淺談機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)

黃苑艷

【摘要】隨著無(wú)紙化辦公的深入推進(jìn)，檔案管理工作作為文件處理流程末端的環(huán)節(jié)，其數(shù)字化需求顯得越來(lái)越大、越來(lái)越緊迫，數(shù)字檔案室由此而產(chǎn)生。本文從機(jī)關(guān)單位數(shù)字檔案室建設(shè)的作用、建設(shè)過(guò)程中需要注意的問(wèn)題以及建設(shè)的建議3個(gè)方面對(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)進(jìn)行闡述，以數(shù)字化手段推動(dòng)機(jī)關(guān)單位檔案工作的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】檔案;數(shù)字化;建設(shè)

數(shù)字檔案室是集成掃描技術(shù)、檔案識(shí)別技術(shù)和存儲(chǔ)技術(shù)等技術(shù)發(fā)展形成的一種新型信息化檔案管理手段。數(shù)字化的檔案管理能夠把機(jī)關(guān)單位產(chǎn)生的紙質(zhì)文件、電子文件、錄音、視頻等資料進(jìn)行存儲(chǔ)，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)突破地域局限，更好地收集資料，提高檔案的整理質(zhì)量及效率，方便檔案的檢索，提高日后查詢(xún)利用。數(shù)字檔案室的建設(shè)能夠幫助機(jī)關(guān)單位更好地管理檔案，大幅度提高工作效率。

一、數(shù)字檔案室建設(shè)的作用

（一）確保安全。傳統(tǒng)的檔案主要采用紙質(zhì)保管，雖然能夠保存各種檔案的原始痕跡，但隨著時(shí)間的推移，紙質(zhì)檔案容易發(fā)生紙質(zhì)老化、文字模糊、標(biāo)識(shí)不清、蟲(chóng)蛀等現(xiàn)象，對(duì)檔案造成不可逆的損害，給檔案后期的利用帶來(lái)不便，使檔案安全性降低。同時(shí)，紙質(zhì)檔案很容易受到火災(zāi)、水災(zāi)等災(zāi)害的損害，一旦受損便無(wú)法復(fù)原，亦少有備份。建立數(shù)字檔案室，采用數(shù)字化歸檔文件資料，可將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案通過(guò)掃描等方式錄入電腦，掛接到檔案系統(tǒng)用數(shù)據(jù)庫(kù)形式保存。系統(tǒng)擁有自動(dòng)備份功能，可每天自動(dòng)備份檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)，且可采用本地備份和異地備份的雙備份模式，并支持對(duì)任意備份進(jìn)行恢復(fù)，確保數(shù)據(jù)安全和完整。

（二）提高效率。數(shù)字檔案室能夠與現(xiàn)有的電子辦公系統(tǒng)對(duì)接，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)將電子辦公系統(tǒng)內(nèi)儲(chǔ)存的電子文件、資料直接過(guò)渡整理為電子檔案，存儲(chǔ)在檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化歸檔管理。對(duì)于少數(shù)紙質(zhì)文檔，可以進(jìn)行掃描，通過(guò)數(shù)字檔案室的錄入系統(tǒng)和管理系統(tǒng)操作，減少人工操作，大大提高工作效率。

（三）實(shí)現(xiàn)整合。行政機(jī)關(guān)單位除機(jī)關(guān)本身設(shè)立內(nèi)部處

（科）室外，大多設(shè)立了下級(jí)部門(mén)，并很可能不在同一地點(diǎn)辦公。且各下級(jí)部門(mén)作為獨(dú)立法人單位，亦設(shè)立本單位的檔案室，各自資料歸檔，導(dǎo)致各類(lèi)檔案數(shù)據(jù)無(wú)法整合，缺乏有效利用。例如，河道由于其跨地域的特點(diǎn)，其建設(shè)管理資料分散在各河段所屬行政區(qū)或相關(guān)管理單位，檔案資料的碎片化導(dǎo)致了信息不全面、不可靠的問(wèn)題。數(shù)字檔案室依托網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫(kù)，可將不同地方單位的檔案資料進(jìn)行同類(lèi)歸檔，實(shí)現(xiàn)檔案資料的有效、有機(jī)整合。

