事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)分析

唐艷

事業(yè)單位基本上都是由國家和政府直接進(jìn)行管理的，可以說屬于一種具有服務(wù)性質(zhì)的社會機(jī)構(gòu)。對于事業(yè)單位的文書檔案管理工作而言，通過不斷記錄事業(yè)單位的發(fā)展過程，在很大程度上可以促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，除此之外，還可以很好的保持社會的穩(wěn)定，所以事業(yè)單位應(yīng)該對文書檔案管理工作給予更多的重視與關(guān)注。現(xiàn)階段，社會科技的不斷發(fā)展，信息化數(shù)字化的時(shí)代已經(jīng)來臨，在信息化時(shí)代的背景下，事業(yè)單位的文書檔案管理工作也應(yīng)該順勢時(shí)代的潮流，不斷的進(jìn)行變革，本文就事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)作簡要分析。

所謂的文書檔案信息化建設(shè)簡單來說就是事業(yè)單位利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)把文書檔案的相關(guān)信息以及數(shù)據(jù)逐漸變成數(shù)字化或者信息化的這種形式儲存在網(wǎng)絡(luò)上，利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢對文書檔案的信息資源進(jìn)行存儲、管理以及 利用。從古代的甲骨文到竹簡再到紙張，最后到現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)，信息儲備的方式發(fā)生著翻天覆地的變化，對于文書檔案的管理工作而言信息化建設(shè)是社會發(fā)展的必然趨勢。文書檔案還有非常重要的一項(xiàng)功能就是其的開發(fā)和利用價(jià)值，傳統(tǒng)的管理方式很難將這些資源進(jìn)行合理的開發(fā)和利用，但是通過信息化建設(shè)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)就可以很好的挖掘其中的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)科學(xué)合理的應(yīng)用。

一、文書檔案信息化建設(shè)中存在的問題

近些年來，我國不管是在經(jīng)濟(jì)上還是在科技上都有著巨大的進(jìn)步，社會已經(jīng)慢慢的步入了數(shù)字化的時(shí)代，這就在很大程度上促進(jìn)了文書檔案管理工作的變革。但是在信息化建設(shè)的過程中，還存在著一些不足之處。首先是部分事業(yè)單位的上層領(lǐng)導(dǎo)沒意識到文書檔案信息化建設(shè)的重要性，在意識思想上不重視這項(xiàng)工作，最終造成文書檔案工作的信息化水平不是很高。除此之外，各個(gè)事業(yè)單位其文書檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)上存在一定的差異，就目前來看，國家所規(guī)定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)際信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)存在一定的差距，這就導(dǎo)致很多的事業(yè)單位只是按照國家的相關(guān)指標(biāo)來完成任務(wù)，導(dǎo)致文書檔案的信息化建設(shè)水平不高。還有就是很多的事業(yè)單位雖然設(shè)有自身的文書檔案管理網(wǎng)站，但是這些網(wǎng)站很多都是僅僅做了一些表面的工作，竟沒有更深入的研究、分析和利用，網(wǎng)站的內(nèi)容大多都非常的簡單，只是詳細(xì)的介紹了一下事業(yè)單位各個(gè)部門的現(xiàn)狀，并沒有很好的實(shí)現(xiàn)相關(guān)重要信息的查詢、儲備以及利用，在很大的程度上形同虛設(shè)，沒有一點(diǎn)利用的價(jià)值。最后就是文書檔案信息化建設(shè)的過程中無法很好的保障這些數(shù)據(jù)和信息的安全，最終導(dǎo)致信息化建設(shè)的水平不是很高。就目前而言，現(xiàn)在大部分事業(yè)單位的文書檔案信息化建設(shè)工作只是剛剛開始還在起步階段，還存在很多的不足之處，缺乏一套保障信息安全建設(shè)的相關(guān)系統(tǒng) ，數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)中信息和數(shù)據(jù)都是很容易被篡改的，一旦這些信息出現(xiàn)問題，輕則造成部分?jǐn)?shù)據(jù)出現(xiàn)損壞或丟失，問題嚴(yán)重的話會破壞文書檔案信息化建設(shè)的完整性，甚至?xí)@些信息數(shù)據(jù)的保密性造成一定威脅。

