高校辦公室行政人員檔案信息化安全管理策略

尹小莉

【摘要】隨著社會(huì)信息化進(jìn)程逐漸普及，較為重要的檔案安全工作逐漸受到重視，并逐漸由過去的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為信息化的電子檔案。雖然有高校辦公室行政人員的共同努力，但現(xiàn)今檔案安全工作仍存在部分問題有待完善，本文針對(duì)相關(guān)問題中的檔案保存管理問題、資料查閱問題、制度完善問題進(jìn)行探討，并通過提出解決的策略，以期對(duì)信息化電子檔案的安全管理能起到一定的積極作用。

【關(guān)鍵詞】檔案;信息化;安全;管理;策略

隨著時(shí)代的發(fā)展，越來越多的紙質(zhì)檔案通過數(shù)字化加工進(jìn)行信息化，科技發(fā)展為工作、生活帶來便捷性的同時(shí)，檔案信息化也隨之迎來了新的挑戰(zhàn)，其中檔案信息的安全管理面臨著巨大的風(fēng)險(xiǎn)挑戰(zhàn)。為了幫助高校辦公室行政人員在面臨挑戰(zhàn)時(shí)能夠更好地抓住機(jī)遇，解決問題，本文對(duì)現(xiàn)存的檔案信息安全問題提出見解，為檔案信息安全管理工作貢獻(xiàn)一份微薄之力。

一、檔案信息安全的現(xiàn)存問題

（一）保管問題。雖然檔案信息化在一定程度上便于對(duì)檔案資料的管理，通過信息化的檔案資料，不僅便于管理存放，還避免了紙質(zhì)檔案容易出現(xiàn)的損壞問題。即便如此，在檔案信息化時(shí)，相關(guān)人員的媒體技術(shù)并不穩(wěn)定，這在一定程度上制約了檔案信息的保存，對(duì)相關(guān)檔案信息的保存帶來一定的風(fēng)險(xiǎn)因素。作為新型信息技術(shù)，檔案信息化的保管風(fēng)險(xiǎn)隨著其逐漸提高的利用率同步提升，故而隨著發(fā)展，信息化檔案數(shù)據(jù)資源的保存管理工作往往比紙質(zhì)檔案信息資源的保管面臨更大的風(fēng)險(xiǎn)挑戰(zhàn)，檔案管理人員業(yè)務(wù)不精導(dǎo)致的一定問題，主要是由于部分資料管理人員的專業(yè)素質(zhì)與工作能力欠佳，導(dǎo)致其對(duì)檔案信息的分類與數(shù)據(jù)信息的管理不當(dāng)，使得在相應(yīng)的檔案管理工作中存在漏洞。多數(shù)管理人員在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)僅進(jìn)行日常式的軟件殺毒和數(shù)據(jù)備份，缺乏其他的保護(hù)措施，往往使得其在遇到突發(fā)情況時(shí)不能有效解決，甚至導(dǎo)致操作失誤或遭到人為攻擊，檔案信息化的安全性受到嚴(yán)重威脅。

（二）查閱問題。所有檔案信息都是為了使用，雖然檔案信息化能在一定程度上便捷使用，然而在相關(guān)使用過程中往往存在一定問題，使得在相關(guān)檔案資料的調(diào)取使用時(shí)往往不能確保相關(guān)行政人員檔案資料的安全性。查閱相關(guān)資料的程序不規(guī)范，如個(gè)別工作人員在查閱檔案信息時(shí)由于對(duì)信息資料不重視，往往與其他文件一起隨便放置，大大降低了檔案信息的安全性。亦或者在進(jìn)行查閱時(shí)進(jìn)行涂改或者較長(zhǎng)時(shí)間不予歸還，不僅導(dǎo)致了較大的安全風(fēng)險(xiǎn)，也不利于對(duì)相關(guān)信息的利用。

（三）制度問題?，F(xiàn)階段單位內(nèi)部相關(guān)安全保護(hù)制度尚不完善，如檔案數(shù)據(jù)管理維護(hù)的相關(guān)制度、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)與信息設(shè)備維護(hù)與使用的相關(guān)制度。往往由于這類相關(guān)制度不完善，以致相關(guān)員工無法進(jìn)行嚴(yán)格的安保工作，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)。亦或由于沒有明確的制度說明，使得在使用、維護(hù)過程中造成信息設(shè)備的損壞或網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的遺失，尤以相關(guān)人員的失誤操作最為嚴(yán)重，沒有明確規(guī)章制度使得工作人員進(jìn)行盲目處理，往往會(huì)對(duì)檔案信息造成較為嚴(yán)峻的問題，如感染病毒、信息損壞。

