企事業(yè)單位人事檔案管理的問題與對(duì)策

曾黎

【摘要】目前大多數(shù)單位都在響應(yīng)中央號(hào)召，積極進(jìn)行各項(xiàng)改革工作，原有人事管理模式面臨巨大挑戰(zhàn)，怎樣提高單位人事檔案的完整性、真實(shí)性，為單位提供可靠的人才資源，這是在管理人事檔案時(shí)必須注意的部分。所以本文主要闡述企事業(yè)單位人事檔案管理問題，提出解決對(duì)策，希望能為各單位改革的正常運(yùn)行提供一定的借鑒。

【關(guān)鍵詞】企事業(yè)單位;人事檔案;檔案管理;問題與對(duì)策

現(xiàn)如今，企事業(yè)單位的人事檔案管理在其改革與發(fā)展進(jìn)程中得到顯著的改善，但依舊存在一些問題，急需探索切實(shí)可行的對(duì)策，妥善解決問題，有效提高單位人事檔案管理水平，使其更好地履行服務(wù)職能。

一、企事業(yè)單位人事檔案管理的普遍問題

（一）檔案管理制度還不完善。完善的制度對(duì)于單位加強(qiáng)人事檔案管理是不可或缺的，但不少企事業(yè)單位基于目前條件正缺乏完善、系統(tǒng)的人事檔案管理制度，導(dǎo)致業(yè)務(wù)工作無從著手，落實(shí)不到位。沒能建立系統(tǒng)的、規(guī)范的人事檔案體系，引發(fā)人事檔案混亂以及人力資源流失等問題，不利于單位各項(xiàng)工作的正常進(jìn)行。

（二）檔案管理內(nèi)容不夠豐富。在過去，單位的人事檔案管理工作主要是收集、保存、管理查閱等。新時(shí)期檔案工作不但要做好這些工作，還要能夠促進(jìn)單位的發(fā)展。然而人事檔案管理的內(nèi)容并不豐富，無法滿足新時(shí)代的新要求，也不利于一些企事業(yè)單位的轉(zhuǎn)型，從而影響單位服務(wù)能力的提升，無法讓群眾獲得更多幫助，有待改善。

（三）檔案的信息化程度不高。隨著科技手段的持續(xù)更新，人事檔案普遍使用新的信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，但很多單位特別是部分事業(yè)單位并未使用一些先進(jìn)有效的技術(shù)手段。在管理人事檔案時(shí)缺乏對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，不僅阻礙單位提高人事檔案管理工作效率，還會(huì)在一定程度上浪費(fèi)人事檔案資源，不利于企事業(yè)單位優(yōu)化人事檔案信息服務(wù)。

二、企事業(yè)單位人事檔案管理的對(duì)策建議

（一）完善檔案管理制度，做好業(yè)務(wù)工作。完善單位人事檔案管理制度屬于長(zhǎng)期性的工作，在實(shí)際工作中需要不斷探索和挖掘符合新時(shí)代發(fā)展要求的新型人事檔案管理制度體系，為檔案人員提供工作模式，樹立開展人事檔案業(yè)務(wù)工作的范本，按照既定流程開展工作，降低發(fā)生錯(cuò)漏的幾率。例如企事業(yè)單位要完善建立人事檔案管理的歸檔、傳遞、借閱、利用和保密等制度，形成完整的管理流程，提高檔案管理的有序性、規(guī)范性。第一，及時(shí)完善文件整理規(guī)定，明確單位各類人事檔案的收集與歸檔范圍，進(jìn)一步規(guī)范人事檔案的立卷整理程序，突出提高案卷質(zhì)量的業(yè)務(wù)要求。第二，完善人事檔案資料的數(shù)據(jù)信息錄入制度，將以往的文件級(jí)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為各類案卷檔案目錄，為以后完全實(shí)現(xiàn)人事檔案的計(jì)算機(jī)檢索做好準(zhǔn)備。第三，完善人事檔案歸檔制度，邀請(qǐng)專業(yè)檔案人員提供指導(dǎo)，定期催繳應(yīng)當(dāng)歸檔的人事檔案，完整齊全地收集單位形成的所有文件與材料，解決有文無檔的問題，徹底改變過去人事檔案管理落實(shí)不到位的狀況，進(jìn)一步規(guī)范人事檔案管理工作。

