大數(shù)據(jù)環(huán)境下的社保檔案工作策略解析

田娟

摘 要：近年來，我國居民的社會保險參與率正在不斷地提升，社會保險檔案數(shù)量和種類也在持續(xù)增加，這給社會保險檔案管理工作帶來了較大的挑戰(zhàn)。為了滿足社會保險檔案管理工作的需求，檔案管理部門必須積極改革自身的管理模式。本文深入分析了大數(shù)據(jù)環(huán)境下社保檔案管理工作存在的問題，并提出了有效的實施策略，以期可以提高檔案管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)環(huán)境 社保檔案 工作策略

隨著我國對民生問題關(guān)注程度的不斷提升，社會福利保障成了政府所關(guān)心的重點內(nèi)容。目前我國居民擁有基本保險保障的人數(shù)逐漸增多，社會保險覆蓋面積不斷擴(kuò)大，因此社會保險的檔案管理也成了急需解決的主要問題。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的影響下，檔案管理工作也出現(xiàn)深刻的變化，改變了檔案管理的工作方式和管理模式，促進(jìn)了社會保險檔案管理效率的提升。在大數(shù)據(jù)時代下檔案管理人員需要認(rèn)識到大數(shù)據(jù)技術(shù)使用的重要性，在工作中積極使用大數(shù)據(jù)技術(shù)，使檔案管理工作可以適應(yīng)時代的發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)環(huán)境下社保檔案管理工作存在的問題

（一）工作人員缺乏大數(shù)據(jù)意識

工作人員大數(shù)據(jù)意識不強(qiáng)的問題，嚴(yán)重影響了社保檔案管理工作的開展，這不僅給工作人員增加壓力，也導(dǎo)致管理工作出現(xiàn)質(zhì)量低下的問題。根據(jù)居民所在地區(qū)的不同，在全國各地都分布有負(fù)責(zé)社保檔案管理的部門，有很多地區(qū)的部門沒有意識到大數(shù)據(jù)技術(shù)給檔案管理工作帶來的便利性，在實際的管理工作中仍然使用人工的方式對社保檔案進(jìn)行管理。由于各個地區(qū)參加社會保險的人數(shù)都在不斷提升，如果一味地使用人工的方式來歸納，不僅會延長工作人員的工作時間，增加工作量，同時還會容易使管理工作受到人為因素的影響，進(jìn)而導(dǎo)致管理的過程中出現(xiàn)工作錯誤。這些問題都是由于基層人員沒有正確認(rèn)識到大數(shù)據(jù)技術(shù)的便利作用，無法正確地使用信息化手段來開展檔案管理工作所導(dǎo)致的。

（二）缺乏對檔案資料進(jìn)行安全監(jiān)管

對社會保險的檔案資料實施安全監(jiān)管不僅僅是關(guān)乎著居民個人的身份信息安全，同時也是保證我國社會穩(wěn)定發(fā)展的重要措施。社會保險檔案資料具有獨特的使用價值以及歷史價值，如果一直使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存方式，將所有的檔案資料放在紙袋中，并存儲在相應(yīng)的儲存室內(nèi)，這很有可能出現(xiàn)檔案資料丟失、破損的現(xiàn)象。在大量的檔案資料面前，安排人員進(jìn)行24小時監(jiān)督也是一件不現(xiàn)實的事情，不僅會浪費人力資源，也無法有效保障檔案資料的安全性。因此面對缺少安全監(jiān)管的問題，有關(guān)單位必須要積極使用大數(shù)據(jù)技術(shù)來改善這種問題所帶來的管理困境。

（三）管理工作效率低下

檔案管理工作效率低下的問題是一直存在的，并且隨著檔案管理工作壓力不斷地增加，這個問題也表現(xiàn)得更加明顯，效率低下不僅影響了社會保險工作的開展，同時也反映了我國檔案管理部門的工作質(zhì)量需要得到有效的改善。在人們傳統(tǒng)認(rèn)知中將社保檔案管理工作視為分類檔案、整理檔案的工作，其實在社保檔案管理工作中，工作人員需要從參保人員的資料中分析出參保人員的特點、參保規(guī)律，并從中總結(jié)工作經(jīng)驗和工作方法。在繁重的工作壓力下，如果只單靠人工是無法及時完成工作的，這就給管理工作的效率帶來了一定影響。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境下社保檔案管理工作的開展策略

（一）強(qiáng)化工作人員的大數(shù)據(jù)意識

檔案管理的工作人員需要認(rèn)識到工作中存在的問題，對工作人員展開合理的培訓(xùn)，提升工作人員的大數(shù)據(jù)意識，讓工作人員在工作中使用大數(shù)據(jù)技術(shù)來處理檔案管理工作。負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員大多數(shù)都是年紀(jì)都處于中年階段，對于新型技術(shù)和管理理念的接受度較差。管理部門需要對工作人員展開工作思想和工作方法的有效培訓(xùn)，提升工作人員對大數(shù)據(jù)技術(shù)的接受程度。為了避免改變檔案管理模式后給工作人員帶來的不適應(yīng)現(xiàn)象，需要將傳統(tǒng)的管理工作模式和大數(shù)據(jù)管理模式相結(jié)合，給工作人員熟悉大數(shù)據(jù)技術(shù)的時間。