二、檔案信息化的安全管理策略

（一）保管時(shí)的安全策略。將檔案數(shù)據(jù)信息化方便攜帶管理，相關(guān)信息可以儲(chǔ)存于光盤、U盤等載體乃至于手機(jī)等移動(dòng)設(shè)備中，不僅便于存放保管，也有利于對(duì)其攜帶使用。同時(shí)，信息化后的檔案數(shù)據(jù)作為電子文檔還可以通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，便于他人的查閱利用。在對(duì)電子文檔的保管中，要注意對(duì)其進(jìn)行歸檔處理，并在歸檔時(shí)對(duì)文件相關(guān)的軟件、說明、目錄等進(jìn)行整合后統(tǒng)一歸檔。而在進(jìn)行歸檔時(shí)，由于從紙質(zhì)文檔變?yōu)殡娮游臋n，徹底改變了傳統(tǒng)的歸檔方式，這更需要通過建立一定的管理制度，以更好地對(duì)歸檔管理工作進(jìn)行監(jiān)管，以確保電子文檔歸檔時(shí)的安全性。同時(shí)，電子歸檔方式也較為多樣，大致分為物理歸檔與自動(dòng)歸檔，自動(dòng)歸檔往往是利用計(jì)算機(jī)自身設(shè)計(jì)的邏輯方式進(jìn)行快速歸檔，可以確保歸檔工作的高效性。而物理歸檔則是將電子文檔轉(zhuǎn)移至其他載體，通過對(duì)該載體的歸檔工作代替文檔歸檔工作，這種做法一般有著更好的安全性，即便電腦網(wǎng)絡(luò)等發(fā)生問題，已歸檔的文件由于儲(chǔ)存在載體上因而不受影響。此外，管理人員也要對(duì)所需銷毀的電子文件加強(qiáng)重視，銷毀相關(guān)文件時(shí)要對(duì)需銷毀文件進(jìn)行編制，并請(qǐng)求上級(jí)經(jīng)過批示后進(jìn)行統(tǒng)一銷毀工作。而在銷毀重要文件時(shí)，若其所存載體上的痕跡難以清除，則相關(guān)載體也要一并銷毀，確保所銷毀文件不留歷史痕跡，在相關(guān)過程中還要委派相關(guān)工作人員進(jìn)行監(jiān)管，保證銷毀銷毀工作進(jìn)行時(shí)相關(guān)檔案信息的安全、保密性。

（二）查閱時(shí)的保密策略。不僅檔案管理人員要重視相關(guān)檔案信息的保密工作，高校辦公室行政人員也要對(duì)數(shù)字檔案信息加強(qiáng)重視，并重視在相關(guān)網(wǎng)絡(luò)查閱系統(tǒng)的賬號(hào)安全，防止出現(xiàn)盜用、冒用賬號(hào)而致使檔案信息泄露。同時(shí)單位也要對(duì)相關(guān)工作人員設(shè)立一定制度，既確保檔案信息的安全，也加強(qiáng)相關(guān)工作人員對(duì)檔案信息安全的重視。并且要禁止用非工作單位的媒體設(shè)備對(duì)數(shù)據(jù)查閱系統(tǒng)登錄與使用，既提高了信息化檔案的安全性，以便于管理工作人員和對(duì)突發(fā)情況進(jìn)行及時(shí)有效的處理。還要防止相關(guān)人員的非法查閱，對(duì)工作人員加以管理，除業(yè)務(wù)檔案外的相關(guān)檔案信息不允許在單位外部進(jìn)行查詢，同時(shí)也要禁止工作人員對(duì)于檔案資料的外傳，尤其是相關(guān)涉密檔案。同時(shí)對(duì)于行政人員以外的其他人員查閱要嚴(yán)格管理，如非工作人員未經(jīng)許可禁止查詢單位所有檔案信息，對(duì)于相關(guān)檔案資料的查閱工作要經(jīng)過上級(jí)管理部門授予訪問權(quán)限?？梢愿淖冞^去工作人員的固定賬號(hào)查閱模式，采用上級(jí)經(jīng)管的臨時(shí)賬號(hào)，進(jìn)一步維護(hù)相關(guān)信息檔案的安全。此外，針對(duì)不同檔案數(shù)據(jù)設(shè)置完善保密等級(jí)，也可采用老員工保密登記較高的方式，提高員工積極性。通過完善的保密等級(jí)將更進(jìn)一步方便相關(guān)人員進(jìn)行調(diào)閱，并可以保密等級(jí)為基礎(chǔ)設(shè)查閱條件，以給予保密等級(jí)較高的文件最高的安全措施。此外，對(duì)原有紙質(zhì)文檔的管理也要嚴(yán)格，確保紙質(zhì)文檔與電子文檔兩方面查閱均不出現(xiàn)安全風(fēng)險(xiǎn)。

（三）相關(guān)制度的完善措施。完善單位內(nèi)部的相關(guān)安全管理制度，才是保障所有檔案安全的有效措施?，F(xiàn)階段檔案信息化問題頻發(fā)，往往是相關(guān)制度不完善的體現(xiàn)。要對(duì)檔案管理工作定下更細(xì)致的制度條約，以確保檔案管理工作嚴(yán)謹(jǐn)展開，相關(guān)制度需要對(duì)檔案管理各方面的細(xì)微工作都能起到約束效果。此外對(duì)于信息設(shè)備的制度規(guī)定要參考相關(guān)的計(jì)算機(jī)操作規(guī)程，以此定制更具專業(yè)性的操作規(guī)范，杜絕工作人員出現(xiàn)盲目處理或錯(cuò)誤操作等情況。同時(shí)對(duì)檔案信息的載體要設(shè)立嚴(yán)格的管理制度，不僅要配備專門的保管人員，還要禁止通過介質(zhì)進(jìn)行對(duì)載體的外接，以細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫却_保檔案數(shù)據(jù)的安全性。

三、結(jié)語

綜上所述，檔案信息工作固然要跟上時(shí)代的腳步，利用新技術(shù)提高工作效率，但與此同時(shí)也要提高自身對(duì)于新技術(shù)的利用能力，同時(shí)著重重視相關(guān)的安全工作。結(jié)合高校的實(shí)際情況，通過建設(shè)完善的網(wǎng)絡(luò)管理制度，和對(duì)員工加以約束，確保檔案信息的安全性、保密性不受侵害。在戰(zhàn)勝新形勢(shì)下挑戰(zhàn)的同時(shí)，緊緊抓住隨之而來的機(jī)遇，切實(shí)做好檔案管理工作，對(duì)高校的蓬勃發(fā)展盡一份力。

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