淺析高校教務(wù)秘書(shū)在教學(xué)管理中的作用

孔德頌

摘要：在高校教學(xué)管理工作中，教務(wù)秘書(shū)這一職位具有極強(qiáng)的特殊性。該職位既不直接參與到教學(xué)活動(dòng)之中，又不是教學(xué)管理工作的第一執(zhí)行者，由此在教學(xué)管理工作中發(fā)揮著特殊的作用。文章就針對(duì)高校教務(wù)秘書(shū)在教學(xué)管理中的作用這一課題開(kāi)展深入研究，構(gòu)建起高校教務(wù)秘書(shū)在教學(xué)管理中更好發(fā)揮其作用的路徑。

關(guān)鍵詞：高校教務(wù)秘書(shū)；教學(xué)管理；作用；路徑

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2019）29-0012-02

一、引言

教務(wù)秘書(shū)在高校教學(xué)管理工作中的位置舉足輕重，其作用的發(fā)揮能夠直接影響高校日常教學(xué)管理工作質(zhì)量。為此，對(duì)如何讓高校教務(wù)秘書(shū)在教學(xué)管理中充分發(fā)揮出應(yīng)有的作用應(yīng)提起高度重視。原因在于，高校等教育改革正如火如荼地開(kāi)展，高校教學(xué)管理工作也在時(shí)時(shí)刻刻迎接新的挑戰(zhàn)，而教務(wù)秘書(shū)的工作職能、工作范疇、工作量也會(huì)發(fā)生變化，在教學(xué)管理工作中的作用也會(huì)發(fā)生轉(zhuǎn)變。所以，明確高校教務(wù)秘書(shū)在教學(xué)管理中的作用，并將應(yīng)有的作用充分發(fā)揮出來(lái)顯然是加強(qiáng)高校教學(xué)管理、提升高校教學(xué)質(zhì)量的當(dāng)務(wù)之急。

二、高校教務(wù)秘書(shū)在教學(xué)管理中的作用所在

在高校教學(xué)管理工作中，教務(wù)秘書(shū)是其他人不可取代的職位，其作用非常特殊。具體表現(xiàn)在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、院系教學(xué)主管部門、教師、學(xué)生的銜接方面，以及日常教學(xué)瑣碎事務(wù)的協(xié)調(diào)與處理等多個(gè)方面。因?yàn)榻虅?wù)秘書(shū)在日常教學(xué)管理工作中扮演著承上啟下的角色，各項(xiàng)與教學(xué)有關(guān)的事務(wù)都要經(jīng)過(guò)教務(wù)秘書(shū)的周轉(zhuǎn)，在這一過(guò)程中需要將上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的工作日程進(jìn)行合理安排，并且要協(xié)調(diào)和處理好教師“教”、學(xué)生“學(xué)”所出現(xiàn)的矛盾與問(wèn)題，同時(shí)，還要參與到教學(xué)管理相關(guān)工作之中。因此，教務(wù)秘書(shū)在教學(xué)管理中的作用既體現(xiàn)在服務(wù)方面，也體現(xiàn)在保障方面。

三、高校教學(xué)管理工作中教務(wù)秘書(shū)發(fā)揮其應(yīng)有作用的側(cè)重點(diǎn)

1.要有詳細(xì)的工作職責(zé)、業(yè)務(wù)范圍、工作量作為支撐。在高校教學(xué)管理工作中，充分發(fā)揮教務(wù)秘書(shū)的作用必須從宏觀角度找到側(cè)重點(diǎn)，認(rèn)清哪些是前提條件，哪些是推動(dòng)力。而讓教務(wù)秘書(shū)明確工作職責(zé)、業(yè)務(wù)范圍、工作量則是前提條件，這也是充分發(fā)揮教務(wù)秘書(shū)應(yīng)有作用的基本側(cè)重點(diǎn)。因?yàn)榻虅?wù)秘書(shū)只有明確工作職責(zé)、業(yè)務(wù)范圍、工作量才能體會(huì)到職位的重要性，進(jìn)而激發(fā)其完成每一項(xiàng)工作任務(wù)的積極性和主動(dòng)性，為更好地發(fā)揮其應(yīng)有的作用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.高校要給予教務(wù)秘書(shū)更多的人文關(guān)懷和業(yè)務(wù)關(guān)懷。在高校明確教務(wù)秘書(shū)詳細(xì)的工作職責(zé)、業(yè)務(wù)范圍、工作量基礎(chǔ)上，教務(wù)秘書(shū)必然會(huì)積極地投身于各項(xiàng)工作任務(wù)之中，長(zhǎng)此以往，必然會(huì)出現(xiàn)心力交瘁、不堪工作重負(fù)的情況，工作的積極性也會(huì)受到一定的打擊，進(jìn)而導(dǎo)致應(yīng)有的作用也沒(méi)有體現(xiàn)。為此，高校還要為教務(wù)秘書(shū)提供一定的人文關(guān)懷和業(yè)務(wù)關(guān)懷，通過(guò)適當(dāng)調(diào)整假期、發(fā)放福利作為激勵(lì)之外，高校還要為教務(wù)秘書(shū)建立更多的培訓(xùn)與指導(dǎo)平臺(tái)，幫助教務(wù)秘書(shū)緩解長(zhǎng)時(shí)間的工作壓力，進(jìn)而達(dá)到更好地發(fā)揮其應(yīng)有作用的目的。在下文中則會(huì)根據(jù)這兩個(gè)側(cè)重點(diǎn)，就具體的實(shí)施路徑加以闡述。