（二）擴(kuò)充檔案工作內(nèi)容，豐富信息資源。對(duì)于新時(shí)代的企事業(yè)單位而言，原有人事檔案管理內(nèi)容不夠豐富，應(yīng)注意擴(kuò)充，豐富人事檔案信息資源。例如在人事檔案管理工作過程中要注意保留以前整理、收集、存儲(chǔ)單位相關(guān)人員信息的部分，在此基礎(chǔ)上針對(duì)人員信息與特點(diǎn)開展分析工作，在分析中找到人事信息的一些規(guī)律，加強(qiáng)對(duì)人力資源的開發(fā)，最大限度挖掘人員的工作潛力，幫助單位儲(chǔ)備更多優(yōu)秀人才，為有需要的單位提供優(yōu)質(zhì)服務(wù);各單位的人事檔案管理工作不但要管理紙質(zhì)檔案，還要根據(jù)新要求管理好電子版人事檔案，工作內(nèi)容不但涉及到電子版人事檔案的收集、整理、存儲(chǔ)，還要加以核對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，聯(lián)系當(dāng)事人即刻改正，開展定期備份工作和信息錄入、信息核對(duì)、信息安全、信息分享等工作，提升人事檔案管理水平。

（三）加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高檔案利用率。單位的人事檔案是寶貴的人才信息資源庫(kù)，應(yīng)利用各種新技術(shù)和資源，提高檔案工作效率，延長(zhǎng)單位人事檔案的壽命，最大限度發(fā)揮檔案信息的作用。特別是在大數(shù)據(jù)時(shí)代，應(yīng)基于信息技術(shù)的支持做好人事檔案的收集工作、分析工作，從軟硬件兩個(gè)方面加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)，提高檔案信息的利用率。例如在硬件上增加建設(shè)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的投入，定期檢修事業(yè)單位的硬件設(shè)備，確保其順暢運(yùn)行;在軟件上按照人事檔案管理需要優(yōu)選合適的軟件，做好安全控制，安裝防火墻和補(bǔ)丁，實(shí)現(xiàn)信息加密，確保人事檔案信息的安全性、完整性。另外，基于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)完善管理人事檔案的流程，建立信息庫(kù)，為利用者快速準(zhǔn)確地調(diào)出所需檔案信息;轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案存儲(chǔ)模式，通過信息化手段確保及時(shí)更新檔案數(shù)據(jù)信息，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化管理，了解人員的個(gè)人技能特征、工資發(fā)放情況以及獎(jiǎng)懲情況等;構(gòu)建人事檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，為單位的決策者配置人力資源提供參考，促使人才和崗位匹配，為單位的運(yùn)作、管理與發(fā)展提供便利。

三、結(jié)束語

總而言之，在企事業(yè)單位開展各項(xiàng)工作的全過程中，人事檔案管理占據(jù)重要地位，但傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要。這就要求我們各企事業(yè)單位的檔案部門及人員緊跟單位人事制度改革步伐，把握機(jī)遇、迎接挑戰(zhàn)，完善人事檔案管理制度，擴(kuò)充工作內(nèi)容，同時(shí)加強(qiáng)信息化建設(shè)，從而做好人事檔案管理業(yè)務(wù)工作，豐富檔案信息資源，提高人事檔案的利用率，為全國(guó)機(jī)構(gòu)改革工作夯實(shí)基礎(chǔ)，為結(jié)構(gòu)優(yōu)化調(diào)整作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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