加強(qiáng)檔案電子化管理 提高服務(wù)水平

易曉梅

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，信息化智能化普及應(yīng)用，人們對(duì)檔案信息的需求也發(fā)生了變化。以強(qiáng)化檔案電子化管理為抓手，探索新形勢(shì)下依法管理檔案的新途徑、新方法，持續(xù)提高檔案管理效率，改善管理質(zhì)量，有利于提高檔案服務(wù)水平。本文詳細(xì)闡述了檔案電子化管理的基本情況，對(duì)存在問(wèn)題進(jìn)行了分析思考，并提出相關(guān)意見建議，以期促進(jìn)檔案工作發(fā)展，更好地服務(wù)于社會(huì)。

一、檔案電子化管理的基本情況

（一）實(shí)物管理變?yōu)殡娮庸芾?，省工?jié)本高效

傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)、錄音、錄像等載體進(jìn)行管理，完成檔案的收集整理、編排查詢等工作，工作量巨大，步驟繁瑣，且存儲(chǔ)量大，需要單獨(dú)的檔案室進(jìn)行管理歸檔。隨著現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)和設(shè)備的普及，特別是計(jì)算機(jī)、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理電子化提供了良好的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，檔案管理工作的重點(diǎn)也應(yīng)適應(yīng)電子化管理的需要，從實(shí)物檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)信息資源的采集應(yīng)用管理，以電子信息化檔案為管理對(duì)象，對(duì)形成的各種檔案進(jìn)行加工處理，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對(duì)檔案資源進(jìn)行管理，節(jié)省實(shí)物檔案存儲(chǔ)空間。

（二）檔案管理工作注重系統(tǒng)性連續(xù)性

檔案工作需要從歷史角度及長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展角度兩方面考慮，具有系統(tǒng)性和連續(xù)性，檔案管理人員要具備多元化知識(shí)背景適應(yīng)檔案管理的要求，現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，促使檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)和掌握新知識(shí)、積累管理經(jīng)驗(yàn)，尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)，它對(duì)檔案電子化管理的實(shí)現(xiàn)具有直接作用。檔案電子化管理系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用，進(jìn)一步提升了檔案科學(xué)管理的水平，檔案管理工作人員從上崗培訓(xùn)到熟悉業(yè)務(wù)，需要一定的時(shí)間，應(yīng)采取傳幫帶的方式，建立復(fù)合型、梯隊(duì)型的檔案管理人才隊(duì)伍，保持檔案管理工作上的連續(xù)性。

（三）強(qiáng)化檔案信息保密與安全措施建設(shè)

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，新領(lǐng)域、新門類、新載體檔案不斷涌現(xiàn)，給檔案工作者在素質(zhì)上提出了更高的要求，對(duì)于信息社會(huì)環(huán)境中的檔案管理工作者，應(yīng)強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中管理電子文件的安全意識(shí)和能力。檔案信息安全是現(xiàn)今檔案管理工作的生命線，通過(guò)提高檔案管理者的素質(zhì)拓寬檔案管理保護(hù)領(lǐng)域、開展檔案管理學(xué)的理論研究等，配齊計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、安全操作系統(tǒng)、安全硬件平臺(tái)、安全數(shù)據(jù)庫(kù)等必要的設(shè)備設(shè)施，完善檔案信息安全管理體系。

二、檔案電子化管理中存在的主要問(wèn)題

（一）制度執(zhí)行不力，收集工作不到位。各單位一般對(duì)檔案的管理都制定了相應(yīng)的檔案管理制度，但這些制度在具體的執(zhí)行中，不夠嚴(yán)格。有些檔案管理員分散性、流動(dòng)性大，缺乏連續(xù)性，檔案管理人手不夠用等情況是各單位面臨的主要問(wèn)題，導(dǎo)致收集歸檔、電子化轉(zhuǎn)換不及時(shí)。

（二）檔案管理不夠?qū)I(yè)，規(guī)范化程度低。各單位一般都建有檔案室，也配備了檔案櫥柜和必要的保護(hù)設(shè)備。但是檔案現(xiàn)代化管理水平低，有的沒(méi)有配專用電腦，沒(méi)有開發(fā)專業(yè)的軟件，有的檔案員為了方便工作，把自己的個(gè)人電腦與檔案管理混用，檔案的安全性較低。

（三）檔案管理人員者缺乏，管理水平亟待提高。有些檔案管理人員為兼職，既要承擔(dān)業(yè)務(wù)工作，還要從事檔案管理，因此，缺乏檔案專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)和規(guī)范化管理方面相關(guān)的培訓(xùn)，目前的管理仍然停留在初級(jí)水平，不適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理的要求。

三、加強(qiáng)檔案管理的意見建議

檔案是各部門在長(zhǎng)期創(chuàng)新工作、辛苦收集中形成的，是歷任檔案工作者長(zhǎng)期辛勤勞動(dòng)的結(jié)晶，是國(guó)家檔案資源的重要組成部分，對(duì)日常工作發(fā)展進(jìn)步具有十分珍貴的保存價(jià)值。根據(jù)檔案管理有關(guān)精神要求，應(yīng)加強(qiáng)檔案電子化管理，不斷進(jìn)行改革創(chuàng)新，提高檔案的服務(wù)水平。

（一）高度重視，加大檔案管理工作創(chuàng)新力度。在新時(shí)代的今天，檔案管理工作需要不斷創(chuàng)新，才能適應(yīng)時(shí)代的要求，我們應(yīng)高度重視，轉(zhuǎn)變片面思想，開拓創(chuàng)新，堅(jiān)持檔案管理與業(yè)務(wù)工作同步開展，加快推進(jìn)新型檔案管理工作。不斷豐富檔案工作的內(nèi)涵，加強(qiáng)檔案文化建設(shè)，開展多種形式的檔案管理工作評(píng)比競(jìng)賽，編制檔案精品資料，加強(qiáng)展示推廣，突出優(yōu)秀檔案從業(yè)者的典型宣傳，完善相關(guān)規(guī)章制度，形成一種良好的檔案管理氛圍，使檔案工作真正發(fā)揮出自身的價(jià)值。

（二）加強(qiáng)培育，建立檔案電子化管理隊(duì)伍。檔案管理人員的專業(yè)化水平對(duì)于檔案工作的開展起決定性的作用，要加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，積極開展學(xué)習(xí)交流，加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)、應(yīng)用管理技術(shù)、數(shù)據(jù)管理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)等方面的培訓(xùn)，及時(shí)更新知識(shí)，跟上新時(shí)代新要求，不斷提升檔案電子化管理的專業(yè)技能。建立完善檔案管理工作機(jī)制，形成制度化、常態(tài)化，保障從業(yè)者的工作晉升空間和福利待遇，強(qiáng)化檔案管理人員工作的可持續(xù)性。

（三）強(qiáng)化投入，加快檔案電子化平臺(tái)建設(shè)。建議列支專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)納入年度財(cái)政預(yù)算，明確專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。按照國(guó)家、省有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，建立統(tǒng)一專業(yè)的電子化平臺(tái)，不斷完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，積極開發(fā)統(tǒng)一共享的檔案管理軟件，將傳統(tǒng)的資料錄入到系統(tǒng)當(dāng)中，用電子化的檔案管理模式進(jìn)行資源整合，拓展檔案管理數(shù)據(jù)整理范圍，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，為檔案數(shù)字化共享奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，便于社會(huì)群體或者部門直接查閱，使得檔案管理更加規(guī)范化、安全化、便利化、科學(xué)化。（作者單位：江蘇省廣播電視總臺(tái)）