四、高校教務(wù)秘書(shū)在教學(xué)管理中更好發(fā)揮其作用的路徑

1.進(jìn)一步明確各學(xué)期每個(gè)階段教務(wù)秘書(shū)的職能和工作范疇。高校教務(wù)秘書(shū)在各學(xué)期每個(gè)階段的職能大體相同，主要承擔(dān)著各方協(xié)調(diào)、服務(wù)各方、上傳下達(dá)、提供建議與意見(jiàn)、統(tǒng)籌規(guī)劃等工作職能。各方協(xié)調(diào)是指，在整個(gè)教學(xué)運(yùn)行過(guò)程中，針對(duì)各方存在的沖突進(jìn)行及時(shí)化解，確保各項(xiàng)教學(xué)能夠有序、順利地開(kāi)展。服務(wù)各方則是指全力輔助各方開(kāi)展“教”與“學(xué)”的工作，為之提供一切的便利條件。上傳下達(dá)是指，將上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)所下達(dá)的工作指示傳達(dá)到下級(jí)實(shí)施部門，并且向上級(jí)呈遞下級(jí)部門所提供的反饋與意見(jiàn)，確保上下級(jí)之間保持密切的溝通。提供建議與意見(jiàn)是指，針對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的工作決策，以及下級(jí)實(shí)施部門的信息反饋，教務(wù)秘書(shū)提出自己的處理意見(jiàn)和建議，為減輕上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)工作負(fù)擔(dān)的同時(shí)，為下級(jí)實(shí)施部門提供良好的建議與意見(jiàn)。統(tǒng)籌規(guī)劃是指，針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生日常工作安排進(jìn)行嚴(yán)密部署，為領(lǐng)導(dǎo)能夠嚴(yán)抓教學(xué)管理、教師嚴(yán)格執(zhí)行教學(xué)管理、學(xué)生能夠遵守教學(xué)管理提供保障。

在高校各學(xué)期每個(gè)階段中，教務(wù)秘書(shū)的工作范疇往往并不會(huì)發(fā)生明顯變化。在開(kāi)學(xué)前，教務(wù)秘書(shū)肩負(fù)著參與課程教學(xué)計(jì)劃的制訂、編排各學(xué)院（或各系）課程表、征訂教材、向教師發(fā)放授課任務(wù)書(shū)等工作。在學(xué)期初，教務(wù)秘書(shū)要協(xié)助學(xué)校教學(xué)主管、各院系教務(wù)主管檢查教師課程準(zhǔn)備情況、處理學(xué)生選課后續(xù)工作、上課到位率、及時(shí)協(xié)調(diào)有關(guān)部門處理新開(kāi)課程所存在的沖突，以及補(bǔ)考試卷的印發(fā)、統(tǒng)計(jì)學(xué)生調(diào)劑情況、制作各院系教學(xué)相關(guān)表格等。在學(xué)期中，教務(wù)秘書(shū)要肩負(fù)起派發(fā)學(xué)校各項(xiàng)教務(wù)通知、為學(xué)校各項(xiàng)措施的出臺(tái)提供依據(jù)、安排教師課堂教學(xué)審查活動(dòng)、編寫(xiě)所有教學(xué)文書(shū)、復(fù)查學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)材料、處理突發(fā)性教學(xué)事件等工作，這一階段也是教務(wù)秘書(shū)工作量逐漸增大的階段。在學(xué)期末，教務(wù)秘書(shū)需要協(xié)助各院系領(lǐng)導(dǎo)組織學(xué)生畢業(yè)實(shí)習(xí)、畢業(yè)論文答辯，協(xié)助各院系輔導(dǎo)員收集學(xué)生資料信息、發(fā)放學(xué)生個(gè)人檔案、登錄學(xué)生考試成績(jī)、安排掛科學(xué)生補(bǔ)考等一系列工作，這一階段教務(wù)秘書(shū)工作負(fù)荷程度最高。高校教學(xué)管理工作中，讓教務(wù)秘書(shū)能夠深刻認(rèn)識(shí)到自身的職能和工作范疇所在，日常工作自然會(huì)體現(xiàn)出極強(qiáng)的條理性，緊張而又充實(shí)的工作過(guò)程也能夠激發(fā)教務(wù)秘書(shū)的工作斗志，為更好地發(fā)揮出教務(wù)秘書(shū)的作用提供前提。

