淺談醫(yī)院建筑工程檔案管理要求

劉麗

【摘 要】在我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)和城市發(fā)展的同時(shí)，醫(yī)療事業(yè)也在飛速發(fā)展，大型綜合醫(yī)院急速擴(kuò)張，新的診療項(xiàng)目不斷增加，部分醫(yī)院建筑設(shè)施老化，已不能滿足保障醫(yī)療環(huán)境安全和診療科室開展新技術(shù)的需求，因而建筑修繕或改擴(kuò)建工程需求越來越多，規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，但是原有建筑工程檔案的不完整性甚至無處查找為日后的建筑修繕或改擴(kuò)建工程帶來了難度，建筑工程檔案也隨之日益顯現(xiàn)出其在基本建設(shè)中的地位和作用。論文提出了醫(yī)院后勤在開展建筑工程檔案管理工作的一些具體措施。

【Abstract】Along with China's economic construction and urban development， medical services are also developing rapidly， large-scale general hospitals are expanding rapidly， and new diagnostic and therapeutic projects are increasing. Some building facilities of the hospital have been aging， and can not meet the needs of ensuring the safety of medical environment and developing new technologies in the diagnosis and treatment departments. Therefore， the demand for building renovation or expansion projects is increasing， and the scale is also expanding. However，? the original archives of construction projects are incomplete or even nowhere to look for， which brings difficulties for future construction renovation or expansion projects. Architectural engineering archives also increasingly show their position and role in capital construction. The paper puts forward some concrete measures for hospital logistics to carry out archives management of construction projects.

【關(guān)鍵詞】檔案管理;收集;整理

【Keywords】archives management; collection; arrangement

【中圖分類號(hào)】G271;R197.38? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號(hào)】1673-1069（2019）05-0022-02

1 引言

醫(yī)院建筑工程檔案管理是建筑工程中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，它記錄著建筑工程活動(dòng)的全過程，記載了醫(yī)院在行政批文、申請(qǐng)、可行性論證報(bào)告、建設(shè)、改建、維修、使用過程和結(jié)果等方面的技術(shù)狀態(tài)，這些文檔材料全面反映了建筑工程建設(shè)的詳細(xì)情況，對(duì)工程質(zhì)量評(píng)定、工程竣工后的管理和維護(hù)，以及對(duì)新建工程的準(zhǔn)備都具有重要的利用價(jià)值。醫(yī)院后勤應(yīng)組建建筑工程檔案中心，負(fù)責(zé)工程文書、工程基建等各類檔案資料的統(tǒng)一管理，配備專職的檔案管理員來負(fù)責(zé)管理工作，建立完整、準(zhǔn)確的工程管理檔案。

2 醫(yī)院建筑修繕或改擴(kuò)建工程的特殊性

在醫(yī)院建筑施工過程和使用中，由于醫(yī)院施工環(huán)境特殊，涉及環(huán)境、設(shè)施、消防等安全，不可避免地會(huì)對(duì)患者和員工帶來或多或少的的影響，工程設(shè)計(jì)前要充分評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)，確保施工中、施工后建筑與環(huán)境符合消防等方面的要求，保證建筑施工現(xiàn)場安全質(zhì)量，提供安全可靠的運(yùn)行環(huán)境。

實(shí)施過程中，醫(yī)院多部門、監(jiān)理單位、施工單位三方人員密切配合、全程跟蹤施工過程，從申請(qǐng)、論證、設(shè)計(jì)、工程概算、立項(xiàng)、審批、招標(biāo)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收、結(jié)算及工程資料的整理歸檔等方面層層把關(guān)、嚴(yán)格管控。同時(shí)不斷學(xué)習(xí)國家的新的管理政策、行業(yè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，并不斷修訂和完善，必須保證不帶來醫(yī)院感染、人員安全等方面的隱患，維持建筑設(shè)施符合感控、有害物質(zhì)和消防要求。

工程竣工后，工程全套資料整理歸檔，即施工前準(zhǔn)備、施工過程、工程竣工施工資料上交，從產(chǎn)生到做卷歸檔涵蓋了整個(gè)工程管理的全過程，鑒于醫(yī)院建筑修繕或改擴(kuò)建工程的特殊性，工程檔案尤為重要，它可為運(yùn)行中出現(xiàn)的問題、以后的修繕或改擴(kuò)建提供有力的技術(shù)支持和幫助。

3 醫(yī)院如何做好建筑修繕或改擴(kuò)建工程檔案管理工作

①建立健全檔案資料的收集與管理制度，明確施工檔案的歸檔范圍。

②對(duì)從事檔案管理專職人員加強(qiáng)培訓(xùn)，提高專業(yè)技能，可以通過外出檔案方面的專業(yè)培訓(xùn)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的專業(yè)知識(shí)，把學(xué)到的知識(shí)運(yùn)用到具體實(shí)踐中[1]。

③工程資料的一般要求：

歸檔的工程文件應(yīng)為原件，實(shí)在不能提供原件的，注明原件位置并簽名，比如招標(biāo)工作需要原件，那就注明“原件***時(shí)間轉(zhuǎn)招標(biāo)辦”;

