淺談企業(yè)會計電算化檔案電子歸檔工作

陶湘梅

摘? 要：每一個企業(yè)從產(chǎn)生之初就伴隨著會計工作，會計對于企業(yè)的重要性是不言而喻的。隨著時代不斷的發(fā)展，傳統(tǒng)的會計也逐步轉(zhuǎn)變?yōu)殡娝慊瘯嫛Ｋ^的會計電算化的檔案，一般包含企業(yè)內(nèi)部的會計報表、憑證以及賬簿等，其反應的是一個企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務的相關證據(jù)。由此可見，做好企業(yè)內(nèi)部的電算化會計歸檔工作可以提高企業(yè)在會計方面的利用水平，促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。本文就企業(yè)會計電算化檔案的基本特點進行闡述，并分析企業(yè)會計電算化檔案電子歸檔的策略。

關鍵詞：企業(yè);會計電算化;檔案;特點;電子歸檔

會計電算化檔案主要反應的是一個企業(yè)內(nèi)部會計的全過程，比如從憑證到賬簿到報表，會計電算化檔案工作一般會涉及到四類工作，分別是財務報告、會計賬簿、會計憑證以及其他會計資料。在會計工作中除了會計電算化的工作之外，檔案的管理也是其中重要的一部分內(nèi)容。只有做好企業(yè)內(nèi)部的會計電算化檔案的電子管理工作，才可以發(fā)揮出會計在企業(yè)中的作用，避免信息的泄露，保證企業(yè)在整個行業(yè)中的競爭地位。

一、企業(yè)會計電算化檔案的基本特點

（1）存儲的范圍以及領域進一步擴大

傳統(tǒng)的企業(yè)在發(fā)展的過程中，也會進行會計檔案的管理。而會計電算化檔案管理和傳統(tǒng)意義上的會計檔案管理存在差別，其除了要對傳統(tǒng)意義上的會計檔案進行管理之外，還需要對計算機、光盤或者一些磁性介質(zhì)中的會計數(shù)據(jù)進行電子化的管理，可見企業(yè)會計電算化檔案在存儲的范圍以及領域都進一步擴大了。

（2）必須具備軟硬件環(huán)境

傳統(tǒng)的會計檔案在管理時具備直觀性，但是存儲較為麻煩，且容易造成資料的丟失。會計電算化檔案的管理，避免了傳統(tǒng)會計檔案管理的局限性，同時其想要實施也必須要具備相應的軟硬件設備，最終才可以保證電算化檔案的合理保存。

（3）融入磁性或者光盤的介質(zhì)

傳統(tǒng)意義上的會計檔案管理主要是對資料的保存以及利用打印設施進行打印，但是在新時代，電算化檔案除了要對傳統(tǒng)的紙張進行保存，同時還需要對相應的光盤或者磁性介質(zhì)進行保存。

（4）會計電算化的安全性以及完整性要求更高

會計電算化檔案和傳統(tǒng)的會計檔案在保存時都容易受到載體的影響，如果載體本身存放的環(huán)境或者質(zhì)量出現(xiàn)了問題，那么就會影響整個會計電算化檔案保存的效果，因此在整個保存環(huán)節(jié)對其安全性以及完整性要求更高。

二、企業(yè)會計電算化檔案電子歸檔的策略

（1）完善企業(yè)內(nèi)部電算化檔案電子歸檔的制度

首先需要在企業(yè)內(nèi)部建立電算化的歸檔制度，在整個會計檔案保管中，系統(tǒng)的開發(fā)、文檔的資料以及軟件的程序都應該是其內(nèi)容的一部分。相關會計數(shù)據(jù)要做好副本的保留，尤其是在打印成書面的內(nèi)容之前。其次要建立嚴格的保管制度。以國家檔案管理局的檔案管理標準確立企業(yè)內(nèi)部的管理制度，可以選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)等。如果是使用磁盤的，要注意儲存盤以及備用盤兩者要區(qū)分開，同時要做好保護工作，比如防光、防塵。另外需要對內(nèi)部的電子會計檔案做好相應的編號，標注好時間以及內(nèi)容。最后需要建立完善的借用制度，無論是企業(yè)內(nèi)部的任何人員在查閱會計檔案時，都要到財務部門進行登記，辦理手續(xù)。如果是外來單位，一定要有相關的介紹信，不明人員嚴禁查看。