2.高校要引導(dǎo)教務(wù)秘書(shū)梳理好相關(guān)工作并減輕工作壓力。高校在明確教育管理部門教務(wù)秘書(shū)工作職能和工作范疇后，巨大的工作量勢(shì)必會(huì)為教務(wù)秘書(shū)帶來(lái)嚴(yán)重的心理沖擊。為此，讓教務(wù)秘書(shū)更好地發(fā)揮其作用就需要高校提供充分的引導(dǎo)，幫助教務(wù)秘書(shū)梳理好相關(guān)工作的同時(shí)并減輕其工作壓力。在此期間，高校應(yīng)該做到兩個(gè)方面：首先，要引導(dǎo)教務(wù)秘書(shū)認(rèn)識(shí)到每一項(xiàng)工作內(nèi)容的性質(zhì)是什么，以及開(kāi)展該項(xiàng)工作的目的是什么。只有教務(wù)秘書(shū)厘清這些工作內(nèi)容的性質(zhì)和目的，才能把性質(zhì)相同、目的一致的工作合并到一起，縮減工作完成的時(shí)間，提高工作效率。其次，要為教務(wù)秘書(shū)提供緩解工作疲勞的平臺(tái)，以及減壓方式。高校教學(xué)管理部門要適當(dāng)開(kāi)展心理疏導(dǎo)活動(dòng)，通過(guò)設(shè)立教職員工心理咨詢室來(lái)開(kāi)展這些活動(dòng)，從而為廣大教務(wù)秘書(shū)減輕工作疲勞感，實(shí)現(xiàn)心理層面上的放松。同時(shí)，還要利用雙休日、節(jié)假日開(kāi)展拓展實(shí)踐活動(dòng)，通過(guò)實(shí)踐活動(dòng)改變教務(wù)秘書(shū)在工作中的心態(tài)，確保教務(wù)秘書(shū)自身的工作壓力能夠釋放出去，為在教學(xué)管理中發(fā)揮出更好的作用提供動(dòng)力。

3.要定期委派教務(wù)秘書(shū)參與各種校內(nèi)、校外培訓(xùn)活動(dòng)。高校教學(xué)管理工作中，更好地發(fā)揮教務(wù)秘書(shū)的作用必須注重日常的培養(yǎng)工作，要確保教務(wù)秘書(shū)的工作思想能夠與時(shí)俱進(jìn)。在這里，定期委派教務(wù)秘書(shū)參與各種校內(nèi)、校外培訓(xùn)活動(dòng)是必然。其間，高校教學(xué)管理部門應(yīng)向?qū)W校提出申請(qǐng)，由高校負(fù)責(zé)具體事宜的籌劃與安排，組織教務(wù)管理團(tuán)隊(duì)身赴國(guó)內(nèi)知名高校進(jìn)行實(shí)地走訪和交流，以培訓(xùn)會(huì)、交流會(huì)的形式為高校教務(wù)秘書(shū)團(tuán)隊(duì)提供異地培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括網(wǎng)絡(luò)辦公、日常工作事務(wù)處理原則等方面，確保教務(wù)秘書(shū)能夠與外界產(chǎn)生更多的互動(dòng)，積累廣大高校教務(wù)秘書(shū)的學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)。另外，高校還可以定期邀請(qǐng)他校教學(xué)管理團(tuán)隊(duì)來(lái)校參觀、交流，并在本校開(kāi)展相關(guān)的培訓(xùn)會(huì)、交流會(huì)，將先進(jìn)的教務(wù)秘書(shū)工作理念傳入本校的同時(shí)，將本校教務(wù)秘書(shū)工作的特色與優(yōu)勢(shì)與他校來(lái)訪人員分享，確保教務(wù)秘書(shū)團(tuán)隊(duì)的工作理念、工作思維能夠得到及時(shí)革新，由此來(lái)達(dá)到高校教務(wù)秘書(shū)在教學(xué)管理工作中的作用最大化這一最終目的。

五、結(jié)論

高校教學(xué)管理工作中，最大限度發(fā)揮教務(wù)秘書(shū)應(yīng)有的作用并非易事，需要系統(tǒng)的研究、實(shí)踐作為基礎(chǔ)，調(diào)整并根據(jù)實(shí)踐成果做出相應(yīng)的調(diào)整，由此才能確保教務(wù)秘書(shū)在高校教學(xué)管理中的作用充分發(fā)揮出來(lái)。當(dāng)然，本文所提出的觀點(diǎn)勢(shì)必會(huì)存在某些不足，還需要廣大高校教育管理工作者、學(xué)者踴躍地獻(xiàn)言獻(xiàn)策，為不斷加強(qiáng)高校教學(xué)管理工作質(zhì)量盡一份力。

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