工程文件內(nèi)容必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程，工程文件必須真實(shí)、準(zhǔn)確、與工程實(shí)際相符合;

工程材料的應(yīng)采用耐久的書寫材料，采用藍(lán)黑墨水或簽字筆。紙張采用標(biāo)準(zhǔn)A4（297毫米×210毫米）打印紙;

工程文件字跡清晰，圖樣清晰，圖表整潔，蓋章簽字手續(xù)完備。若復(fù)印文件要清晰，竣工圖要蓋有竣工圖章和監(jiān)理單位的公章;

大號(hào)圖紙可存放在合適的資料櫥內(nèi)，不同幅面的圖紙統(tǒng)一折疊成A4幅面，圖標(biāo)欄露在外面，便于查閱，較大號(hào)或量大型圖紙可成冊(cè)成本存放;

建立影像資料庫，工程完成后整理歸類影像資料并存入資料庫。

4 建立后勤工程檔案收集的流程

4.1 工程編號(hào)建檔

工程開工前，由負(fù)責(zé)人簽發(fā)工程開工通知單，交工程檔案管理人員確認(rèn)無誤后，根據(jù)工程性質(zhì)（大、小型工程、零星改造工程）發(fā)放工程開工編號(hào)，并做好工程建檔工作。

①零星工程：工程造價(jià)五萬元以下，****醫(yī)院工程-LX-201600。

②小型工程：工程造價(jià)五萬元至五十萬元，****醫(yī)院工程-XX-201600。

③大型工程：工程造價(jià)五十萬元以上，****醫(yī)院工程-DX-201600。

4.2 工程驗(yàn)收后資料存檔

①工程竣工驗(yàn)收后，一周內(nèi)工程監(jiān)管人員負(fù)責(zé)將施工過程中所有文檔資料及影像資料交由科室負(fù)責(zé)人審核，工程檔案管理人員審核無誤后，雙方辦理資料交接手續(xù)。

資料包括工程前期資料（行政批文、科室申請(qǐng)、論證報(bào)告、辦公會(huì)紀(jì)要、方案設(shè)計(jì)、招標(biāo)技術(shù)要求、合同等）;工程監(jiān)管資料（風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估表、風(fēng)險(xiǎn)分析及風(fēng)險(xiǎn)控制措施、危害通知及風(fēng)險(xiǎn)措施表、工程危害預(yù)防控制措施、感染控制施工許可證、工程施工許可證、工程施工監(jiān)督日志等）;竣工驗(yàn)收資料（工程竣工報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)、施工竣工技術(shù)資料、工程驗(yàn)收問題記錄表、工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等）;竣工結(jié)算資料（工程結(jié)算申請(qǐng)、工程結(jié)算書、工程竣工結(jié)算圖紙及相關(guān)變更簽證審計(jì)結(jié)算報(bào)告等）。

②工程檔案管理人員負(fù)責(zé)將全部工程資料裝訂成冊(cè)放入檔案盒內(nèi)，檔案盒標(biāo)簽應(yīng)標(biāo)明工程名稱、開工編號(hào)及樓宇號(hào)碼[2]。

③資料目錄一式兩份，一份放入檔案盒內(nèi)存檔，一份做為資料交接憑證。工程檔案管理員初步審核后，交負(fù)責(zé)人審核，確認(rèn)資料完整無誤后歸檔（內(nèi)容缺失、會(huì)簽不齊全不予存檔）。

其他要求：

①工程施工進(jìn)行時(shí)，工程監(jiān)管人員要隨時(shí)收集完善工程資料。

②工程竣工驗(yàn)收之日起一月內(nèi)，準(zhǔn)備工程結(jié)算資料。

③工程資料建檔后，結(jié)算資料可隨時(shí)完善、歸檔。

4.3 借閱、借閱登記

①已歸檔資料如有特殊情況需要查看或帶走的，要由科室負(fù)責(zé)人同意后方可借閱，使用完畢后及時(shí)歸還。資料員做好借閱臺(tái)賬登記和資料催換工作，保證資料完整性。

②施工人員因工作調(diào)離本項(xiàng)目的，需將其簽收負(fù)責(zé)的有關(guān)工程質(zhì)檢資料以書面形式移交接收人，并將移交清單交工程資料管理員核實(shí)后方可離場。

5 結(jié)語

工程檔案不僅是建筑規(guī)劃及使用、建筑改建、擴(kuò)建的重要依據(jù)，更是工程負(fù)責(zé)查證的重要法律依據(jù)，同時(shí)它更是工程建設(shè)的潛在生產(chǎn)力。醫(yī)院后勤要高度重視建筑工程檔案管理工作，從醫(yī)院百年大計(jì)出發(fā)，加強(qiáng)工程檔案資料的科學(xué)管理工作，為醫(yī)院今后的發(fā)展建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

【參考文獻(xiàn)】

【1】徐英浩. 淺談施工檔案在工程管理中的作用[J]. 上海煤氣， 2004（5）：41-42.

【2】姜繼興， 徐菲. 對(duì)建筑工程施工技術(shù)資料歸檔管理的幾點(diǎn)看法[J].

城建檔案， 2007（1）：15-16.