（四）方便查閱。數(shù)字檔案室建成后，檔案系統(tǒng)可設(shè)立便捷的全文檢索功能模塊。如需查閱檔案，僅需提供文件出現(xiàn)的重要詞條便可查詢(xún)到相應(yīng)文件，極大方便了檔案的查詢(xún)，有效提高了檔案利用率。系統(tǒng)還可對(duì)不同單位的使用人設(shè)置登錄訪問(wèn)權(quán)限，通過(guò)授權(quán)后可以隨時(shí)查閱不同地域的檔案資料，且只需在電腦上點(diǎn)擊幾下鼠標(biāo)即可完成，省卻了傳統(tǒng)檔案室必須人工到檔案庫(kù)房逐件查找、提取檔案，在檔案歸還時(shí)也必須逐件逐頁(yè)清點(diǎn)清楚、重新入庫(kù)等繁瑣的環(huán)節(jié)。

二、數(shù)字檔案室建設(shè)過(guò)程中應(yīng)注意的問(wèn)題

（一）信息安全問(wèn)題。信息安全是建立數(shù)字檔案室首要考慮的問(wèn)題。依托互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的檔案系統(tǒng)，雖然方便了查詢(xún)和利用，但是對(duì)網(wǎng)絡(luò)的安全要求也更加嚴(yán)格。在建設(shè)數(shù)字檔案室的過(guò)程中，應(yīng)全方位考慮設(shè)備網(wǎng)絡(luò)安全、計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)安全、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全、備份數(shù)據(jù)安全、檔案管理系統(tǒng)安全等，要最大程度保障互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)上的數(shù)字檔案室在使用過(guò)程中或網(wǎng)絡(luò)傳輸過(guò)程中的檔案信息安全，從硬件到軟件確保數(shù)字檔案室不被入侵、攻擊，嚴(yán)防信息泄密。涉密檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)隔離，通過(guò)端口映射來(lái)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)訪問(wèn)，降低服務(wù)器風(fēng)險(xiǎn)。必要時(shí)可增加監(jiān)控設(shè)備，在數(shù)據(jù)加工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行視頻監(jiān)控，隨時(shí)提供檢查，并對(duì)監(jiān)控視頻錄像進(jìn)行存檔管理，超過(guò)規(guī)定期限后方可刪除。

（二）紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案雙軌制。紙質(zhì)檔案保留了文件處理的歷史痕跡，被篡改難度大，如嚴(yán)格按照要求存放，妥善保管，其物理性穩(wěn)定，可存放利用上百年。而且紙質(zhì)檔案還是許多電子檔案生成的原始數(shù)據(jù)。所以在建設(shè)數(shù)字檔案室的同時(shí)，不能淘汰傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，即使是網(wǎng)絡(luò)上直接生成的電子檔案也要打印成紙質(zhì)檔案進(jìn)行留存。兩者并存、兩者兼顧，相輔相成才能將檔案工作做得更加完善。

（三）加強(qiáng)涉密信息載體管理。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，越來(lái)越多的如U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等新型電子信息載體應(yīng)用在工作當(dāng)中。特別是加密u盤(pán)、加密光盤(pán)、涉密硬盤(pán)等涉密信息存儲(chǔ)載體，在管理好紙質(zhì)檔案的同時(shí)，也必須加以妥善保管。在數(shù)字檔案室建設(shè)過(guò)程中應(yīng)該建設(shè)專(zhuān)門(mén)的管理系統(tǒng)和專(zhuān)門(mén)的庫(kù)房對(duì)這些涉密載體進(jìn)行保管，保證涉密載體在存檔過(guò)程中的絕對(duì)安全。

