基于信息技術(shù)的檔案管理創(chuàng)新路徑研究

唐華

摘 要：檔案管理是企業(yè)管理工作中的重點(diǎn)內(nèi)容，其中包含著員工、領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人信息資料，還包括有關(guān)于企業(yè)發(fā)展的重要信息，對(duì)檔案資料進(jìn)行高效的管理，可以保證企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。隨著檔案資料不斷增多，檔案管理工作難度也不斷加大，在信息技術(shù)的催化下，檔案管理工作模式出現(xiàn)了變化，給檔案管理工作模式的創(chuàng)新帶來(lái)了重要的動(dòng)力。本文深入分析了在信息技術(shù)的引導(dǎo)下檔案管理的創(chuàng)新路徑，以期可以提升檔案管理的質(zhì)量以及效率。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù) 檔案管理 創(chuàng)新方法

信息技術(shù)是21世紀(jì)以來(lái)發(fā)展最為迅速、影響也最為廣泛的一種科學(xué)技術(shù)，給各行各業(yè)都帶來(lái)了深刻的影響。科技革命催生了多種技術(shù)，如大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能技術(shù)等，都是信息時(shí)代的產(chǎn)物，為人們的生活和工作帶來(lái)了極大的便利。信息技術(shù)不僅可以存儲(chǔ)大量的數(shù)據(jù)，還可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和處理，為人們自動(dòng)展現(xiàn)信息資料所展現(xiàn)的規(guī)律。信息技術(shù)和檔案管理工作有著較高的適配性，可以輔助管理人員整合、歸納、采集數(shù)據(jù)。在信息時(shí)代下檔案管理人員需要認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)使用的重要性，在工作中積極使用信息技術(shù)，使檔案管理工作可以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。

一、利用信息技術(shù)搜集整理檔案信息

在以往進(jìn)行檔案管理時(shí)，都是將以紙質(zhì)資料的形式存放檔案，將檔案信息放到檔案袋中保管。這種管理方式容易導(dǎo)致檔案資料受到外界環(huán)境的影響，進(jìn)而出現(xiàn)損壞或者信息丟失的現(xiàn)象，如風(fēng)干或者受潮等，并且紙質(zhì)檔案隨身攜帶較為麻煩，不利于檔案資料的使用。在引進(jìn)信息技術(shù)之后，可以將紙質(zhì)資料中的信息轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，并上傳到企業(yè)的數(shù)據(jù)中心。信息技術(shù)還可以對(duì)檔案資料中的圖片、文檔信息進(jìn)行掃描，之后將其變?yōu)閿?shù)據(jù)，在一定程度上提高了非結(jié)構(gòu)化信息的使用效率。這種檔案存儲(chǔ)模式可以解決紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)局限，提高檔案資料的存儲(chǔ)數(shù)量，減少了紙質(zhì)檔案整理起來(lái)的困難程度。數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到網(wǎng)絡(luò)上后，檔案管理人員或者其他工作人員在使用檔案信息的時(shí)候，可以直接從網(wǎng)絡(luò)上下載即可，或者將數(shù)據(jù)拷貝到U盤中，提升了檔案信息的使用效率。企業(yè)的檔案信息類型很多，信息技術(shù)可以對(duì)檔案進(jìn)行智能化的分類，讓檔案管理工作變得更加有序，也可以更加方便檔案的查找和管理。

二、對(duì)檔案管理實(shí)施安全保護(hù)

在信息時(shí)代背景之下，網(wǎng)絡(luò)上會(huì)出現(xiàn)很多病毒或者盜竊技術(shù)，很有可能也會(huì)威脅到檔案資料的安全性。為了提高企業(yè)內(nèi)部員工身份信息以及企業(yè)資料的安全性，應(yīng)當(dāng)建立完備的安全防護(hù)系統(tǒng)，保障檔案資料的安全性。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)積極使用數(shù)據(jù)安全保護(hù)技術(shù)，為存儲(chǔ)檔案信息的管理系統(tǒng)提供有效的安全防御，如病毒檢測(cè)技術(shù)、防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)等。檔案管理部門需要將檔案資料進(jìn)行備份處理，將存儲(chǔ)資料的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行加密，通過(guò)限制訪問(wèn)用戶來(lái)提升檔案資料的安全監(jiān)管效果。檔案管理工作人員可以提高用戶審核的嚴(yán)謹(jǐn)性，當(dāng)用戶要檢索檔案資料或者下載資料時(shí)，需要經(jīng)過(guò)指紋識(shí)別、面部識(shí)別之后才可以獲取到權(quán)限，如果檔案資料極其重要可以使用瞳孔識(shí)別的技術(shù)。在信息時(shí)代，信息的安全性是極其重要的，檔案管理工作人員必須要重視安全監(jiān)管的必要性，改善檔案管理工作的模式，提高檔案管理的安全監(jiān)管效果。

三、利用人工智能技術(shù)轉(zhuǎn)化隱性信息

在以往的工作觀念中，檔案管理工作人員只需要負(fù)責(zé)收集檔案資料，對(duì)檔案資料進(jìn)行整理和分類即可，因此很多企業(yè)內(nèi)部的檔案管理人員往往缺乏工作的積極性。檔案管理工作還需要對(duì)檔案中的隱性信息進(jìn)行分析，評(píng)判檔案的信息價(jià)值，從檔案數(shù)據(jù)中獲得個(gè)人或者企業(yè)的發(fā)展規(guī)律。隱性信息工作轉(zhuǎn)化難度較大，且工作量大，管理人員可以使用人工智能技術(shù)來(lái)解決這一問(wèn)題。人工智能是模擬人腦進(jìn)行思考的一種新型科技產(chǎn)物，如生活中常見(jiàn)的智能家電、微型手術(shù)機(jī)器人都屬于人工智能的范疇，可以模擬大腦進(jìn)行推理、思考。利用人工智能分析檔案資料會(huì)更加快速準(zhǔn)確，只需要在人工智能中植入專家系統(tǒng)，就可以讓其按照評(píng)定專家的思維對(duì)檔案信息中的隱性資源進(jìn)行提取、分析和處理。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作效率低下的問(wèn)題是一直存在的，并且隨著檔案管理工作壓力不斷地增加，這一問(wèn)題也表現(xiàn)得更加明顯，甚至影響了企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。檔案管理工作是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，通過(guò)對(duì)檔案信息的分析，可以更好地整合相關(guān)的信息資源，為企業(yè)的未來(lái)發(fā)展提供重要借鑒。信息時(shí)代的背景下要求企業(yè)檔案管理工作要利用信息技術(shù)不斷改進(jìn)方法、提高效率、提升管理水平，從而體現(xiàn)社保檔案管理的重要價(jià)值。

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