檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題分析

郭曉濱

【摘要】檔案是社會發(fā)展歷程的承載者，檔案管理水平與社會進步息息相關(guān)，現(xiàn)階段信息技術(shù)發(fā)展飛速，在社會各個行業(yè)與領(lǐng)域發(fā)揮著重要作用。本文以新時期檔案信息化建設(shè)實踐為基礎(chǔ)，探討檔案管理信息建設(shè)的優(yōu)越性，對發(fā)展中凸顯的安全問題進行深入的分析，構(gòu)建行之有效的發(fā)展戰(zhàn)略，以期增強檔案信息化管理的應(yīng)用效果，最大化發(fā)揮檔案服務(wù)社會的價值。

【關(guān)鍵詞】檔案信息化;優(yōu)勢;安全;策略

縱觀新時代，傳統(tǒng)檔案管理模式嚴(yán)重滯后，與時代節(jié)奏不相適應(yīng)。在信息技術(shù)的背景下，檔案管理迎來新的契機，但信息技術(shù)自身具有雙面性，在為檔案管理提供便利的同時，安全問題也比較突出。因此，要正視信息化管理對檔案管理的正面影響，更要深入剖析安全問題，構(gòu)建行之有效的解決方法，切實維護檔案的安全性與準(zhǔn)確性。

一、檔案信息化管理的優(yōu)勢

一是傳統(tǒng)檔案管理模式，需較大的人力與物力支持，檔案資料丟失幾率較高。而電子檔案借助搜索引擎，能實現(xiàn)對檔案的準(zhǔn)確定位，提升檔案搜索速度，準(zhǔn)確度更高。二是隨著無紙化辦公的普及，紙質(zhì)檔案凸顯滯后性，電子檔案省去了紙質(zhì)材料的投入，檔案的重復(fù)使用和利用率提升。三是電子檔案管理模式，檔案調(diào)取工作更加便捷，不受時空限制。檔案信息支持網(wǎng)絡(luò)傳輸，信息傳遞效率更高，方便性更強。四是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，檔案可靠性受到威脅，需要專人看管。電子檔案只需進行檔案信息數(shù)字化轉(zhuǎn)換，對其進行整理與存儲，檔案管理工作效率提升。

二、檔案信息化管理中存在的安全問題

（一）檔案管理人員安全意識薄弱，專業(yè)能力不高。在新發(fā)展時期，檔案信息化管理發(fā)展方向勢不可擋，以計算機為工具，完成檔案信息的存儲與管理。但是，一些檔案管理人員在信息技術(shù)應(yīng)用過程中，工作缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性，失誤現(xiàn)象無法避免，從而威脅檔案信息的可靠性，誘發(fā)檔案資料丟失的可能性。另外，針對信息化管理，管理人員安全意識不強，對信息系統(tǒng)的保密措施缺乏足夠的重視，尤其是密碼與賬戶的防護觀念不強，檔案信息系統(tǒng)很容易遭受攻擊，信息泄露幾率增大。

（二）未構(gòu)建完善的檔案信息管理安全保障體系，流程急需優(yōu)化。紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)，管理層簽字以及單位蓋章是必不可少的環(huán)節(jié)，目的是維護檔案的合法性與可靠性。同時，紙質(zhì)檔案在復(fù)制拷貝方面約束性強，有效維護了檔案的安全性，降低了被盜用的可能性。但是，電子檔案的最大風(fēng)險是拷貝的隨意性，同時，有一些黑客通過遠(yuǎn)程控制對檔案信息管理系統(tǒng)進行破壞，信息系統(tǒng)安全性遭受威脅，很難維護檔案的完整性與可靠性。

（三）檔案安全深受多方面因素影響，技術(shù)防范措施亟待豐富。隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，對于檔案信息化管理，網(wǎng)絡(luò)安全問題一直是信息技術(shù)應(yīng)用的焦點，成為影響應(yīng)用效果的重要因素。從本質(zhì)上講，檔案信息安全與計算機軟、硬件及操作規(guī)范性息息相關(guān)，檔案信息化管理深受多方因素影響，技術(shù)防范措施不容忽視。

三、如何提升檔案信息化安全管理水平

（一）全面增強檔案管理人員安全管理觀念，將安全培訓(xùn)與教育工作落到實處。首先，要在全員范圍內(nèi)滲透檔案信息保密性法規(guī)，增強憂患觀念。其次，對檔案信息安全管理制度進行優(yōu)化，合理調(diào)整與完善保密制度，為檔案信息安全觀念的增強提供指導(dǎo)。另外，要加強人員培訓(xùn)，開展安全教育，提升檔案管理人員素質(zhì)，在根本上保證檔案信息的可靠性。

（二）重視建立檔案信息管理安全保障系統(tǒng)，全面落實安全保證措施。首先，對檔案信息管理流程與程序進行優(yōu)化，由專業(yè)人員進行程序的編寫，強化安全的根本保障。其次，要重視防病毒軟件的安裝、升級和掃描，降低系統(tǒng)感染病毒的幾率。另外，要建立責(zé)任管理體系，增強責(zé)任意識，保障安全責(zé)任到崗到人。最后，落實電子檔案與紙質(zhì)檔案的雙重管理手段，在借鑒紙質(zhì)檔案管理優(yōu)勢的同時，實現(xiàn)二者的高效結(jié)合，強化整合優(yōu)勢，切實提升管理效率，推動新時期檔案管理工作的順利開展。

（三）綜合運用多種安全技術(shù)手段，有效維護檔案信息的安全性與完整性。首先，積極應(yīng)用加密技術(shù)。加密技術(shù)主要分為對稱與非對稱加密兩種形式。前者的關(guān)鍵是保證加密秘鑰與解密秘鑰的統(tǒng)一性。后者是加密與解密秘鑰的差異性，在加密秘鑰公開的前提下，解密秘鑰必須保密，由專人進行保管，強化對電子檔案的加密保護。其次，合理應(yīng)用簽署技術(shù)。主要涉及手寫式與證書式，實現(xiàn)對文件真實性的證明與呈現(xiàn)。再次，將權(quán)限制度落實在信息安全管理中，實現(xiàn)對用戶身份的有效驗證，防止無關(guān)人員獲取檔案信息。另外，結(jié)合檔案保密程度與用戶身份，對訪問權(quán)限進行控制。第四，積極使用監(jiān)控技術(shù)，實現(xiàn)對檔案存放地網(wǎng)絡(luò)與外界網(wǎng)絡(luò)的有效隔離，發(fā)揮防火墻的系統(tǒng)監(jiān)控功能，避免非法訪問。最后，落實防寫技術(shù)，也就是說，只能依托計算機進行信息的讀取，不允許進行修改，以便有效維護檔案的原始性與安全性。

四、結(jié)語

隨著科技的不斷進步，信息化與檔案管理積極融合，對促進檔案管理工作的有序開展發(fā)揮了巨大作用。因此，要立足現(xiàn)代社會，對檔案信息化管理的價值進行準(zhǔn)確分析，掌握優(yōu)勢所在，同時，重視安全問題的解決，落實安全管理對策，依靠高效的安全管理制度，提升安全管理水平，發(fā)揮多種安全技術(shù)的作用，為信息技術(shù)作用的發(fā)揮營造優(yōu)質(zhì)的環(huán)境，在根本上促進檔案信息化建設(shè)的順利開展。

【參考文獻】

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