新時期水利工程檔案信息化管理建設初探

梁小榮

【摘要】新時期水利工程檔案管理應適應時代發(fā)展的要求，探索新思路，找尋水利工程檔案信息化管理建設的新方法。由于涉及內容復雜、社會價值高、管理難度大等諸多因素，水利工程檔案信息化建設過程面臨著許多困難和問題。本文基于對水利工程檔案信息化建設現(xiàn)狀的認知，提出了對當前水利工程檔案信息化管理建設的幾點探索性思考。

【關鍵詞】水利工程;檔案信息化;管理建設

新時期，隨著經濟的不斷增長和社會的不斷進步，我國水利工程建設正呈現(xiàn)出前所未有的蓬勃發(fā)展新趨勢，這對我國水利工程檔案信息化管理建設提出了新要求。

一、新時期檔案信息化管理建設的意義

水利工程檔案是指水利工程自立項至完工整個建設過程中產生的具有一定保存價值的原始文件資料，包括項目前期申報批復文件、地質水文勘測報告、設計圖紙及施工記錄、竣工驗收報告等，為政府開展水利工程建設與管理提供重要的歷史憑證和科學決策依據(jù)。水利工程檔案信息化管理，是將傳統(tǒng)紙質的實物檔案轉化為電子文檔，通過軟件系統(tǒng)管理，及時為水利工程建設與管理提供調檔、查閱服務。

與傳統(tǒng)的檔案管理相比，檔案信息化管理有著獨特的優(yōu)勢：一是檔案信息化管理可以簡化傳統(tǒng)檔案管理的工作流程，提高檔案管理的效率。通過計算機軟件自動完成對檔案進行分類、組合、編號等工作程序，既節(jié)省了大量時間，又減少了錯誤率;同時，還可以解決傳統(tǒng)檔案管理的防塵、防蟲等難題。二是檔案信息化可以減少檔案儲存的占用空間。采用微縮等技術，利用光盤、移動硬盤等載體，極大程度地擴大檔案儲存空間，這更有利于檔案儲存和攜帶，為建立龐大的檔案信息庫檢索創(chuàng)造客觀的技術條件。三是檔案信息化可以方便檔案的利用，充分實現(xiàn)檔案資源的共享。運用信息化功能通過計算機為查檔人進行快速而準確的檢索，有效地瀏覽檔案內的各類文件資料，也有利于查檔人通過各種網(wǎng)絡技術實現(xiàn)快速異地查閱特定檔案資料?？傊?，在時間和空間上都極大地提高了檔案的利用率。

二、新時期水利工程檔案的特點及存在的問題

相對其他檔案而言，水利工程檔案具有三大特點：1.水利工程檔案的內容很復雜。水利工程建設涉及工程規(guī)劃、勘察、施工、管理等相關部門，甚至與拆遷征地等社會事務有關，其相關檔案內容也特別復雜。2.水利工程檔案的社會價值很高。水利工程涉及民生、社會乃至國防等重要領域，對推動社會各方面的發(fā)展有著十分重要的意義，水利工程檔案對工程建設和社會發(fā)展有著重要的參考價值，其社會利用價值很高。3.水利工程檔案管理的難度很大。水利工程管理的主體是水利部門，但工程建設需要各行業(yè)共同參與才能完成，其產生檔案的綜合性強，包括水利、交通、城建等方面的檔案。水利工程建設的周期長，工程涉及較多的水下隱蔽性因素。因此，水利工程檔案在收集和完善等方面管理難度很大。

根據(jù)這三大特點，以及水利工程建設、管理的需要，應加快水利工程檔案信息化管理建設。但目前水利工程檔案管理相對滯后，普遍存在以下問題：一是意識不強、認知不夠，缺乏專業(yè)人員和信息化技術支持。二是檔案信息化管理制度不夠完備，檔案基礎設施相對落后。三是水利工程檔案管理軟件個性化設計不強，信息化安全措施不足。這些問題的存在都制約著水利工程檔案信息化的發(fā)展進程。

三、新時期水利工程檔案信息化管理建設的幾點思考

為了提高水利工程檔案管理質量，充分發(fā)揮水利工程檔案的應有職能和社會效益，應從以下四方面加強檔案信息化管理建設：

（一）加強檔案信息化管理的宣傳力度。檔案信息化管理是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的新趨勢，水利工程檔案信息化建設在新時期也要緊跟時代步伐。管理層要引起高度重視，加強宣傳力度，將檔案信息化建設列入單位發(fā)展的整體規(guī)劃，明確時間表，確保制度、人員、經費等各項措施落實到位，充分發(fā)揮水利工程檔案的應有效能。

（二）加強檔案信息化管理的制度建設。抓好檔案信息化管理，關鍵是要建立和完善檔案信息化管理制度，確立檔案信息化的科學管理理念，規(guī)范檔案信息化管理各個環(huán)節(jié)程序，明確檔案人員的工作職責、安全責任，落實檔案信息化保密、安全管理的預防措施，確保信息化管理制度的完善和與時俱進。

（三）加強檔案信息化管理的資源投入。加強檔案信息化管理需要加大人力資源和物質資源的投入。人力資源是檔案信息化管理最為關鍵的環(huán)節(jié)，加大對水利工程檔案信息化管理人才的培養(yǎng)力度，才能從內在機制上提升其工作效率，確保檔案信息化管理不斷進步和發(fā)展;物質資源是檔案信息化管理的基礎保障，加大對檔案信息化管理各種基礎設施建設的投入，包括局域網(wǎng)的建設以及互聯(lián)網(wǎng)的接入，確保檔案信息化管理的硬件設施不斷地改進和完善。

（四）加強檔案信息化管理的安全防范。伴隨著檔案信息化管理的發(fā)展，檔案的安全管理也越來越受到關注和重視，水利工程檔案的高社會價值決定了其信息化管理要有極高的安全性。檔案人員必須嚴格執(zhí)行檔案信息化安全管理制度，防止資料收集遺漏及檔案丟失、泄密等現(xiàn)象的發(fā)生。同時要加強對計算機系統(tǒng)的安全管理，及時做好系統(tǒng)軟件升級，落實檔案的復制備份工作，杜絕檔案損毀事故的發(fā)生。

四、結語

新時期，水利工程檔案信息化管理既是時代發(fā)展的要求，也是社會發(fā)展的需要，加快檔案信息化建設不僅可以對水利工程建設與管理起到推進作用，而且對社會其他領域的發(fā)展也能起到借鑒作用，檔案信息化管理建設的意義極其深遠。