二、提升文書方案管理信息化建設(shè)的建議和意見

首先在進(jìn)行文書檔案信息化建設(shè)的過程中，一定要根據(jù)自身的實(shí)際發(fā)展情況的基礎(chǔ)上進(jìn)行制定，且需要一套相對完善的信息化標(biāo)準(zhǔn)體系。事業(yè)單位在具體的文書檔案信息化建設(shè)的時(shí)候，首先要參考目前實(shí)際的工作需求情況，并以此為依據(jù)，完善相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)體系。其中標(biāo)準(zhǔn)體系會涵蓋多方面的內(nèi)容，比如數(shù)據(jù)采集的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、安全技術(shù)保障的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)以及著錄規(guī)則的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)等。在文書檔案信息化的建設(shè)過程中，維護(hù)好當(dāng)前事業(yè)單位的文書信息非常重要，這就可以充分的保障文書檔案的真實(shí)性，如果發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)中的信息數(shù)據(jù)不合理還可以通過原始文書檔案進(jìn)行查閱對比并及時(shí)修正。與此同時(shí)，在信息錄入的過程中，要盡可能的保障網(wǎng)絡(luò)的錄入信息和文書檔案的原始信息始終可以保持一致。對于事業(yè)單位而言，文書檔案信息化建設(shè)其主要目的就是讓企業(yè)內(nèi)部的信息資源在最大程度上實(shí)現(xiàn)共享，并滿足各項(xiàng)工作的實(shí)際需求。在信息化建設(shè)的過程中，還要對其中部分圖像進(jìn)行一定的加工和處理，這樣的話就會更加方便事業(yè)單位工作人員的信息查閱和使用。在對這些圖像進(jìn)行加工和處理的時(shí)候，也需要掌握一定的技巧以及方法，設(shè)置具體的處理標(biāo)準(zhǔn)。比如說，在信息化建設(shè)過程中對圖像處理時(shí)可以對圖片的亮度進(jìn)行一定的調(diào)節(jié)，或者對圖像中部分不重要的地方進(jìn)行裁剪等，這些處理圖像的技術(shù)和方法并不會影響文書檔案的真實(shí)性，通過對圖片的處理和加工還讓信息化建設(shè)具備一定的美觀特性。

其次就是事業(yè)單位可以建設(shè)自己的文書檔案的相關(guān)網(wǎng)站，加強(qiáng)對文書檔案中有利用價(jià)值信息的使用。對于事業(yè)單位來說，建設(shè)文書檔案的相關(guān)網(wǎng)站是當(dāng)前環(huán)境下必不可少的一項(xiàng)工作。其中在文書檔案網(wǎng)站的建設(shè)，在運(yùn)作的過程中，需要注意的不僅是可以對事業(yè)單位的文書檔案信息進(jìn)行記錄或者是對需要開展的活動(dòng)進(jìn)行相關(guān)的宣傳，還需要具備一些其他的服務(wù)功能，比如說文案的搜索工作、利用工作或者是查詢的工作，需要把這些功能也融入到網(wǎng)站的建設(shè)中，這樣就可以很好的幫助事業(yè)單位工作人員的對文書檔案的查詢和使用，于此同時(shí)，相較于傳統(tǒng)的查詢使用方式，網(wǎng)站不僅可以節(jié)省大量的時(shí)間，而且非常的快捷。從更為長遠(yuǎn)的角度來看信息化網(wǎng)站建設(shè)工作，需要事業(yè)單位的文檔網(wǎng)站充分的發(fā)揮出宣傳的作用，文書檔案的管理人員，在網(wǎng)站的建設(shè)中應(yīng)該不斷的普及文書檔案信息化建設(shè)的重要性，并不斷的加強(qiáng)宣傳的力度，讓事業(yè)單位其他部門的工作人員認(rèn)識到信息化建設(shè)的重要性，這樣的話在很大程度上就會提升事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)的水平。文書檔案網(wǎng)站建設(shè)完成之后，需要注意的內(nèi)容還有很多，比如說，事業(yè)單位需要讓一些專業(yè)的網(wǎng)站建設(shè)人員對文書檔案網(wǎng)站進(jìn)行及時(shí)的維護(hù)和管理，盡可能快的對文書檔案的具體內(nèi)容進(jìn)行更新，盡可能的發(fā)揮書文書檔案的自身優(yōu)勢，不斷的為是事業(yè)單位工作人員提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，這樣就可以很好的提升檔案網(wǎng)站的相關(guān)訪問數(shù)量，于此同時(shí)，就可以讓輿論宣傳進(jìn)行擴(kuò)散，不斷完善自身的服務(wù)形象，通過檔案網(wǎng)站所建立的優(yōu)勢，促進(jìn)事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)長遠(yuǎn)發(fā)展。

最后就是有效保管檔案，保證檔案信息安全。事業(yè)單位電子化文書檔案具備特殊性，即一部分檔案信息是公開的，另一部分檔案信息需要保密，就要求查看文書檔案的電子軟件附有權(quán)限要求，妥善保管文書檔案信息，只允許相關(guān)使用者查看，保證信息安全。例如，對于事業(yè)單位的保密文書，應(yīng)做好加密處理，限定加密時(shí)間和保密期限之后才能讓相關(guān)使用者解密查看，確保安全性。

三、結(jié)語

通過上文的具體分析我們可以清除的了解事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)的重要性，可以說文書檔案信息化建設(shè)是當(dāng)今社會的發(fā)展的必然趨勢，但是就目前而言，在具體的建設(shè)工作中還存在很多的問題需要解決，因此在具體的文書檔案信息化建設(shè)中，首先要根據(jù)自身發(fā)展的實(shí)際需求，制定出完善的信息化標(biāo)準(zhǔn)體系，其次就是要建設(shè)自身的文書檔案管理的網(wǎng)站，這樣就可以更加方便文書檔案信息的存儲和使用，在建設(shè)的過程中還需要注意安全系統(tǒng)的建立等，做好這些才能更好的實(shí)現(xiàn)文書檔案的信息化建設(shè)，促進(jìn)文書檔案管理工作的發(fā)展，推動(dòng)事業(yè)單位在新時(shí)代下實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展。（作者單位：昭通市天麻研究院）