（二）強(qiáng)化對社保檔案資料管理的安全性

檔案管理部門需要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)建設(shè)檔案管理系統(tǒng)，將紙質(zhì)化的資料轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，防止檔案信息出現(xiàn)丟失的問題。在大數(shù)據(jù)背景之下，網(wǎng)絡(luò)上會出現(xiàn)很多病毒或者盜竊技術(shù)，很有可能也會威脅到社保檔案資料的安全性。為了提高居民身份信息的安全性，應(yīng)當(dāng)建立完備的安全防護(hù)系統(tǒng)，避免出現(xiàn)居民身份信息丟失的現(xiàn)象，給社保檔案資料管理提供有效的安全保障。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)積極使用數(shù)據(jù)安全保護(hù)技術(shù)，為存儲檔案信息的管理系統(tǒng)提供有效的安全防御，如病毒檢測技術(shù)、防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)等。檔案管理部門需要將檔案資料進(jìn)行備份處理，將存儲資料的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行加密，通過限制訪問用戶來提升檔案資料的安全監(jiān)管效果。在大數(shù)據(jù)時代，信息的安全性是極其重要的，有關(guān)部門必須要重視安全監(jiān)管的必要性，改善檔案管理工作的模式，提高檔案管理的安全監(jiān)管效果。

（三）完善社保檔案管理服務(wù)模式

檔案管理部門應(yīng)當(dāng)對社保檔案管理的服務(wù)模式進(jìn)行完善，積極引進(jìn)各種以大數(shù)據(jù)技術(shù)為依托的新型技術(shù)，滿足檔案管理工作的需求。隨著以人為本理念在各行各業(yè)中的不斷深化，社保檔案管理工作也需要提高自身的服務(wù)能力，為參保人提供更好的參保體驗。在傳統(tǒng)的工作模式下，參加社會保險的人員需要向相關(guān)部門提交自己的有效信息，由檔案管理人員將這些信息資料進(jìn)行整合、管理和歸檔，這就導(dǎo)致檔案管理工作處于被動狀態(tài)。如果參保人缺少部分證件或者資料，需要再一次進(jìn)行信息提交，為了給參保人提供更好的服務(wù)體驗，管理部門可以建立線上的參保平臺。參保人可以通過平臺提交自己的信息和資料，在線上進(jìn)行信息填寫，節(jié)省了參保時間，使參保人可以獲得更好的服務(wù)體驗。

（四）構(gòu)建檔案管理平臺

有關(guān)部門需要構(gòu)建有效的交流平臺，讓居民和檔案管理工作人員能夠在平臺上進(jìn)行有效的交流，提升管理工作的效率。檔案管理平臺主要分為三個功能，第一個功能是負(fù)責(zé)為參保人或者準(zhǔn)備參保的人員提供信息查詢服務(wù)，人們可以在平臺上查詢有關(guān)于社會保險的相關(guān)知識，了解社會保險的保障制度，讓更多的人了解應(yīng)該如何參保以及參保的重要性。第二個功能是為人們提供能夠和檔案管理部門進(jìn)行直接交流的平臺。部分參保人在生活中需要用到社保檔案資料，通過管理平臺就可以和管理人員進(jìn)行直接的溝通和交流，進(jìn)而讓管理人員幫助自己查詢有關(guān)信息。在交流的過程中，管理人員需要對參保人的個人信息進(jìn)行確認(rèn)，使用如身份證核實或者手機(jī)號核實的方式來確認(rèn)用戶的身份。第三個功能是負(fù)責(zé)接受有關(guān)于其他群眾所投遞到平臺的建議或者意見，為檔案管理工作的開展提供改進(jìn)的依據(jù)。

三、結(jié)語

大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)深入人們的日常生活，給人們的生活帶來了極大的便利，推動了各個領(lǐng)域和行業(yè)的變革和發(fā)展。但是在這種時代環(huán)境下社保檔案管理工作人員仍然存在著缺乏大數(shù)據(jù)意識的問題，對社保檔案資料缺少安全監(jiān)管，影響了檔案管理工作的效率。社會保險檔案管理工作是繼續(xù)深入實施社會保障制度的重要基礎(chǔ)，通過對檔案信息的分析，可以更好地整合相關(guān)的社會資源，為實現(xiàn)全民參保提供重要借鑒。大數(shù)據(jù)背景下要求社保檔案管理工作要不斷改進(jìn)方法、提高效率、提升管理水平，從而體現(xiàn)社保檔案管理的重要價值。

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