shù)據(jù)支持。

5 結(jié)語

高校實驗室的信息化管理是實驗室發(fā)展的必然趨勢，也是實驗室高水平管理的必要技術(shù)手段之一。高校計算機(jī)實驗中心作為信息技術(shù)人才、設(shè)備集聚中心，也是信息技術(shù)人才培養(yǎng)和新技術(shù)實踐的最重要基地之一，在實驗室信息化建設(shè)和實施方面有得天獨厚的優(yōu)勢，也應(yīng)責(zé)無旁貸地為實驗室的信息化建設(shè)及技術(shù)應(yīng)用起引領(lǐng)和示范作用。同時，技術(shù)應(yīng)需求而生，應(yīng)用為解決問題而發(fā)展。在實驗室信息化建設(shè)的同時也存在以“應(yīng)用技術(shù)”目的的技術(shù)信息化建設(shè)，不少系統(tǒng)的建設(shè)并未能真正解決實際問題，也未能讓管理變得更輕松，有時還要為維護(hù)系統(tǒng)付出更多的人力，工作量不但沒減少還會增加，管理水平也未能得到提升，這與信息化建設(shè)的初衷背道而馳。將二維碼引入實驗室管理正是貫徹充分發(fā)揮信息系統(tǒng)的優(yōu)勢、簡化工作流程、減少工作量、提升管理水平的實驗室信息化建設(shè)的宗旨。該技術(shù)成熟、應(yīng)用廣泛、成本較低，在高校實驗室設(shè)備管理中具有一定的應(yīng)用及推廣價值。