三、數(shù)字化檔案室建設(shè)的幾點(diǎn)建議

（一）數(shù)字檔案室和電子辦公系統(tǒng)相結(jié)合。行政機(jī)關(guān)單位傳統(tǒng)的檔案管理基本上是檔案管理員每年年底進(jìn)行資料文件的收集，次年年初整理后錄入檔案系統(tǒng)。此種檔案整理方式時(shí)間過(guò)于集中，出現(xiàn)短時(shí)工作峰值，甚至需要通過(guò)外部力量協(xié)助才能完成，而且資料整理成檔案存在時(shí)間滯后，缺乏時(shí)效性。在建設(shè)數(shù)字檔案室時(shí)，可將檔案系統(tǒng)和電子辦公系統(tǒng)進(jìn)行融合，在電子辦公系統(tǒng)的辦文流程節(jié)點(diǎn)中嵌入檔案系統(tǒng)端口，到達(dá)相應(yīng)的環(huán)節(jié)文件資料即自動(dòng)導(dǎo)入檔案系統(tǒng)，及時(shí)形成電子檔案能被再次利用，縮減等待時(shí)間，既能提高時(shí)效性又能減少工作峰值過(guò)于集中帶來(lái)的人力資源損耗。

（二）應(yīng)用國(guó)產(chǎn)化設(shè)備。信息安全是數(shù)字檔案室管理的根本要求。近幾年來(lái)，國(guó)家大力推動(dòng)信息安全領(lǐng)域國(guó)產(chǎn)化設(shè)備的應(yīng)用，各種硬件和軟件的產(chǎn)品也在不斷研發(fā)和創(chuàng)新，已經(jīng)達(dá)到了國(guó)際先進(jìn)水平。數(shù)字檔案室建設(shè)過(guò)程中建議更多地采用國(guó)產(chǎn)化的設(shè)備，以加強(qiáng)檔案管理的安全性。

（三）綜合考慮系統(tǒng)研發(fā)的業(yè)務(wù)需求。數(shù)字檔案室應(yīng)依據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)行政管理檔案和科技檔案的規(guī)范，充分考慮各使用單位、使用人需求，結(jié)合信息化系統(tǒng)特點(diǎn)進(jìn)行建設(shè)。例如，查閱電子檔案時(shí)，可通過(guò)加注“屏幕水印”等手段，確保檔案不被非法復(fù)印;任何格式的檔案文件，需要傳輸?shù)酵鈫挝?，即脫離單位控制時(shí)，均可在檔案系統(tǒng)中對(duì)該檔案加注“檔案專(zhuān)用印章”，控制使用目的、有效日期等，并將檔案生成為不可更改的TIFF圖像文件。又如，系統(tǒng)建設(shè)要強(qiáng)調(diào)結(jié)構(gòu)化、模塊化、標(biāo)準(zhǔn)化，做到界面清晰、接口標(biāo)準(zhǔn)、連接暢通，使系統(tǒng)既有完整性，又有靈活性;系統(tǒng)的菜單格式、快捷鍵等要充分考慮使用人的習(xí)慣，做到方便易用，讓使用者只需了解實(shí)際工作的工作流程，無(wú)需經(jīng)過(guò)復(fù)雜的操作培訓(xùn)即可方便地掌握使用。

（四）推廣應(yīng)用人工智能。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，人工智能也日漸成熟。在條件允許的情況下，可以考慮在數(shù)字檔案室中推廣應(yīng)用人工智能的產(chǎn)品，比如檔案管理機(jī)器人?，F(xiàn)階段的檔案管理中，紙質(zhì)文件是由人工進(jìn)行掃描上傳到檔案系統(tǒng)的，但該紙質(zhì)文件仍需按傳統(tǒng)方式進(jìn)行整理歸檔入庫(kù)。如使用檔案管理機(jī)器人，紙質(zhì)檔案歸檔入庫(kù)需人工操作的工序都將由機(jī)器人代替，進(jìn)行自動(dòng)編號(hào)、自動(dòng)裝訂，自動(dòng)存放到檔案盒中，通過(guò)傳送帶自動(dòng)將檔案盒運(yùn)送到相應(yīng)的檔案柜中。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上，數(shù)字檔案室能讓機(jī)關(guān)單位的檔案管理更加方便，提高檔案管理工作效率。在數(shù)字檔案室的建設(shè)過(guò)程中，要著重對(duì)檔案的保存、安全問(wèn)題進(jìn)行研究，讓檔案的保存更加完整、安全。數(shù)字化檔案管理是一種新型的檔案管理方式，還需要更多的檔案管理者對(duì)其進(jìn)行應(yīng)用、改進(jìn)，才能真正推廣到更多單位。

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