（2）收集電算化會計檔案

某一個特定時間段內(nèi)，就需要對企業(yè)內(nèi)部的相關會計檔案，電算化會計檔案進行收集，然后將其備份考到相應的光盤上，從而形成一種脫離原計算機的會計檔案，對于這部分檔案，財務部門應將其保存好，防止硬件系統(tǒng)受到損害。除此之外還需要對計算機硬件系統(tǒng)的相關型號、存儲的內(nèi)存配件等進行收集，防止配件出現(xiàn)損害，影響了會計檔案收集的效果。

（3）管理并保存電算化檔案

電算化檔案一般是存儲在一些光盤以及介質(zhì)上，而這些介質(zhì)本身就含有物理性的特性，很容易受到光照、塵埃的影響，繼而導致介質(zhì)出現(xiàn)損害，因此在進行保存時要采用雙份備份法。在每一份上都要標明相應的保存日期、操作員姓名，防止由于意外情況導致會計電算化系統(tǒng)出現(xiàn)損壞。管理人員在對電算化會計檔案進行保存時，一定要注意遠離磁場，做好防塵工作，定期對其進行檢查并復制，防止內(nèi)部的磁性介質(zhì)遭到各種因素的損害。除此之外，企業(yè)內(nèi)部的檔案管理者在對電算化會計檔案進行管理時，要注意版本的一致性。如果版本不同，那么最終會計數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)可能也會有所差別，很容易導致無法調(diào)閱的情況，或者產(chǎn)生意外的失誤。因此除了需要備份之外，還需要統(tǒng)一好系統(tǒng)的版本。

（4）完善企業(yè)內(nèi)部的硬件設施

企業(yè)會計電算化檔案的歸檔工作是離不開硬件以及軟件設施的，在企業(yè)內(nèi)部需要進一步完善硬件設施。首先準備專門的倉庫存放會計檔案，要保證倉庫的溫濕度以及環(huán)境問題。其次購進噴墨打印機，對內(nèi)部的一些文檔輸出提供必要的工具。另外電算化會計的軟件，一定要符合企業(yè)內(nèi)部的實際業(yè)務，避免軟件出現(xiàn)不一致性，影響最終的保存效果。最后要做好安全防護的功能，如果電算化會計檔案電子管理時有聯(lián)網(wǎng)的相關工作，需要定期對網(wǎng)絡進行殺毒，避免被人為惡意的進行修改，影響企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展。

（5）提高會計人員的綜合素質(zhì)

在一個企業(yè)內(nèi)部，會計部門是非常重要的，其統(tǒng)籌這企業(yè)內(nèi)部的資金，為企業(yè)內(nèi)部的各項活動提供指導?？芍^是企業(yè)內(nèi)部的核心部門。為了做好企業(yè)內(nèi)部的會計電算化檔案電子歸檔工作，就要不斷的提高會計人員的綜合水平。加大對會計人員的培訓，保證會計人員除了具備會計知識之外，還擁有檔案管理、計算機技術(shù)的相關能力。當然在企業(yè)內(nèi)部要對會計人員實施階梯式的管理，提高會計人員自我提升的積極性。

三、結(jié)束語

企業(yè)會計電算化檔案電子歸檔工作，有利于幫助企業(yè)保存好內(nèi)部的會計信息，為企業(yè)的相關決策提供有效的依據(jù)。在企業(yè)內(nèi)部想要做好電算化檔案電子歸檔工作，就需要完善相應的制度，同時對電算化會計檔案進行收集并管理。另外在企業(yè)內(nèi)部需要不斷地完善硬件設施，為電算化檔案的歸檔工作提供基礎。最后要提高會計人員的綜合素質(zhì)，保證會計電算化檔案歸檔工作能夠有序地推進，從而促進企業(yè)的良性發(fā)展。

參考文獻

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