檔案管理中運用大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)管理的研究

郭雪梅

摘 要：在網(wǎng)絡(luò)的普及性應(yīng)用與發(fā)展的環(huán)境下，檔案部門積極推進了檔案管理信息化建設(shè)工作，即建立電子檔案，對電子檔案進行信息化管理。近些年來，國內(nèi)檔案部門的檔案管理信息化建設(shè)工作已經(jīng)取得了不錯的成效，只是電子檔案的海量化和復(fù)雜化等特點愈發(fā)明顯，還需要檔案部門抓住大數(shù)據(jù)時代帶來的新機遇，建立起大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)管理模式，對現(xiàn)有的檔案管理信息化建設(shè)工作進行優(yōu)化，以提高檔案信息化管理的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化 大數(shù)據(jù) 管理模式

大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)的滲透運用，既會沖擊傳統(tǒng)檔案管理體系，也可有效推進現(xiàn)代化檔案管理體系的優(yōu)化發(fā)展。因此，檔案管理人員應(yīng)樹立起大數(shù)據(jù)觀，在檔案管理信息化建設(shè)進程中，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的作用，建立起科學(xué)而有效的大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)管理模式，真正實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理的健康發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)對檔案管理的積極作用

如今檔案部門的檔案管理工作正處于加速變革的發(fā)展階段，將大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)運用到新時期的檔案管理工作之中，可實現(xiàn)檔案管理的新突破、新發(fā)展。具體而言，檔案部門在檔案管理創(chuàng)新變革的過程中引入大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)，可發(fā)揮很好的積極作用：

一方面，大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的運用，可切實提高檔案部門的檔案管理能力。大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理正在朝著信息化發(fā)展方向進行轉(zhuǎn)變，管理人員不再停留在傳統(tǒng)整理歸檔層面上對檔案進行管理，而是通過建立檔案數(shù)據(jù)庫歸檔的現(xiàn)代化管理方式，優(yōu)化了自身的檔案管理過程，這對于提高檔案現(xiàn)代化管理能力有著重要作用。另一方面，檔案部門將大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)運用到檔案管理信息化建設(shè)中，可提升檔案信息化服務(wù)水平。這主要是因為在檔案信息的海量式增長態(tài)勢下，檔案管理人員可以運用大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)對海量式、多樣化的數(shù)據(jù)進行有效的采集與存儲，還可對這些檔案數(shù)據(jù)進行關(guān)聯(lián)分析，挖掘這些數(shù)據(jù)信息潛在的新價值。這顯然可幫助檔案管理人員調(diào)整檔案管理服務(wù)模式，滿足人們對檔案信息的實際需求。

二、大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)管理在檔案管理中的有效運用

（一）建立檔案數(shù)字化管理工作小組

檔案是機關(guān)單位或企業(yè)經(jīng)營管理的可靠數(shù)據(jù)，與一般數(shù)據(jù)相比，其利用價值極大。為了充分發(fā)揮檔案的利用價值，檔案部門必須推進檔案管理信息化建設(shè)工作。而隨著檔案數(shù)據(jù)海量增長、類型更加多樣化，檔案部門需引入大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)，進一步優(yōu)化目前的檔案管理信息化建設(shè)工作，讓檔案數(shù)據(jù)增值，以提高檔案信息的利用價值。例如浙江聯(lián)宜電機有限公司為了加強檔案大數(shù)據(jù)管理，并推進自身的智能化發(fā)展，已經(jīng)建立了一個數(shù)字化管理工作小組。這一小組的成員正致力于通過大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)，將系統(tǒng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、傳統(tǒng)檔案信息等都轉(zhuǎn)為檔案數(shù)據(jù)，旨在實現(xiàn)檔案數(shù)字化的管理，并提高檔案的信息化管理水平與信息化服務(wù)水平。因此，各機關(guān)單位或企業(yè)單位的檔案部門可借鑒其經(jīng)驗，建立一個結(jié)構(gòu)合理、能力水平高的數(shù)字化檔案管理工作小組，為推進檔案大數(shù)據(jù)信息化管理奠定堅實的基礎(chǔ)。

（二）建立檔案信息化安全管理系統(tǒng)

大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)在數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)存儲等方面發(fā)揮的作用很突出，有利于實現(xiàn)檔案信息化資源的統(tǒng)一管理。例如國內(nèi)許多城市正在積極地建立大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)園，旨在利用大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)對數(shù)據(jù)進行規(guī)?；目茖W(xué)處理，并實現(xiàn)海量信息的科學(xué)管理。但擺在我們眼前的一個重要問題就是防止信息丟失，這就需要我們關(guān)注數(shù)據(jù)信息的網(wǎng)絡(luò)安全問題。因此，對于檔案部門而言，檔案管理人員應(yīng)該積極建立檔案信息化安全管理系統(tǒng)，解決檔案信息化服務(wù)過程中數(shù)據(jù)信息傳遞、運用、存儲等環(huán)節(jié)存在的各種安全隱患，提高大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)支撐下的檔案信息安全防護管理水平。在這個方面，檔案管理人員既要引入科學(xué)的網(wǎng)絡(luò)安全防護技術(shù)，又要注重對檔案的數(shù)據(jù)信息進行及時的備份，以提高大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案信息化管理的有效性。

（三）基于用戶需求優(yōu)化檔案管理服務(wù)

在大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)支撐下的檔案管理工作中，管理人員應(yīng)注重借助大數(shù)據(jù)融媒體，優(yōu)化檔案管理的信息化服務(wù)過程，以真正提高電子檔案的利用價值。在這個方面，檔案管理人員可以在用戶需求導(dǎo)向下，加強檔案大數(shù)據(jù)信息的開發(fā)與推送工作。這就要求檔案管理人員能夠善于利用大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)采集和存儲與用戶需求相符合的多樣化數(shù)據(jù)信息，如用戶檢索的訪問規(guī)律、用戶對電子檔案的關(guān)注領(lǐng)域等。在了解用戶需求之后，檔案管理人員可為用戶提供電子檔案信息預(yù)訂服務(wù)，加強電子檔案的智能化管理與服務(wù)水平。

三、結(jié)語

總之，大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)在檔案管理中的運用，對于檔案部門提高自身的檔案現(xiàn)代化管理能力、提升檔案信息化服務(wù)水平、促進檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展等方面有著重要的意義。檔案部門應(yīng)注重探索有效方法，推進大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)與現(xiàn)代化檔案管理工作的有機融合，切實提高檔案的大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)管理質(zhì)量。

參考文獻

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